Ondernemen leuk, administratie en cijfers niet? Helaas hoort het er echt bij. Als ondernemer wil je natuurlijk zoveel mogelijk tijd besteden aan de leuke kanten van het ondernemen, zoals het bedenken van nieuwe ideeën en het maken van plannen voor de toekomst. Helaas hoort bij het runnen van een bedrijf ook administratie en cijfers bijhouden. Gelukkig zijn er handige tools beschikbaar die het jou als ondernemer gemakkelijk maken om deze taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Zo hoef je er zo min mogelijk tijd te besteden en wordt alles toch goed geregeld. In dit artikel bespreken we vijf handige tools die elke ondernemer zou moeten kennen.
1. Debiteurenbeheer
Een belangrijk onderdeel van administratie is debiteurenbeheer. Als ondernemer wil je immers dat je facturen op tijd worden betaald, zodat je zelf weer verder kunt met jouw werkzaamheden. Een tool die hierbij kan helpen is de software van Payt. Een effectief, duidelijk debiteurenbeheer is van essentieel belang, vooral wanneer je een groot klantenbestand hebt. Het kost, als je zelf het spreekwoordelijke wiel steeds moet uitvinden, ontzettend veel tijd. Voor je onderneming is het uiteraard erg belangrijk dat je klanten op tijd betalen. Payt maakt debiteurenbeheer makkelijk, overzichtelijk en duidelijk voor jezelf én je klanten. Het biedt het meest adequate softwarepakket voor elk bedrijf, ongeacht of dit nu een zzp’er is of een multinational.
2. Boekhoudprogramma
Een ander belangrijk onderdeel van de administratie is natuurlijk boekhouding bijhouden. Voor veel ondernemers is dit geen favoriete bezigheid, maar toch moet het gebeuren om inzicht te krijgen in de financiële status van jouw bedrijf. Het inhuren van een boekhouder of administratiekantoor is echter vaak een dure grap. Door de boekhouding zelf te doen, kun je enorm veel geld besparen. Het is uiteraard wél van belang dat het goed gebeurt. Gelukkig zijn er tegenwoordig handige online platforms waarmee je jouw boekhouding min of meer automatisch kunt doen. Een handige tool om hierbij te gebruiken is Moneybird of Jortt. Dit soort online boekhoudprogramma’s zijn niet duur en maken boekhouden een stuk makkelijker en overzichtelijker door het automatisch inlezen van banktransacties en facturen. Daarnaast kun je met Moneybird eenvoudig offertes en facturen opstellen en versturen.
3. Salarisadministratie
Als jouw bedrijf medewerkers in dienst heeft, komt daar natuurlijk ook een goede salarisadministratie bij kijken. Dit kan een tijdrovende klus zijn, maar gelukkig zijn er tools beschikbaar die dit proces voor jou kunnen vereenvoudigen. Een handige tool hiervoor is Employes of Nmbrs. Met deze tools kun je eenvoudig de salarisadministratie bijhouden en loonstrookjes opstellen voor medewerkers. Daarnaast kun je via zo’n tool ook verlof- en verzuimregistratie bijhouden. Het draaien van de maandelijkse loonrun wordt dan een eenvoudige klus die je in een kwartiertje klaar hebt. In korte tijd wordt alles verwerkt en staan de betaalbestanden klaar. Ook erg handig is dat je personeel ook direct beschikt over de loonstroken en dat de loonjournaalposten automatisch in het boekhoudsysteem worden verwerkt.
4. Google Workspace
Ook erg handig is Google Workspace, voorheen bekend als G Suite. Dit is een pakket van verschillende tools die ondernemers kunnen gebruiken om samen te werken binnen het bedrijf en efficiënter te communiceren met klanten en partners. Het uitwisselen van documenten, teksten en belangrijke gegevens wordt een stuk makkelijker en overzichtelijker. Zo biedt Google Workspace onder andere Gmail (voor e-mail), Google Drive (voor het delen van documenten) en Google Meet (voor videoconferenties). Deze tools maken het mogelijk om altijd up-to-date te blijven en snel met anderen samen te werken.
5. Projectmanagement
Als kleine of startende ondernemer zal je misschien niet direct aan projectmanagement denken. Toch kan dit je veel brengen! Zo kun je taken uitzetten en inplannen, tijdregistratie toepassen, budgetten vastleggen en leads en prospects bijhouden. Afhankelijk van welk systeem je gebruikt, is het veelal ook mogelijk om rapporten te maken, contactgegevens bij te houden en kun je beschikken over een goede SSO en API ondersteuning. Met een uitgebreide projectmanagement tool zoals Productive of Gripp, houd je overzicht, het geeft je rust én het zorgt dat alles soepel verloopt. Kortom, een boost voor jezelf én je onderneming.
Conclusie
Administratie hoort er helaas echt bij als ondernemer, maar dat betekent niet dat het een vervelende klus hoeft te zijn. Door gebruik te maken van handige tools zoals Payt, Moneybird, Nmbrs en Google Workspace maak jij jouw administratieve taken zo gemakkelijk mogelijk en hou jij meer tijd over voor de leuke kanten van het ondernemen. Zo geef je jouw onderneming een boost en wordt het minder leuke, administratie deel een ‘piece of cake’! Lekker met een kop koffie…
