Menu
Niks leukers dan facturen sturen als zzp’er. Na je harde werken word je eindelijk beloond! Kom dus maar door met die poen. Alleen… dat facturen opstellen en versturen komt meestal pas nadat je gewerkt hebt. Het wordt dus vaak een avondklusje, waardoor je het veel te lang voor je uitschuift en jij langer op je geld moet wachten. Zeker als je in een zelf gemaakt Word of Excel document je facturen in elkaar knipt en plakt. Waarbij je net zult zien dat je voor je nieuwe klant het verkeerde factuurnummer neerzet of de datum vergeet aan te passen. En dat om 10 voor 12 in de avond.
Kan dat niet makkelijker?
Ja natuurlijk, met onderstaande facturatiesoftware kan je namelijk snel en simpel je facturen opstellen en versturen. Kom maar door met die poen!
Goede facturatieprogramma’s voor zzp’ers of een eenmanszaak zijn een enorme hulp bij het uitvoeren van je administratie. Veel van dit soort software biedt gebruikers meer dan alleen maar de mogelijkheid om een factuur te maken en versturen. In veel gevallen zijn het eigenlijk al een soort van boekhoudprogramma’s waarmee je heel eenvoudig allerlei administratieve taken kunt uitvoeren. Zo stel je bijvoorbeeld makkelijk een professionele factuur op in je eigen huisstijl door gebruik te maken van professionele sjablonen.
Dit hangt helemaal af van wat jij nodig hebt. Het beste programma is uiteindelijk datgene wat voor jou het beste werkt. Gaat het je puur om het verzenden van facturen, of wil je bijvoorbeeld ook de urenregistratie bijhouden? Staat bij jou optimaal gebruikersgemak bovenaan of een uitgebreid pakket van mogelijkheden voor je boekhouding? Door op je gemak de verschillende programma’s met elkaar te vergelijken, kom je vanzelf bij de facturatie software die perfect past bij jouw behoeften en het beste voor je werkt.
Je kunt inderdaad ook je eigen facturen maken in Excel of Word. Als je nog niet zoveel klanten hebt en het leuk vindt om creatief te zijn, is dat zeker een optie. In Word zul je eerst een sjabloon moeten downloaden of zelf maken. Hier kun je alle gegevens invullen die nodig zijn. Je moet daarbij rekening houden met de eisen aan een factuur van de belastingdienst. Zo moet er op je factuur onder meer een btw-identificatienummer staan, een KvK-nummer, een factuurnummer, de juridische of handelsnaam en het complete adres van jezelf en de klant staan. Je kunt de volledige eisen bekijken op de website van de belastingdienst.
Wanneer je het document als factuur opslaat, moet je het een naam geven. Ook moet je de factuur voorzien van een uniek factuurnummer. Het is dab wel zo handig als in de naam van je document ook het factuurnummer staat. Je kunt het sjabloon ook weer gebruiken voor de volgende klant, maar vergeet dan niet om het een ander factuurnummer te geven. Ook met Excel kun je een sjabloon downloaden. Het voordeel van dit programma is dat het de bedragen automatisch berekent. Bij Word moet je dat zelf doen en invullen. Dat maakt de kans op fouten groter. Werken met Excel is wel iets ingewikkelder. Je hebt er zeker enige ervaring voor nodig.
Maar waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Factuurprogramma’s zijn nu juist ontwikkeld om een heleboel taken van jou over te nemen, zodat je meer tijd hebt voor je kernactiviteit. Veel van wat je in Word of Excel handmatig moet doen, gaat met deze software automatisch, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van factuurnummers. Zeker als je onderneming gaat groeien, verlies je steeds meer tijd aan je facturatie en verlies je het overzicht. Bovendien bieden dergelijke programma’s veel extra functies die je goed van pas komen in jouw onderneming als zzp’er. Dus het is zeker de moeite waard om een of meer programma’s eens uit te proberen.
Er zijn tal van factuurprogramma’s voor zzp verkrijgbaar. Voordat je er een gaat gebruiken, is het raadzaam om van te voren te kijken wat de meerwaarde van zo’n programma is voor jouw business. Verstuur je veel facturen?
Zaken waar je in ieder geval op moet letten zijn:
Je wilt minder tijd kwijt zijn aan je administratie. Dus zit je niet te wachten op een ingewikkeld programma met allerlei toeters en bellen waar je weken, zo niet maanden voor nodig hebt om te begrijpen hoe het werkt. Kies dan ook voor een eenvoudig programma dat je direct kunt gaan gebruiken.
