Incontrol: Review

Incontrol: Review

Veel bedrijven werken nog op papier. Formulieren moeten met pen en papier worden ingevuld, worden teruggestuurd naar een afdeling en moeten vervolgens worden overgenomen in een systeem. Incontrol is overtuigd dat dit anders kan.

Het direct gebruiken van een formulier bespaart volgens het platform tijd en werkt efficiënter. Volgens Incontrol stopt het proces niet bij het opleveren van een rapport, maar moeten bevindingen ook daadwerkelijk gebruikt worden. In het systeem kunnen gebruikers cases aanmaken en doorzetten naar anderen. Zo werken medewerkers van organisaties samen om problemen aan te pakken. Middels plannen en notificaties kunnen processen worden gecoördineerd en afgerond.

Wat is Incontrol?

Incontrol is een platform voor digitale formulieren. Gebruikers kunnen met Incontrol hun papierwerk omzetten naar digitale formulieren. Zo kunnen er formulieren worden gemaakt voor inspecties, audits, keuringen en checklijsten. Het platform claimt dat er geen enkele kennis van IT benodigd is om te kunnen beginnen.

Het platform is onderdeel van Maxdoro, een bedrijf uit Amersfoort dat is gespecialiseerd in het verbeteren van bedrijfsprocessen. Naast Incontrol kennen we het bedrijf van producten als Inspect4All, InSZicht en eLabgids.

Zelf formulieren maken

Gebruikers kunnen formulieren maken met formulieren uit de zogenaamde Template Store of met de Form Builder. Formulieren uit de Template Store zijn zo goed als kant-en-klaar: met enkele aanpassingen kunnen de formulieren direct worden gebruikt. In de Template Store vind je formulieren voor onder meer audits, controlelijsten en enquêtes.

Wie liever zelf een formulier maakt, kan dit doen met de Form Builder. Dit is een tool waarmee de gebruiker zelf een formulier opzet en vormgeeft. Het idee van Incontrol is dat de formulieren naadloos zullen aansluiten op de ICT-infrastructuur van een organisatie.

En zo ziet dat eruit:

Gratis proberen – Test

Incontrol biedt de mogelijkheid aan de dienst gratis te proberen. Om de digitale formulieren te proberen, is een account benodigd. Bij het proberen kan de gebruiker direct kiezen uit een startpakket. Bijvoorbeeld voor een 5S-audit, vastgoed, de installatiebranche, voedingsindustrie, VCA’s en algemene formulieren. Wij kiezen voor een algemeen formulier.

Bij het gratis abonnement wordt gevraagd om persoonsgegevens, zoals een voornaam, achternaam, de organisatie waarvoor de tester werkt, het telefoonnummer, een e-mailadres en een wachtwoord.

Eenmaal ingelogd in het portaal, kunnen gebruikers een eigen formulier maken. Het is niet meteen duidelijk wat de gebruiker moet doen. Wel zien we een +je bij ‘Rij’. Door hierop te klikken krijgen we een keuzemenu uit verschillende elementen. Zo kan er bijvoorbeeld een checkbox lijst, een factuurregel of een meerkeuzevraag worden gekozen. Bij iedere rij kan een actie worden gekozen, zoals een case, een notificatie of een taak. Wij kiezen voor een audit. Er verschijnt nu een scherm met een mogelijkheid vragen in te geven, knoppen aan te maken en een begeleidend schrijven bij te voegen. Daarmee hebben we binnen een paar minuten ons eerste formulier gemaakt. Even later vinden we ook de optie een tutorial door te lopen, die het een en ander nog verduidelijkt.

De voor- en nadelen van Incontrol

Incontrol heeft verschillende voordelen, maar er zijn ook enkele nadelen. We zetten de belangrijkste voor- en tegens op een rijtje.

De voordelen van Incontrol

Een voordeel van Incontrol is dat er een grote keuze is uit elementen om aan een formulier toe te voegen. In principe kan ieder formulier gedigitaliseerd worden met dit platform. Het is relatief snel. Handig is ook dat Incontrol een tutorial heeft klaargezet voor nieuwe gebruikers. Deze is te vinden door op het hamburger-menu te klikken en te kiezen voor ‘Mijn formulieren’. Een stappenplan kan worden uitgevoerd en zo maken we ons eerste formulier.

Een ander voordeel is de template store. Deze store telt in principe voldoende templates om een geschikt formulier te maken. Het scheelt werk en het zorgt ervoor dat het digitale formulier direct goed in elkaar zit. Met de app van Incontrol is het mogelijk de digitale formulieren in te laten vullen op een mobiele telefoon of een tablet. In 2020 mag deze functie zeker niet ontbreken.

