Zo regel je de administratie van een event goed

Zo regel je de administratie van een event goed

Evenementen organiseren is niet alleen super leuk, maar het verbindt ook potentiële nieuwe klanten aan je bedrijf. Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten. Denk maar eens aan een (benefiet)concert, foodtruckfestival, bedrijfsfeest, congres of een beurs. Of je nu een kinderconcert in het park wil organiseren of een gezellige kermis wil opzetten; er komt heel wat administratie bij kijken. Zowel organisatorisch als op financieel vlak. Met bijvoorbeeld Aanmelders event management software heb jij de oplossing in handen voor alles waar je bij het creëren van een geslaagd event op moet letten. Want er zijn best veel zaken die bij de organisatie komen kijken.

Administratie van een event

Een event organiseren brengt veel administratie met zich mee. Je wil te allen tijde weten wat de stand van zaken is om zo tijdig te kunnen bijsturen als dat nodig is. Van de ticketverkoop tot de facturen die de deur uit moeten naar standhouders; je wil het allemaal op een rijtje hebben. Natuurlijk begint het met een idee en verschillende brainstormsessies. Dit samen vormt vanzelf een plan met een budget eraan vast. En wellicht zelfs wel een begroting van wat je wil verdienen met het evenement als het is afgelopen. Heb je alles op papier staan en het plan is goedgekeurd, dan begint de eigenlijke administratie pas. Je gaat uitbaters bellen, een zaal of hal huren, artiesten zoeken, een congresprogramma voor de lezingen samenstellen en op zoek naar een goede catering.

Als je samenwerkt met een team dan zal je al snel merken dat je te veel moet vergaderen om te ontdekken hoe het gaat met de verkoop van tickets, deelnemersregistratie en meer. Goede event administratie geeft overzicht aan het hele team. Kies daarom voor software waarbij je met gemak alles bijhoudt en je bijvoorbeeld zo kan aflezen hoeveel tickets er al zijn verkocht en of deelnemers voor het congres al zijn geregistreerd. Daarnaast koppel je gemakkelijk alle betalingen en facturen in een dergelijk software programma. Dat maakt het nog makkelijker om het overzicht te bewaren!

Website voor bezoekers…

Het aanmaken van een website voor een evenement is met goede all-in software overigens zo gepiept. Geheel in huisstijl van je event of bedrijf. Zo kun je het festival- of congresgevoel al laten beginnen bij het bestellen van tickets of het opzoeken van informatie over het evenement. Een goede website helpt namelijk om meer te vertellen over wat de bezoeker straks mag gaan verwachten. Kopen bezoekers tickets bij je voor het evenement, dan worden deze in het systeem gegenereerd en verstuurd. Dat is wel zo makkelijk.

…en voor je bedrijf

Organiseer je het evenement dan wil je meteen op de hoogte zijn van inkomsten, aantal bezoekers en andere zaken. Dat maakt het boekhouden namelijk een stuk gemakkelijker en het bijhouden van alle administratie. Daarom biedt all-in software van Aanmelder zoveel voordelen. Het geeft je namelijk direct inzicht in de stand van zaken door middel van handige grafieken. Verstuur je facturen vanuit het systeem, dan kun je die helemaal personaliseren, zoals jij wil. Je kan zelfs refunds instellen en meerdere betaalmethodes aanbieden. Dit vergemakkelijkt de financiële administratie vervolgens weer en neemt je veel uit handen.

Goed om te weten

Als je een congres, concert, festival, sportevenement, bedrijfsfeest of welk evenement dan ook gaat organiseren, dan zijn er nog enkele aandachtspunten om bij stil te staan. Dit geldt natuurlijk lang niet voor ieder event, maar het is altijd goed om uit te zoeken of er vergunningen nodig zijn voor het organiseren van het evenement. Dit kan bijvoorbeeld een vergunning zijn om alcohol te mogen schenken, maar ook om (harde) muziek af te spelen. Via de gemeente kun je heel gemakkelijk achterhalen welke vergunningen er nodig zijn. Voor evenementen heb je vaak een evenementenvergunning nodig, voor muziek moet je even bij de Buma Stemra zijn en de Voedsel- en Warenautoriteit moet worden ingelicht als je eten en drinken serveert.

Organisatorisch talent

Er komt vaak nogal wat kijken bij het organiseren van een evenement, maar voor een goed organisatorisch talent hoeft dat geen probleem te zijn. En voor alle zaken die je digitaal kan bijhouden of zelfs kan automatiseren, vertrouw je op een goed softwareprogramma, zoals de event administratie van Aanmelder. Is het dus tijd voor een event? Ga ervoor, maak een plan, bepaal je budget en ga aan de slag. Met goede event administratie software natuurlijk, want dat neemt je heel veel werk uit handen en helpt je om een geslaagd evenement te organiseren voor iedereen.

Zakelijkgroeien.nl

Hier vind je oplossingen, tips en tools om zorgeloos te ondernemen. Zodat jij je kan focussen op de zakelijke groei van je bedrijf.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Openingsbalans in Excel

Wil je een openingsbalans maken voor je onderneming in Excel? Download dan hier onze blauwedruk voor een goede openingsbalans in Excel. Download ...
Gepost op: 12 juni 2019

Een goede bedrijfsnaam kiezen

Het is erg belangrijk om een goede handelsnaam (bedrijfsnaam) voor je bedrijf te kiezen. Dit is namelijk de naam die jouw klanten ...
Gepost op: 22 mei 2015

Contracten

Zaken doen betekent afspraken maken. Het is belangrijk om de gemaakte afspraken goed op papier vast te leggen. Mocht het namelijk niet uitpakken ...
Gepost op: 22 mei 2015

Hoe zet ik social media in als ondernemer?

Social media zijn niet meer weg te denken uit onze samenleving. Er wordt veel over geschreven en bijna iedereen gebruikt een of ...
Gepost op: 22 mei 2015

Samenwerken met Swishfund: de voordelen voor jouw bedrijf

Als ondernemer weet je als geen ander dat financiering essentieel is om te groeien. Maar het vinden van de juiste financieringspartner kan ...
Gepost op: 15 mei 2023

Marktonderzoek

Wil je weten hoe jouw markt eruit ziet, hoe groot die is (en of die er eigenlijk wel is) en wie jouw ...
Gepost op: 9 december 2019

Starten met Importeren & Exporteren

Het klinkt aantrekkelijk, en natuurlijk is het op dit moment ook heel hip. Importeren, en dan vooral uit China. Het land van ...
Gepost op: 22 mei 2015

Een goede boekhouding als MKB’er: zo zet je hem slim op

Ben je ondernemer binnen het MKB en zoek je als mkb’er een manier om de boekhouding op orde te krijgen? Lees dan ...
Gepost op: 23 maart 2021

Hoe stel ik mijn secundaire arbeidsvoorwaarden op als ondernemer?

In de huidige tijd brengt het zoeken naar nieuwe collega’s de nodige uitdagingen met zich mee. Het aanbod op de arbeidsmarkt is ...
Gepost op: 7 oktober 2022

Met deze handige tools wordt jouw administratie een ‘piece of cake’

Ondernemen leuk, administratie en cijfers niet? Helaas hoort het er echt bij. Als ondernemer wil je natuurlijk zoveel mogelijk tijd besteden aan ...
Gepost op: 8 juni 2023

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Ontvang onze handige budgettool + tips en tricks voor gezond financieel ondernemen!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.