Waar bestaat de boekhouding als zzp’er uit?

Waar bestaat de boekhouding als zzp’er uit?

Als zzp-er ben je vanaf dag 1 van je onderneming verplicht een boekhouding te voeren. In deze boekhouding hou je bij welke financiële mutaties er plaatsvinden in je bedrijf. Je boekhouding hiervoor bestaat uit 2 gedeeltes: de balans en de wins- en verliesrekening.

Boekhouding opzetten: Korte uitleg

Bij de start van je bedrijf en dus je boekhouding zal je een openingsbalans opstellen. Hierop staat als het waren je ‘startkapitaal’. Het beantwoord de vraag: met welke middelen begint jouw onderneming?

Gedurende het jaar zal je balans veranderen doordat je facturen stuurt en krijgt, zaken aanschaft of juist verkoopt en je geld ontvangt of uitgeeft. Deze veranderingen leg je vast in je winst- en verliesrekening en het bewijs (facturen / bankafschriften / bonnen) bewaar je in de administratie. Om alles te ordenen hou je hiervoor alles bij onder bepaalde grootboekrekeningen. Dit klinkt misschien nu wat ingewikkeld. Maar door het stap voor stap op te zetten wordt het een stuk makkelijker en dat is precies wat we nu gaan doen.

Een tip om je boekhouding een stuk makkelijker te maken is het aanschaffen van een boekhoudprogramma. Een goed programma doet voor een belangrijk deel jouw administratie en boekhouding voor je. Enkele populaire opties hiervoor zijn:


 

Boekhouding opzetten stap 1: De openingsbalans

Het eerste wat je gaat doen bij de start als zzp-er is bepalen waarmee je begint. Welke middelen heb je tot je beschikking bij de start van je onderneming en wat zijn deze middeen waard? Dit komt te staan in je openingsbalans. Je balans bestaat uit een debetzijde en creditzijde, deze moeten altijd in balans zijn (vandaar de naam ;-). Deze balans kan je prima zelf maken in Excel als zzp-er.

De balans bestaat uit een aantal standaard posten.

Dit zijn voor de debetzijde (activa): 

Dit zijn voor de creditzijde (passiva):

  • Eigen Vermogen
  • Langlopend vreemd vermogen
  • Kortlopend vreemd vermogen

Wat valt er onder elke balanspost?

Debetzijde

Vaste Activa: hieronder vallen bezittingen die langer dan één jaar meegaan. Voor jou als zzp-er zal dit meestal gaan om je computer, je inventaris (kantoorspullen) en bijvoorbeeld de auto van de zaak.

Vlottende Activa: hieronder vallen bezittingen die minder dan één jaar meegaan. Denk aan voorraad en je debiteuren (dit zijn openstaande facturen aan klanten).

Liquide Middelen: hieronder valt geld in kas en op de bankrekening.

Creditzijde

Eigen Vermogen: het eigen vermogen is al het vermogen dat je zelf hebt ingebracht. Dit is dus het totaal van je debetzijde – alle schulden die je hebt.

Langlopend vreemd vermogen: dit zijn schulden die langer dan 1 jaar lopen. Dit kan bijvoorbeeld een lening zijn die je binnen 5 jaar moet afbetalen

Kortlopend vreemd vermogen: dit zijn schulden die je binnen 1 jaar moet betalen. Hieronder vallen vaak crediteuren (nog door jou te betalen facturen).

Openingsbalans inrichten in de praktijk als zzp-er

In de praktijk zal je openingsbalans vaak aan de debetzijde bestaan uit vaste activa en liquide middelen en aan je creditzijde alleen uit eigen vermogen.

Voorbeeld van een openingsbalans voor een zzp-er zonder schulden

Debet Credit
Vaste Activa
Computer 1500 Eigen Vermogen 8000
Inventaris 1500
Liquide middelen
Bankrekening 5000
Totaal 8000 Totaal 8000

Als je een zakelijke lening hebt lopen of al facturen hebt binnengekregen dan heb je op je creditzijde ook vreemd vermogen staan.  Onderstaand zie je een openingsbalans waarop de zzp-er een bedrijfswagen heeft aangeschaft en hiervoor een lening heeft afgesloten. Omdat de lening langer dan 1 jaar loopt is hier spraken van lang vreemd vermogen.

Voorbeeld van een openingsbalans voor een zzp-er met schulden

Debet Credit
Vaste Activa
Computer 1.500 Eigen Vermogen 7.000
Inventaris 1500
Bedrijfswagen 20.000
Liquide middelen Kort Vreemd Vermogen 2.000
Bankrekening 5.000 Lang Vreemd Vermogen 18.000
Totaal 28.000 Totaal 28.000

In de praktijk ga je na de start van jouw bedrijf niet bij elke mutatie je balans aanpassen, je hebt wel wat beters te doen! Gelukkig hoeft dit ook niet, alleen op het eind van het jaar is een balans noodzakelijk voor de aangifte bij de Belastingdienst. In een jaar zelf worden de veranderingen op de balans bijgehouden met behulp van de winst- en verliesrekening.

Boekhouding opzetten stap 2: de wins- en verliesrekening

Nu je weet waarmee je begint is het tijd om veranderingen in je balans bij te gaan houden, dit doe je met de wins- en verliesrekening. Hierin hou je bij wat er verandert per balanspost.

