Review MoneyMonk: boekhoudprogramma voor zzp’ers

Review MoneyMonk: ermee starten

MoneyMonk biedt een proefabonnement aan voor 30 dagen, daarna is het maandelijks opzegbaar. In de praktijk zal je niet snel switchen van boekhoudprogramma, je hebt wel wat beters te doen. Dus als je actief met MoneyMonk aan de slag gaat is de kans groot dat je erbij blijft. Gelukkig is het programma snel en eenvoudig te testen op de meest gebruikte functionaliteiten waardoor je snel genoeg erachter komt of het programma voor jou geschikt is.

Eerste keer inloggen bij MoneyMonk

Als je voor de eerste keer inlogt moet je jouw gegevens invoeren en je kan een profielfoto van jezelf uploaden. Omdat de medewerkers van MoneyMonk ook een foto van zichzelf gebruiken wordt het contact een stuk persoonlijker!

Als je al ingeschreven bent bij de Kamer van Koophandel haalt MoneyMonk jouw gegevens uit het handelsregister waardoor je niet zelf je belangrijkste gegevens hoeft in te voeren, handig!

Je Dashboard

Zodra je jouw eigen gegevens in MoneyMonk staan kan je echt van start. Het eerste waar je belandt na deze stap is het dashboard. Hier vind je een overzicht van openstaande facturen, te betalen facturen, te betalen omzetbelasting, je banksaldo (na de laatste bankmutaties) en een overzicht van je omzet, kosten en voorlopige winst. De eerste keer staat dit uiteraard nog op 0. Maar zodra je MoneyMonk hebt ingericht heb je hier een handig overzicht van je financiële situatie.

Aan de slag: Wat zit er allemaal in MoneyMonk?

Binnen MoneyMonk kan je als zzp'er de volgende zaken uitvoeren:

• Offertes
• Tijdregistratie (uren)
• Rittenregistratie (ritten)
• Facturen boeken (verkoop)
• Inkoop boeken (ingaande facturen / bonnen)
• Koppeling met je bankbetalingen
• Kasboek bijhouden
• BTW aangifte maken
• Rapportages zoals Winst & verliesrekening en balans

Rechts het menu van MoneyMonk met de belangrijkste opties.

Onder rapportages vind je onder andere een winst & verliesrekening en staan een aantal handige zaken voor je boekhouder (en voor jou) zoals je balans en een audit bestand.

Onder instellingen kan je veel zaken aanpassen zodat MoneyMonk beter aansluit op jouw bedrijf. Onder andere kan je hier je offertes en facturen aanpassen door er je logo op te plaatsen.

Mocht je al een tijd bezig zijn als ondernemer dan kan je de contactgegevens gemakkelijk importeren met behulp van een CSV bestand. Mocht je dit nog nooit hebben gedaan, dan staat er een heldere uitleg. Sowieso word je goed bij de hand genomen door het programma. Stapsgewijs legt het je uit hoe alles werkt op een prettige en duidelijke manier, zodat je het programma snel eigen maakt.

Offertes maken in MoneyMonk

Elke boekhouding begint normaal gesproken met het maken van offertes. Binnen MoneyMonk kan je gemakkelijk offertes maken die er goed uitzien. In 3 stappen heb je een offerte gemaakt:

1. voor wie is de offerte
2. de inhoud van de offerte
3. finaliseer de offerte.

Deze laatste stap kan alleen als je de vorige 2 stappen hebt uitgevoerd. Na deze laatste stap kan je de offerte direct mailen of als PDF downloaden. Automatisch wordt er de status op afwachting gehangen aan de offerte.

Zoals een definitieve offerte eruit komt te zien:

Er is de mogelijkheid om offertes vergaand aan te passen met bijvoorbeeld je eigen logo, het toevoegen of juist weglaten van bepaalde gegevens. Je kan je dus behoorlijk uitleven met het design van je offerte of factuur.

Facturen aanmaken en boeken

Wij hebben even de proef op de som genomen en een factuur aangemaakt en verstuurd. Hieronder zie je hoe het ons verging en binnen hoeveel minuten wij de factuur hadden verstuurd. Ik kan je al één ding verklappen; heel moeilijk was het niet.

Ontvangen facturen en betaling boeken

Ontvangen facturen kan je in MoneyMonk zetten via "inkoop". Je hebt daar de optie om eenmalige facturen in te boeken alsmede periodieke facturen. In de praktijk zal je meestal facturen via je bankmutaties in de boekhouding invoeren denken wij. Hier kan je namelijk je bankmutaties koppelen aan de juiste kosten en eventueel een bonnetje daarvan uploaden.

