Hoe maak je de perfecte factuur?

Geschreven door: Henk-Jan Kosse 0 reactie

Hoe maak je de perfecte factuur?

Er zit schot in de zaak. Het oprichten van je eigen bedrijf begint eindelijk zijn vruchten af te werpen. Je eerste klanten zijn binnen en je hebt de eerste opdrachten afgerond. Dan mag je nu eindelijk de eerste facturen de deur uit doen. Maar als je hier nog geen ervaring mee hebt, kan dit best lastig zijn. Waar begin je? Wat moet erin staan en waar zet je dat precies neer? Naast het vermelden van de logische dingen, zoals de prijzen van de producten of diensten en klant- en bedrijfsgegevens, zijn er ook nog een aantal andere elementen die niet aan je factuur kunnen ontbreken. Dit artikel vertelt je wat er allemaal in je factuur moet en kan staan, zodat je vervolgens zelf de perfecte factuur kunt maken.

Belangrijke onderdelen op je factuur

Wanneer je een factuur opstelt, let je er vooral op dat alle informatie erin staat die voor jou van belang is. Maar ook de overheid verwacht een aantal dingen van je. Om een wettelijk complete factuur te maken, zijn door de Belastingdienst enkele regels opgesteld waar je je als ondernemer aan dient te houden. Wat er sowieso in moet staan zijn:

  • je btw-nummer;
  • je KvK-nummer;
  • de factuurdatum;
  • en een uniek factuurnummer
  • de goederen en diensten;
  • de aantallende aantallen;
  • de leverdatum;
  • het totaalbedrag exclusief btw;
  • het btw-tarief;
  • en het te betalen btw-bedrag

Wil je een nog gedetailleerde beschrijving hierover? Neem dan even een kijkje op de website van de Belastingdienst.

Belangrijk om op je factuur te zetten

Je hebt naast de verplichte onderdelen ook een aantal dingen die niet verplicht maar wel voor jou van belang zijn om te vermelden. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan betalingscondities. Hiermee geef je aan hoe de betaling volbracht moet worden, maar ook binnen welke termijn je dit verwacht en onder welke voorwaarden. Dit geeft je direct ook meer zekerheid dat je facturen ook sneller betaald worden. Hoe duidelijker jij bent, des te beter zij het begrijpen. Je kunt deze gegevens helemaal onderaan je factuur vermelden.

Handig om op je factuur zetten

Je weet nu precies wat je op je factuur zou moeten vermelden, zodat hij zowel aan jouw als de eisen van de overheid voldoet. Wil je dat je factuur nog sneller wordt voldaan? Voeg dan bijvoorbeeld ook een betaallink toe. Hierbij kun je denken aan een betaallink van PayPal of iDeal. De klant kan hiermee met een simpele klik worden doorgeleid naar de betaalpagina. Niet alleen wordt je factuur sneller betaald, maar je levert net even een beetje meer service. Twee vliegen in één klap dus.

Makkelijk je factuur opstellen

Ben je zelf niet zo’n held met het opstellen en structureren van een goede factuur? Probeer dan bijvoorbeeld eens online facturatie software. Met zo’n systeem kunnen facturen eenvoudig en vrij snel voor je worden opgesteld. Je kunt vaak kiezen uit verschillende kant-en-klare designs, die je naar smaak kunt aanpassen. Ook kun je bijvoorbeeld je eigen logo toevoegen om het design meer personalized te maken. Daarnaast kun je verschillende processen versnellen zoals betaalherinneringen instellen of een koppeling maken met een incassobureau. Wanneer een klant na meerdere betalingsherinneringen het bedrag nog steeds niet heeft voldaan, kun je met deze integratie de betreffende factuur automatisch doorsturen naar het incassobureau. Dan komt die betaling met zekerheid binnen.

Getagged onder ,

Laat een reactie achter

Zorg ervoor dat u de verplichte (*) velden invult waar dit is aangegeven. HTML code is niet toegestaan.