Checklist boekjaar 2018 afsluiten als ondernemer

Geschreven door: Lilian Havermans

checklist jaarfsluitingHet jaar 2018 is voorbij en 2019 ga je natuurlijk zo goed mogelijk van start! Toch moet je ook nog even terugblikken. Want als ondernemer moet je je nu eenmaal bezighouden met de jaarafsluiting 2018 (en aangifte inkomstenbelasting over 2018). Misschien niet de leukste klus, want het is veel uitzoekwerk en daardoor kan het behoorlijk tijdrovend zijn. En ook al heb je een boekhouder of accountant, je zult toch zelf de nodige zaken bij elkaar moeten verzamelen om het jaar correct af te sluiten. Wat moet je allemaal doen als ondernemer om 2018 af te ronden?

Checklist Jaarafsluiting

De toelichting op deze checklist voor je jaarafsluiting lees je hieronder.

  • Maak tijdig afspraken met je boekhouder of accountant
  • Check alle verkoopfacturen
  • Check alle inkoopfacturen
  • Ga na hoeveel producten je op voorraad hebt
  • Maak overzicht van banksaldi van zakelijke (spaar)rekeningen
  • Check ook je privéspaargeld en banksaldi
  • Check alle bank- en kastransacties
  • Lever alle zaken aan bij je boekhouder
  • Uiteindelijke btw-berekening over 2018
  • Wil je een deel van de winst aftrekken voor Oudedagsreserve?
  • Doe vóór 1 mei 2019 belastingaangifte of vraag uitstel aan
  • Check de voorlopige aanslag 2019 van de belastingdienst
  • Middeling aanvragen bij sterk wisselend inkomen
  • Lage btw-tarief in 2019 verhoogd naar 9%, van invloed op je prijzen?

Wil je zaken afvinken? Download de checklist jaarafsluiting hier 

lening berekenen New10

1.Maak tijdig afspraken met je boekhouder of accountant

Spreek met je boekhouder af wat je precies moet aanleveren en wanneer en hoe je de stukken aanlevert. Als je niets afspreekt of inplant met je boekhouder, loop je kans dat je achter in de rij moet aansluiten; in deze tijd hebben de meeste boekhouders het razend druk. Maak voor jezelf vervolgens een planning om alles op tijd bij elkaar te verzamelen. Je kunt natuurlijk ook zelf het boekjaar afsluiten, maar een deskundige let er op dat je alle aftrekposten toepast en geen fiscale regelingen mist die voor jou van belang zijn.

2. Check alle verkoopfacturen

Heb je over alle werkzaamheden in 2018 een factuur gestuurd? Nee? Doe dit dat alsnog en het liefst zo snel mogelijk. Zijn alle verkoopfacturen die je in 2018 hebt gestuurd, ook betaald? Check dit ook meteen. Verkoopfacturen die in 2018 zijn verstuurd en pas in 2019 worden betaald, tellen toch mee met de omzet over 2018. Het bedrag van deze facturen komt als ‘openstaande vordering’ of ‘te ontvangen opbrengst’ op de balans te staan.

  • Facturen over werkzaamheden in 2018, gefactureerd en betaald in 2018.
    Deze facturen horen bij de omzet van 2018. Deze facturen boek je in 2018.
  • Facturen over werkzaamheden in 2018, gefactureerd in 2018 en betaald in 2019.
    Deze facturen horen ook bij de omzet in 2018: boek ze in 2018.
  • Facturen over werkzaamheden in 2018, gefactureerd in 2019 en betaald in 2019.
    De omzet van deze facturen hoort bij 2018, dus die boek je bij 2018. De btw boek je in 2019; bij de btw-aangifte is namelijk de factuurdatum leidend.

3. Check alle inkoopfacturen

Heb je alle inkoopfacturen betaald? Bij de inkoopfacturen is de factuurdatum leidend om te bepalen bij welk boekjaar de gemaakte kosten horen. Dus als je een factuur ontvangt met een datum in 2018, dan hoort dit bij gemaakte kosten in 2018. Ook als je deze factuur pas in 2019 betaalt. Denk verder ook aan de facturen en bonnen die je contant (per kas) of met je privérekening hebt betaald.

