Wat zijn de bewaartermijnen voor mijn administratie als ondernemer?

Wat zijn de bewaartermijnen voor mijn administratie als ondernemer?

Voor veel ondernemers is het bijhouden en bewaren van de administratie geen favoriete bezigheid. Toch moeten alle ondernemers in Nederland eraan geloven. Je bent verplicht om je administratie, boekhouding en andere gegevens van je bedrijfsvoering te bewaren. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om het bedrijfsproces volledig en behoorlijk gedetailleerd vast te leggen. Bovendien moet je de administratie een aantal jaren bewaren. We zetten in dit artikel op een rij welke onderdelen van je administratie je als ondernemer moet bewaren en wat de bewaartermijnen zijn.

De administratie vormt de bewijsvoering voor jouw belastingaangiften. Daarom heeft de Belastingdienst het recht een controle uit te voeren. Als de Belastingdienst langs komt voor controle moet je in staat zijn om de basisgegevens van jouw administratie tot 7 jaar terug te laten zien. Het is dus verstandig om een duidelijk financieel overzicht van je onderneming te hebben.

Basisregel: bewaar administratie 7 jaar

De Belastingdienst verplicht elke ondernemer om de administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit is een wettelijke verplichting voor de basisgegevens in de administratie. Voor de gegevens van onroerende zaken (bedrijfspanden) geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. We raden je aan om je boekhouding slim op te zetten.

Wat de Belastingdienst verstaat onder basisgegevens die je 7 jaar moet bewaren?

Denk aan:

  • het grootboek (jaarrekening, balans, winst- en verliesrekening)
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie (indien aanwezig)
  • de in- en verkoopadministratie: alle inkoopfacturen en verkoopfacturen
  • de kasadministratie: kladaantekeningen, kassabonnetjes
  • de urenadministratie of tijdregistratie: van belang voor aftrekposten (ondernemersaftrek)
  • de loonadministratie (indien aanwezig)
  • bankafschriften
  • fiscale documenten
  • agenda’s
  • correspondentie (dus ook je e-mailberichten die over de bedrijfsvoering gaan!)
  • contracten die je aangaat met opdrachtgevers of klanten
  • afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
  • software en databestanden

Zoals je ziet is dit behoorlijk veel. Je kunt een boekhouder inschakelen die de administratie voor je bijhoudt. Of gebruik een boekhoudprogramma om je boekhouding digitaal bij te houden.

[the_ad_group id=”160″]

Administratie op papier én digitaal bewaren

Alle bovenstaande zaken moet je dus 7 jaar bewaren. Je bent als ondernemer niet alleen verplicht om de gegevens op papier te bewaren. Ook de digitale gegevens horen bij je administratie. Denk aan je digitale agenda of je e-mailberichten aan of van klanten, leveranciers en opdrachtgevers.

Bedrijven die digitale diensten leveren

Voor bedrijven die digitale diensten leveren geldt een langere bewaartermijn voor de administratie; namelijk 10 jaar. Deze bedrijven leveren bijvoorbeeld online, radio- en televisie omroepdiensten of telecommunicatiediensten.

Bewaartermijn facturen

Alle verzonden en ontvangen facturen moet je bewaren. Ontvangen facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Dus als je een factuur digitaal ontvangt, dan moet je dit bestand bewaren. Je mag de factuur uiteraard wel uitprinten om deze in je (papieren) boekhouding te verwerken. Bij een controle geeft de inspecteur van de Belastingdienst aan hoe hij de facturen wil ontvangen. Dit kan dus digitaal of op papier zijn. Om het jezelf makkelijker te maken raden wij je aan om boekhoudsoftware te gebruiken.

De Belastingdienst hanteert de volgende bewaartermijnen:

Soort document Bewaartermijn
Gegevens van bedrijfsmatig onroerend goed en rechten op onroerende zaken.

Let op: Administratie van bedrijven die digitale diensten leveren (digitale diensten zijn telecommunicatie-, omroep- en elektronische).

Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid leden.

Subsidieadministratie.

