Voor veel ondernemers is het bijhouden en bewaren van de administratie geen favoriete bezigheid. Toch moeten alle ondernemers in Nederland eraan geloven. Je bent verplicht om je administratie, boekhouding en andere gegevens van je bedrijfsvoering te bewaren. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om het bedrijfsproces volledig en behoorlijk gedetailleerd vast te leggen. Bovendien moet je de administratie een aantal jaren bewaren. We zetten in dit artikel op een rij welke onderdelen van je administratie je als ondernemer moet bewaren en wat de bewaartermijnen zijn.
De administratie vormt de bewijsvoering voor jouw belastingaangiften. Daarom heeft de Belastingdienst het recht een controle uit te voeren. Als de Belastingdienst langs komt voor controle moet je in staat zijn om de basisgegevens van jouw administratie tot 7 jaar terug te laten zien. Het is dus verstandig om een duidelijk financieel overzicht van je onderneming te hebben.
Basisregel: bewaar administratie 7 jaar
De Belastingdienst verplicht elke ondernemer om de administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit is een wettelijke verplichting voor de basisgegevens in de administratie. Voor de gegevens van onroerende zaken (bedrijfspanden) geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. We raden je aan om je boekhouding slim op te zetten.
Wat de Belastingdienst verstaat onder basisgegevens die je 7 jaar moet bewaren?
Denk aan:
- het grootboek (jaarrekening, balans, winst- en verliesrekening)
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie (indien aanwezig)
- de in- en verkoopadministratie: alle inkoopfacturen en verkoopfacturen
- de kasadministratie: kladaantekeningen, kassabonnetjes
- de urenadministratie of tijdregistratie: van belang voor aftrekposten (ondernemersaftrek)
- de loonadministratie (indien aanwezig)
- bankafschriften
- fiscale documenten
- agenda’s
- correspondentie (dus ook je e-mailberichten die over de bedrijfsvoering gaan!)
- contracten die je aangaat met opdrachtgevers of klanten
- afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
- software en databestanden
Zoals je ziet is dit behoorlijk veel. Je kunt een boekhouder inschakelen die de administratie voor je bijhoudt. Of gebruik een boekhoudprogramma om je boekhouding digitaal bij te houden.
[the_ad_group id=”160″]
Administratie op papier én digitaal bewaren
Alle bovenstaande zaken moet je dus 7 jaar bewaren. Je bent als ondernemer niet alleen verplicht om de gegevens op papier te bewaren. Ook de digitale gegevens horen bij je administratie. Denk aan je digitale agenda of je e-mailberichten aan of van klanten, leveranciers en opdrachtgevers.
Bedrijven die digitale diensten leveren
Voor bedrijven die digitale diensten leveren geldt een langere bewaartermijn voor de administratie; namelijk 10 jaar. Deze bedrijven leveren bijvoorbeeld online, radio- en televisie omroepdiensten of telecommunicatiediensten.
Bewaartermijn facturen
Alle verzonden en ontvangen facturen moet je bewaren. Ontvangen facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Dus als je een factuur digitaal ontvangt, dan moet je dit bestand bewaren. Je mag de factuur uiteraard wel uitprinten om deze in je (papieren) boekhouding te verwerken. Bij een controle geeft de inspecteur van de Belastingdienst aan hoe hij de facturen wil ontvangen. Dit kan dus digitaal of op papier zijn. Om het jezelf makkelijker te maken raden wij je aan om boekhoudsoftware te gebruiken.
De Belastingdienst hanteert de volgende bewaartermijnen:
| Soort document | Bewaartermijn |
| Gegevens van bedrijfsmatig onroerend goed en rechten op onroerende zaken.
Let op: Administratie van bedrijven die digitale diensten leveren (digitale diensten zijn telecommunicatie-, omroep- en elektronische). Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid leden. Subsidieadministratie. |
10 jaar |
| Basisgegevens (zie hierboven) van een bedrijf (dat geen digitale diensten levert). | 7 jaar |
| Als je personeel hebt: Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers. |
5 jaar |
| Als je personeel hebt: Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen, verslagen van functioneringsgesprekken, VUT-regeling, afspraken over OR-werk. |
maximaal 2 jaar |
| In geval van werving personeel: Sollicitatiebrieven, getuigschriften en CV’s (met toestemming sollicitanten: max. 1 jaar) |
maximaal 4 weken |
Als de bewaartermijn verstreken is: vernietiging administratie
Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn kun je de documenten en archiefstukken die bij je bedrijfsadministratie horen, vernietigen. De Belastingdienst zal de gegevens niet meer opvragen. Wellicht is het overbodig om te zeggen dat het niet verstandig is om jouw bedrijfsadministratie zomaar bij het oud papier te doen. Je wilt natuurlijk niet dat jouw bedrijfsgegevens letterlijk op straat komen te liggen, ook al betreft het verouderde gegevens. Zorg dat je de oude papieren documenten op een zorgvuldige manier vernietigt. Je kunt hiervoor het beste een professioneel en gecertificeerd vernietigingsbedrijf inschakelen. Er zijn online tientallen gecertificeerde datavernietigers te vinden.
