Wat betekenen de functionaliteiten in boekhoudprogramma’s?

Wat betekenen de functionaliteiten in boekhoudprogramma’s?

Op onze website vind je een handige tool waarmee je een aantal boekprogramma’s kunt vergelijken. Met behulp van filters kun je eerst een aantal boekhoudprogramma’s selecteren op functionaliteiten die jij belangrijk vindt. Zo kun je bijvoorbeeld selecteren op soort onderneming (MKB), maar ook op aantal werknemers dat je in dienst hebt en de branche waar jouw onderneming in valt. Daarnaast kun je filteren op specifieke functies als kassasysteem, voorraadbeheer, CRM-systeem, projectmanagement en urenregistratie. Maar ook kun je kiezen uit facturen opstellen, debiteurenbeheer, elektronisch aangifte doen, UBL ready, mobiele app beschikbaar. Een hele lijst!

Wat betekenen de functionaliteiten in boekhoudprogramma’s?

Om een goede keuze voor een boekhoudprogramma te kunnen maken, is het belangrijk dat je weet wat al die functionaliteiten betekenen. Oftewel: wat doen ze voor je? Als je begrijpt wat een functie voor je doet, kun je natuurlijk beter bepalen of je deze functie (per se) nodig hebt of niet. Daarom heb ik de belangrijkste functionaliteiten voor je op een rijtje gezet met daarachter de uitleg. Let op: bedrijfsvorm, branche en aantal werknemers kun je zelf wel invullen. Die leg ik dus niet verder uit.

Functionaliteit

Uitleg

UBL ready Een boekhoudprogramma is UBL-ready als het UBL-bestanden kan maken. UBL (Universal Business Language) zorgt ervoor dat de verschillende boekhoudsoftware met elkaar kan ‘praten’. Een UBL-bestand is een gestructureerd digitaal bestand waarbij alle gegevens op een vaste plek staan en een eigen betekenis hebben. Met een UBL-bestand kan een e-factuur gemaakt worden waarbij de gegevens van de factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch kan worden verwerkt in het andere systeem. Er wordt ook een PDF-bestand meegestuurd voor de leesbaarheid. Het UBL-bestand maakt een automatisch boekingsvoorstel in het factuurprogramma. Sinds 1 januari 2017 is het voor bedrijven die aan de overheid leveren, verplicht om te e-factureren: dit moet dus via een UBL-bestand.
Mobiele app beschikbaar Een boekhoudpakket met een mobiele app heeft als voordeel dat je bepaalde zaken van je boekhouding ook op je smartphone kunt regelen. Dat is handig, want daardoor is (een deel van) je boekhouding makkelijker te bereiken en in te zien; je hoeft immers niet speciaal op je pc of laptop in te loggen. De zaken die via de app worden aangeboden, verschillen per boekhoudpakket. Bij het ene boekhoudpakket kun je bijvoorbeeld alleen bonnen inscannen en bij het andere pakket kun je je hele boekhouding inzien en bijwerken.
BTW overzicht De meeste boekhoudpakketten hebben een BTW overzicht. Meestal per kwartaal.
Elektronische BTW aangifte Deze functionaliteit zorgt ervoor dat je elektronisch je btw-aangifte kunt opstellen en direct naar de Belastingdienst kunt sturen vanuit de software.
BTW verlegd factureren Werk je vaak als onderaannemer of leen je personeel uit? Dan is dit een handige functionaliteit. Het zorgt ervoor dat je de BTW (automatisch) kunt verleggen naar de aannemer. Meer informatie over de verleggingsregeling vind je op de site van de Belastingdienst.
Elektronische IB/Vpb aangifte Deze functionaliteit zorgt ervoor dat je elektronisch je aangifte Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting (Vpb) kunt opstellen en naar de Belastingdienst kunt sturen.
Facturen opstellen Hiermee kun je in je boekhoudpakket facturen opstellen. Het voordeel hiervan is, dat de door jou opgestelde factuur direct in je boekhouding staat.
Offerte opstellen Hiermee kun je in je boekhoudpakket offertes opstellen. In sommige boekhoudpakketten kun je een goedgekeurde offerte eenvoudig en automatisch omzetten naar een of meer facturen.
Betalingsherinnering opstellen Hiermee kun je automatische betalingsherinneringen opstellen in het facturatieprogramma. Na de betaaltermijn van XX dagen krijg je zelf een herinnering. Sommige boekhoudprogramma’s die gekoppeld zijn aan de zakelijke betaalrekening kunnen ‘zien’ of een factuur is betaald en sturen dan alleen een herinnering als de factuur niet betaald is.
Debiteurenbeheer Ook debiteurenbeheer in een boekhoudpakket helpt je om betalingsherinneringen in te stellen, maar het gaat meestal iets verder. Zo kun je bijvoorbeeld in sommige boekhoudpakket ook een iDeal-link meesturen om klanten direct te laten betalen.
Inkoopfacturen inboeken Deze functie moet in elk boekhoudpakket zitten. Vaak is het een kwestie van het uploaden van de bonnen en facturen die je betaald hebt aan leveranciers. Veel boekhoudpakketten hebben in de mobiele app een functie om de bon of factuur met je smartphone te scannen en in te boeken. Dat maakt het makkelijker om dit direct te doen en niet te vergeten.
Scan & herken Deze functionaliteit zorgt ervoor dat de facturen die je scant, ook meteen automatisch gelezen worden. Dit betekent dat je de gegevens (bijvoorbeeld de bedragen, leverancier e.d.) niet zelf hoeft in te typen.
Vreemde valuta Deze functionaliteit is handig als jij inkoopt van of verkoopt aan buitenlandse ondernemingen en met vreemde valuta werkt. Boekhoudpakketten met deze functie kunnen de vreemde valuta handig omrekenen naar euro’s.
Bankkoppeling Deze functionaliteit is beschikbaar bij de meeste boekhoudpakketten en zeker aan te raden als je veel af- en bijschrijvingen hebt op de zakelijke rekening(en). Het zorgt ervoor dat je bankrekening automatisch gekoppeld is aan je boekhouding en dat je niet zelf alle transacties hoeft in te typen. Als de transacties ook aan je facturen worden gekoppeld, is het handig om hiermee na te gaan of je alle facturen wel in de boekhouding hebt staan. Ontbrekende facturen springen er direct uit.
Bankafschriften importeren Anders dan een bankkoppeling, zorgt deze functionaliteit ervoor dat bankafschriften digitaal geïmporteerd kunnen worden.
Urenregistratie Het kan handig zijn als je in je boekhoudpakket ook uren (per project) kunt bijhouden.
CRM systeem Een CRM systeem slaat klantgegevens digitaal op. Met deze functionaliteit biedt het boekhoudpakket de mogelijkheid om de gegevens uit je CRM te importeren naar je boekhouding óf het heeft een eigen CRM systeem.
Kassasysteem Met deze functionaliteit kun je je kassasysteem koppelen aan je boekhoudpakket en dus digitaal kassaverkopen bijhouden in je boekhouding.
Projectmanagement Sommige boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om je projecten (financieel) te managen. Denk aan het bijhouden van uren en vervolgens factureren genereren (bijvoorbeeld per maand).
Voorraadbeheer Je kunt je voorraadbeheer bijhouden in het boekhoudpakket óf je importeert (bijvoorbeeld jaarlijks) de gegevens uit je eigen systeem.
Fiscaal Je kunt btw-aangiften en aangiften IB of Vpb maken in je boekhouding (en meestal ook elektronisch versturen aan de Belastingdienst).

