Hoe kies je een locatie voor een zakelijke bijeenkomst?

Hoe kies je een locatie voor een zakelijke bijeenkomst?

Het organiseren van een zakelijke conferentie is een grote taak, en een van de belangrijkste beslissingen die je moet nemen, is de keuze van de locatie. De locatie die je kiest, kan het succes van je conferentie beïnvloeden. Als je van plan bent om vergaderen en overnachten te combineren, bijvoorbeeld omdat sommige mensen van ver moeten komen of omdat je conferentie meerdere dagen duurt, is het verstandig om een hotel te boeken dat geschikt is voor zo’n evenement. Er zijn veel dingen waar je rekening mee moet houden, zoals hoe groot de locatie moet zijn, welke voorzieningen er beschikbaar zijn, welke diensten worden aangeboden en wat je budget is. Laten we hier eens naar kijken.

Wat is een goede locatie?

Een goede conferentielocatie heeft idealiter: een handige locatie, voldoende parkeergelegenheid, toegankelijkheid voor mensen met een handicap, aantrekkelijke inrichting, verschillende ruimtes van verschillende groottes voor vergaderingen, een podium voor presentaties, diverse mogelijkheden om te overnachten, een gevarieerd menu, een goed gevulde bar, verschillende audiovisuele opties, on-site technische ondersteuning, diverse zitopstellingen, een toegewijde coördinator en vriendelijk, behulpzaam personeel.

Waar komen de deelnemers vandaan?

De locatie is ontzettend belangrijk! De locatie moet gemakkelijk bereikbaar zijn. Het is ideaal als de locatie dicht bij snelwegen, een luchthaven en openbaar vervoer ligt, vooral als je conferentie slechts één dag duurt of vroeg begint. Daarnaast moet je zorgen dat de locatie voldoende parkeergelegenheid op het terrein heeft. Op deze manier kan iedereen makkelijk bij de locatie komen, zonder te stressen om het verkeer.

Wat is het budget?

Bepaal hoeveel je maximaal kunt uitgeven. Zorg ervoor dat je goed begrijpt wat bij de prijs is inbegrepen voordat je iets boekt. En vergeet niet om altijd een schriftelijk contract te hebben waarin staat welke data, tijden, ruimten, voorzieningen en diensten je krijgt. Het kan ook de moeite waard zijn om te onderhandelen. Als je wat flexibel bent met de datum van je evenement, kun je misschien een betere deal krijgen op bepaalde dagen van de week.

Welke accommodaties zijn er?

Voor conferenties die meerdere dagen duren, is een hotel vaak een handige keuze. Hier kunnen maaltijden, drankjes en overnachtingen op één plek worden geregeld, zonder dat gasten zelf hoeven te reizen. Hotels bieden verschillende soorten kamers om aan de behoeften van deelnemers te voldoen, van luxe suites tot standaard tweepersoons- en eenpersoonskamers. Bekijk altijd de voorbeelden van de beschikbare kamers en controleer welke faciliteiten elke kamer heeft. In de ideale situatie moeten de kamers thee- en koffiefaciliteiten, gratis WiFi, een tv en een eigen badkamer hebben. Sommige gasten vinden extra voorzieningen zoals een strijkijzer en strijkplank misschien ook handig. Heb jij een vergadering op de planning staan en moet je nog beginnen met de organisatie? Met deze tips in gedachten zul je een goede keuze kunnen maken.

Zakelijkgroeien.nl

Hier vind je oplossingen, tips en tools om zorgeloos te ondernemen. Zodat jij je kan focussen op de zakelijke groei van je bedrijf.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Hoe acquisitie doen als ZZP’er?

Hoe doe je als zzp’er acquisitie zodat je nieuwe klanten krijgt? Als je voor jezelf gaat beginnen als zzp’er, maar ook als ...
Gepost op: 22 mei 2015

Hoe krijg je als zzp’er klanten via LinkedIn?

Een van de vele manieren om als zzp’er aan klanten te komen is via LinkedIn. Als je jouw LinkedIn-profiel op de juiste ...
Gepost op: 5 augustus 2019

Review Freshsales CRM

Om leads en klantcontacten goed bij te houden schakelen steeds meer bedrijven over op een CRM systeem. Het voordeel hiervan is namelijk ...
Gepost op: 7 januari 2020

Zakelijke lening berekenen

Hieronder kan je gemakkelijk zelf berekenen of het aangaan van een lening voor jou financieel verstandig is. De tool geeft inzicht in ...
Gepost op: 30 april 2021

Wat is Marketing?

Als je denkt dat jouw producten zo goed zijn dat ze zichzelf wel verkopen, dan heb je het mis! Je hebt marketing ...
Gepost op: 21 mei 2015

Facturen in bitcoin verwerken in je boekhouding

2013 was het jaar dat de bitcoin de digitale valutamarkt begon over te nemen. De munt heeft sindsdien dalen en pieken gehad. ...
Gepost op: 7 juni 2021

7 redenen waarom een zakelijke lening aanvragen interessant kan zijn voor jou

Tegenwoordig kan je via het internet vrij eenvoudig zakelijke leningen vergelijken en ook aanvragen. Hierbij is de ene zakelijke rekening is de ...
Gepost op: 30 juli 2023

Zo krijg je het startkapitaal voor jouw eenmanszaak bij elkaar

Heb je ervoor gekozen om een eenmanszaak te beginnen? Gefeliciteerd! Want ook al is ondernemen soms best een uitdaging, het is vooral ...
Gepost op: 2 oktober 2020

Inkomstenbelasting voor zzp’ers

Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor je aangifte inkomstenbelasting. Herin wil je geen fouten maken die je geld kosten. Daarom is ...
Gepost op: 6 februari 2023

De coöperatie als rechtsvorm

Een rechtsvorm die maar weinig bekend is, is de coöperatie. Deze coöperatie biedt zzp’ers de mogelijkheid samen te werken met andere zelfstandigen ...
Gepost op: 21 september 2015

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Ontvang onze handige budgettool + tips en tricks voor gezond financieel ondernemen!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.