Eenvoudig wil niet zeggen dat je kiest voor een programma met weinig mogelijkheden. Functies als een automatische melding van facturen die niet op tijd worden betaald en de mogelijkheid om een betalingsherinnering te sturen als ook een koppeling met je bank zijn zeker geen overbodige luxe. Kijk ook of betaalmethodes als iDeal, Paypal of Stripe zijn geïntegreerd. Dit is uiteraard afhankelijk van met welke betaalmethode(n) jij zelf werkt. iDeal is tegenwoordig een must, maar het zou natuurlijk zonde zijn als je jouw klanten bijvoorbeeld de mogelijkheid biedt om met Paypal te betalen, maar deze betaalmethode niet in je factuur kan worden geïntegreerd.
Met behulp van een sjabloon kun je eenvoudig alle belangrijke informatie op een professionele en unieke manier presenteren. Werk je zowel nationaal als internationaal? Dan is het handig als je de mogelijkheid hebt om meerdere sjablonen in verschillende talen te maken.
Er zijn programma’s die gegevens van de Kamer van Koophandel automatisch herkennen. Voer de bedrijfsnaam in of eventueel het KvK-nummer en de software herkent om welk bedrijf het gaat. Ook dat scheelt je weer een hoop extra werk, want gegevens als de straatnaam, huisnummer, postcode van de klant worden automatisch ingevuld. Je kunt er bovendien van op aan dat de gegevens correct zijn. Zo voorkom je eventuele fouten als je ze zelf moet invoeren.
Deze facturatie software voor zzp is vooral erg handig als je vaste klanten hebt die bijvoorbeeld maandelijks aan je betalen. Het programma zorgt er voor dat je factuur iedere maand automatisch wordt verstuurd naar de klant. Dankzij deze manier van factureren op de automatische piloot hoef je voor je vaste klanten zelf niet bij te houden wanneer er weer een nota de deur uit moet.
Verschillende programma’s bieden naast het maken en versturen van facturen ook de mogelijkheid om een offerte te maken. Zo ontvangt je klant een digitale offerte en wanneer deze hiermee akkoord gaat, kan die offerte eenvoudig worden omgezet in een factuur.
Zeker als je vaak onderweg bent, is het wel zo handig als het programma ook is te gebruiken door middel van een mobiele app. Op die manier kun je efficiënt met je tijd omgaan en bijvoorbeeld als je in de trein zit op weg naar een klant, even een paar facturen aanmaken.
Er zijn verschillende gratis factuurprogramma’s beschikbaar. Dit soort programma’s zijn uitstekend geschikt als je eenvoudig facturen wilt maken en versturen. Vooral als je nog maar net bent gestart en nog geen uitgebreidere mogelijkheden nodig hebt voor je boekhouding, is dit een prima optie om kennis te maken met facturatie software voor zzp.
Rompslomp biedt een gratis optie om facturen te versturen. Ook DigiBTW biedt dezem mogelijkheid. Daarnaast kun je kiezen voor een pakket met uitgebreidere mogelijkheden. Hiervoor betaal je bij Rompslomp, afhankelijk van de hoeveelheid functionaliteiten die je wenst, tussen de 5 en 15 euro per maand. Upgraden naar een uitgebreider pakket kost je bij DigiBTW 10 euro per maand.
Zoals al gemeld, kent ook e-Boekhouden.nl een gratis versie. Dat wil zeggen je kunt de eerste 15 maanden gratis van het programma gebruik maken als je als zelfstandig ondernemer korter dan 15 maanden geleden bent gestart. Ben je al langer actief als ondernemer, dan geldt een gratis proefperiode van 14 dagen.
Eenmanszaak, zzp’er, freelancer, het zijn allemaal benamingen van min of meer hetzelfde principe. Je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel als zelfstandig ondernemer. Zover er sprake is van een verschil tussen zzp, freelancer of eenmanszaak zit dat voornamelijk in de officiële rechtsvorm, de hoeveelheid personeel en fiscale voordelen.
In tegenstelling tot een eenmanszaak zijn zzp en freelancer geen officiële rechtsvorm. Als zzp’er kun je je overigens wel laten registreren als eenmanszaak waardoor je over dezelfde rechten beschikt die van toepassing zijn op deze rechtsvorm.
Gelukkig is er als het om factureren gaat, geen sprake van verwarring. De hierboven genoemde facturatie programma’s zijn voor alle soorten zelfstandig ondernemers even geschikt. De meeste programma’s zijn bovendien flexibel en makkelijk op te schalen. Je hoeft dus niet op zoek naar een speciaal facturatieprogramma voor een eenmanszaak, zzp’er of freelancer.
Voeg je bij meer dan 20.000 ondernemers die ook groeien.
