Wat zijn de voordelen van online boekhouden?

Geschreven door: Lilian Havermans

online boekhoudenOnline boekhouden is voor de zzp’er van tegenwoordig eigenlijk een must. Natuurlijk kun je ook je boekhouding in Excel of op papier doen, als je dat echt wil. Maar ik pleit ervoor dat zzp’ers een online boekhoudprogramma aanschaffen. Het bespaart je niet alleen tijd en papier; het heeft nog veel meer voordelen! Wil je weten welke voordelen online boekhouden heeft voor jou als zzp’er? Lees dan verder.

Je bent zzp’er en overweegt je boekhouding te doen in een online boekhoudpakket. Als je mij om advies vraagt, zeg ik onmiddellijk: “Doen!”. Boekhouden wordt voor zzp’ers veel eenvoudiger als ze dit met behulp van een online boekhoudprogramma doen. Ja, ook voor jou! En dat gemak zorgt voor tijdwinst. Maar er zitten nog meer voordelen aan vast. De voordelen van online boekhouden als zzp’er geef ik je hieronder op een rij.

  1. Het is eenvoudig
  2. Het hoeft niet duur te zijn
  3. Het bespaart tijd
  4. Het is altijd en overal beschikbaar
  5. Het is veilig
  6. Snel en gemakkelijk digitale facturen maken en verzenden
  7. Bankrekeningen en andere systemen koppelen
  8. Koppeling met een app
  9. Eenvoudig samenwerken met je boekhouder
  10. Meer controle

Populaire boekhoudprogramma’s om online te boekhouden

1. Online boekhouden is eenvoudig

Een beetje basiskennis van het boekhouden is natuurlijk wel handig, maar je hoeft als zzp’er écht geen uitgebreide kennis van boekhouden te hebben als je kiest voor een online boekhoudprogramma. De meeste boekhoudsoftware is inmiddels zo ver in de ontwikkeling dat het gebruikersgemak voorop staat. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben ook een online handleiding of ‘helpteksten’ die ervoor zorgen dat je direct snapt wat je op bepaalde plekken in het programma moet doen.

Op papier moet je alles (laten) uitzoeken, op volgorde leggen en opbergen. Met een online boekhoudpakket worden jouw inkomende en uitgaande facturen, transacties en andere gegevens automatisch en overzichtelijk bewaard. Netjes op datum en soort: makkie dus!

2. Online boekhouden hoeft niet duur te zijn

Als zzp’er heb je vaak geen uitgebreid online boekhoudpakket nodig: een eenvoudig boekhoudprogramma is voor de meeste zzp’ers ruim voldoende. Zeker als beginnend zzp’er let je op de kosten – en elke kostenpost is vervelend, maar bedenk wel dat je met een goed online boekhoudprogramma je geld kunt ‘terugverdienen’. Online boekhoudsoftware is tegenwoordig zo goed ingericht dat je snel en eenvoudig je administratie op orde krijgt. Reken als zzp’er op een bedrag tussen de 10 en 25 euro per maand voor een online boekhoudpakket.

3. Online boekhouden bespaart tijd

Facturen versturen en ontvangen, aangifte doen bij de Belastingdienst (omzet- en inkomstenbelasting): dit doe je online. Dus als je jouw boekhouding daarop aanpast, ben je ook minder tijd kwijt aan deze verplichtingen.

Het scheelt ook veel tijd. Tijd die je bij een papieren boekhouding kwijt zou zijn aan organiseren, categoriseren, ordenen en opruimen. Online heb je namelijk al je boekstukken overzichtelijk bij elkaar (de papieren stukken scan je natuurlijk in). Het kwijtraken van facturen of bonnen, niet meer weten wat je twee jaar geleden verdiende: dat gebeurt je niet meer als je je boekhouding online doet! En het standaard beeld van de zzp’er die met een schoenendoos vol met bonnetjes en andere administratieve papieren aan de btw begint: dat verdwijnt.

4. Een online boekhoudprogramma is altijd en overal toegankelijk

Met een online boekhoudprogramma kun je altijd en overal boekhouden. Nou ja… behalve dan als je ‘in the middle of nowhere’ zit zonder internetverbinding. Maar tegenwoordig kun je op de meeste plekken een verbinding maken met internet en dat is eigenlijk het enige wat je nodig hebt om online te kunnen boekhouden. Handig toch? Je bent niet meer gebonden aan kantoortijden, een locatie (waar de papieren liggen) of aan die ene computer waar jouw gegevens op staan. Als je beschikt over een internetverbinding, dan is het simpelweg een kwestie van inloggen.

5. Online boekhouden is veilig

Online boekhoudsoftware is doorgaans zo goed beveiligd dat jij dat niet meer hoeft te doen. Bovendien wordt gezorgd voor regelmatige updates en back-ups om de boel te beveiligen. Dat gaat meestal automatisch. Dus jij kunt als zzp’er gewoon lekker aan de slag met je administratie.

6. Snel en gemakkelijk digitale facturen maken en verzenden

Veel online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om digitale facturen te maken en verzenden. Als je een boekhoudpakket aanschaft, kijk dan zeker of deze mogelijkheid in het pakket wordt aangeboden. Het scheelt printen, papier (dat bedrukt is met jouw logo en bedrijfsgegevens), enveloppen en frankering.

