Facturatieprogramma

Beste facturatieprogramma voor ondernemers

Facturen innen vindt iedere ondernemer leuk, maar het factureren zelf bijna niemand. Gelukkig zijn er facturatieprogramma’s waar je snel mee kan factureren. Maar welke is het beste? Wij hebben een selectie veelgebruikte facturatieprogramma’s uitgebreid getest en met elkaar vergeleken. Wanneer je interesse hebt in een van de programma’s kan je op meer informatie klikken. Verder hebben we hieronder alles wat jij moet weten over facturatiesoftware op een rijtje gezet. Zo maak je de juiste keuze uit het aanbod.

Facturatieprogramma's vergelijken

Voordelen van een facturatie programma gebruiken

Waarom zou je eigenlijk gebruikmaken van facturatie software? Omdat dit verschillende voordelen biedt. De belangrijkste voordelen zijn:

Overzicht

Je hebt alle facturen overzichtelijk op één plek. Je hebt alles qua facturatie overzichtelijk op één plek. Je hoeft nooit meer op zoek naar die ene factuur die je kwijt was.

Snelheid

Je kan sneller een factuur versturen met factuur software. Wanneer je alles handmatig moet doen is factureren elke maand weer een enorme tijdsinvestering. Met software voor facturatie is dit verleden tijd.

Professionaliteit

Facturen zien er mooi en overzichtelijk uit en voldoen aan de wettelijke eisen. Je hoeft ook niet meer te letten op het factuurnummer, btw berekeningen en de factuurdatum. Je kunt namelijk een template gebruiken waardoor dit na het aanmaken van de eerste factuur direct goed staat. De btw wordt hierbij ook direct automatisch berekend.

Naast deze voordelen biedt facturatiesoftware een aantal opvallende indirecte voordelen. Hieronder hebben we alle voordelen nog eens op een rijtje gezet:

Klanten betalen sneller

Wanneer je software gebruikt voor het versturen van facturen betalen klanten vaak sneller, zeker wanneer het mogelijk is om bijvoorbeeld te betalen met IDEAL.

Je hoeft geen verzendkosten te betalen

Alles wordt namelijk per e-mail verstuurd. En digitale post kost geen geld. Uiteraard staan de kosten van de software wel tegenover, maar het bespaart je dus ook geld.

Je stuurt met een druk op de knop een betaalherinnering

De meeste facturatieprogramma’s bieden een volledig incassotraject inclusief betaalherinneringen voor jou en voor de klant. Het resultaat is minder lang openstaande facturen door sneller betalende klanten. 

Beter inzicht in je financiën

Je inkomsten en uitgaven zijn ook altijd heel makkelijk te bekijken, en bovendien geheel actueel. Het totaalplaatje qua financiën wordt dus altijd makkelijk duidelijk met behulp software voor het versturen van facturen.

Nadelen van een  facturatieprogramma gebruiken

Je vraagt je waarschijnlijk af, zijn er ook nog nadelen bij een facturatieprogramma? Hoewel die er niet veel zijn, bestaan ze uiteraard wel. Hieronder hebben we de belangrijkste op een rijtje gezet:

Kost geld

Het vergt een investering, en waarschijnlijk een maandelijks bedrag. Een online programma om facturen mee te versturen is niet gratis, dus het is wat dat betreft duurder dan zelf je facturen handmatig opsturen. Maar om eerlijk te zijn hebben we het hier over kleine bedragen. Voor nog geen € 10,- per maand heb je al toegang tot een facturatieprogramma.

Instellen kost tijd

Het instellen van een facturatieprogramma kost zeker in het begin een aantal uur. Het is een kleine investering en dus een klein nadeel. 

Functionaliteit

Al hoewel de meeste facturatietools opvallend compleet zijn hebben zo ook hun beperkingen. De software is niet specifiek voor jou of jouw branche gebouwd, dat kan je soms merken.

Veiligheid en betrouwbaarheid

De meeste facturatiesystemen zijn in de cloud. Het voordeel is dat ze hiermee overal bereikbaar zijn. Het nadeel is dat de veiligheid meer bij jou als gebruiker komt te liggen. En mochten er tijdelijke problemen zijn met het programma, dan kan je tijdelijk geen facturen versturen.

Wat moet er op een factuur staan?

Nu we de voor- en nadelen op een rijtje hebben gezet kijken we even naar de factuur zelf. Wat moet er eigenlijk op staan?

Wat er precies op moet staan hangt van een aantal zaken af, maar in de basis moet je in elk geval de volgende zaken vermelden:

  1. Je btw-identificatienummer (btw-id)
  2. Het bedrag exclusief btw
  3. Het btw-bedrag 
  4. Het totaalbedrag
  5. De factuurdatum
  6. Het factuurnummer
  7. De naam en het adres van jouw (bedrijf)
  8. De naam en het adres van je afnemer
  9. Jouw KVK-nummer
  10. De datum
  11. Een omschrijving van de geleverde dienst(en) of goederen
  12. De hoeveelheid die je levert

Zoals je ziet moet er best wat op een factuur staan. Nog een goede reden om facturatiesoftware te gebruiken is dat dit automatisch voor je wordt gedaan in het programma.