4. Ga na hoeveel producten je op voorraad hebt

Een bijgewerkt overzicht van de voorraad is van belang om vast te kunnen stellen wat de financiële waarde van de voorraad is aan het einde van het boekjaar op 31 december 2018. De waarde komt op de balans te staan onder het kopje ‘Inventaris’. De inventaris is een ruimer begrip dan alleen de voorraad. De inventaris is een opsomming van: investeringen die je hebt gedaan, voorraden, vorderingen, geldmiddelen en schulden die aanwezig zijn.

5. Maak overzicht van banksaldi van zakelijke (spaar)rekeningen

Je hebt voor elke zakelijke rekening het begin- en eindsaldo van 2018 nodig. Dus het saldo op 1 januari 2018 en het saldo op 31 december 2018. Dit geldt ook voor zakelijke spaarrekeningen.

6. Check ook je privéspaargeld en banksaldi

Had je in 2018 veel privé spaargeld (meer dan 30.000 euro zonder fiscale partner en meer dan 60.000 euro met fiscale partner), dan heb je de begin- en eindsaldi van je privéspaarrekening(en) ook nodig. Over het spaargeld boven de 30.000 euro (of 60.000 euro als je een fiscaal partner hebt) moet je vermogensbelasting betalen.

In 2019 mag je iets meer spaargeld hebben zonder dat je daar belasting over betaalt (heffingsvrij vermogen): 30.360 euro zonder fiscale partner en 60.720 euro met fiscale partner.

7. Check alle bank- en kastransacties

Aan het einde van het kalenderjaar moeten alle bank- en kastransacties in je administratie staan. Als je zakelijke bankrekening is gekoppeld aan een online boekhoudprogramma dan gaat dat automatisch. Check of de kastransacties en saldi kloppen.

8. Lever alle zaken aan bij je boekhouder

De boekhouder (of jijzelf als je zelf de boekhouding en belastingaangifte doet) heeft van het afgelopen boekjaar een aantal zaken nodig:

    • Alle bonnen, inkoopfacturen en verkoopfacturen
    • Overzicht van de zakelijke kilometers (als je je privé auto gebruikt voor zakelijke kilometers) of de kilometerregistratie van je zakelijke auto. Kilometerstand aan het begin en einde van het jaar.
    • Overzicht van de investeringen die je in 2018 hebt gedaan. Deze zijn nodig voor het afschrijven van aangeschafte bedrijfsmiddelen hoger dan 450 euro (op de balans).
    • Jaaroverzicht van je hypotheek en WOZ-waarde (alleen als je een eigen woning hebt).
    • Jaaropgaven van je werkgever(s) als je ook in loondienst hebt gewerkt.
    • Overzicht van de kosten voor verzekeringen zoals bijvoorbeeld AOV, bedrijfsaansprakelijkheid.
    • Jaaroverzicht van de niet-vergoede zorgkosten.
    • Urenregistratie.
    • Overzicht van lijfrenteverzekeringen of bankspaarproducten in verband met toename of afname Oudedagsreserve.

9. Uiteindelijke btw-berekening over 2018

Aan het einde van elk kalenderjaar dien je de uiteindelijke btw te berekenen. Als je bijvoorbeeld met je privé auto zakelijke kilometers rijdt, dan weet je pas aan het einde van het jaar hoeveel btw je mag aftrekken. De btw die je over de gereden zakelijke kilometers mag aftrekken, is afhankelijk van de verhouding zakelijke kilometers ten opzichte van de privé kilometers. Uit de uiteindelijke btw-berekening kan blijken dat je te veel of te weinig btw hebt afgedragen. Als je deze berekening niet heb gedaan voor de btw-aangifte van het vierde kwartaal, dan kun je dit corrigeren met een formulier ‘Suppletie omzetbelasting‘ (of je vraagt je boekhouder dit te doen).

