Hoe regel jij als zzp’er je facturatie, gebruik je daarvoor software zoals een boekhoudprogramma of stel je je facturen handmatig op?
ZZP’ers die niet veel facturen versturen kunnen deze prima maken in Excel of Word. Maar als je meerdere facturen per maand verstuurt dan loont het vaak al om over te stappen naar facturatie software. Hieronder vind je informatie over de mogelijkheden van facturatieprogramma’s en boekhoudprogramma’s.
Er zijn verschillende manieren waarop je kunt facturen als zzp’er:
- Zelf facturen opstellen in Word of Excel
- Facturatiesoftware gebruiken
- Online boekhoudprogramma gebruiken
Zelf facturen opstellen in Word of Excel
Wanneer gebruiken: Als je weinig facturen per jaar opstelt.
Voordelen: Je hoeft geen aparte facturatie software aan te schaffen. Word of Excel heb je meestal al. Je hebt alles zelf in de hand.
Nadelen: Het is veel (handmatig) werk. Je moet zelf een sjabloon maken voor je facturen. Je moet zelf in de gaten houden wanneer je facturen verstuurd moeten worden. Je moet zelf herinneringen opmaken. Het is foutgevoelig omdat je de (sub-)totalen en btw handmatig zelf moet berekenen.
Facturatiesoftware gebruiken
Wanneer gebruiken: Als je meer dan 1 factuur per week opstelt.
Voordelen: Via de software verloopt het meeste automatisch; je maakt in een handomdraai professioneel ogende facturen. Bij sommige factuurprogramma’s kun je automatisch wekelijks of maandelijks alle facturen versturen. Het is minder foutgevoelig doordat de berekening van bedragen en btw automatisch verloopt. Veel online factuurprogramma’s bieden ook apps waarmee je ook mobiel je facturatie kunt bijwerken.
Nadelen: Je moet de software op je pc of laptop installeren als je geen online programma gebruikt. Als je veel onderweg bent en je wil altijd (ook zonder je eigen laptop) bij je facturatie kunnen, dan is online facturatie software wellicht een betere optie. Dan kan je altijd bij je facturatie en alles online regelen. Je moet regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) een back-up maken, want je moet je facturen minimaal 7 jaar bewaren. Software die je op je eigen pc zet, heeft soms updates nodig. Online factuur programma’s zijn niet altijd beschikbaar vanwege onderhoud.
Online boekhoudprogramma gebruiken
Wanneer gebruiken: Als je meer mogelijkheden wilt dan alleen facturen opstellen en versturen. Je wilt bijvoorbeeld dat je facturen direct in de boekhouding worden verwerkt.
Voordelen: Je hebt dezelfde voordelen als bij online facturatie software, maar het is veel uitgebreider en je hebt de hele boekhouding op één plek. De voordelen verschillen per boekhoudprogramma, daar gaan we hieronder nog verder op in. Je kunt je btw-aangifte eenvoudig zelf doen en vaak kun je de bankgegevens direct inlezen. Je ziet direct hoe jouw bedrijf ervoor staat als je de facturen in het boekhoudprogramma maakt en je boekhouding is gemakkelijk te delen met je boekhouder.
Nadelen: Omdat je de gehele boekhouding online hebt staan, moet je alles goed beveiligen en je inloggegevens regelmatig eens in de zoveel tijd vernieuwen.
Facturatie & boekhoudprogramma tips
Facturatiesoftware koppelen aan je webwinkel
Wanneer gebruiken: Je verkoopt via een webwinkel. Dan moet je voor elke online aankoop een factuur opstellen. Je koppelt de facturatie software aan de webwinkel, waarbij de facturen automatisch opgesteld en verstuurd worden naar de klant.
Voordelen: Je hebt dezelfde voordelen als bij online facturatiesoftware.
Nadelen: Je moet je er wel even in verdiepen om erachter te komen welke koppelingen er zijn. Niet elk facturatie software pakket kan zomaar aan elke webwinkel gekoppeld worden.
Om voor jezelf de beste manier van factureren te kiezen, is het aan te raden om op een rijtje te zetten wat je nodig hebt:
- Hoe vaak verstuur je facturen?
- Hoe verstuur jij je facturen?
- Hoeveel budget heb je?
- Hoeveel tijd wil je besteden aan je administratie? Meer tijd aan je administratie besteden is minder tijd aan je eigen onderneming besteden.
- Wil je een programma voor het maken van alleen facturen of wil je je hele boekhouding bij elkaar in 1 programma?
- Ben je veel onderweg en wil je altijd bij je facturen/boekhouding kunnen?
- Wil je dat jouw facturen elke week of maand automatisch worden opgemaakt?
- Wil je ook:
- facturen kunnen inplannen
- offertes omzetten naar facturen
- automatisch betalingsherinneringen sturen
- inkoopfacturen inboeken
- bankgegevens inlezen
- btw-aangifte kunnen doen
- winst- en verliesrekening opstellen
- urenregistratie bijhouden
- je uren automatisch omzetten naar facturen
- kilometerregistratie bijhouden
- je boekhouding delen met je boekhouder
Bedenk hierbij dat hoe meer opties je kiest, hoe duurder de software wordt.
Overweeg je om facturatie software of een boekhoudprogramma aan te schaffen? Probeer dan eerst eens een aantal pakketten gratis uit. Zo kom je erachter wat voor jou het beste en fijnst werkt.
Hieronder vind je een selectie van de beste facturatie software en online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers. Een uitgebreider overzicht van boekhoudprogramma’s vind je hier.
