Waar bestaat de boekhouding als zzp’er uit?

Geschreven door: Zakelijkgroeien.nl

boekhouding zzpAls zzp-er ben je vanaf dag 1 van je onderneming verplicht een boekhouding te voeren. In deze boekhouding hou je bij welke financiële mutaties er plaatsvinden in je bedrijf. Je boekhouding hiervoor bestaat uit 2 gedeeltes: de balans en de wins- en verliesrekening.

Boekhouding opzetten: Korte uitleg

Bij de start van je bedrijf en dus je boekhouding zal je een openingsbalans opstellen. Hierop staat als het waren je 'startkapitaal'. Het beantwoord de vraag: met welke middelen begint jouw onderneming?

Gedurende het jaar zal je balans veranderen doordat je facturen stuurt en krijgt, zaken aanschaft of juist verkoopt en je geld ontvangt of uitgeeft. Deze veranderingen leg je vast in je winst- en verliesrekening en het bewijs (facturen / bankafschriften / bonnen) bewaar je in de administratie. Om alles te ordenen hou je hiervoor alles bij onder bepaalde grootboekrekeningen. Dit klinkt misschien nu wat ingewikkeld. Maar door het stap voor stap op te zetten wordt het een stuk makkelijker en dat is precies wat we nu gaan doen.

Boekhouding opzetten stap 1: De openingsbalans

Het eerste wat je gaat doen bij de start als zzp-er is bepalen waarmee je begint. Welke middelen heb je tot je beschikking bij de start van je onderneming en wat zijn deze middeen waard? Dit komt te staan in je openingsbalans. Je balans bestaat uit een debetzijde en creditzijde, deze moeten altijd in balans zijn (vandaar de naam ;-). Deze balans kan je prima zelf maken in Excel als zzp-er.

De balans bestaat uit een aantal standaard posten.

Dit zijn voor de debetzijde: 

  • Vaste Activa
  • Vlottende Activa
  • Liquide Middelen

Dit zijn voor de creditzijde:

  • Eigen Vermogen
  • Langlopend vreemd vermogen
  • Kortlopend vreemd vermogen

Wat valt er onder elke balanspost?

Debetzijde

Vaste Activa: hieronder vallen bezittingen die langer dan één jaar meegaan. Voor jou als zzp-er zal dit meestal gaan om je computer, je inventaris (kantoorspullen) en bijvoorbeeld de auto van de zaak.

Vlottende Activa: hieronder vallen bezittingen die minder dan één jaar meegaan. Denk aan voorraad en je debiteuren (dit zijn openstaande facturen aan klanten).

Liquide Middelen: hieronder valt geld in kas en op de bankrekening.

Creditzijde

Eigen Vermogen: het eigen vermogen is al het vermogen dat je zelf hebt ingebracht. Dit is dus het totaal van je debetzijde - alle schulden die je hebt.

Langlopend vreemd vermogen: dit zijn schulden die langer dan 1 jaar lopen. Dit kan bijvoorbeeld een lening zijn die je binnen 5 jaar moet afbetalen

Kortlopend vreemd vermogen: dit zijn schulden die je binnen 1 jaar moet betalen. Hieronder vallen vaak crediteuren (nog door jou te betalen facturen).

Openingsbalans inrichten in de praktijk als zzp-er

In de praktijk zal je openingsbalans vaak aan de debetzijde bestaan uit vaste activa en liquide middelen en aan je creditzijde alleen uit eigen vermogen.

Voorbeeld van een openingsbalans voor een zzp-er zonder schulden

Debet

Vaste Activa

Computer                                                       1.500

Inventaris                                                       1.500

Liquide middelen

Bankrekening                                                5.000

 

Totaal:                                                            8.000

Credit

 Eigen Vermogen                                                8.000

 

 

 

 

 

Totaal:                                                                  8.000

Als je een lening hebt lopen of al facturen hebt binnengekregen dan heb je op je creditzijde ook vreemd vermogen staan.  Onderstaand zie je een openingsbalans waarop de zzp-er een bedrijfswagen heeft aangeschaft en hiervoor een lening heeft afgesloten. Omdat de lening langer dan 1 jaar loopt is hier spraken van lang vreemd vermogen.

