Facturen op tijd betaald krijgen

Geschreven door: Jasper Runneboom

Geschreven door Lilian Havermans

Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 3 zzp’ers weleens te maken heeft met oninbare facturen door wanbetalers. Het is natuurlijk enorm vervelend als een opdrachtgever niet of niet op tijd betaalt, zeker voor een zzp’er! Zzp’ers vormen een kwetsbare groep en kunnen gemakkelijk in de financiële problemen raken door wanbetalers. Maar die wanbetalers aanpakken: hoe doe je dat? Veel zzp’ers vinden het maar moeilijk. Toch kun je zeker wel stappen ondernemen! Deze 12 tips helpen je om wanbetalers aan te pakken. Doe er je voordeel mee.

Een wanbetaler is een persoon of een bedrijf dat gebruikmaakt van een dienst of een product zonder daarvoor (op tijd) te betalen. De klant of opdrachtgever die moet betalen voor jouw dienst of product noem je ook wel de debiteur. Wanbetaling komt meestal doordat de debiteur niet kan betalen. Ook komt het voor dat een klant gewoon te laks is in het betalen van de rekeningen en er zijn zelfs bedrijven die doelbewust te laat betalen om op die manier rentevoordeel te creëren of te zorgen dat ze tijdelijk meer geld in kas hebben! Wat de reden ook is, het is en blijft enorm vervelend.

Doe je voordeel met de volgende 12 tips om wanbetalers te voorkomen en/of tegen te gaan:

  1. Check of de opdrachtgever wel kan betalen
  2. Maak duidelijke afspraken
  3. Werk met aanbetaling of termijnbetalingen
  4. Vraag om een akkoord voor geleverd werk
  5. Stel een goede factuur op
  6. Houd je (facturen)administratie bij
  7. Eerst een vriendelijke herinnering
  8. Neem telefonisch contact op
  9. Stuur een tweede herinnering
  10. Stuur een aanmaning
  11. Schakel een incassobureau in
  12. Stap naar de rechter

1 Check of de opdrachtgever wel kan betalen

Als je van plan bent om je te laten inhuren door een bedrijf, dan is het verstandig om eerst de kredietwaardigheid van de potentiële opdrachtgever te controleren. Een kredietwaardige opdrachtgever is in staat om zijn rekeningen te betalen en doet dat vervolgens ook.

Veel gegevens van bedrijven zijn online te vinden. Op de website van de Kamer van Koophandel kun je het bedrijfsprofiel van een organisatie inzien: uittreksels en, indien beschikbaar, historie, deponeringen, jaarrekeningen en concernrelaties. Deze gegevens geven je een idee van de kredietwaardigheid en betrouwbaarheid van een bedrijf.

Let ook op het contact dat je met de potentiële opdrachtgever hebt. Hoe snel reageert de opdrachtgever op e-mails, belt hij terug? Kortom: komt de opdrachtgever zijn afspraken na? Een opdrachtgever die in het zakelijk contact zijn afspraken al niet nakomt, komt niet erg betrouwbaar over. Dat kàn een signaal zijn. Want: hoe gaat zo’n opdrachtgever dan met betalingen om?

2 Maak duidelijke afspraken

Het is van belang dat je van tevoren goede en duidelijke afspraken maakt. Stel jouw offerte zo duidelijk mogelijk op om misverstanden te voorkomen. Welke werkzaamheden vallen onder de opdracht, wat wil je aanmerken als zogenaamd “meerwerk” (werkzaamheden die buiten de opdracht vallen en dus extra kosten betekenen voor de opdrachtgever)? Laat jouw opdrachtgever de offerte ondertekenen of in elk geval een schriftelijk akkoord hierop geven (dit kan ook per e-mail).

Maar maak niet alleen afspraken over het werk (of het product) dat jij gaat leveren, maar ook over de betalingen. Zorg ervoor dat je weet welke betalingstermijn jouw opdrachtgever hanteert. Hanteer algemene voorwaarden waarin je afspraken zwart op wit zet over de betalingstermijn en de gevolgen van wanbetaling. Je kunt aangeven bij de opdrachtgever dat je deze voorwaarden hanteert, maar je kunt jouw algemene voorwaarden ook deponeren bij de Kamer van Koophandel, of in het contract met de opdrachtgever (laten) vermelden.

