Hoe factureren als zzp’er?

Hoe factureren als zzp’er?

Hoe regel jij als zzp’er je facturatie, gebruik je daarvoor software zoals een boekhoudprogramma of stel je je facturen handmatig op?

ZZP’ers die niet veel facturen versturen kunnen deze prima maken in Excel of Word. Maar als je meerdere facturen per maand verstuurt dan loont het vaak al om over te stappen naar facturatie software. Hieronder vind je informatie over de mogelijkheden van facturatieprogramma’s en boekhoudprogramma’s.

Er zijn verschillende manieren waarop je kunt facturen als zzp’er:

  • Zelf facturen opstellen in Word of Excel
  • Facturatiesoftware gebruiken
  • Online boekhoudprogramma gebruiken

Zelf facturen opstellen in Word of Excel

Wanneer gebruiken: Als je weinig facturen per jaar opstelt.

Voordelen: Je hoeft geen aparte facturatie software aan te schaffen. Word of Excel heb je meestal al. Je hebt alles zelf in de hand.

Nadelen: Het is veel (handmatig) werk. Je moet zelf een sjabloon maken voor je facturen. Je moet zelf in de gaten houden wanneer je facturen verstuurd moeten worden. Je moet zelf herinneringen opmaken. Het is foutgevoelig omdat je de (sub-)totalen en btw handmatig zelf moet berekenen.

Facturatiesoftware gebruiken

Wanneer gebruiken: Als je meer dan 1 factuur per week opstelt.

Voordelen: Via de software verloopt het meeste automatisch; je maakt in een handomdraai professioneel ogende facturen. Bij sommige factuurprogramma’s kun je automatisch wekelijks of maandelijks alle facturen versturen. Het is minder foutgevoelig doordat de berekening van bedragen en btw automatisch verloopt. Veel online factuurprogramma’s bieden ook apps waarmee je ook mobiel je facturatie kunt bijwerken.

Nadelen: Je moet de software op je pc of laptop installeren als je geen online programma gebruikt. Als je veel onderweg bent en je wil altijd (ook zonder je eigen laptop) bij je facturatie kunnen, dan is online facturatie software wellicht een betere optie. Dan kan je altijd bij je facturatie en alles online regelen. Je moet regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) een back-up maken, want je moet je facturen minimaal 7 jaar bewaren. Software die je op je eigen pc zet, heeft soms updates nodig. Online factuur programma’s zijn niet altijd beschikbaar vanwege onderhoud.

Online boekhoudprogramma gebruiken

Wanneer gebruiken: Als je meer mogelijkheden wilt dan alleen facturen opstellen en versturen. Je wilt bijvoorbeeld dat je facturen direct in de boekhouding worden verwerkt.

Voordelen: Je hebt dezelfde voordelen als bij online facturatie software, maar het is veel uitgebreider en je hebt de hele boekhouding op één plek. De voordelen verschillen per boekhoudprogramma, daar gaan we hieronder nog verder op in. Je kunt je btw-aangifte eenvoudig zelf doen en vaak kun je de bankgegevens direct inlezen. Je ziet direct hoe jouw bedrijf ervoor staat als je de facturen in het boekhoudprogramma maakt en je boekhouding is gemakkelijk te delen met je boekhouder.

Nadelen: Omdat je de gehele boekhouding online hebt staan, moet je alles goed beveiligen en je inloggegevens regelmatig eens in de zoveel tijd vernieuwen.

Facturatie & boekhoudprogramma tips


 

Facturatiesoftware koppelen aan je webwinkel

Wanneer gebruiken: Je verkoopt via een webwinkel. Dan moet je voor elke online aankoop een factuur opstellen. Je koppelt de facturatie software aan de webwinkel, waarbij de facturen automatisch opgesteld en verstuurd worden naar de klant.

Voordelen: Je hebt dezelfde voordelen als bij online facturatiesoftware.

Nadelen: Je moet je er wel even in verdiepen om erachter te komen welke koppelingen er zijn. Niet elk facturatie software pakket kan zomaar aan elke webwinkel gekoppeld worden.

