Bijna geen enkele ondernemer wordt er blij van: de boekhouding. Toch is het belangrijk om een goede administratie op te zetten en het is ook handig om wat basiskennis van boekhouden te hebben. Het bijhouden van een administratie is wettelijk verplicht, dus of je het nu leuk vindt of niet, boekhouden móet als ondernemer. De juiste boekhoudsoftware kan je helpen om deze (steeds) terugkerende ondernemerstaak makkelijker te maken.
Uiteraard wil je als ondernemer dat je bedrijf winstgevend is (of wordt), zodat je er zelf een inkomen aan overhoudt om van te leven en leuke dingen te doen. En misschien wil je wel verder investeren in je bedrijf. Een online boekhoudpakket zorgt er niet alleen voor dat je voldoet aan de verplichting om een administratie bij te houden, het kan je ook verder helpen. Namelijk als je je boekhoudpakket inzet als hulpmiddel om inzicht in de cijfers van je bedrijf te krijgen en je bedrijf te sturen.
De voordelen van boekhoudsoftware als ondernemer
Elk boekhoudpakket heeft andere functionaliteiten, maar voor de meeste pakketten geldt dat ze voor jou het administratieve werk makkelijker maken. Je kunt natuurlijk ook een administratie bijhouden in Excel of zelfs offline, maar een boekhoudprogramma gebruiken heeft veel voordelen. De voordelen op een rij:
Automatische berekeningen maken het makkelijker
Een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat noodzakelijke berekeningen automatisch gebeuren. Als je alle inkopen en verkopen hebt ingeboekt, berekent een boekhoudprogramma bijvoorbeeld automatisch de omzetbelasting die je over een maand, kwartaal of jaar moet betalen (of terug krijgt). Dit scheelt veel (reken)tijd, het voorkomt fouten, en het zorgt voor gebruiksgemak.
Boekhoudsoftware zorgt voor snelheid
ZZP’ers en het MKB hebben baat bij snelheid in factureren en bijvoorbeeld urenregistratie. Er zijn boekhoudpakketten die automatisch facturen voor je opmaken en waarin je makkelijk je uren kunt bijhouden. Dat zorgt ervoor dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan de zogenaamde “administratieve rompslomp” waar je als ondernemer meestal niet op zit te wachten.
Snel inzicht in de cijfers van je bedrijf
Als je je in- en verkopen, bij- en afschrijvingen hebt ingeboekt, heb je meestal geen omkijken meer naar het opstellen van de winst- en verliesrekening of de balans. Ook berekent het boekhoudpakket direct hoeveel geld er op dit moment in je bedrijf zit (liquiditeitsprognose). Dit gaat allemaal automatisch en daardoor heb je in één oogopslag inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Dit maakt jou als ondernemer ook professioneler, omdat je bijvoorbeeld kunt berekenen of je uurtarief of verkoopprijs voldoende is. Of misschien moet je je uitgaven wat bijstellen?
Overzicht in de administratie
Veel boekhoudpakketten leveren ook overzichten en grafieken uit de gegevens die je invoert. Je kunt bijvoorbeeld zien hoe het ervoor staat met (het verloop van) de uitgaven (kosten), winst, omzet, etc. Ook zie je bijvoorbeeld welke btw-aangiftes je al hebt gedaan, of welke facturen je hebt verstuurd, en wat er nog moet gebeuren. Omdat alles overzichtelijk bij elkaar staat, zul je niet snel iets vergeten en is je administratie op orde. Tip: zorg ervoor dat je ook je bonnen en facturen scant, zodat je alles digitaal hebt. Hiervoor zijn er speciale apps beschikbaar.
Nieuwe fiscale regels worden met updates in pakket verwerkt
Met een boekhoudpakket hoef je je geen zorgen te maken over nieuwe fiscale regels en hoe je die moet toepassen. Als bijvoorbeeld het hoge btw-tarief wordt aangepast naar een hoger of lager percentage, dan zorgt de leverancier meestal voor een update van het pakket. Dan heb jij er geen omkijken meer naar. Veel pakketten maken ook automatisch back-ups van je gegevens. Overigens blijft het aan te raden om zelf ook back-ups te maken, want je blijft als ondernemer zelf eindverantwoordelijk voor de Belastingdienst.
Altijd toegang doordat je administratie online staat
Het voordeel van een online boekhoudpakket is, dat je op elke plek je administratie kunt bijwerken of inzien. En hetzelfde geldt voor je boekhouder/accountant wanneer je hem of haar toegang geeft. Daardoor kan de communicatie en samenwerking met je boekhouder sneller en eenvoudiger verlopen. Kwesties kun je dan net zo goed telefonisch of online met je boekhouder bespreken. Je kunt bijvoorbeeld zelf de in- en verkoopfacturen inboeken en de boekhouder vragen om jouw boekingen na te kijken en – indien nodig – aan te passen.
Online boekhoudprogramma: sneller aangifte doen
Aangifte doen bij de Belastingdienst kan alleen nog online (of elektronisch, zoals de Belastingdienst dat noemt). Daarom is het handig om vanuit je boekhoudpakket met 1 druk op de knop je aangifte te kunnen versturen naar de Belastingdienst. Overtikken van Excel-sheets (of van papier) kost natuurlijk meer tijd en daardoor wordt het ook foutgevoeliger. Als je 4 keer per jaar aangifte moet doen voor de omzetbelasting en 1 keer per jaar voor de inkomstenbelasting, dan is het een groot voordeel als je aangiftes bijna volledig automatisch kunnen verlopen.
3 interessante boekhoudprogramma’s
Heb je interesse in een programma? Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het programma.
Je moet er wel voor betalen
Voor een online boekhoudpakket betaal je een maandelijks abonnementsbedrag. Zorg ervoor dat je een pakket kiest dat bij jouw bedrijf past. Een zzp’er heeft behoefte aan een minder uitgebreid pakket dan een ondernemer met personeel in dienst. Voor een klein bedrijf volstaat vaak een eenvoudig pakket, de prijzen hiervan variëren van 15 tot 30 euro per maand. Heb je een groter bedrijf? Verwacht dan minimaal 50 euro per maand kwijt te zijn.
