Hoe kies je een locatie voor een zakelijke bijeenkomst?

Hoe kies je een locatie voor een zakelijke bijeenkomst?

Het organiseren van een zakelijke conferentie is een grote taak, en een van de belangrijkste beslissingen die je moet nemen, is de keuze van de locatie. De locatie die je kiest, kan het succes van je conferentie beïnvloeden. Als je van plan bent om vergaderen en overnachten te combineren, bijvoorbeeld omdat sommige mensen van ver moeten komen of omdat je conferentie meerdere dagen duurt, is het verstandig om een hotel te boeken dat geschikt is voor zo’n evenement. Er zijn veel dingen waar je rekening mee moet houden, zoals hoe groot de locatie moet zijn, welke voorzieningen er beschikbaar zijn, welke diensten worden aangeboden en wat je budget is. Laten we hier eens naar kijken.

Wat is een goede locatie?

Een goede conferentielocatie heeft idealiter: een handige locatie, voldoende parkeergelegenheid, toegankelijkheid voor mensen met een handicap, aantrekkelijke inrichting, verschillende ruimtes van verschillende groottes voor vergaderingen, een podium voor presentaties, diverse mogelijkheden om te overnachten, een gevarieerd menu, een goed gevulde bar, verschillende audiovisuele opties, on-site technische ondersteuning, diverse zitopstellingen, een toegewijde coördinator en vriendelijk, behulpzaam personeel.

Waar komen de deelnemers vandaan?

De locatie is ontzettend belangrijk! De locatie moet gemakkelijk bereikbaar zijn. Het is ideaal als de locatie dicht bij snelwegen, een luchthaven en openbaar vervoer ligt, vooral als je conferentie slechts één dag duurt of vroeg begint. Daarnaast moet je zorgen dat de locatie voldoende parkeergelegenheid op het terrein heeft. Op deze manier kan iedereen makkelijk bij de locatie komen, zonder te stressen om het verkeer.

Wat is het budget?

Bepaal hoeveel je maximaal kunt uitgeven. Zorg ervoor dat je goed begrijpt wat bij de prijs is inbegrepen voordat je iets boekt. En vergeet niet om altijd een schriftelijk contract te hebben waarin staat welke data, tijden, ruimten, voorzieningen en diensten je krijgt. Het kan ook de moeite waard zijn om te onderhandelen. Als je wat flexibel bent met de datum van je evenement, kun je misschien een betere deal krijgen op bepaalde dagen van de week.

Welke accommodaties zijn er?

Voor conferenties die meerdere dagen duren, is een hotel vaak een handige keuze. Hier kunnen maaltijden, drankjes en overnachtingen op één plek worden geregeld, zonder dat gasten zelf hoeven te reizen. Hotels bieden verschillende soorten kamers om aan de behoeften van deelnemers te voldoen, van luxe suites tot standaard tweepersoons- en eenpersoonskamers. Bekijk altijd de voorbeelden van de beschikbare kamers en controleer welke faciliteiten elke kamer heeft. In de ideale situatie moeten de kamers thee- en koffiefaciliteiten, gratis WiFi, een tv en een eigen badkamer hebben. Sommige gasten vinden extra voorzieningen zoals een strijkijzer en strijkplank misschien ook handig. Heb jij een vergadering op de planning staan en moet je nog beginnen met de organisatie? Met deze tips in gedachten zul je een goede keuze kunnen maken.

Zakelijkgroeien.nl

Hier vind je oplossingen, tips en tools om zorgeloos te ondernemen. Zodat jij je kan focussen op de zakelijke groei van je bedrijf.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Investeringsaftrek: als ondernemer besparen op investeringen

Het klinkt misschien raar, maar door te investeren kun je als ondernemer geld besparen! Investeer je bijvoorbeeld in een jaar minimaal € ...
Gepost op: 29 september 2020

Een boekhouder in Utrecht vinden

Wil jij nooit meer stress ervaren over je boekhouding, geen enkel belastingvoordeel missen en op een onoverzichtelijke manier met cijfers omgaan? Dan ...
Gepost op: 29 maart 2022

Tarief verhogen als zzp’er? Zo doe je dat succesvol

Er zijn nogal wat ondernemers die als een berg opzien tegen een tariefsverhoging. Waarom dit helemaal niet nodig is, leg ik uit ...
Gepost op: 2 april 2024

Incontrol: Review

Veel bedrijven werken nog op papier. Formulieren moeten met pen en papier worden ingevuld, worden teruggestuurd naar een afdeling en moeten vervolgens ...
Gepost op: 12 mei 2020

Tips voor een vacaturetekst

Als HR-professional of recruiter is het je vast niet ontgaan: de arbeidsmarkt is momenteel heel krap. We moeten veel meer moeite doen ...
Gepost op: 24 mei 2022

Je werkterrein verbreden? Regel je merkregistratie!

Zit jouw bedrijf in de lift? Dan overweeg je wellicht je geografische horizon te verbreden. Blijf wel scherp op de bescherming van ...
Gepost op: 17 november 2023

Review Freshsales CRM

Om leads en klantcontacten goed bij te houden schakelen steeds meer bedrijven over op een CRM systeem. Het voordeel hiervan is namelijk ...
Gepost op: 7 januari 2020

Een recessie biedt ook kansen om zakelijk te groeien

Wist je dat een recessie ook kansen biedt om zakelijk te groeien? Zowel door te besparen als door acquisitie kun je er ...
Gepost op: 28 november 2022

Hoe factureren als zzp’er?

Hoe regel jij als zzp’er je facturatie, gebruik je daarvoor software zoals een boekhoudprogramma of stel je je facturen handmatig op? ZZP’ers ...
Gepost op: 27 september 2018

Handige websites voor (startende) zzp’ers en ondernemers

Als startende ondernemer of zzp’er is het belangrijk dat je zo veel mogelijk op de hoogte bent en blijft van alle informatie ...
Gepost op: 31 oktober 2018

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Inschrijf je in voor onze nieuwsbrief & ontvang onze handige budgettool in jouw mailbox!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.