Hoe factureren als zzp’er?

Hoe factureren als zzp’er?

Hoe regel jij als zzp’er je facturatie, gebruik je daarvoor software zoals een boekhoudprogramma of stel je je facturen handmatig op?

ZZP’ers die niet veel facturen versturen kunnen deze prima maken in Excel of Word. Maar als je meerdere facturen per maand verstuurt dan loont het vaak al om over te stappen naar facturatie software. Hieronder vind je informatie over de mogelijkheden van facturatieprogramma’s en boekhoudprogramma’s.

Er zijn verschillende manieren waarop je kunt facturen als zzp’er:

  • Zelf facturen opstellen in Word of Excel
  • Facturatiesoftware gebruiken
  • Online boekhoudprogramma gebruiken

Zelf facturen opstellen in Word of Excel

Wanneer gebruiken: Als je weinig facturen per jaar opstelt.

Voordelen: Je hoeft geen aparte facturatie software aan te schaffen. Word of Excel heb je meestal al. Je hebt alles zelf in de hand.

Nadelen: Het is veel (handmatig) werk. Je moet zelf een sjabloon maken voor je facturen. Je moet zelf in de gaten houden wanneer je facturen verstuurd moeten worden. Je moet zelf herinneringen opmaken. Het is foutgevoelig omdat je de (sub-)totalen en btw handmatig zelf moet berekenen.

Facturatiesoftware gebruiken

Wanneer gebruiken: Als je meer dan 1 factuur per week opstelt.

Voordelen: Via de software verloopt het meeste automatisch; je maakt in een handomdraai professioneel ogende facturen. Bij sommige factuurprogramma’s kun je automatisch wekelijks of maandelijks alle facturen versturen. Het is minder foutgevoelig doordat de berekening van bedragen en btw automatisch verloopt. Veel online factuurprogramma’s bieden ook apps waarmee je ook mobiel je facturatie kunt bijwerken.

Nadelen: Je moet de software op je pc of laptop installeren als je geen online programma gebruikt. Als je veel onderweg bent en je wil altijd (ook zonder je eigen laptop) bij je facturatie kunnen, dan is online facturatie software wellicht een betere optie. Dan kan je altijd bij je facturatie en alles online regelen. Je moet regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) een back-up maken, want je moet je facturen minimaal 7 jaar bewaren. Software die je op je eigen pc zet, heeft soms updates nodig. Online factuur programma’s zijn niet altijd beschikbaar vanwege onderhoud.

Online boekhoudprogramma gebruiken

Wanneer gebruiken: Als je meer mogelijkheden wilt dan alleen facturen opstellen en versturen. Je wilt bijvoorbeeld dat je facturen direct in de boekhouding worden verwerkt.

Voordelen: Je hebt dezelfde voordelen als bij online facturatie software, maar het is veel uitgebreider en je hebt de hele boekhouding op één plek. De voordelen verschillen per boekhoudprogramma, daar gaan we hieronder nog verder op in. Je kunt je btw-aangifte eenvoudig zelf doen en vaak kun je de bankgegevens direct inlezen. Je ziet direct hoe jouw bedrijf ervoor staat als je de facturen in het boekhoudprogramma maakt en je boekhouding is gemakkelijk te delen met je boekhouder.

Nadelen: Omdat je de gehele boekhouding online hebt staan, moet je alles goed beveiligen en je inloggegevens regelmatig eens in de zoveel tijd vernieuwen.

Facturatie & boekhoudprogramma tips


 

Facturatiesoftware koppelen aan je webwinkel

Wanneer gebruiken: Je verkoopt via een webwinkel. Dan moet je voor elke online aankoop een factuur opstellen. Je koppelt de facturatie software aan de webwinkel, waarbij de facturen automatisch opgesteld en verstuurd worden naar de klant.

Voordelen: Je hebt dezelfde voordelen als bij online facturatiesoftware.

Nadelen: Je moet je er wel even in verdiepen om erachter te komen welke koppelingen er zijn. Niet elk facturatie software pakket kan zomaar aan elke webwinkel gekoppeld worden.

