Zo regel je de administratie van een event goed

Zo regel je de administratie van een event goed

Evenementen organiseren is niet alleen super leuk, maar het verbindt ook potentiële nieuwe klanten aan je bedrijf. Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten. Denk maar eens aan een (benefiet)concert, foodtruckfestival, bedrijfsfeest, congres of een beurs. Of je nu een kinderconcert in het park wil organiseren of een gezellige kermis wil opzetten; er komt heel wat administratie bij kijken. Zowel organisatorisch als op financieel vlak. Met bijvoorbeeld Aanmelders event management software heb jij de oplossing in handen voor alles waar je bij het creëren van een geslaagd event op moet letten. Want er zijn best veel zaken die bij de organisatie komen kijken.

Administratie van een event

Een event organiseren brengt veel administratie met zich mee. Je wil te allen tijde weten wat de stand van zaken is om zo tijdig te kunnen bijsturen als dat nodig is. Van de ticketverkoop tot de facturen die de deur uit moeten naar standhouders; je wil het allemaal op een rijtje hebben. Natuurlijk begint het met een idee en verschillende brainstormsessies. Dit samen vormt vanzelf een plan met een budget eraan vast. En wellicht zelfs wel een begroting van wat je wil verdienen met het evenement als het is afgelopen. Heb je alles op papier staan en het plan is goedgekeurd, dan begint de eigenlijke administratie pas. Je gaat uitbaters bellen, een zaal of hal huren, artiesten zoeken, een congresprogramma voor de lezingen samenstellen en op zoek naar een goede catering.

Als je samenwerkt met een team dan zal je al snel merken dat je te veel moet vergaderen om te ontdekken hoe het gaat met de verkoop van tickets, deelnemersregistratie en meer. Goede event administratie geeft overzicht aan het hele team. Kies daarom voor software waarbij je met gemak alles bijhoudt en je bijvoorbeeld zo kan aflezen hoeveel tickets er al zijn verkocht en of deelnemers voor het congres al zijn geregistreerd. Daarnaast koppel je gemakkelijk alle betalingen en facturen in een dergelijk software programma. Dat maakt het nog makkelijker om het overzicht te bewaren!

Website voor bezoekers…

Het aanmaken van een website voor een evenement is met goede all-in software overigens zo gepiept. Geheel in huisstijl van je event of bedrijf. Zo kun je het festival- of congresgevoel al laten beginnen bij het bestellen van tickets of het opzoeken van informatie over het evenement. Een goede website helpt namelijk om meer te vertellen over wat de bezoeker straks mag gaan verwachten. Kopen bezoekers tickets bij je voor het evenement, dan worden deze in het systeem gegenereerd en verstuurd. Dat is wel zo makkelijk.

…en voor je bedrijf

Organiseer je het evenement dan wil je meteen op de hoogte zijn van inkomsten, aantal bezoekers en andere zaken. Dat maakt het boekhouden namelijk een stuk gemakkelijker en het bijhouden van alle administratie. Daarom biedt all-in software van Aanmelder zoveel voordelen. Het geeft je namelijk direct inzicht in de stand van zaken door middel van handige grafieken. Verstuur je facturen vanuit het systeem, dan kun je die helemaal personaliseren, zoals jij wil. Je kan zelfs refunds instellen en meerdere betaalmethodes aanbieden. Dit vergemakkelijkt de financiële administratie vervolgens weer en neemt je veel uit handen.

Goed om te weten

Als je een congres, concert, festival, sportevenement, bedrijfsfeest of welk evenement dan ook gaat organiseren, dan zijn er nog enkele aandachtspunten om bij stil te staan. Dit geldt natuurlijk lang niet voor ieder event, maar het is altijd goed om uit te zoeken of er vergunningen nodig zijn voor het organiseren van het evenement. Dit kan bijvoorbeeld een vergunning zijn om alcohol te mogen schenken, maar ook om (harde) muziek af te spelen. Via de gemeente kun je heel gemakkelijk achterhalen welke vergunningen er nodig zijn. Voor evenementen heb je vaak een evenementenvergunning nodig, voor muziek moet je even bij de Buma Stemra zijn en de Voedsel- en Warenautoriteit moet worden ingelicht als je eten en drinken serveert.

Organisatorisch talent

Er komt vaak nogal wat kijken bij het organiseren van een evenement, maar voor een goed organisatorisch talent hoeft dat geen probleem te zijn. En voor alle zaken die je digitaal kan bijhouden of zelfs kan automatiseren, vertrouw je op een goed softwareprogramma, zoals de event administratie van Aanmelder. Is het dus tijd voor een event? Ga ervoor, maak een plan, bepaal je budget en ga aan de slag. Met goede event administratie software natuurlijk, want dat neemt je heel veel werk uit handen en helpt je om een geslaagd evenement te organiseren voor iedereen.

Zakelijkgroeien.nl

Hier vind je oplossingen, tips en tools om zorgeloos te ondernemen. Zodat jij je kan focussen op de zakelijke groei van je bedrijf.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Investeringsaftrek: nog investeren voor het eind van het jaar?

Het einde van het jaar nadert. Dan zou het wel eens handig kunnen zijn om te zien hoeveel je dit jaar geïnvesteerd ...
Gepost op: 2 december 2015

Hoe start je een eigen remote bedrijf

Zie je tijdens je werkzaamheden voor je baas ook dat immense inkomen de revu passeren en aan je neus voorbijgaan? Je krijgt ...
Gepost op: 5 januari 2024

Handige websites voor (startende) zzp’ers en ondernemers

Als startende ondernemer of zzp’er is het belangrijk dat je zo veel mogelijk op de hoogte bent en blijft van alle informatie ...
Gepost op: 31 oktober 2018

Marktonderzoek

Wil je weten hoe jouw markt eruit ziet, hoe groot die is (en of die er eigenlijk wel is) en wie jouw ...
Gepost op: 9 december 2019

Hoe krijg ik als zzp’er klanten?

Als zzp’er wil je natuurlijk (meer) klanten, maar hoe krijg je die? Jouw onderneming heeft klanten of opdrachtgevers nodig, anders verdien je ...
Gepost op: 7 april 2020

Deze kosten zijn wel, niet of beperkt aftrekbaar

Ondernemers mogen zakelijke kosten aftrekken van de winst bij de aangifte Inkomstenbelasting. Zakelijke kosten zijn de kosten die (binnen redelijke grenzen) nodig ...
Gepost op: 3 april 2024

Hoe krijg je als zzp’er klanten via LinkedIn in 2024?

  Een van de vele manieren om als zzp’er aan klanten te komen is via LinkedIn. Als je jouw LinkedIn-profiel op de ...
Gepost op: 9 april 2024

Inkomstenbelasting en de eenmanszaak, zo zit het (update 2024)

Ben je ondernemer en heb je een eenmanszaak? Dan moet je over elk jaar aangifte voor de inkomstenbelasting doen. Hier ben je ...
Gepost op: 10 maart 2024

Checklist starten als zzp’er

Download hier gratis onze handige checklist voor een vlotte start van je onderneming als zzp’er! Download onze handige checklist ‘starten als een ...
Gepost op: 13 februari 2019

Hoe kies je een goede boekhouder?

Als ondernemer kan het bijhouden van de administratie een hele klus zijn en veel tijd in beslag nemen. Tijd die je misschien ...
Gepost op: 26 oktober 2021

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Inschrijf je in voor onze nieuwsbrief & ontvang onze handige budgettool in jouw mailbox!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.