Maar het handigste vind ik dat je facturen direct in je boekhouding worden opgeslagen. Dat scheelt een extra handeling én je zal nooit meer een factuur vergeten in te boeken.

Bovendien worden je facturen automatisch doorgenummerd (dat is een verplichting voor de Belastingdienst). Heerlijk eenvoudig en snel: factuurtje maken met een template dat al in je boekhoudprogramma staat, opslaan en met een druk op de knop per mail versturen! En bij sommige boekhoudsoftware kun je ook instellen dat het systeem automatisch herinneringen verstuurt.

7. Bankrekeningen en andere systemen koppelen

De meeste online boekhoudsoftware kun je koppelen aan andere systemen, zoals je (zakelijke) bankrekening, je kassasysteem, je voorraadsysteem, de Belastingdienst en de systemen van leveranciers. Transacties, inkoopfacturen of andere gegevens worden automatisch ingelezen en verwerkt in het boekhoudprogramma. Jij hoeft zelf alleen de gegevens te bevestigen, de rest gebeurt helemaal automatisch. Als jouw boekhoudsoftware die mogelijkheid biedt, dan kun je aangiftes aan de Belastingdienst versturen vanuit je boekhoudprogramma.

Sommige boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om de systemen van bepaalde leveranciers te koppelen. Dat is heel handig bij terugkerende facturen van bijvoorbeeld de telefoon- of internetprovider, de energieleverancier of leveranciers die jouw voorraden aanvullen. De facturen worden dan automatisch digitaal naar je boekhoudprogramma verstuurd.

8. Koppeling met een app

Veel online boekhoudprogramma’s bieden een app aan waarmee je op je eigen online boekhoudomgeving kunt inloggen. Je kunt bijvoorbeeld een zakelijke bon ermee inscannen, je gemaakte uren bijhouden of het dashboard bekijken om te zien hoe je ervoor staat. Gewoon dus op je smartphone.

9. Eenvoudig samenwerken met je boekhouder

Als je je boekhouding online hebt staan, kun je die ook met anderen delen. Jouw boekhouder bijvoorbeeld! Bij de meeste boekhoudsoftware is het mogelijk om gebruikers toe te voegen. Ook is er online software waarbij je vragen kunt stellen aan je boekhouder; de vragen worden automatisch naar je boekhouder gemaild. Het is vooral handig omdat jij je vragen kunt stellen wanneer je maar wilt en je boekhouder kan antwoorden wanneer hij/zij maar wil. Dat betekent dus ook dat je niet aan kantoortijden of telefonische bereikbaarheid gebonden bent. Dat je boekhouder een medegebruiker is van jouw online boekhouding zorgt ervoor dat je beter en sneller kunt samenwerken.

10. Je hebt meer controle

Online boekhouden is snel, eenvoudig, veilig, betaalbaar, altijd bereikbaar, handig te combineren met andere systemen én het bespaart tijd. Dat blijkt uit de bovenstaande 9 voordelen. Dit zorgt ervoor dat je meer controle hebt over je boekhouding. Ik zou alle zzp’ers willen aanraden om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van online boekhouden en ook regelmatig de administratie bij te houden. Dus bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks een uurtje. Het ligt er maar aan hoeveel facturen je stuurt en hoeveel je inkoopt. Veel boekhoudpakketten bieden een dashboard waarmee je je omzet en kosten kunt monitoren. Maak daar gebruik van; het geeft je de controle over je bedrijf.

Tot slot over online boekhouden

Terwijl ik dit artikel schrijf, ben ik al 10 jaar zzp’er. In 2010 begon ik met een boekhouding die half op papier en half online was. Ik ontdekte een mooi online boekhoudprogramma dat ik 9 jaar heb gebruikt. Daarnaast had ik voor elk kalenderjaar een ordner vol met papieren van leveranciers, Belastingdienst en geprinte transacties (die ik – met de hand! – online inboekte). In die 9 jaar heb ik gezien dat het boekhoudprogramma dat ik gebruikte steeds meer verbeterd en uitgebreid is. Door een overstap naar een andere boekhouder ben ik ook op een ander online boekhoudpakket overgestapt. Ook dat is een pareltje met veel mogelijkheden! Inmiddels is mijn gehele boekhouding online en ik zou echt niet anders meer willen.

  • Over de auteur

    Lilian Havermans is content specialist / senior webredacteur. Opgeleid als journalist houdt zij zich sinds 2005 bezig met het vak webredactie. Schrijven is haar absolute passie. Lilian heeft een brede interesse en publiceert over tal van onderwerpen.

    Sinds 2010 is Lilian zzp’er en heeft daardoor de nodige ervaring opgedaan met ondernemen, boekhouding en financiële zaken rondom het ondernemerschap. Ze weet inmiddels haar weg te vinden in de wirwar van wetgeving, belastingregels en allerlei andere voorwaarden en eisen die gelden voor ondernemers in het algemeen en zzp’ers in het bijzonder.

    Lilian wil - net als Jasper - graag haar ervaring inzetten om andere ondernemers te helpen met groeien. Ze publiceert regelmatig artikelen op zakelijkgroeien.nl.

    Meer over Lilian weten? lilianhavermans.nl

  • Reactie toevoegen

    Kenniscentrum