Menu
Waarom zou je eigenlijk gebruikmaken van facturatie software? Omdat dit verschillende voordelen biedt. De belangrijkste voordelen zijn:
Je hebt alle facturen overzichtelijk op één plek. Je hebt alles qua facturatie overzichtelijk op één plek. Je hoeft nooit meer op zoek naar die ene factuur die je kwijt was.
Je kan sneller een factuur versturen met factuur software. Wanneer je alles handmatig moet doen is factureren elke maand weer een enorme tijdsinvestering. Met software voor facturatie is dit verleden tijd.
Facturen zien er mooi en overzichtelijk uit en voldoen aan de wettelijke eisen. Je hoeft ook niet meer te letten op het factuurnummer, btw berekeningen en de factuurdatum. Je kunt namelijk een template gebruiken waardoor dit na het aanmaken van de eerste factuur direct goed staat. De btw wordt hierbij ook direct automatisch berekend.
Naast deze voordelen biedt facturatiesoftware een aantal opvallende indirecte voordelen. Hieronder hebben we alle voordelen nog eens op een rijtje gezet:
Wanneer je software gebruikt voor het versturen van facturen betalen klanten vaak sneller, zeker wanneer het mogelijk is om bijvoorbeeld te betalen met IDEAL.
Alles wordt namelijk per e-mail verstuurd. En digitale post kost geen geld. Uiteraard staan de kosten van de software wel tegenover, maar het bespaart je dus ook geld.
De meeste facturatieprogramma’s bieden een volledig incassotraject inclusief betaalherinneringen voor jou en voor de klant. Het resultaat is minder lang openstaande facturen door sneller betalende klanten.
Je inkomsten en uitgaven zijn ook altijd heel makkelijk te bekijken, en bovendien geheel actueel. Het totaalplaatje qua financiën wordt dus altijd makkelijk duidelijk met behulp software voor het versturen van facturen.
Je vraagt je waarschijnlijk af, zijn er ook nog nadelen bij een facturatieprogramma? Hoewel die er niet veel zijn, bestaan ze uiteraard wel. Hieronder hebben we de belangrijkste op een rijtje gezet:
Het vergt een investering, en waarschijnlijk een maandelijks bedrag. Een online programma om facturen mee te versturen is niet gratis, dus het is wat dat betreft duurder dan zelf je facturen handmatig opsturen. Maar om eerlijk te zijn hebben we het hier over kleine bedragen. Voor nog geen € 10,- per maand heb je al toegang tot een facturatieprogramma.
Het instellen van een facturatieprogramma kost zeker in het begin een aantal uur. Het is een kleine investering en dus een klein nadeel.
Al hoewel de meeste facturatietools opvallend compleet zijn hebben zo ook hun beperkingen. De software is niet specifiek voor jou of jouw branche gebouwd, dat kan je soms merken.
De meeste facturatiesystemen zijn in de cloud. Het voordeel is dat ze hiermee overal bereikbaar zijn. Het nadeel is dat de veiligheid meer bij jou als gebruiker komt te liggen. En mochten er tijdelijke problemen zijn met het programma, dan kan je tijdelijk geen facturen versturen.
Nu we de voor- en nadelen op een rijtje hebben gezet kijken we even naar de factuur zelf. Wat moet er eigenlijk op staan?
Wat er precies op moet staan hangt van een aantal zaken af, maar in de basis moet je in elk geval de volgende zaken vermelden:
Zoals je ziet moet er best wat op een factuur staan. Nog een goede reden om facturatiesoftware te gebruiken is dat dit automatisch voor je wordt gedaan in het programma.
Lees meer over het correct opmaken van een factuur.
Een goed facturatieprogramma is natuurlijk heel veelzijdig. Uiteraard kan je er facturen mee sturen, maar je kan er vaak nog veel meer mee. Het is niet voor niets dat men vaak zegt dat een goed programma om facturen met te versturen onmisbaar is. Maar welke functionaliteiten heb je dan vaak nog meer tot je beschikking?
