Er zijn nogal wat ondernemers die als een berg opzien tegen een tariefsverhoging. Waarom dit helemaal niet nodig is, leg ik uit in dit artikel. Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle tariefsverhoging is dat je jouw nieuwe tarief kunt verantwoorden aan je klant(en). Een periodieke verhoging van jouw prijzen is heel normaal. Ook al voelt het misschien tegennatuurlijk. Heb je financieel inzicht in je onderneming en heb je je uitgaven scherp? Dan weet je met welke marge je kunt werken.
In een jaarbegroting geef je de ruimte aan die er is om bijvoorbeeld af en toe een aanbieding te doen, relatiekorting te geven of een miskleun goed te maken met een financiële coulance. In het geval van een uur- of dagprijs geeft je tarief weer wat jij als zzp’er wil overhouden na aftrek van kosten aan bijvoorbeeld huur, materiaal, inkoop, investeringen en belastingen. Wat overblijft is voor jou om van te leven. Daar hoort voor jou als zzp’er ook een buffer bij; voor als de zaken minder goed gaan.
Concurrentie en klanttevredenheid
Maar dat is niet het enige waar jij je tarieven op baseert. Jouw prijs is ook afhankelijk van de tarieven die je concurrenten hanteren. Hoeveel ervaring en expertise heb jij? Hoe verhoudt de kwaliteit van jouw producten en diensten zich tot wat er nog meer te koop is? Hoe tevreden zijn jouw (vaste) klanten of opdrachtgevers? Zaken die allemaal meespelen als jij je tarief (opnieuw) bepaalt. Zorg er dus voor dat je goed weet wat je waard bent: wat is jouw toegevoegde waarde?
Val zeker niet in de valkuil om jouw diensten of producten zo goedkoop mogelijk aan te bieden. Het lijkt aantrekkelijk, want je denkt misschien dat je dan makkelijker opdrachten binnenhaalt. Maar dat gaat lang niet altijd op. Men kan dan namelijk ook als volgt redeneren: “Als het zó goedkoop is, dan kan het niet goed (genoeg) zijn.”
Waarom moet ik mijn (uur)tarief verhogen?
Je tarief is de basis waar jij en je klanten van uit moeten kunnen gaan. Een marktconform tarief stijgt periodiek, al was het maar vanwege de jaarlijkse inflatie. Laat je tarief voor wat het was? Dan hou je netto elk jaar weer iets minder over. Zolang je je tarief naar klanten of opdrachtgevers kunt verantwoorden, is er niets geks aan een verhoging. Het hoort bij serieuze bedrijfsvoering. Neem bijvoorbeeld een jaarlijkse tariefverhoging op in de algemene voorwaarden van je bedrijf (die je deponeert bij de Kamer van Koophandel) of in de offertevoorwaarden.
In de meeste facturatieprogramma’s kun je monitoren hoe de financiën van jouw bedrijf ervoor staan, super handig! Met zo’n facturatieprogramma kun je elk jaar op een rijtje zetten hoe het ervoor staat met jouw bedrijf. Denk dan ook aan investerings- of uitbreidingsplannen die je voor over een paar jaar hebt. Misschien is het met het oog op deze toekomstplannen een idee om nu al je prijzen daarop jaarlijks aan te passen en verhogen!
Elk jaar is je geld minder waard
Inflatie is een logische reden voor een jaarlijkse tariefsverhoging. In 2021 bedroeg de inflatie gemiddeld 2,7%. Onderzoek eens welk effect dit op jouw onderneming heeft. Sommige zaken stijgen jaarlijks meer en anderen minder. Het kan zijn dat je expertise is verbeterd en je een hoger tarief kunt rekenen. Of je moet duurdere materialen inkopen of de werkwijze herinrichten.
Als jij meer of beter kunt leveren dan voorheen, is je tarief verhogen natuurlijk ook volstrekt legitiem. De kans dat je opdrachtgevers tegenstribbelen, is niet groot. Doen ze dit wel? Dan is het aan jou of je voldoende potentie ziet om met elkaar door te gaan, bijvoorbeeld in het geval van groei, noodzaak van omzet of vanwege lopende contractafspraken. Je bent niet de eerste die afscheid neemt van een klant omdat je je markt op een betere manier wilt bedienen. Leg goed uit wat je doet en wat het kost.