Om voor jezelf de beste manier van factureren te kiezen, is het aan te raden om op een rijtje te zetten wat je nodig hebt:

  • Hoe vaak verstuur je facturen?
  • Hoe verstuur jij je facturen?
  • Hoeveel budget heb je?
  • Hoeveel tijd wil je besteden aan je administratie? Meer tijd aan je administratie besteden is minder tijd aan je eigen onderneming besteden.
  • Wil je een programma voor het maken van alleen facturen of wil je je hele boekhouding bij elkaar in 1 programma?
  • Ben je veel onderweg en wil je altijd bij je facturen/boekhouding kunnen?
  • Wil je dat jouw facturen elke week of maand automatisch worden opgemaakt?
  • Wil je ook:
    • facturen kunnen inplannen
    • offertes omzetten naar facturen
    • automatisch betalingsherinneringen sturen
    • inkoopfacturen inboeken
    • bankgegevens inlezen
    • btw-aangifte kunnen doen
    • winst- en verliesrekening opstellen
    • urenregistratie bijhouden
    • je uren automatisch omzetten naar facturen
    • kilometerregistratie bijhouden
    • je boekhouding delen met je boekhouder

Bedenk hierbij dat hoe meer opties je kiest, hoe duurder de software wordt.

Overweeg je om facturatie software of een boekhoudprogramma aan te schaffen? Probeer dan eerst eens een aantal pakketten gratis uit. Zo kom je erachter wat voor jou het beste en fijnst werkt.

Hieronder vind je een selectie van de beste facturatie software en online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers. Een uitgebreider overzicht van boekhoudprogramma’s vind je hier.

Jasper Runneboom

Dankzij 10 jaar zelf ondernemen en werken bij de Kamer van Koophandel heb ik goede kennis van cijfers en inside informatie over de Belastingdienst zelf. Deze en andere informatie voor je boekhouding vind je op deze website.

Andere interessante artikelen

Review Teamleader CRM

Als MKB-er of ZZP-er houd je natuurlijk een administratie bij. Het klantenbestand is hiervan een belangrijk onderdeel. Vroeger deed je dat misschien ...
Gepost op: 22 februari 2019

Een goede bedrijfsnaam kiezen

Het is erg belangrijk om een goede handelsnaam (bedrijfsnaam) voor je bedrijf te kiezen. Dit is namelijk de naam die jouw klanten ...
Gepost op: 22 mei 2015

Vijf onmisbare ingrediënten voor de ideale coworking space

Ze schieten al jaren als paddenstoelen uit de grond: coworking spaces. Of, in gewoon Nederlands: plekken waar je met gelijkgestemde ondernemers of ...
Gepost op: 16 november 2021

Waarom betaal je ZVW Premie (zorgverzekeringswet premie) als ondernemer?

Bijna iedere ondernemer is bekend met de aangifte Inkomstenbelasting. Veel ondernemers zetten hiervoor een deel van de omzet opzij om zo de ...
Gepost op: 12 mei 2022

Zo krijg je financieel inzicht in je onderneming

Inzicht in je financiën is natuurlijk meer dan je banksaldo in de gaten houden. Goed financieel inzicht in je bedrijf geeft je ...
Gepost op: 24 juli 2015

Boekhouder inschakelen als zzp’er: wanneer wel/niet?

Als zzp’er ben je niet verplicht om de boekhouding te laten verzorgen door een boekhouder of accountant. Het enige dat moet, is ...
Gepost op: 29 augustus 2019

Hoe vind ik een goede boekhouder of accountant? 5 waardevolle tips

Hoe vind ik een goede boekhouder of accountant? Veel (startende) ondernemers stellen zichzelf die vraag. Een goede boekhouder of accountant vinden voor ...
Gepost op: 15 oktober 2015

Urencriterium van 1225 uur berekenen

Nooit meer nadenken over je uren? e-Boekhouden.nl: complete boekkhoudtool inclusief urenregistratie SnelStart: complete boekkhoudtool inclusief urenregistratie   Voldoen aan het urencriterium voor ...
Gepost op: 14 juni 2022

Review Ficsus.nl boekhoudprogramma

Ficsus.nl heeft speciaal voor startende ondernemingen en zzp’ers een online boekhoudpakket gebouwd. De website van Ficsus.nl verkondigt: “Online boekhouden speciaal voor jou als ...
Gepost op: 26 mei 2020

Welke marketingkanalen inzetten?

Om jouw boodschap in jouw markt bekend te maken, kan je kiezen: met hagel schieten en hopen dat je wat raakt, of ...
Gepost op: 21 mei 2015

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Geef je hieronder op 👇

Boekhoudprogramma van de maand

Tot 15 maanden gratis

4.6/5