10 jaar
Basisgegevens (zie hierboven) van een bedrijf (dat geen digitale diensten levert). 7 jaar
Als je personeel hebt:
Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers.
5 jaar
Als je personeel hebt:
Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen, verslagen van functioneringsgesprekken, VUT-regeling, afspraken over OR-werk.
maximaal
2 jaar
In geval van werving personeel:
Sollicitatiebrieven, getuigschriften en CV’s
(met toestemming sollicitanten: max. 1 jaar)
maximaal
4 weken

 

Als de bewaartermijn verstreken is: vernietiging administratie

Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn kun je de documenten en archiefstukken die bij je bedrijfsadministratie horen, vernietigen. De Belastingdienst zal de gegevens niet meer opvragen. Wellicht is het overbodig om te zeggen dat het niet verstandig is om jouw bedrijfsadministratie zomaar bij het oud papier te doen. Je wilt natuurlijk niet dat jouw bedrijfsgegevens letterlijk op straat komen te liggen, ook al betreft het verouderde gegevens. Zorg dat je de oude papieren documenten op een zorgvuldige manier vernietigt. Je kunt hiervoor het beste een professioneel en gecertificeerd vernietigingsbedrijf inschakelen. Er zijn online tientallen gecertificeerde datavernietigers te vinden.

Lilian Havermans

Lilian Havermans is content specialist / senior webredacteur. Opgeleid als journalist houdt zij zich sinds 2005 bezig met het vak webredactie. Schrijven is haar absolute passie. Lilian heeft een brede interesse en publiceert over tal van onderwerpen. Sinds 2010 is Lilian zzp’er en heeft daardoor de nodige ervaring opgedaan met ondernemen, boekhouding en financiële zaken rondom het ondernemerschap. Ze weet inmiddels haar weg te vinden in de wirwar van wetgeving, belastingregels en allerlei andere voorwaarden en eisen die gelden voor ondernemers in het algemeen en zzp’ers in het bijzonder. Lilian wil – net als Jasper – graag haar ervaring inzetten om andere ondernemers te helpen met groeien. Ze publiceert regelmatig artikelen op zakelijkgroeien.nl. Meer over Lilian weten? lilianhavermans.nl

Andere interessante artikelen

Review Archie CRM

Het klantensysteem is een van de belangrijkste elementen van de administratie van een ondernemer. Je hebt via dit systeem immers toegang tot ...
Gepost op: 22 februari 2019

Je doelgroep bepalen

Één van de belangrijkste keuzes die je moet maken als zzp-er op het gebied van marketing is: Op wie richt jij je ...
Gepost op: 24 mei 2015

Zo monitor je de financiële gezondheid van je eenmanszaak

Elke eenmanszaak doet er goed aan om zich te verdiepen in de boekhouding en de financiële gegevens van zijn bedrijf. Want, door ...
Gepost op: 19 februari 2020

Afschrijving van bedrijfsmiddelen binnen je onderneming: zo zit het

Een laptop. Een mobiele telefoon van de zaak en misschien nog wel een elektrische fiets om vliegensvlug bij je klanten te zijn. ...
Gepost op: 9 november 2021

8 tips voor effectief thuiswerken als ondernemer

Steeds vaker werken ondernemers vanuit huis. Thuiswerken is echter een heel andere ervaring dan werken op een kantoor. Hoe blijf je productief ...
Gepost op: 13 juli 2021

Tarief verhogen als zzp’er? Zo doe je dat succesvol

Er zijn nogal wat ondernemers die als een berg opzien tegen een tariefsverhoging. Waarom dit helemaal niet nodig is, leg ik uit ...
Gepost op: 17 april 2022

Review Rodeo urenregistratieapp

In dit artikel vind je een review van het projectmanagementprogramma Rodeo. Het programma is speciaal ontwikkeld voor creatieve teams en noemt zichzelf ...
Gepost op: 23 september 2019

Het urencriterium van 1225 uur per jaar voor ondernemers (update 2022)

Werk je in een heel jaar meer dan 1.225 uur, en heeft je onderneming als rechtsvorm de eenmanszaak, vof of maatschap? Dan ...
Gepost op: 30 mei 2022

Review DigiBTW boekhoudprogramma

Voor zelfstandige ondernemers is het van levensbelang dat ze een goede boekhouding voeren. Dat is niet alleen belangrijk om inzicht te krijgen ...
Gepost op: 9 oktober 2018

Online Marketing Tools

Jij, je bedrijf en ook je marketingbeleid moeten met de tijd meegaan, dat doet je doelgroep immers ook. De tijd dat mensen ...
Gepost op: 22 mei 2015

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Geef je hieronder op 👇

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.