De administratie slim opzetten: hoe bewaren en registreren?

Geschreven door: Jasper Runneboom

Administratie opzetten

Bij het starten als ondernemer hoort ook het opzetten van de administratie van je bedrijf. Het hebben van een volledige administratie vanaf dag 1 is essentieel omdat je elk kwartaal omzetbelasting moet betalen. Daarnaast is het voor jezelf handig omdat je makkelijk zaken kan terugzoeken, je inzicht hebt in de financiën van je bedrijf en je zo steeds beter inzicht krijgt in trends in de inkomsten en uitgaven. Kortom, een goed opgezette administratie is gewoon erg handig. Maar hoe zet je jouw administratie nou goed op?

Voorbereiding voor het voeren van de administratie

Voordat je start met het werkelijk opzetten van de administratie is het handig om een aantal zaken aan te schaffen. Dit zijn de benodigdheden om je systeem voor de administratie op te zetten. Wat je in ieder geval nodig hebt zijn een aantal ordners (meestal 1 per belastingjaar) en een setje tabbladen.

De bedrijfsadministratie opzetten

Een volledige jaaradministratie bestaat uit verstuurde en ontvangen facturen, bonnetjes die je cash / privé betaald hebt, bankafschriften en een uren- en kilometerregistratie.  Jouw administratie daarvoor kan je als volgt opzetten:

  • Tab 1: Verstuurde facturen

Dit zijn alle facturen die je zelf hebt verstuurd in het desbetreffende jaar. Verstuurd betekent dat dit ook de facturen zijn die (nog) niet betaald zijn. Al deze facturen moet je uitprinten en bewaren in de administratie.

  • Tab 2: Ontvangen facturen

Onder tab 2 bewaar je al de ontvangen facturen. Zorg dat de ontvangen facturen op naam van het bedrijf staan. Zeker bij bedragen boven de 50 Euro. Let er ook goed op dat de btw vermeld staat op de ontvangen factuur. Staat de btw er niet op? Dan mag je de btw niet terugvorderen.

  • Tab 3: Bonnetjes die je cash of privé betaald hebt

Dit is het zogenaamde kasboek, bewaar hierin alle betalingen waarvan je geen factuur hebt of die je met contant geld hebt betaald. Alle zakelijke bonnen die je cash of privé hebt betaald tellen ook mee voor de boekhouding. De kosten zijn aftrekbaar van de winst en de btw kan je terugvorderen. Vergeet dit dus niet. Denk hierbij ook aan telefoon- en/of internetkosten die privé betaald worden en deels zakelijk zijn.

  • Tab 4: Bankafschriften

Print regelmatig bankafschriften uit die je voor de zaak gebruikt. Een goed moment hiervoor is als je de btw-aangifte doet. Controleer dan alles en koppel je bij- en afschrijvingen aan de facturen en bonnen. Zo kan je checken of alles daadwerkelijk betaald is en werk je meteen aan de boekhouding. Daarnaast staan er op bankafschriften soms ook kosten (waarvan je geen bon hebt) die aftrekbaar zijn.

Urenregistratie als zzp’er

Wanneer je meer dan 1225 uur aan je bedrijf besteedt heb je recht op ondernemersaftrek. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting over de winst. Je gewerkte uren kan je meestal het beste bijhouden in Excel, of in een boekhoudprogramma. Onderneem je full-time? Dan is het bijhouden van je afspraken en uitgevoerde werkzaamheden in een agenda of een online agenda zoals Google Calendar voldoende.

Kilometerregistratie

Rij je met je privé auto of –fiets voor de zaak, dan mag je deze kilometers registeren als kosten  van de zaak. De kosten van deze kilometers (19 cent per kilometer) zijn aftrekbaar van de winst. Hier moet je alle kosten van betalen. Denk hierbij aan benzine, onderhoud en parkeerkosten. Tip is om wel de bonnen van dit soort kosten te bewaren. Een deel van de btw is namelijk wel terug te vorderen (naar rato van het aantal gereden kilometers).

Met dit systeem creëer je voor jezelf makkelijk een goede administratie. Nu alleen nog een goede boekhouder vinden die je administratie vertaalt naar een goede aangifte. Om een boekhouder te vinden raden wij het platform van Ageras aan. Na met jou gesproken te hebben gaan zij op zoek naar 3 geschikte boekhouders bij jou in de buurt.

Hoe verder met je administratie slim opzetten?

Krijg gratis 3 offertes van boekhouders uit je regio via Ageras

Gebruik boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware is erg prettig om je administratie op orde te houden en kan veel tijd besparen. Hieronder vind je de populairste boekhoudsoftware voor je administratie van dit moment. Hier vind je een uitgebreid overzicht van boekhoudpakketten.

Heb je interesse in een programma?  Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het progrmama.

  • Over deze site


    Zakelijkgroeien.nl is een concept bedacht door Jasper Runneboom, gids voor de online marketing jungle en organisator van de online marketing expeditie.

    Waar hij zelf ondernemers graag helpt om online te groeien is zakelijkgroeien.nl opgezet als platform om ondernemers en zzp'ers op een breder vlak te laten groeien.

    Hier vind je handige tools zoals de netwerkagenda en de beste software om de zakelijke groei van jouzelf te bevorderen. Daarnaast vind je hier gratis honderden artikelen die antwoord geven op relevante ondernemersvragen.

  • Kenniscentrum