Om voor jezelf de beste manier van factureren te kiezen, is het aan te raden om op een rijtje te zetten wat je nodig hebt:

  • Hoe vaak verstuur je facturen?
  • Hoe verstuur jij je facturen?
  • Hoeveel budget heb je?
  • Hoeveel tijd wil je besteden aan je administratie? Meer tijd aan je administratie besteden is minder tijd aan je eigen onderneming besteden.
  • Wil je een programma voor het maken van alleen facturen of wil je je hele boekhouding bij elkaar in 1 programma?
  • Ben je veel onderweg en wil je altijd bij je facturen/boekhouding kunnen?
  • Wil je dat jouw facturen elke week of maand automatisch worden opgemaakt?
  • Wil je ook:
    • facturen kunnen inplannen
    • offertes omzetten naar facturen
    • automatisch betalingsherinneringen sturen
    • inkoopfacturen inboeken
    • bankgegevens inlezen
    • btw-aangifte kunnen doen
    • winst- en verliesrekening opstellen
    • urenregistratie bijhouden
    • je uren automatisch omzetten naar facturen
    • kilometerregistratie bijhouden
    • je boekhouding delen met je boekhouder

Bedenk hierbij dat hoe meer opties je kiest, hoe duurder de software wordt.

Overweeg je om facturatie software of een boekhoudprogramma aan te schaffen? Probeer dan eerst eens een aantal pakketten gratis uit. Zo kom je erachter wat voor jou het beste en fijnst werkt.

Hieronder vind je een selectie van de beste facturatie software en online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers. Een uitgebreider overzicht van boekhoudprogramma’s vind je hier.

Jasper Runneboom

Dankzij 10 jaar zelf ondernemen en werken bij de Kamer van Koophandel heb ik goede kennis van cijfers en inside informatie over de Belastingdienst zelf. Deze en andere informatie voor je boekhouding vind je op deze website.

Andere interessante artikelen

Hoe krijg je als zzp’er klanten via LinkedIn?

Een van de vele manieren om als zzp’er aan klanten te komen is via LinkedIn. Als je jouw LinkedIn-profiel op de juiste ...
Gepost op: 5 augustus 2019

Waar bestaat de boekhouding als zzp’er uit?

Als zzp-er ben je vanaf dag 1 van je onderneming verplicht een boekhouding te voeren. In deze boekhouding hou je bij welke ...
Gepost op: 14 december 2015

Aftrekposten als zzp’er? Deze wil je kennen en toepassen

Aftrekposten op je inkomstenbelasting maken ondernemen als zzp’er een stuk leuker. Als je ze goed toepast, betaal je namelijk minder belasting en ...
Gepost op: 13 april 2020

Wat zijn kosten van ZZP’er worden?

Heb je besloten om zzp’er te worden? Gefeliciteerd! Maar met alleen een goed voornemen ben je er natuurlijk niet. Om goed voorbereid ...
Gepost op: 20 juni 2022

Flex bv als zzp’er oprichten? De voor- en nadelen op een rij

Als zzp’er kun je ervoor kiezen om vanuit een besloten vennootschap (bv) te gaan ondernemen. Dit kan in bepaalde situaties handig en ...
Gepost op: 21 juli 2016

Starten met Importeren & Exporteren

Het klinkt aantrekkelijk, en natuurlijk is het op dit moment ook heel hip. Importeren, en dan vooral uit China. Het land van ...
Gepost op: 22 mei 2015

Hoe stel ik mijn secundaire arbeidsvoorwaarden op als ondernemer?

In de huidige tijd brengt het zoeken naar nieuwe collega’s de nodige uitdagingen met zich mee. Het aanbod op de arbeidsmarkt is ...
Gepost op: 7 oktober 2022

Review PerfectView CRM

De tijd dat je als ondernemer je klantadministratie in een Excel bestand verwerkte ligt inmiddels wel achter ons. Als ondernemer wil je ...
Gepost op: 22 februari 2019

Auto leasen of kopen als zzp’er?

Overweeg je een auto te leasen of te kopen als zzp’er? Dan is het handig om te bepalen wat verstandiger is. In ...
Gepost op: 6 oktober 2015

Marktonderzoek

Wil je weten hoe jouw markt eruit ziet, hoe groot die is (en of die er eigenlijk wel is) en wie jouw ...
Gepost op: 9 december 2019

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Geef je hieronder op 👇

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.