Als je bijvoorbeeld jouw eerste factuur stuurt dan verandert dat de balans. Je hebt namelijk een klant die jou geld verschuldigd is. Deze vordering op jouw klant plaats je onder vlottende activa op je balans als debiteur. Stel dat dit een factuur van € 5.000,- is. Dan staat dit op de balans als: Debiteuren € 5.000,-. Omdat de balans altijd in evenwicht moet zijn neemt je eigen vermogen ook met € 5.000 toe. Dit is logisch want je eigen vermogen zijn al jouw bezittingen en deze vordering is jouw bezit.

Alle mutaties tussendoor hou je bij in je winst- en verliesrekening / resultatenrekening. Dit is niks anders dan een overzicht van alle opbrengsten en kosten in een jaar van jouw bedrijf. Om het overzichtelijk te houden kan het handig zijn de opbrengsten en kosten te boeken onder grootboekrekeningen. Grootboekrekeningen zijn de posten op je balans.

Voor jou als zzp-er zal het meestal volstaan de volgende grootboekrekeningen te gebruiken:

  • 00 Vaste Activa
    • 001 – Inventaris
    • 002 – Voertuigen
  • 01 Vlottende Activa
    • 011 – Debiteuren
  • 02 Liquide Middelen
    • 021 – Bank
    • 022 – Kas
  • 03 Eigen Vermogen
    • 031 – Eigen Vermogen
    • 032 – Privé Opname
  • 04 Kort Vreemd Vermogen
    • 041 – Crediteuren
    • 042 – Rekening Courant
  • 05. Lang Vreemd Vermogen
    • 051 – Lening bank

Je staat vrij een andere indeling te gebruiken en rubrieken toe te voegen die voor jou relevant zijn.

Misschien ziet dit er zo wat ingewikkeld uit. Maar het is juist bedoeld om je boekhouding overzichtelijk te houden. Door alles goed te categoriseren is in één oogopslag helder voor jou, je boekhouder en de Belastingdienst wat de financiële status van je bedrijf is. Iedereen kan zo in één keer op elk moment zien hoeveel eigen vermogen je bijvoorbeeld hebt. Of hoeveel vorderingen je nog hebt op debiteuren. En dat is precies de bedoeling van je boekhouding.

Remko van Buuren

Met meer dan 20 jaar ervaring in finance en projectmanagement, heb ik mijn sporen verdiend bij verschillende multinationals. De afgelopen jaren heb ik mijn eigen ondernemersavontuur beleefd en veel geleerd onderweg. Nu sta ik klaar om jou te helpen bij het starten en laten groeien van jouw bedrijf!

Andere interessante artikelen

Hoe jij je lijfrente kunt inzetten voor je pensioen

Lijfrente, we hebben er allemaal weleens van gehoord, maar wat het precies is, is lang niet voor iedereen duidelijk. Lijfrente is een ...
Gepost op: 11 december 2023

Wat is het verschil tussen een vof en bv?

Rechtsvormen zijn er in allerlei soorten en maten. Veruit de populairste is de eenmanszaak, op de voet gevolgd door de bv. Ook ...
Gepost op: 4 november 2020

Review Monday team management software

Monday kan goed gebruikt worden als urenregistratieapp maar is meer dan dat. Het is een team management softwareprogramma, gebaseerd op de overtuiging ...
Gepost op: 23 september 2019

De administratie slim opzetten: hoe bewaren en registreren?

De administratie opzetten is voor ondernemers een verplichting van de Belastingdienst. Of je het nu leuk vindt of niet, als ondernemer of ...
Gepost op: 7 april 2022

Van zzp’er naar ondernemen met personeel: waar moet je op letten?

Ben je zelfstandig ondernemer en denk je erover om personeel in dienst te nemen? Dit kan een baanbrekende stap zijn, maar er ...
Gepost op: 15 november 2023

Wat is het eigen vermogen van mij als zzp’er of eenmanszaak?

Eigen vermogen van een zzp’er of een eenmanszaak, wat is dat eigenlijk? Het begrip ‘eigen vermogen’ is een boekhoudkundige term. Het eigen ...
Gepost op: 1 mei 2019

Welke betalingstermijn zet ik op mijn factuur?

Veel zzp’ers voorzien hun facturen van een betalingstermijn. Hiermee geef je aan binnen welke termijn de factuur betaald moet worden. Toch wordt ...
Gepost op: 31 mei 2018

Wat zijn de bewaartermijnen voor mijn administratie als ondernemer?

Voor veel ondernemers is het bijhouden en bewaren van de administratie geen favoriete bezigheid. Toch moeten alle ondernemers in Nederland eraan geloven. ...
Gepost op: 5 maart 2019

Waarom iedere ondernemer passief inkomen zou moeten verdienen

Vrijheid. Dat is voor veel ondernemers dé reden om een eigen bedrijf te beginnen. Maar ja, dan moet er natuurlijk wel geld ...
Gepost op: 14 mei 2021

Je eerste factuur versturen

De eerste factuur versturen, de beloning voor jouw geleverde werk! Vaak is dit versturen best spannend als je voor jezelf start. Maar ...
Gepost op: 27 juni 2023

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Ontvang onze handige budgettool + tips en tricks voor gezond financieel ondernemen!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.