Incontrol heeft een uitgebreid help center, waar bijna iedere mogelijke vraag in te vinden is. We vinden het ook fijn dat er een telefoonnummer op de website staat. Bellen is vaak toch even duidelijker dan via de e-mail of het helpcenter te communiceren.

De nadelen van Incontrol

Wie voor het eerst inlogt in Incontrol, zal niet meteen snappen wat hij of zij moet doen. Het is niet echt duidelijk dat je eerst op het hamburger-menu moet klikken en ‘Mijn formulieren’ moet kiezen voor de eerste tutorial. Eigenlijk zou het handiger zijn als het systeem met tooltips zou werken, waardoor de gebruiker aan de hand genomen wordt en meteen snapt hoe het werkt.

Wat ook niet meteen duidelijk is, is hoe een gebruiker een formulier kan verspreiden. Het zou handig zijn als er een ‘laatste scherm’ wordt toegevoegd met daarbij een direct te kopiëren link om het formulier te verspreiden.

Op deze kleine nadelen wat betreft gebruiksvriendelijkheid na is het een erg prettig en intuïtief goed in elkaar gezet systeem. Het is een goede tool die veel ouderwets papierwerk overbodig maakt. Hiermee maakt het veel checks, audits en controles efficienter. Erg interessant voor partijen die hier veel mee doen.

De prijs van Incontrol begint bij € 12,95 per maand.

Meer informatie: getincontrol.eu/

Remko van Buuren

Met meer dan 20 jaar ervaring in finance en projectmanagement, heb ik mijn sporen verdiend bij verschillende multinationals. De afgelopen jaren heb ik mijn eigen ondernemersavontuur beleefd en veel geleerd onderweg. Nu sta ik klaar om jou te helpen bij het starten en laten groeien van jouw bedrijf!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

De Rol Van Lean Six Sigma in Teameffectiviteit Verhogen

Elk bedrijf met een visie weet dat effectieve teams de ruggengraat vormen van succesvolle organisaties. Uitstekende teamverbanden werken samen, delen kennis en ...
Gepost op: 27 juni 2023

Wat is mijn marge en waarom is dat zo belangrijk?

Ze vliegen je regelmatig om de oren: de succesverhalen over gigantische omzetten die ondernemers gedraaid hebben. En natuurlijk kunnen ze jou dat ...
Gepost op: 25 januari 2022

Checklist boekjaar 2021 afsluiten als ondernemer

Het jaar 2021 is (bija) voorbij en 2022 ga je natuurlijk zo goed mogelijk van start! Toch moet je ook nog even ...
Gepost op: 16 januari 2019

Urencriterium van 1225 uur berekenen

Nooit meer nadenken over je uren? e-Boekhouden.nl: complete boekkhoudtool inclusief urenregistratie SnelStart: complete boekkhoudtool inclusief urenregistratie   Voldoen aan het urencriterium voor ...
Gepost op: 14 juni 2022

Deze 7 tools hoort iedere zzp’er te gebruiken

Als zelfstandig ondernemer heb je meer dan genoeg te doen om jouw bedrijf succesvol te maken. Het is daarom belangrijk dat je ...
Gepost op: 15 mei 2023

Welke aftrekposten zijn er voor zzp’ers?

Aftrekposten op de inkomstenbelasting maken ondernemen als zzp’er een stuk leuker. Als je aan de voorwaarden voldoet betaal je namelijk een stuk ...
Gepost op: 24 maart 2024

Review Gekko boekhoudsoftware

In Nederland werken steeds meer mensen voor zichzelf. Al die zzp’ers moeten, het liefst op een zo makkelijk mogelijke manier, een boekhouding ...
Gepost op: 9 oktober 2018

Een boekhouder in Utrecht vinden

Wil jij nooit meer stress ervaren over je boekhouding, geen enkel belastingvoordeel missen en op een onoverzichtelijke manier met cijfers omgaan? Dan ...
Gepost op: 29 maart 2022

Waarom betaal je minder inkomstenbelasting als ondernemer?

Als de Belastingdienst jou als zzp’er ziet als ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan heb je recht op bepaalde aftrekposten. De ondernemersaftrek en ...
Gepost op: 29 november 2019

Deze 4 leertechnieken zorgen ervoor dat jij je zakelijke kennis snel vergroot

Wanneer je een bedrijf hebt, wil je vanzelfsprekend dat deze zo goed mogelijk presteert. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan, want ...
Gepost op: 23 maart 2023

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Ontvang onze handige budgettool + tips en tricks voor gezond financieel ondernemen!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.