Navraag bij Jasper van MoneyMonk bevestigd ons vermoede, hij legt uit: "deze optie is eigenlijk vooral bedoeld om eenmalige grotere inkomende facturen te boeken zodat je ziet welke kosten er nog openstaan."

Bankmutaties en bonnetjes koppelen

Om je boekhouding compleet te hebben zal je nog één ding moeten doen, namelijk het koppelen van de mutaties van je bankrekening aan je uitgaande en inkomende facturen, eventueel met bon. Dit koppelen doe je in een paar stappen:

1. Download het MT940/CSV bestand van je bankrekening, dit kan je doen als je ingelogd bent. Bij de Rabobank vindt je dit bijvoorbeeld in het menu aan de linkerkant onder "Downloaden transacties"
2. Upload het bestand in MoneyMonk onder "bank"
3. MoneyMonk laadt het bestand in en al je transacties staan keurig in het systeem. Klaar om gekoppeld te worden aan je verkoop en inkoop en geboekt te worden in je boekhouding. Heb je een bonnetje? Dan kan je deze hier eenvoudig uploaden en koppelen aan je betaling. Dankzij de MoneyMonk app kan je heel gemakkelijk je bonnetjes hiernaartoe uploaden.
4. MoneyMonk werkt met boekingsvoorstellen, waarbij de software onthoud waarop terugkomende kosten geboekt moeten worden. De volgende keer dat dezelfde kosten in het bankboek verschijnen geeft MoneyMonk de suggestie om de kosten op dezelfde kostenrubriek te boeken, super handig! Bekijk maar eens de video hierover:

BTW aangifte & inkomstenbelasting

Als jouw boekhouding is ingevuld binnen MoneyMonk over een kwartaal kan je met 1 druk op de knop de BTW aangifte tevoorschijn toveren. Klik op "BTW" en je ziet hoeveel BTW je moet betalen, of terugkrijgt. Makkelijk!

Onder rapportages vind je jouw winst- & verliesrekening terug, de balans en handige tools voor je boekhouder of jezelf voor de inkomstenbelasting. Dit ziet er allemaal goed uit. Enig minpunt  is het ontbreken van een goede manier om afschrijvingen te boeken. Dit kan vrij makkelijk maar in de huidige opzet van het programma is er een grote kans dat je dit over het hoofd ziet. MoneyMonk gaf bij navraag aan wel bezig te zijn met een module voor het eenvoudig boeken van afschrijvingen.

Handige extra's in MoneyMonk

Naast de net beschreven functies biedt MoneyMonk nog een aantal handige extra's waar wij erg over te spreken zijn. Deze extra's zijn:

• Intuïtief en praktisch uren bijhouden
• Rittenregistratie (helaas geen automatische berekening)
• Openstaande facturen inkomend en uitgaand
• Financieel overzicht van het lopende jaar
• Bank & Kassaldo
• Mogelijkheid om briefpapier up te loaden voor gebruik met facturen / offertes
• Mobiele app waarin je bonnen kan uploaden, uren registreren, inzichten in je administratie hebt en in de toekomst ritten kan registreren
• Handige boekingsvoorstellen die het verwerken van je bankmutaties een stuk gemakkelijker maken.

Conclusie over MoneyMonk

MoneyMonk zal voor de meeste zzp-ers een makkelijk en compleet programma zijn om de boekhouding en administratie in bij te houden, het scheelt tijd en biedt overzicht.  Als je een dienstverlenende ZZP’er bent sluit MoneyMonk waarschijnlijk extra goed aan, MoneyMonk is namelijk speciaal voor die ZZP’ers ontwikkeld.

Grootse pluspunten zijn de heldere vormgeving die zowel functioneel is als prettig oogt, de compleetheid en de goede uitleg bij alle opties.  Ze houden nog net niet je handje vast, maar veel scheelt het niet en dat is in dit geval alleen maar prettig. Dit zorgt er namelijk voor dat je snel weet hoe het programma werkt. Boekhouden wordt zo lekker makkelijk.

Kleine minpunten zijn het ontbreken van de mogelijkheid om automatisch het aantal kilometers van je ritten te laten berekenen, de wat omslachtige manier om afschrijvingen correct in te boeken.