3 Grote opdrachten of dure producten: aanbetaling of termijnbetalingen

Als je een grote opdracht aangaat, loop je minder risico als je vooraf laat betalen. Je kunt een aanbetaling laten doen of je laat het hele bedrag vooruit betalen. Ook kun je afspreken dat er in bepaalde termijnen betaald moet worden. De opdrachtgever moet daar dan wel aan mee willen werken. Begin pas met de werkzaamheden als de aanbetaling die je hebt afgesproken, daadwerkelijk is gedaan. Wees hier ook duidelijk over naar de opdrachtgever.

Aanbetalingen en termijnbetalingen zijn heel gebruikelijk voor aannemers en bouwbedrijven. Het komt nogal eens voor dat een aannemer maanden en soms zelfs jaren aan een bouw- of renovatieopdracht gaat werken. Dan is het heel normaal om een aanbetaling en/of termijnbetalingen te laten doen. Anders zou je maanden of jaren werken aan een opdracht met het risico dat er uiteindelijk niet betaald wordt voor jouw werk. Vraag een aanbetaling van 30% of 40% van de hele opdracht en werk bij hele grote opdrachten met termijnbetalingen. Als een klant hiermee niet akkoord wil gaan, kun je je afvragen of je deze klant wel kunt vertrouwen. Moet je veel materialen inkopen om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren, dan is het gebruikelijk om hier van tevoren een betaling voor te vragen.

4 Vraag om een akkoord voor geleverd werk

Vraag om akkoord voor het geleverde werk. Doe dit elke keer als je iets oplevert, dit kan dus ook om een deel van het geleverde werk gaan. Zo voorkom je dat een opdrachtgever eerst dik tevreden is, maar als het op betalen aankomt opeens met allerlei klachten komt over jouw geleverde werk. Dit is een uitvlucht die vaak voorkomt bij wanbetalers.

5 Stel een goede factuur op

Zorg dat je facturen voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst. Vermeld de volledige gegevens van je bedrijf: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer, factuurdatum, en betalingstermijn (of vervaldatum van de factuur). Check ook goed of de bedragen (inclusief berekening van de btw) op je factuur kloppen en voorzie de factuur van een omschrijving van de geleverde werkzaamheden of producten. Voor overeenkomsten tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden geldt een wettelijke betalingstermijn. Vergeet ook niet het IBAN-rekeningnummer op je factuur te vermelden waarop de betaling moet plaatsvinden. Stuur je factuur onmiddellijk nadat je het werk of product hebt geleverd. Hiermee laat je zien dat je een tijdige betaling belangrijk vindt.

6 Houd je (facturen)administratie bij

Check of je facturen op tijd voldaan worden. Het bijhouden van je administratie is helemaal erg belangrijk als je grote, doorlopende opdrachten uitvoert. Zodra je een factuur stuurt, noteer dan in je agenda een herinnering op de dag dat de betaaltermijn verstrijkt, of zorg dat je goede boekhoudsoftware hebt die dit voor je bijhoudt. Bel de opdrachtgever zodra de betaaltermijn overschreden is. Doe dit tijdig. Blijft een (termijn)betaling langere tijd uit, dan heb je alle recht om je werkzaamheden of levering van producten te  staken. Laat in dat geval aan de opdrachtgever weten waarom je dat doet.

Let op bepaalde signalen. Wees op je hoede voor opdrachtgevers die opeens te laat gaan betalen. Hebben ze een of meer grote klanten verloren, houdt dit langere tijd aan? Mocht je erachter komen dat jouw opdrachtgever diverse schuldeisers heeft, dan zou jij weleens de volgende schuldeiser kunnen worden!

Het is belangrijk dat je alle afspraken, offertes, e-mails, facturen en brieven goed ordent en bijhoudt. Bij wanbetalers moet je uiteindelijk met al deze documenten (als bewijs) naar een incassobureau stappen, dus het is handig als je je zaakjes goed op orde hebt.

