Als zelfstandige zonder personeel (ZZP’er) heb je vaak meerdere klanten voor wie je werkzaam bent. Het bijhouden van urenregistratie kan nogal een onoverzichtelijke bedoening worden. Speciaal voor ZZP’ers, freelancers en eenpitters is daarom Yoobi Professional ontworpen. Dit is een ‘web-based’ systeem waarin je simpel allerlei informatie over je projecten bij kunt houden, en waar je uiteraard ook gemakkelijk je uren in bijhoudt.

Welke functies & opties heeft Yoobi?

Wanneer je ervoor kiest om een licentie bij Yoobi aan te schaffen krijg je de mogelijkheid om tien projecten aan te maken. Per project kun je verschillende activiteiten invullen. Dat is erg handig, vooral wanneer je voor je klanten verschillende soorten werkzaamheden uitvoert. Wanneer je een project aanmaakt, moet je minimaal één activiteit toevoegen om uren, dagen, aantallen of bedragen te kunnen registreren. Jouw voortgang en opbrengsten worden per project weergeven in een grafiek op het dashboard. Je kunt deze daarnaast ook inzien door een rapportage te genereren die geïntegreerd zijn in het programma.

Wanneer je graag offertes en facturen wil opmaken in je eigen stijl, en deze wil verzenden vanuit Yoobi Professional, dan biedt het programma de facturatiemodule aan. Je kunt financiële gegevens selecteren, bewerken en openen vanuit één scherm. De module biedt daarnaast de mogelijkheid om middels een zogenoemde ‘bulkmutatie’ snel meerdere facturen aan te maken, welke je kunt versturen middels een handige betaallink.

Heb je behoefte aan een CRM? Yoobie voorziet in deze behoefte met een aparte CRM-module. Met deze module krijg je toegang tot de details van jouw relatie, je kunt daarnaast taken en activiteiten aanmaken, verkopen registreren, verkoopdoelen vastleggen, bijlagen opslaan en e-mails vanuit Outlook (plus de bijlagen) toevoegen aan je persoonlijke CRM.

Tot slot heeft Yoobi een gratis app ontwikkelt waardoor je mobiel je administratie bij kunt houden vanaf je smartphone.

Met welke andere softwareprogramma’s kan Yoobi worden geïntegreerd?

Yoobi heeft rekening gehouden met allerlei verschillende softwareprogramma’s die eventueel gekoppeld kunnen worden aan het registratiesysteem:

• Twinfield: Deze volautomatische koppeling zorgt ervoor dat debiteur- en journaalpostgegevens tussen de programma’s worden uitgewisseld. Het plaatst de omzet op de juiste kostenplaats en omzetrekening.
• Exact: Debiteur-, project- en factuurgegevens kunnen vanuit Yoobi automatisch worden geïmporteerd in Exact.
• Yuki: Dit is ook een volautomatische koppeling die zorgt dat de facturen direct bij de webservice van Yuki aan worden geleverd, daarnaast wordt de betaalstatus van de factuur in Yoobi overgenomen.
• Nmbrs: De persoonsgegevens worden tussen de twee programma’s gesynchroniseerd.
• Visma: Factuur- en debiteurgegevens worden automatisch vanuit Yoobi geïmporteerd in de boekhouding.
• Multivers: Wanneer betalingen in Multivers zijn ontvangen worden deze geautomatiseerd verwerking op de factuur die je in Yoobi hebt ingevoerd. Om meer grip op debiteuren te krijgen, krijgen transacties automatisch een fiat.
• MS Outlook: Dankzij deze koppeling kunnen e-mails en bijlages van Outlook direct worden toegevoegd in het CRM.
• Google: Je kunt je Google-account gebruiken om bij Yoobi in te loggen en je Google Drive koppelen om bestanden in Yoobi op te nemen. Ook kun je je e-mails in het CRM van Yoobi opnemen.
• MailChimp: Je kunt het CRM van Yoobi gebruiken om contactpersonen op te nemen in de mailinglist van MailChimp. Bij de informatie over je relatie kun je ook hun activiteit zien: welke e-mails ze hebben ontvangen, geopend en op welke links ze hebben geklikt.
• Act-On: Je kunt middels deze koppeling contactpersonen van Yoobi toevoegen aan lijsten in Act-On.
• iMuis: Journaalpostgegevens van facturen en debiteuren kunnen automatisch worden geïmporteerd in iMuis.
• Snelstart: Je kunt hiermee handmatig gegevens vanuit verzonden facturen vanuit Yoobi importeren in Snelstart.
• Tangram (RIS): Je kunt informatie van een ingevulde opdracht naar Yoobi sturen, zo kan een kandidaat onmiddellijk starten met urenregistratie. Ook gegevens over de organisatie, contactpersoon, opdracht en tarief worden naar Yoobi verzonden.
• Atlassian Jira: De informatie in Atlassian Jira kan worden gesynchroniseerd naar Yoobi.
• Dropbox: Je kunt bestanden vanuit Dropox koppelen aan Yoobi, zodat je de bestanden ook in Yoobi hebt staan.
• OneDrive: Wanneer je Yoobi koppelt aan Microsoft OneDrive kun je gemakkelijk bij deze documenten en ze delen met je relaties.
• E-Boekhouden: e-Boekhouden is een boekhoudpakket waarin je veel gegevens kwijt kunt, welke je kunt koppelen aan Yoobi.
• OTRS: Je kunt alle support-meldingen van OTRS koppelen aan Yoobi, waardoor het mogelijk wordt om hier uren op te schrijven.

Hoe gebruiksvriendelijk is en oogt het programma?

Yoobi is een ‘webbased’ programma, waardoor je geen software op je computer hoeft te installeren. De user interface is en overzichtelijk, waardoor je je gemakkelijk wegwijs kunt maken binnen het systeem. Daarnaast biedt Yoobi een gratis online demo die je kunt volgen, om kennis te maken met het programma.

Welke rapportages kun je uit Yoobi halen?

Yoobi biedt een aantal standaard rapportages waarmee je inzicht krijgt in de voortgang van je project en de opbrengsten die het project je (tot nu toe) heeft gebracht. Rapportages die je bijvoorbeeld kunt genereren zijn de WBSO-rapportage en de rapportage Declarabiliteit.

Hoe is de prijsopbouw van Yoobi?

Je koopt een Yoobi Professional licentie voor de schappelijke prijs van € 41,50 per jaar per gebruiker. Hou er wel rekening mee dat Yoobi eenmalig 150 euro in rekening brengt, omdat zij een persoonlijke omgeving voor je klaarmaken.

Wanneer je extra bv’s of gebruikersaccounts wil toevoegen, dan is dit natuurlijk mogelijk. Yoobi biedt daarnaast twee extra modules aan die je ook aan kunt schaffen. Voor zowel de facturatiemodule als de CRM-module betaal je € 157,50 per jaar.

Hoe is de support vanuit de organisatie?

Wanneer je contact opneemt met Yoobi is het mogelijk om de omgeving eerst eens te testen met een gratis demo-account. Je kunt er ook voor kiezen om een online demo te krijgen vanuit Yoobi.

Ze hebben daarnaast een apparte ‘help site’ waar klanten terecht kunnen met vragen. Yoobi belooft daarnaast binnen drie werkdagen antwoord te geven op de vraag die je hebt wanneer je deze invult in het contactformulier.