 

Voorbeeld van een openingsbalans voor een zzp-er met schulden

Debet

Vaste Activa

Computer                                                       1.500

Inventaris                                                       1.500

Bedrijfswagen                                             20.000

Liquide middelen

Bankrekening                                                5.000

 

Totaal:                                                            8.000

Credit

 Eigen Vermogen                                                7.000

 

Crediteuren                                                         1.000

 

Lang Vreemd Vermogen                                20.000

 

 

Totaal:                                                                  8.000

In de praktijk ga je na de start van jouw bedrijf niet bij elke mutatie je balans aanpassen, je hebt wel wat beters te doen! Gelukkig hoeft dit ook niet, alleen op het eind van het jaar is een balans noodzakelijk voor de aangifte bij de Belastingdienst. In een jaar zelf worden de veranderingen op de balans bijgehouden met behulp van de winst- en verliesrekening.

Boekhouding opzetten stap 2: de wins- en verliesrekening

Nu je weet waarmee je begint is het tijd om veranderingen in je balans bij te gaan houden, dit doe je met de wins- en verliesrekening. Hierin hou je bij wat er verandert per balanspost.

Als je bijvoorbeeld jouw eerste factuur stuurt dan verandert dat de balans. Je hebt namelijk een klant die jou geld verschuldigd is. Deze vordering op jouw klant plaats je onder vlottende activa op je balans als debiteur. Stel dat dit een factuur van € 5.000,- is. Dan staat dit op de balans als: Debiteuren € 5.000,-. Omdat de balans altijd in evenwicht moet zijn neemt je eigen vermogen ook met € 5.000 toe. Dit is logisch want je eigen vermogen zijn al jouw bezittingen en deze vordering is jouw bezit.

Alle mutaties tussendoor hou je bij in je winst- en verliesrekening / resultatenrekening. Dit is niks anders dan een overzicht van alle opbrengsten en kosten in een jaar van jouw bedrijf. Om het overzichtelijk te houden kan het handig zijn de opbrengsten en kosten te boeken onder grootboekrekeningen. Grootboekrekeningen zijn de posten op je balans.

Voor jou als zzp-er zal het meestal volstaan de volgende grootboekrekeningen te gebruiken:

  • 00 Vaste Activa
    • 001 - Inventaris
    • 002 - Voertuigen
  • 01 Vlottende Activa
    • 011 - Debiteuren
  • 02 Liquide Middelen
    • 021 - Bank
    • 022 - Kas
  • 03 Eigen Vermogen
    • 031 - Eigen Vermogen
    • 032 - Privé Opname
  • 04 Kort Vreemd Vermogen
    • 041 - Crediteuren
    • 042 - Rekening Courant
  • 05. Lang Vreemd Vermogen
    • 051 - Lening bank

Je staat vrij een andere indeling te gebruiken en rubrieken toe te voegen die voor jou relevant zijn.

Misschien ziet dit er zo wat ingewikkeld uit. Maar het is juist bedoeld om je boekhouding overzichtelijk te houden. Door alles goed te categoriseren is in één oogopslag helder voor jou, je boekhouder en de Belastingdienst wat de financiële status van je bedrijf is. Iedereen kan zo in één keer op elk moment zien hoeveel eigen vermogen je bijvoorbeeld hebt. Of hoeveel vorderingen je nog hebt op debiteuren. En dat is precies de bedoeling van je boekhouding.

Hulp nodig bij het opzetten van je boekhouding?

Als je hulp nodig hebt bij het goed uitvoeren van je boekhouding, kan de gratis dienst van het platform van Ageras van pas komen. Zij brengen je vrijblijvend in contact met boekhouders in jouw regio. 

Watook veel werk scheelt in de boekhouding is goede boekhoudsoftware. Hieronder hebben wij daarom 3 van de populairste boekhoudpakketten geselecteerd voor het voeren van je boekhouding (uitgebreid boekhoudpakketten vergelijken kan hier):

Kenniscentrum