7 Eerst een vriendelijke herinnering

Je hebt je opdrachtgever op kredietwaardigheid gecheckt, goede afspraken gemaakt, het werk of product geleverd, akkoord gevraagd voor het geleverde en de factuur gestuurd. En dan gebeurt het toch. De betaaltermijn is verstreken en er is níet betaald.

Geen paniek! Het is altijd mogelijk dat jouw factuur over het hoofd is gezien. Stuur jouw opdrachtgever (per e-mail) een vriendelijke herinnering aan jouw factuur, voeg de factuur nog een keer toe als bijlage. Let erop dat je dit niet “Eerste herinnering” noemt, want daarmee geef je indirect aan dat er al een tweede klaar staat… en je wilt natuurlijk ook niet dat jouw opdrachtgever op de tweede herinnering gaat zitten wachten.

Wijs de opdrachtgever er vriendelijk op dat de betalingstermijn verstreken is en verzoek hem vriendelijk dat alsnog zo spoedig mogelijk te doen. Je hoeft geen nieuwe betaaltermijn te noemen, want de klant is al in gebreke. En als het goed is, weet hij dat.

8 Neem telefonisch contact op

Het is vaak voldoende om je opdrachtgever een betalingsherinnering per e-mail te sturen. In veel gevallen reageren opdrachtgevers hier direct (of binnen enkele dagen) op. Ze vermelden wanneer je de betaling kunt verwachten, of ze betalen direct.

Zo niet, dan kun je het beste telefonisch contact opnemen. Wacht hier niet te lang mee. Zodra je de betalingsherinnering hebt verstuurd, mag je binnen een week een reactie of betaling van de opdrachtgever verwachten. Blijft dit uit, dan bel je.

Het is belangrijk dat je ook in dit stadium beleefd en zakelijk blijft! Hiermee laat je zien dat je strikt en professioneel met jouw debiteuren omgaat. Tegelijkertijd geeft het je de mogelijkheid om de oorzaak van eventuele problemen te achterhalen en die samen op te lossen. Wijs de opdrachtgever erop dat de betaaltermijn verstreken is en dat je hierover een e-mail hebt gestuurd. Vraag waarom de betaling niet is gedaan en wanneer de opdrachtgever dat wel gaat doen.

Maak voor jezelf een notitie van de datum en het tijdstip dat je gebeld hebt en de uitspraken die je opdrachtgever over de betaling heeft gedaan. De afspraken die je met je opdrachtgever maakt, kun je later nodig hebben als je je dossier moet overdragen aan een incassobureau.

9 Stuur een tweede herinnering

Heeft jouw opdrachtgever een belofte gedaan over wanneer hij je gaat betalen, maar komt hij toch deze afspraak niet na? Of krijg je hem telefonisch niet te pakken? Dan is het tijd om een tweede herinnering te sturen. Het wordt nu al een beetje menens; je kunt nu wel stellen dat je met een wanbetaler te maken hebt. Deze herinnering noem je dan ook daadwerkelijk “Tweede herinnering”, om de opdrachtgever erop te wijzen dat dit niet de eerste keer is dat je om betaling vraagt.

In deze tweede herinnering blijf je desondanks toch beleefd en zakelijk. Maar neem wel een waarschuwing op. Waarschuw dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als betaling uitblijft. Mocht je opdrachtgever op de eerdere herinneringsmail helemaal niet hebben gereageerd, dan is het verstandig om de tweede herinnering zowel per e-mail als aangetekend per post (met ontvangstbevestiging) te sturen. Voeg de originele factuur ook toe. Hiermee voorkom je uitvluchten als: “Ik heb de herinnering/factuur niet ontvangen” of “Ik heb niets ontvangen”.

Heb je met een klant te maken die een consument is, en betaalt hij jouw factuur niet? Dan moet je hem ten minste één schriftelijke herinnering sturen. Je stuurt hem een WIK-brief: een brief conform de Wet Incassokosten. Ook als je geen afspraken op papier hebt gezet over de betaling van de factuur, gelden de regels van de Wet Incassokosten.

Een WIK-brief moet aan deze voorwaarden voldoen:

  • Geef de klant eenmalig 14 dagen de tijd om alsnog kosteloos te betalen.
  • Vermeld welk bedrag aan incassokosten je in rekening brengt als de klant niet betaalt.