Zo veel te kiezen!

Zoals je aan de lijst ziet, is er veel te kiezen. Bekijk eerst goed welke functionaliteiten je echt nodig hebt (must have). Dan welke je graag wenst (nice to have). Probeer vervolgens een selectie te maken welk boekhoudprogramma in elk geval voldoet aan jouw eisen (must have) en maak een afweging wat betreft de kosten. Daarbij gaat het er alleen om dat je het kunt betalen, want administratiekosten(dus ook je boekhoudsoftware) en de kosten voor een boekhouder vallen onder bedrijfskosten en zijn hierdoor volledig fiscaal aftrekbaar. Starters kunnen waarschijnlijk een tijd vooruit met een eenvoudig programma, terwijl een meer gevorderde (MKB) ondernemer méér wil. Maar bedenk dat een duur programma niet altijd meteen beter is, want het ligt er maar net aan wat jij nodig hebt. Om je te helpen hebben wij een voorselectie gemaakt van boekhoudprogramma’s voor verschillende soorten ondernemers. Bekijk onze selectie:

Lilian Havermans

Lilian Havermans is content specialist / senior webredacteur. Opgeleid als journalist houdt zij zich sinds 2005 bezig met het vak webredactie. Schrijven is haar absolute passie. Lilian heeft een brede interesse en publiceert over tal van onderwerpen. Sinds 2010 is Lilian zzp’er en heeft daardoor de nodige ervaring opgedaan met ondernemen, boekhouding en financiële zaken rondom het ondernemerschap. Ze weet inmiddels haar weg te vinden in de wirwar van wetgeving, belastingregels en allerlei andere voorwaarden en eisen die gelden voor ondernemers in het algemeen en zzp’ers in het bijzonder. Lilian wil – net als Jasper – graag haar ervaring inzetten om andere ondernemers te helpen met groeien. Ze publiceert regelmatig artikelen op zakelijkgroeien.nl. Meer over Lilian weten? lilianhavermans.nl

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Top 3

Boekhoud-
software