10. Wil je een deel van de winst aftrekken voor Oudedagsreserve?

De oudedagsreserve (OR) is mogelijkheid voor ondernemers om fiscaal voordelig geld opzij te zetten voor de oude dag. In 2018 mag je als ondernemer 9,44% van de winst aftrekken met een maximum van 8.775 euro. Over dat bedrag betaal je nu dus geen inkomstenbelasting. Je kunt het bedrag storten in een lijfrenteverzekering of bankspaarproduct, maar je mag het ook op de rekening van je onderneming laten staan. Let op: zodra je stopt met je onderneming moet je er wél belasting over betalen. De Belastingdienst rekent dus vroeg of laat sowieso met je af.

11. Doe vóór 1 mei 2019 belastingaangifte of vraag uitstel aan

Als ondernemer moet je voor 1 mei 2019 aangifte voor de Inkomstenbelasting doen. Heb je meer tijd nodig? Dan kun je uitstel aanvragen. Doe dit dan wel vóór 1 mei 2019, anders krijg je een boete. Ook je boekhouder of accountant kan uitstel voor je regelen. Laat het je boekhouder of accountant even weten als je voor de belasting een fiscaal partner hebt: het uitstel kan voor jullie beiden geregeld worden.

12. Check de voorlopige aanslag 2019

De Belastingdienst schat de hoogte van je inkomen in 2019 in op basis van jouw inkomsten in eerdere jaren. Deze schatting vormt de basis voor een Voorlopige aanslag die je aan het begin van het jaar ontvangt. Check of het bedrag klopt en bespreek het eventueel met je boekhouder. Is het bedrag te hoog of te laag? Dan kun je e kunt de Voorlopige aanslag aanpassen via de website van de Belastingdienst.

13. Middeling bij sterk wisselend inkomen

Als de winst uit onderneming in drie aaneengesloten jaren sterk wisselend was, dan kom je wellicht in aanmerking voor middeling. Het kan dan zo zijn dat je in een bepaald jaar belasting hebt betaald in de hoogste schijf, terwijl je in een ander jaar nog ruimte had in een lagere belastingschijf. Voor deze gevallen kun je geld terug krijgen door te middelen. Je kunt een verzoek tot middeling indienen bij het Belastingkantoor in jouw gemeente. Bereken hier of middeling interessant is voor jou.

14.Lage btw-tarief in 2019 verhoogd naar 9%

Het lage btw-tarief is per 1 januari 2019 omhoog gegaan van 6% naar 9%. Boodschappen, drinkwater, treinkaartjes en geneesmiddelen worden duurder. Maar ook een bezoekje aan de kapper of sauna. Breng jij als ondernemer het lage btw-tarief in rekening bij je klanten? Dit kun je doorberekenen aan je klanten. Als je dat niet zou doen, gaat het ten koste van je omzet (bij gelijke prestatie of productlevering).

  • Over de auteur

    Lilian Havermans is content specialist / senior webredacteur. Opgeleid als journalist houdt zij zich sinds 2005 bezig met het vak webredactie. Schrijven is haar absolute passie. Lilian heeft een brede interesse en publiceert over tal van onderwerpen.

    Sinds 2010 is Lilian zzp’er en heeft daardoor de nodige ervaring opgedaan met ondernemen, boekhouding en financiële zaken rondom het ondernemerschap. Ze weet inmiddels haar weg te vinden in de wirwar van wetgeving, belastingregels en allerlei andere voorwaarden en eisen die gelden voor ondernemers in het algemeen en zzp’ers in het bijzonder.

    Lilian wil - net als Jasper - graag haar ervaring inzetten om andere ondernemers te helpen met
    online groei. Ze publiceert regelmatig artikelen op zakelijkgroeien.nl.

    Meer over Lilian weten? lilianhavermans.nl

  • Kenniscentrum