Als ondernemer (of zzp’er) is het niet per se noodzakelijk om boekhoudkundige kennis te hebben. Maar het is wél handig als je toch íets van boekhouden afweet, omdat je dan beter inzicht hebt in de financiële gezondheid van je bedrijf. En dat is  erg belangrijk. Maar wat is dan de minimale basiskennis die je als ondernemer van boekhouden nodig hebt? En welke boekhoudkundige termen moet je kennen? Een introductie in het boekhouden en de termen die daarbij horen.

Boekhouden niet belangrijk, moeilijk of saai?

Misschien vind je boekhouden saai, moeilijk of misschien zelfs niet belangrijk? Saai: dat kan, natuurlijk zit niet iedereen erop te wachten om te boekhouden. Sterker nog: de meesten willen liever alleen tijd besteden aan hun eigen vakgebied. Moeilijk: nou… dat valt wel mee. Je hoeft niet álle ins en outs te weten, maar enige basiskennis en discipline werkt in je voordeel. Niet belangrijk: dus wel! Vergeet niet dat het bijhouden van een goede administratie wettelijk verplicht is. De Belastingdienst ziet jouw boekhouding als een verzameling van bewijzen van wat er in je bedrijf gebeurt. Én het vormt de basis van de belastingaangiften die je moet doen (btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting).

Wat moet je als ondernemer minimaal van boekhouden weten?

Je kunt natuurlijk een boekhouder inhuren; goed idee. Ook kun je (daarnaast) gebruik maken van een (online) boekhoudpakket. Nog beter idee! Neem bijvoorbeeld een van deze veelgebruikte pakketten:

En dan nog kom je er niet onderuit: je móet iets van boekhouden afweten. Want: hoe houd je anders de financiële gezondheid van je bedrijf in de gaten (monitoren)? En hoe stuur je (indien nodig) bij? Je onderneemt toch om eraan te verdienen? Ja? Dan helpt het als je je boekhouding kunt lezen. Ik zet de termen die je moet kennen als (startend) ondernemer op een rij:

Wat is mijn omzet, winst en inkomen?

Omzet

Je omzet is het totaalbedrag van verkopen van jouw bedrijf in een bepaalde periode. De omzet is opgebouwd uit twee componenten, prijs en afzet (verkochte hoeveelheid). De bijdrage van één bepaald product aan de omzet is: prijs × afzet.

Winst

De (fiscale) winst is het bedrag dat overblijft als je de omzet vermindert met de bedrijfskosten: winst = omzet -/- bedrijfskosten.

Let op: niet alle kosten die je maakt, mag je zomaar aftrekken van de omzet. Check de website van de Belastingdienst om na te gaan welke kosten aftrekbaar zijn. De belastbare winst is de (fiscale) winst minus aftrekposten als zelfstandigenaftrek, startersaftrek en MKB-winstvrijstelling. Over de belastbare winst wordt de inkomstenbelasting berekend.

Inkomen

Jouw inkomen is het bedrag dat je (maandelijks) gebruikt voor privéuitgaven. Het belangrijkste waar je rekening mee moet houden, is dat je niet je gehele winst gebruikt als (netto) inkomen; over de winst moet je nog inkomstenbelasting en inkomensafhankelijke bijdrage zvw betalen.

Wat zijn liquiditeit, cash flow, liquiditeitsprognose en solvabiliteit?

Liquiditeit

De liquiditeit van jouw bedrijf geeft aan of jouw bedrijf in staat is om op korte termijn te voldoen aan de betalingsverplichtingen. Dus: hoeveel geld is er op een bepaald moment beschikbaar?

Cash flow

Liquiditeit is verbonden aan de cash flow; dat is het verschil in geld dat je ontvangt en geld dat je uitgeeft in een bepaalde periode. Ontvang je meer geld dan dat je uitgeeft? Dan is er sprake van een positieve cash flow. Dat is geen probleem. Maar andersom, als je een negatieve cash flow hebt, wel. Een negatieve cashflow kan je waarschuwen voor problemen. Bijvoorbeeld wanneer je al wel veel gefactureerd hebt maar nog maar een klein deel door je klanten is betaald. Of als je in een periode meer geld uitgeeft dan dat er binnenkomt.