Lees meer over het correct opmaken van een factuur.

Wat kan je allemaal met een facturatieprogramma?

Een goed facturatieprogramma is natuurlijk heel veelzijdig. Uiteraard kan je er facturen mee sturen, maar je kan er vaak nog veel meer mee. Het is niet voor niets dat men vaak zegt dat een goed programma om facturen met te versturen onmisbaar is. Maar welke functionaliteiten heb je dan vaak nog meer tot je beschikking?

Goed om te weten is dat bijna alle facturatieprogramma’s ook boekhoudprogramma’s zijn. De facturatiemodule is vaak een onderdeel van het gehele programma. Soms krijg je toegang tot alles ineens, vaak moet je jouw facturatiepakket upgraden om het ook als boekhoudprogramma te kunnen gebruiken. 

Interessante features van facturatiesoftware

Naast het maken van facturen kun je deze ook op een mooie manier opmaken, met bijvoorbeeld je logo. Verder heb je vaak ontzettend veel functies, afhankelijk van welk programma je besluit te nemen.

Denk aan de mogelijkheid om je facturen direct te verwerken in je boekhouding.

Je kunt ook vaak periodiek factureren, altijd makkelijk natuurlijk. Verder kun je een factuur sturen op basis van een offerte. 

Het automatisch versturen van betaalherinneringen is een andere functionaliteit die heel handig is. Dit scheelt je namelijk tijd en zorgt ervoor dat je betalingen sneller zult ontvangen.

Verder heb je vaak de mogelijkheid tot integratie met grote Nederlandse banken en bijvoorbeeld IDEAL, zodat klanten snel, eenvoudig en vooral veilig je facturen kunnen betalen.

Je denkt nu wellicht dat deze extra functies vooral zitten bij de meest uitgebreide programma’s, maar dat is vaak helemaal niet zo. Of je nou het meest eenvoudige of het beste facturatieprogramma gaat kopen, bij vrijwel allemaal krijg je ontzettend veel functionaliteiten. Een goed programma om facturen mee te versturen is ook absoluut niet alleen iets voor grote bedrijven of het MKB. Juist voor kleine ondernemers als zzp’ers (die alles zelf moeten doen!) is een goed facturatieprogramma al snel aantrekkelijk. 

Keuzehulp: hoe maak je de juiste keuze tussen de facturatieprogramma’s?

Met al deze opties kan het natuurlijk lastig zijn om de juiste keuze te maken. Om jou hier wat mee te helpen hebben wij een aantal vragen op een rijtje gezet die je jezelf kan stellen. Lees ze allemaal even door.

  1. Wil je enkel en alleen facturen kunnen maken, of ook bijvoorbeeld betalingsherinneringen versturen?
  2. Wil je ook facturen kunnen versturen naar klanten buiten Nederland?
  3. Wil je periodiek facturen kunnen versturen?
  4. Wil je facturen ook direct in je boekhouding kunnen verwerken?
  5. Wil je facturen met een iDeal of betaallink versturen?
  6. Wil je alles voortaan digitaal doen, of ook nog altijd de mogelijkheid hebben om per post facturen te versturen?
  7. Wil je vanuit je werkplek werken, of altijd de mogelijkheid hebben om een factuur te sturen?
  8. Wil je een facturatie- en boekhoudprogramma in een?

Als je dit voor jezelf helder hebt kan je hier facturatieprogramma’s op selecteren. Uiteindelijk kan je dan uit deze selectie een keuze maken. Bijna alle programma’s bieden een proefperiode. Maak hier gebruik van. Vaak kan je binnen een uurtje wel bepalen of het programma voldoet aan jouw eisen. 

Wat kost een facturatieprogramma?

De kosten kunnen dus behoorlijk verschillen. Er zijn een aantal gratis programma’s om facturen mee te versturen beschikbaar (zie hieronder). Je denkt wellicht dat deze minder goed zijn of weinig functionaliteiten hebben, maar dat is helemaal niet zo. Wel kan het zijn dat je na een bepaalde periode of wanneer je een bepaald aantal facturen stuurt wel moet gaan betalen. Ook de programma’s waar je wel voor betaald zijn niet zo duur. Vanaf € 5,- euro’s in de maand ben je eigenlijk altijd voorzien van een degelijk en zeer uitgebreid programma.

Gratis facturatieprogramma’s, zijn die er en welke zijn dat dan?

Een van de nadelen die we noemen is natuurlijk het feit dat een programma om facturen te sturen geldt kost. Nu lijkt ons de investering van pak hem beet een tientje per maand een no-brainer. Maar het kan zelfs nog goedkoper….

Er zijn namelijk ook gratis varianten beschikbaar van een aantal facturatieprogramma’s. Zo heb je E-boekhouden.nl, Fiscus.nl en Rompslomp.nl.

Als je wel behoefte hebt een een facturatieprogramma maar je hebt er geen budget voor (over), dan zijn er dus ook gewoon opties.

Wat zijn belangrijke verschillen tussen facturatiepakket?