Zoals je leest is een tariefsverhoging dus heel goed te verantwoorden met redenen en cijfers. Voor inzichten in bijvoorbeeld je cijfers raad ik aan een goed boekhoudprogramma aan te schaffen. Enkele goede opties hiervoor zijn:
Hoe verhoog ik mijn tarief als zzp’er?
Een perfect en veel gekozen moment voor een tariefverhoging is een aankondiging aan het eind van het jaar voor de factuur vanaf januari. Dit kan mondeling maar is ‘zwart op wit’ krachtiger en professioneel. Bovendien heb je met een mail of brief iets tastbaars in handen om naar te verwijzen. Stel een kort en bondig bericht op met daarin een intro waarbij je de relatie benoemd. Geef vervolgens de belangrijkste reden van de verhoging aan en noem percentage of bedrag, bijvoorbeeld 5% of 5 euro, van de verhoging.
Voorbeeldbrief tariefsverhoging zzp
Een voorbeeldbrief die je aan het eind van het jaar naar je klanten stuurt:
Beste relatie,
Middels deze brief informeer ik je over de prijsindexatie die ik vanaf 1 januari 2024 zal doorvoeren. De indexatie voor 2024 is 7,5% en de stijging van de materiaalkosten is 3,0 %. De indexatie is conform de voorwaarden van onze overeenkomst.
Een jaarlijkse indexatie van de tarieven is nodig omdat ook mijn leveranciers de tarieven indexeren. Daarnaast werk ik continu aan het verbeteren en uitbreiden van mijn diensten.
Na berekening kom ik uit op een uurtarief van 78 euro ex btw. Met dit tarief verwerk ik vanaf 1 januari 2022 in offerteaanvragen en facturen.
Ik vertrouw erop je hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en reken op een prettige voortzetting van onze samenwerking.
Voor vragen of opmerkingen kun je mij uiteraard bellen of mailen.
Met vriendelijke groet,
Bovenstaande brief voor een tariefsverhoging is natuurlijk een voorbeeld. Het is ook mogelijk dat je jouw prijzen verhoogt vanwege andere redenen. Bijvoorbeeld een verhoging van de brandstofprijzen of automatisering van je business waardoor je sneller en/of meer kunt leveren.
Het is geen gek idee om je belangrijkste klanten (eerst) te bellen met een vooraankondiging, of om met hen de voorgestelde verhoging door te spreken. Om het jaar verhogen kan ook.
Ooit heb ik zelf meegemaakt dat een leverancier na 8 jaar plotseling zijn tarief verhoogde. De nieuwe prijs was ruim 7 keer zo hoog als de oude! De kwaliteit van zijn werk en service was in mijn ogen echter enorm achteruit gegaan. Wat was er gebeurd? Deze leverancier was de laatste jaren bezig geweest met verbetering en uitbreiding van zijn business. Daar was al zijn energie in gaan zitten, waardoor het serviceniveau was gedaald. Je begrijpt dat ik de relatie met deze leverancier heb opgezegd. Ik had er gewoon geen vertrouwen meer in.
Raak ik dan mijn klanten niet kwijt?
De angst om klanten te verliezen is ongegrond als je verhouding en de communicatie met je klanten gezond zijn. Zijn jouw redenen voor verhoging duidelijk? Is de verhoging schappelijk en in lijn met de redenen? Verontschuldig je dan niet, maar vraag aan de morrende relatie wat de reden van zijn of haar tegengeluid is. Het kan met iets heel anders dan jouw tariefsverhoging te maken hebben, bijvoorbeeld een tegenvallend jaar voor de klant zelf. Nogmaals, het is aan jou of je de relatie wilt behouden of toegeeft aan de vraag om het oude tarief te blijven rekenen. Reken er wel op dat klanten die telkens speelruimte vragen een last kunnen worden die je liever kwijt dan rijk bent. Je krijgt de klanten die je verdient.
Hoe vaak verhoog ik mijn tarief?
Een jaarlijkse verhoging is een goed uitgangspunt. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Calculeer dit in bij het opstellen van een jaarplan of jaarbudget.