Liquiditeitsprognose

Een liquiditeitsprognose geeft inzicht in het verloop van je bankrekening voor de komende periode. Zo’n prognose is gebaseerd op de meest actuele financiële situatie en meest recente inzichten voor de toekomst; de betalingen die je gaat ontvangen uit opdrachten die al zeker zijn. Dit wordt meestal op maandbasis gepresenteerd.  Je kunt ermee beoordelen of je voldoende financiële ruimte hebt om de groei van je onderneming in goede banen te leiden. Met een liquiditeitsprognose weet je dus of je kunt investeren en/of alle rente- en aflossingsverplichtingen kunt nakomen.

Solvabiliteit

De solvabiliteit van je bedrijf geeft aan of je bedrijf financieel gezond is. De solvabiliteit geeft daarvoor de verhouding tussen het eigen vermogen (bezittingen) en het vreemd vermogen (schulden) van jouw bedrijf weer. Hoe meer eigen vermogen er in jouw bedrijf zit, hoe minder afhankelijk je bent. Je hoeft dan namelijk niet te lenen van geldverstrekkers zoals de bank. Wil je toch lenen? Dan zal een geldverstrekker altijd naar de solvabiliteit van je bedrijf kijken. Heb je al veel vreemd vermogen in je bedrijf? Dan is de kans groot dat je geen lening kan krijgen. Of dat er meer rente wordt gevraagd voor de lening.

Over de winst- en verliesrekening en balans

Winst- en verliesrekening

De winst- en verliesrekening geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van je bedrijf als ondernemer over een bepaalde periode. De periode is meestal een kalenderjaar; aan het eind van het jaar maakt je boekhouder deze op. Een winst- en verliesrekening wordt ook wel een resultatenrekening of exploitatierekening genoemd. Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting bereken je de fiscale winst aan de hand van de winst-en-verliesrekening en balans van je onderneming.

Balans

De balans geeft op een bepaald tijdstip de financiële positie van je onderneming weer. De balans is onlosmakelijk verbonden met de winst- en verliesrekening en wordt aan het einde van een kalenderjaar opgemaakt door je boekhouder. Je maakt dus letterlijk de balans op; je kijkt hoe je ervoor staat.

Op de balans staan links de activa (debet) en recht de passiva (credit).

Activa zijn alle bezittingen van je bedrijf, dus het bedrijfspand, de inventaris, de voorraden, het geld in kas en de debiteuren.

Passiva zijn de zaken waarmee je de activa hebt betaald, dus je schulden aan de bank, het eigen vermogen en de crediteuren. Links en rechts staat onder de streep hetzelfde bedrag: het moet letterlijk in balans zijn.

Wat zijn debiteuren en crediteuren?

Debiteuren

Debiteuren zijn jouw afnemers, dus je klanten, opdrachtgevers en eigenlijk iedereen die van jouw producten of diensten koopt. Van hen ontvang jij nog geld. Debiteuren staan links (bij de activa) op de balans.

Crediteuren

Crediteuren zijn jouw leveranciers, dus de bedrijven waarvan jij iets koopt. Aan hen moet je nog geld betalen. Crediteuren staan rechts (bij de passiva) op de balans.

Een voorbeeld: als jij voor je bedrijf een computer koopt ter waarde van € 2.000, staat de computer links bij de activa. De € 2.000 eigen vermogen die je erin hebt gestoken, komt rechts bij de passiva. En stel, je hebt een opdracht voor iemand gedaan en hij moet jou daar € 5.000 voor betalen. Dit zet je links bij de debiteuren, en omdat je ervan uitgaat dat de rekening wordt betaald, tel je rechts € 5.000 bij je eigen vermogen op.

Jouw boekhouder weet – waarschijnlijk – meer

Ik kan me voorstellen dat je het liefst alleen met jouw eigen vakgebied bezig bent, maar moeilijk is boekhouden zeker niet! Daarom is mijn advies om sowieso een goede boekhouder te zoeken. Maar daarmee ben je er nog niet: daarnaast is het tóch slim om te zorgen dat je zélf enige basiskennis hebt in het boekhouden. Vooral omdat je dan de juiste bedrijfsmatige keuzes en beslissingen kunt nemen. Dit artikel geeft je daar een goede basis voor.