Op deze pagina vind je een selectie van uitgebreid geteste programma’s. Het zijn allemaal prima programma’s maar ze hebben allemaal hun eigen voor- en nadelen. Maar wat zijn de belangrijkste verschillen dan eigenlijk? Hieronder hebben we ze voor je op een rijtje gezet:

Kosten

Dit varieert van gratis tot een bepaald bedrag per maand. Uiteraard is dit een belangrijk verschil.

Hoeveelheid te versturen facturen

Ook hoeveel facturen je kan sturen verschilt. Bij sommigen is dit onbeperkt, bij anderen heb je te maken met een limiet. Deze limiet is altijd op te hogen, maar hier wordt dan een vergoeding voor gevraagd. 

Functionaliteit en integraties

Elk programma heeft zijn eigen functies en accenten. Belangrijke aandachtspunten zijn bijvoorbeeld externe koppelingen, periodieke facturen en facturering naar het buitenland. 

Ondersteuning

Veel software voor facturen is SAAS software. Dit betekent dat je het zo kan gebruiken en je zelf zaken moet instellen. Maar zo nu en dan zal je toch een vraag hebben. Of misschien is enige ondersteuning in het opzetten zelfs wel noodzakelijk. Kijk in dat geval ook goed naar de ondersteuning die wordt geboden. Is er bijvoorbeeld een telefonische helpdesk?

Fit met je bedrijf

Sommige programma’s richten zich meer op de boekhouding of zelfs puur en alleen de facturatie. Andere programma’s richten zich meer op relatiebeheer en crm. Wat jij prettig vindt hangt af van je prioriteiten. Waar heb jij behoefte aan?

Facturatiesoftware vs factuur maken in Word of Excel

Wanneer je net begint kom je waarschijnlijk nog wel weg met het maken van facturen in Word of Excel. Wanneer je echter op dreef bent geraakt wordt het een ander verhaal. Je administratie zal al snel een grote puinhoop worden als het veel tijd kost en de kans op fouten groot is.

Je ontkomt dan bijna niet aan degelijke software. Op die manier kan je professioneel te werk gaan, het overzicht bewaren en snel facturen sturen. De bijkomende functies zijn een mooie bijkomstigheid.

Overigens is het versturen van facturen in Word of Excel ook niet zo goed voor het imago van je bedrijf. Het komt namelijk niet professioneel over. Dit is met een goed programma, waar je vaak gratis mee start, makkelijk op te lossen.

Kan je een facturatie programma als boekhoudprogramma gebruiken?

Het korte antwoord is ja, dit kan. Echter kan dit wel alleen wanneer je een programma kiest waarbij deze mogelijkheid bestaat. Je moet dan namelijk ook alle functionaliteiten die je voor boekhouding nodig hebt tot je beschikking hebben. Bij bijvoorbeeld E-boekhouden.nl, een gratis variant, heb je de mogelijkheid om ook direct je boekhouding te regelen. Ideaal dus!

Facturatieprogramma voor webshops: wat is hiervoor belangrijk?

Een facturatieprogramma voor een webshop is zeer handig. Je moet namelijk verplicht bij elke verkoop een factuur meesturen. De meeste webwinkels worden gebouwd in standaard programma’s. Je kunt hierbij vaak ook kiezen voor een plugin die facturen aanmaakt en zo nodig direct via de mail naar de klant verstuurd. Let er hierbij wel op dat deze functie dan voldoet aan de Nederlandse eisen. Het belangrijkste bij een goed programma voor een webshop is de mogelijkheid tot automatisch koppelen van je webshop aan het programma. Je wil natuurlijk dat bij elke aankoop de facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden, zodat je hier geen omkijken naar hebt. Een ander ding om op te letten is de functie tot boekhouden. Wanneer dit ook mogelijk is kan het zelfs zo zijn dat een aankoop direct wordt verwerkt in je boekhouding.

Facturatieprogramma’s voor freelancers: wat is hiervoor belangrijk?

Voor freelancers is het vooral van belang dat het programma om facturen te sturen overzichtelijk en makkelijk in gebruik is. Daarnaast is het sturen van betalingsherinneringen van belang. Een mooie optie is om de boekhouding te koppelen of om deze in hetzelfde programma te kunnen doen. Allerlei andere opties en functionaliteiten zijn voor freelancers vaak overbodig.

Facturatieprogramma’s voor MKB’ers: wat is hiervoor belangrijk?

Voor het MKB geldt dat een programma net als voor freelancers overzicht moet geven en inzicht. Een verschil is wel dat het voor een MKB bedrijf belangrijk is dat meerdere mensen toegang moeten kunnen krijgen, zonder dat dit problemen oplevert. Het moet dus mogelijk zijn om met meerdere accounts één profiel te beheren.  Ook het standaardiseren van facturen is een belangrijk punt. Zo kan je snel foutloos veel facturen maken en versturen. Tot slot is het beheren van het hele facturatieproces belangrijk van factuur tot daadwerkelijke betaling. Dat is het belangrijkste voor een MKB’er om op te letten bij de keuze voor een factuurprogramma.

Boekhoudprogramma van de maand

Tot 15 maanden gratis

4.6/5