Neem voordat je een WIK-brief of aanmaning stuurt, contact op met een incassobureau om erachter te komen wat de incassokosten zijn.

10 Stuur een aanmaning

Als betaling na de tweede herinnering ook uitblijft, stuur je een aanmaning. Met een aanmaning stel je de opdrachtgever in gebreke. De aanmaningsbrief is dwingender van toon. Het is de allerlaatste betaalmogelijkheid voordat je een incassobureau inschakelt. Vaak betalen opdrachtgevers alsnog zodra zij een aanmaning ontvangen. In dat geval voorkom je ermee dat je een incassobureau moet inschakelen.

Online kun je voorbeelden vinden van aanmaningsbrieven. Verstuur de aanmaning zowel per e-mail als aangetekend per post met een ontvangstbevestiging.

11 Schakel een incassobureau in

Als de factuur nog steeds niet (geheel) is voldaan, dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Kies voor een ‘no cure, no pay’-incassobureau; als het geld niet wordt geïncasseerd, dan hoef jij ook niets te betalen. De wanbetaler moet nu niet alleen jouw factuur, maar ook de incassokosten van het bureau dat je hebt ingeschakeld, betalen.

Je stuurt het incassobureau het hele dossier over de wanbetaler: alle afspraken, offertes, e-mails, facturen, brieven en telefoonnotities met gedane beloftes. Het incassobureau kijkt dan of een incassoprocedure kans van slagen heeft. Als dat zo blijkt te zijn, gaat het incassobureau de wanbetaler bellen, brieven sturen en (gepeperde!) rekeningen (inclusief incassokosten) sturen. Vermijd in dit stadium contact met de wanbetaler. Het kan zijn dat hij contact probeert op te nemen om vervolgens nieuwe beloftes te doen en uit te leggen waarom hij niet eerder betaald heeft. Mocht jouw debiteur je bellen, ga dan niet meer in discussie. Wees kort en zakelijk en meld dat je de zaak hebt overgedragen aan een incassobureau en dat de debiteur contact op kan nemen met het incassobureau.

Doorgaans lukt het met een incassobureau wél om de debiteur te laten betalen. Ze zeggen niet voor niets dat “vreemde ogen dwingen”. Geef de incassoprocedure wel de tijd; het kan wel meer dan een half jaar duren voordat je rekening betaald is.

12 Stap naar de rechter

Als het ook met een incassobureau niet lukt om je factuur betaald te krijgen, dan kun je nog naar de rechter stappen. Zorg voor een zakelijke rechtsbijstandsverzekering, want hierbij heb je juridisch expert of advocaat nodig. Die daagt jouw debiteur voor de rechter met een dagvaarding. Uiteindelijk beslist de rechter.

Tenslotte: over niet betaalde facturen

Hopelijk helpen deze tips je om zo veel mogelijk facturen betaald te krijgen! Je bent uiteraard zzp’er geworden om ervan te kunnen leven en een voorwaarde is dan wel dat je facturen ook betaald worden.

Toch kan het gebeuren dat een factuur onbetaald blijft. Van alle rekeningen die in Nederland uitstaan, wordt 2,5% nooit betaald. Een factuur is definitief oninbaar wanneer je voor deze factuur een traject met een incassobureau hebt doorlopen zonder resultaat (= betaling) of wanneer een bedrijf failliet is. Deze factuur boek je als oninbare vorderingen weg in de boekhouding. De btw die je over deze factuur aan de Belastingdienst hebt betaald, kun je terugvragen.

  • Over deze site


    Zakelijkgroeien.nl is een concept bedacht door Jasper Runneboom, gids voor de online marketing jungle en organisator van de online marketing expeditie.

    Waar hij zelf ondernemers graag helpt om online te groeien is zakelijkgroeien.nl opgezet als platform om ondernemers en zzp'ers op een breder vlak te laten groeien.

    Hier vind je handige tools zoals de netwerkagenda en de beste software om de zakelijke groei van jouzelf te bevorderen. Daarnaast vind je hier gratis honderden artikelen die antwoord geven op relevante ondernemersvragen.

  • Kenniscentrum