Veel bedrijven werken nog op papier. Formulieren moeten met pen en papier worden ingevuld, worden teruggestuurd naar een afdeling en moeten vervolgens worden overgenomen in een systeem. Incontrol is overtuigd dat dit anders kan.

Het direct gebruiken van een formulier bespaart volgens het platform tijd en werkt efficiënter. Volgens Incontrol stopt het proces niet bij het opleveren van een rapport, maar moeten bevindingen ook daadwerkelijk gebruikt worden. In het systeem kunnen gebruikers cases aanmaken en doorzetten naar anderen. Zo werken medewerkers van organisaties samen om problemen aan te pakken. Middels plannen en notificaties kunnen processen worden gecoördineerd en afgerond.

Wat is Incontrol?

Incontrol is een platform voor digitale formulieren. Gebruikers kunnen met Incontrol hun papierwerk omzetten naar digitale formulieren. Zo kunnen er formulieren worden gemaakt voor inspecties, audits, keuringen en checklijsten. Het platform claimt dat er geen enkele kennis van IT benodigd is om te kunnen beginnen.

Het platform is onderdeel van Maxdoro, een bedrijf uit Amersfoort dat is gespecialiseerd in het verbeteren van bedrijfsprocessen. Naast Incontrol kennen we het bedrijf van producten als Inspect4All, InSZicht en eLabgids.

Zelf formulieren maken

Gebruikers kunnen formulieren maken met formulieren uit de zogenaamde Template Store of met de Form Builder. Formulieren uit de Template Store zijn zo goed als kant-en-klaar: met enkele aanpassingen kunnen de formulieren direct worden gebruikt. In de Template Store vind je formulieren voor onder meer audits, controlelijsten en enquêtes.

Wie liever zelf een formulier maakt, kan dit doen met de Form Builder. Dit is een tool waarmee de gebruiker zelf een formulier opzet en vormgeeft. Het idee van Incontrol is dat de formulieren naadloos zullen aansluiten op de ICT-infrastructuur van een organisatie.

En zo ziet dat eruit:

Gratis proberen – Test

Incontrol biedt de mogelijkheid aan de dienst gratis te proberen. Om de digitale formulieren te proberen, is een account benodigd. Bij het proberen kan de gebruiker direct kiezen uit een startpakket. Bijvoorbeeld voor een 5S-audit, vastgoed, de installatiebranche, voedingsindustrie, VCA’s en algemene formulieren. Wij kiezen voor een algemeen formulier.

Bij het gratis abonnement wordt gevraagd om persoonsgegevens, zoals een voornaam, achternaam, de organisatie waarvoor de tester werkt, het telefoonnummer, een e-mailadres en een wachtwoord.

Eenmaal ingelogd in het portaal, kunnen gebruikers een eigen formulier maken. Het is niet meteen duidelijk wat de gebruiker moet doen. Wel zien we een +je bij ‘Rij’. Door hierop te klikken krijgen we een keuzemenu uit verschillende elementen. Zo kan er bijvoorbeeld een checkbox lijst, een factuurregel of een meerkeuzevraag worden gekozen. Bij iedere rij kan een actie worden gekozen, zoals een case, een notificatie of een taak. Wij kiezen voor een audit. Er verschijnt nu een scherm met een mogelijkheid vragen in te geven, knoppen aan te maken en een begeleidend schrijven bij te voegen. Daarmee hebben we binnen een paar minuten ons eerste formulier gemaakt. Even later vinden we ook de optie een tutorial door te lopen, die het een en ander nog verduidelijkt.

De voor- en nadelen van Incontrol

Incontrol heeft verschillende voordelen, maar er zijn ook enkele nadelen. We zetten de belangrijkste voor- en tegens op een rijtje.

De voordelen van Incontrol

Een voordeel van Incontrol is dat er een grote keuze is uit elementen om aan een formulier toe te voegen. In principe kan ieder formulier gedigitaliseerd worden met dit platform. Het is relatief snel. Handig is ook dat Incontrol een tutorial heeft klaargezet voor nieuwe gebruikers. Deze is te vinden door op het hamburger-menu te klikken en te kiezen voor ‘Mijn formulieren’. Een stappenplan kan worden uitgevoerd en zo maken we ons eerste formulier.

Een ander voordeel is de template store. Deze store telt in principe voldoende templates om een geschikt formulier te maken. Het scheelt werk en het zorgt ervoor dat het digitale formulier direct goed in elkaar zit. Met de app van Incontrol is het mogelijk de digitale formulieren in te laten vullen op een mobiele telefoon of een tablet. In 2020 mag deze functie zeker niet ontbreken.

Incontrol heeft een uitgebreid help center, waar bijna iedere mogelijke vraag in te vinden is. We vinden het ook fijn dat er een telefoonnummer op de website staat. Bellen is vaak toch even duidelijker dan via de e-mail of het helpcenter te communiceren.

De nadelen van Incontrol

Wie voor het eerst inlogt in Incontrol, zal niet meteen snappen wat hij of zij moet doen. Het is niet echt duidelijk dat je eerst op het hamburger-menu moet klikken en ‘Mijn formulieren’ moet kiezen voor de eerste tutorial. Eigenlijk zou het handiger zijn als het systeem met tooltips zou werken, waardoor de gebruiker aan de hand genomen wordt en meteen snapt hoe het werkt.

Wat ook niet meteen duidelijk is, is hoe een gebruiker een formulier kan verspreiden. Het zou handig zijn als er een ‘laatste scherm’ wordt toegevoegd met daarbij een direct te kopiëren link om het formulier te verspreiden.

Op deze kleine nadelen wat betreft gebruiksvriendelijkheid na is het een erg prettig en intuïtief goed in elkaar gezet systeem. Het is een goede tool die veel ouderwets papierwerk overbodig maakt. Hiermee maakt het veel checks, audits en controles efficienter. Erg interessant voor partijen die hier veel mee doen.

De prijs van Incontrol begint bij € 12,95 per maand.

Meer informatie: getincontrol.eu/