Vind het boekhoudprogramma dat bij jouw vereniging past
‘Maar hoe weet je nou welke boekhoudsoftware past bij jouw vereniging? Door te kijken en te vergelijken. Hieronder vind je daarom een aantal boekhoudprogramma’s die specifiek ontwikkeld zijn voor verenigingen. Bekijk en probeer de boekhoudprogramma’s vooral en bepaal dan welke het meest geschikt is voor jouw vereniging.
Boekhouden in Excel?
Je kunt er als penningmeester voor kiezen om je ledenadministratie met een Excelletje bij te houden. En dat innen van de contributie, kan dat niet ook gewoon via een maandelijkse incasso van de bank? Zeker. Maar dat betekent dus wel veel handmatig – en daardoor foutgevoelig – werk, zeker als je een grote vereniging hebt. Bovendien kost het al snel stiekem best veel tijd. Gelukkig kan het makkelijker én sneller.
Je complete ledenadministratie online bijhouden
Met één druk op de knop zien hoeveel leden er het afgelopen jaar bij zijn gekomen? Of in een split second weten wie er achterloopt met zijn of haar contributiebetaling? Als je ervoor kiest om je ledenadministratie online bij te houden, is er in ieder geval één groot voordeel: je hebt alle belangrijke gegevens in één overzichtelijk systeem bij elkaar. En dat is fijn, want leden vormen tenslotte het hart van je vereniging. Tegelijkertijd werkt het met leden van een vereniging net zoals met je gewicht: soms heb je er een paar bij, soms gaan er wat af. Ook makkelijk: in veel boekhoudsoftware kun je meerdere gebruikers aanmaken, waardoor mede-bestuurders eenvoudig met je mee kunnen kijken.
Snel facturen & betalingsherinneringen sturen
Als lid van een zangvereniging (niet het matrozenkoor uit het voorbeeld ;-)) heb ik me er één keer schuldig aan gemaakt: het te laat voldoen van de contributie. Normaal gesproken heb ik er geen omkijken naar (want: automatische incasso), maar dit keer stond er te weinig geld op mijn rekening. Pietje precies als ‘ie is, kreeg ik een paar dagen later een mailtje van onze penningmeester: of ik alsnog wilde betalen. Ik heb ‘m gelijk teruggemaild met excuses én meteen mijn contributie voldaan. Probleem opgelost, maar het kan een stuk efficiënter. In veel boekhoudprogramma’s kun je namelijk heel simpel een bankkoppeling integreren, waardoor facturen en betalingsherinneringen versturen een fluitje van een cent – of een paar euro- is.
Makkelijk bewaren
Een vereniging is natuurlijk niet hetzelfde als een eenmanszaak of bv. Toch gelden voor verenigingen bepaalde (administratieve) verplichtingen die ook voor veel ondernemers gelden. Zo moet je alle kassabonnetjes en overige facturen goed bijhouden, een jaarrekening opstellen en heb je als vereniging een administratieplicht van zeven jaar. Kies je ervoor om je boekhouding online te doen, dan scheelt dat je dus een stuk of zeven archiefmappen ;-).
Je leest het al: als vereniging zijn er dus genoeg argumenten om te kiezen voor een online boekhoudprogramma. En weet je wat mooi meegenomen is? Een goed boekhoudprogramma voor je vereniging hoeft helemaal niet duur te zijn. Het kan al vaak vanaf een tientje per maand.
