Evenementen organiseren is niet alleen super leuk, maar het verbindt ook potentiële nieuwe klanten aan je bedrijf. Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten. Denk maar eens aan een (benefiet)concert, foodtruckfestival, bedrijfsfeest, congres of een beurs. Of je nu een kinderconcert in het park wil organiseren of een gezellige kermis wil opzetten; er komt heel wat administratie bij kijken. Zowel organisatorisch als op financieel vlak. Met bijvoorbeeld Aanmelders event management software heb jij de oplossing in handen voor alles waar je bij het creëren van een geslaagd event op moet letten. Want er zijn best veel zaken die bij de organisatie komen kijken.
Administratie van een event
Een event organiseren brengt veel administratie met zich mee. Je wil te allen tijde weten wat de stand van zaken is om zo tijdig te kunnen bijsturen als dat nodig is. Van de ticketverkoop tot de facturen die de deur uit moeten naar standhouders; je wil het allemaal op een rijtje hebben. Natuurlijk begint het met een idee en verschillende brainstormsessies. Dit samen vormt vanzelf een plan met een budget eraan vast. En wellicht zelfs wel een begroting van wat je wil verdienen met het evenement als het is afgelopen. Heb je alles op papier staan en het plan is goedgekeurd, dan begint de eigenlijke administratie pas. Je gaat uitbaters bellen, een zaal of hal huren, artiesten zoeken, een congresprogramma voor de lezingen samenstellen en op zoek naar een goede catering.
Als je samenwerkt met een team dan zal je al snel merken dat je te veel moet vergaderen om te ontdekken hoe het gaat met de verkoop van tickets, deelnemersregistratie en meer. Goede event administratie geeft overzicht aan het hele team. Kies daarom voor software waarbij je met gemak alles bijhoudt en je bijvoorbeeld zo kan aflezen hoeveel tickets er al zijn verkocht en of deelnemers voor het congres al zijn geregistreerd. Daarnaast koppel je gemakkelijk alle betalingen en facturen in een dergelijk software programma. Dat maakt het nog makkelijker om het overzicht te bewaren!
Website voor bezoekers…
Het aanmaken van een website voor een evenement is met goede all-in software overigens zo gepiept. Geheel in huisstijl van je event of bedrijf. Zo kun je het festival- of congresgevoel al laten beginnen bij het bestellen van tickets of het opzoeken van informatie over het evenement. Een goede website helpt namelijk om meer te vertellen over wat de bezoeker straks mag gaan verwachten. Kopen bezoekers tickets bij je voor het evenement, dan worden deze in het systeem gegenereerd en verstuurd. Dat is wel zo makkelijk.
…en voor je bedrijf
Organiseer je het evenement dan wil je meteen op de hoogte zijn van inkomsten, aantal bezoekers en andere zaken. Dat maakt het boekhouden namelijk een stuk gemakkelijker en het bijhouden van alle administratie. Daarom biedt all-in software van Aanmelder zoveel voordelen. Het geeft je namelijk direct inzicht in de stand van zaken door middel van handige grafieken. Verstuur je facturen vanuit het systeem, dan kun je die helemaal personaliseren, zoals jij wil. Je kan zelfs refunds instellen en meerdere betaalmethodes aanbieden. Dit vergemakkelijkt de financiële administratie vervolgens weer en neemt je veel uit handen.
Goed om te weten
Als je een congres, concert, festival, sportevenement, bedrijfsfeest of welk evenement dan ook gaat organiseren, dan zijn er nog enkele aandachtspunten om bij stil te staan. Dit geldt natuurlijk lang niet voor ieder event, maar het is altijd goed om uit te zoeken of er vergunningen nodig zijn voor het organiseren van het evenement. Dit kan bijvoorbeeld een vergunning zijn om alcohol te mogen schenken, maar ook om (harde) muziek af te spelen. Via de gemeente kun je heel gemakkelijk achterhalen welke vergunningen er nodig zijn. Voor evenementen heb je vaak een evenementenvergunning nodig, voor muziek moet je even bij de Buma Stemra zijn en de Voedsel- en Warenautoriteit moet worden ingelicht als je eten en drinken serveert.
Organisatorisch talent
Er komt vaak nogal wat kijken bij het organiseren van een evenement, maar voor een goed organisatorisch talent hoeft dat geen probleem te zijn. En voor alle zaken die je digitaal kan bijhouden of zelfs kan automatiseren, vertrouw je op een goed softwareprogramma, zoals de event administratie van Aanmelder. Is het dus tijd voor een event? Ga ervoor, maak een plan, bepaal je budget en ga aan de slag. Met goede event administratie software natuurlijk, want dat neemt je heel veel werk uit handen en helpt je om een geslaagd evenement te organiseren voor iedereen.