Goed om te weten is dat bijna alle facturatieprogramma’s ook boekhoudprogramma’s zijn. De facturatiemodule is vaak een onderdeel van het gehele programma. Soms krijg je toegang tot alles ineens, vaak moet je jouw facturatiepakket upgraden om het ook als boekhoudprogramma te kunnen gebruiken.
Naast het maken van facturen kun je deze ook op een mooie manier opmaken, met bijvoorbeeld je logo. Verder heb je vaak ontzettend veel functies, afhankelijk van welk programma je besluit te nemen.
Denk aan de mogelijkheid om je facturen direct te verwerken in je boekhouding.
Je kunt ook vaak periodiek factureren, altijd makkelijk natuurlijk. Verder kun je een factuur sturen op basis van een offerte.
Het automatisch versturen van betaalherinneringen is een andere functionaliteit die heel handig is. Dit scheelt je namelijk tijd en zorgt ervoor dat je betalingen sneller zult ontvangen.
Verder heb je vaak de mogelijkheid tot integratie met grote Nederlandse banken en bijvoorbeeld IDEAL, zodat klanten snel, eenvoudig en vooral veilig je facturen kunnen betalen.
Je denkt nu wellicht dat deze extra functies vooral zitten bij de meest uitgebreide programma’s, maar dat is vaak helemaal niet zo. Of je nou het meest eenvoudige of het beste facturatieprogramma gaat kopen, bij vrijwel allemaal krijg je ontzettend veel functionaliteiten. Een goed programma om facturen mee te versturen is ook absoluut niet alleen iets voor grote bedrijven of het MKB. Juist voor kleine ondernemers als zzp’ers (die alles zelf moeten doen!) is een goed facturatieprogramma al snel aantrekkelijk.
Met al deze opties kan het natuurlijk lastig zijn om de juiste keuze te maken. Om jou hier wat mee te helpen hebben wij een aantal vragen op een rijtje gezet die je jezelf kan stellen. Lees ze allemaal even door.
Als je dit voor jezelf helder hebt kan je hier facturatieprogramma’s op selecteren. Uiteindelijk kan je dan uit deze selectie een keuze maken. Bijna alle programma’s bieden een proefperiode. Maak hier gebruik van. Vaak kan je binnen een uurtje wel bepalen of het programma voldoet aan jouw eisen.
De kosten kunnen dus behoorlijk verschillen. Er zijn een aantal gratis programma’s om facturen mee te versturen beschikbaar (zie hieronder). Je denkt wellicht dat deze minder goed zijn of weinig functionaliteiten hebben, maar dat is helemaal niet zo. Wel kan het zijn dat je na een bepaalde periode of wanneer je een bepaald aantal facturen stuurt wel moet gaan betalen. Ook de programma’s waar je wel voor betaald zijn niet zo duur. Vanaf € 5,- euro’s in de maand ben je eigenlijk altijd voorzien van een degelijk en zeer uitgebreid programma.
Een van de nadelen die we noemen is natuurlijk het feit dat een programma om facturen te sturen geldt kost. Nu lijkt ons de investering van pak hem beet een tientje per maand een no-brainer. Maar het kan zelfs nog goedkoper….
Er zijn namelijk ook gratis varianten beschikbaar van een aantal facturatieprogramma’s. Zo heb je E-boekhouden.nl, Fiscus.nl en Rompslomp.nl.
Als je wel behoefte hebt een een facturatieprogramma maar je hebt er geen budget voor (over), dan zijn er dus ook gewoon opties.
Op deze pagina vind je een selectie van uitgebreid geteste programma’s. Het zijn allemaal prima programma’s maar ze hebben allemaal hun eigen voor- en nadelen. Maar wat zijn de belangrijkste verschillen dan eigenlijk? Hieronder hebben we ze voor je op een rijtje gezet:
Dit varieert van gratis tot een bepaald bedrag per maand. Uiteraard is dit een belangrijk verschil.
Ook hoeveel facturen je kan sturen verschilt. Bij sommigen is dit onbeperkt, bij anderen heb je te maken met een limiet. Deze limiet is altijd op te hogen, maar hier wordt dan een vergoeding voor gevraagd.