Wat als de klant niet akkoord gaat met je tariefsverhoging?
Het is cruciaal dat je je verhoging kunt verantwoorden. In principe is het geen onderhandeling maar een feit waarvan jij verwacht dat er automatisch draagvlak is.
Het kan heel goed dat het overgrote deel van je klanten niet akkoord gaat met je tariefsverhoging, bijvoorbeeld vanwege een calculatiefout, een krappe markt of opdrachtgevers die simpelweg niet meer kúnnen betalen. Bekijk dan wat de speelruimte is om met elkaar verder te gaan.
In sommige branches bepaalt de klant hoe je met elkaar werkt. Dat is niet fijn en kan in je nadeel uitvallen. Ga jij akkoord met een werkovereenkomst, dan zul je de gevolgen daarvan moeten overzien en accepteren. Ga er echter niet van uit dat een gemaakte afspraak niet aan verandering onderhevig is. Een tevreden klant is vaak bereid een contract te herzien.
Wees duidelijk over je tariefsverhoging
Het is best spannend als je voor de allereerste keer als zzp’er je tarief verhoogt. Maar laat je daardoor niet tegenhouden. Je hebt een verhoging van je tarief waarschijnlijk nodig om je bedrijf draaiende te houden, zeker op de langere termijn. Het betekent dus dat je met de verhoging van het tarief ervoor kiest om je onderneming op een kwalitatieve, professionele en marktconforme wijze voort te zetten. Als je klanten dit niet begrijpen, kan dat aan heel veel zaken liggen die niets met jou te maken hebben.
Het hangt af van jouw onderneming en de relatie met je opdrachtgevers hoe je met je tarieven omgaat. Een belangrijke relatie die veel (uren, producten, diensten) afneemt, verwacht een lager tarief dan een incidentele klant. Maak onderscheid tussen kwalitatieve uren (advies, begeleiding) en kwantitatieve uren (productie, uitvoering) en houd je marge per categorie in de gaten. Je wilt altijd kunnen onderbouwen waarom je jouw tarief verhoogt. Een goede urenregistratie helpt daar enorm bij.
Denk goed na over je tarief: het bepaalt je omzet en daarmee de levensvatbaarheid van je bedrijf. Denk dus ook goed na over een verhoging: waarom, hoe vaak en in welke mate. Wees duidelijk. Hoe duidelijker, hoe beter. Wil je jouw tarief uitrekenen? Gebruik dan onze handige uurtarief calculator.
Wanneer is een goed moment om tariefverhoging door te voeren?
Als je merkt dat je als zzp’er meer waarde toe kunt voegen dan voorheen, dan is het tijd om je tarief te verhogen. Dit kan door bijvoorbeeld zo zijn als je meer ervaring hebt opgedaan of extra diensten bent gaan lieveren. Ook als je de inflatie bij wilt houden of je werkdruk wilt verlagen in tariefverhoging het overwegen waard.
Hoe vertel je aan je klant dat er sprake is van een tariefverhoging?
Transparant communiceren aan je klant of opdrachtgever over je tariefverhoging is essentieel. Je kunt dit het beste een maand van tevoren doen per mail of (nog beter) via een telefoongesprek. Leg uit hoe je diensten meer waarde toevoegen om meer begrip vanuit je klant te krijgen.
Hoe bepaal je hoe hoog de verhoging moet zijn?
Hoe hoog de tariefverhoging is die je door wilt voeren hangt onder andere af van stijgende kosten van materialen, huur of verzekering. Je kunt ook kijken naar wat je concurrent doet. Sta goed stil bij het tarief wat je klant bereid is om te betalen. Over het algemeen wordt er een tariefsverhoging van tussen de 5-10% doorgevoerd. Of dit ook voor jou geldt, hangt af van je situatie.
Wat als mijn klant of opdrachtgever besluit naar een concurrent te gaan?
Het is belangrijk om je te realiseren dat je niet elke klant bij je hoeft te houden. Zeker als je werkdruk te hoog is, kan dit juist positief zijn. Ook wordt er bij verlies van een klant ruimte gemaakt in de agenda voor een nieuwe klant.
Bronnen:
Klanttevredenheidsonderzoek – alles over klanttevredenheid
Je uurtarief verhogen