Elk programma heeft zijn eigen functies en accenten. Belangrijke aandachtspunten zijn bijvoorbeeld externe koppelingen, periodieke facturen en facturering naar het buitenland.
Veel software voor facturen is SAAS software. Dit betekent dat je het zo kan gebruiken en je zelf zaken moet instellen. Maar zo nu en dan zal je toch een vraag hebben. Of misschien is enige ondersteuning in het opzetten zelfs wel noodzakelijk. Kijk in dat geval ook goed naar de ondersteuning die wordt geboden. Is er bijvoorbeeld een telefonische helpdesk?
Sommige programma’s richten zich meer op de boekhouding of zelfs puur en alleen de facturatie. Andere programma’s richten zich meer op relatiebeheer en crm. Wat jij prettig vindt hangt af van je prioriteiten. Waar heb jij behoefte aan?
Wanneer je net begint kom je waarschijnlijk nog wel weg met het maken van facturen in Word of Excel. Wanneer je echter op dreef bent geraakt wordt het een ander verhaal. Je administratie zal al snel een grote puinhoop worden als het veel tijd kost en de kans op fouten groot is.
Je ontkomt dan bijna niet aan degelijke software. Op die manier kan je professioneel te werk gaan, het overzicht bewaren en snel facturen sturen. De bijkomende functies zijn een mooie bijkomstigheid.
Overigens is het versturen van facturen in Word of Excel ook niet zo goed voor het imago van je bedrijf. Het komt namelijk niet professioneel over. Dit is met een goed programma, waar je vaak gratis mee start, makkelijk op te lossen.
Het korte antwoord is ja, dit kan. Echter kan dit wel alleen wanneer je een programma kiest waarbij deze mogelijkheid bestaat. Je moet dan namelijk ook alle functionaliteiten die je voor boekhouding nodig hebt tot je beschikking hebben. Bij bijvoorbeeld E-boekhouden.nl, een gratis variant, heb je de mogelijkheid om ook direct je boekhouding te regelen. Ideaal dus!
Een facturatieprogramma voor een webshop is zeer handig. Je moet namelijk verplicht bij elke verkoop een factuur meesturen. De meeste webwinkels worden gebouwd in standaard programma’s. Je kunt hierbij vaak ook kiezen voor een plugin die facturen aanmaakt en zo nodig direct via de mail naar de klant verstuurd. Let er hierbij wel op dat deze functie dan voldoet aan de Nederlandse eisen. Het belangrijkste bij een goed programma voor een webshop is de mogelijkheid tot automatisch koppelen van je webshop aan het programma. Je wil natuurlijk dat bij elke aankoop de facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden, zodat je hier geen omkijken naar hebt. Een ander ding om op te letten is de functie tot boekhouden. Wanneer dit ook mogelijk is kan het zelfs zo zijn dat een aankoop direct wordt verwerkt in je boekhouding.
Voor freelancers is het vooral van belang dat het programma om facturen te sturen overzichtelijk en makkelijk in gebruik is. Daarnaast is het sturen van betalingsherinneringen van belang. Een mooie optie is om de boekhouding te koppelen of om deze in hetzelfde programma te kunnen doen. Allerlei andere opties en functionaliteiten zijn voor freelancers vaak overbodig.
Voor het MKB geldt dat een programma net als voor freelancers overzicht moet geven en inzicht. Een verschil is wel dat het voor een MKB bedrijf belangrijk is dat meerdere mensen toegang moeten kunnen krijgen, zonder dat dit problemen oplevert. Het moet dus mogelijk zijn om met meerdere accounts één profiel te beheren. Ook het standaardiseren van facturen is een belangrijk punt. Zo kan je snel foutloos veel facturen maken en versturen. Tot slot is het beheren van het hele facturatieproces belangrijk van factuur tot daadwerkelijke betaling. Dat is het belangrijkste voor een MKB’er om op te letten bij de keuze voor een factuurprogramma.
Voeg je bij meer dan 20.000 ondernemers die ook groeien.
