Als zzp’er ontkom je er niet aan: het (laten) opstellen van algemene voorwaarden voor jouw product of dienstverlening. Maar waarvoor heb je ze precies nodig? En wat moet er eigenlijk allemaal instaan?

Laat ik dit artikel beginnen met een schuldbekentenis. Tot voor kort (lees: vorige maand) had ik zelf geen algemene voorwaarden. En dat terwijl ik al wel een poosje mee ga als ondernemer. Eerlijk gezegd vond ik het teveel ‘gedoe’ om me erin te verdiepen én maakte ik altijd prima afspraken met opdrachtgevers via de mail. Nooit heb ik ook maar één.

Serious business? Regel je algemene voorwaarden (en goed ook)

Waarom ik toch overstag ben gegaan, hoewel algemene voorwaarden niet verplicht zijn? Omdat ik vind dat als je jezelf serieus neemt als ondernemer, je je zaakjes goed geregeld moet hebben. Dat geldt voor je boekhouding en administratie en ook voor je juridisch fundament. Daarnaast geeft het me een veilig gevoel om bepaalde zaken in algemene voorwaarden vast te hebben liggen. In mijn situatie gaat het dan bijvoorbeeld om intellectueel eigendom en het gebruik van mijn teksten, maar ook over de termijn waarbinnen klanten informatie aan mij aan moeten leveren, zodat ik voor ze aan de slag kan.

Want dat is waar algemene voorwaarden om draaien: het zijn als het ware de spelregels die gelden wanneer jij en je klant een overeenkomst met elkaar sluiten. Je kunt algemene voorwaarden zelf opstellen – genoeg voorbeelden online te vinden – maar ik heb er bewust voor gekozen om een jurist in te schakelen. Zo weet ik zeker dat de algemene voorwaarden precies op mijn bedrijf en specifieke werkzaamheden van toepassing zijn, ben ik ervan verzekerd dat mijn algemene voorwaarden wettelijk waterdicht zijn én, niet onbelangrijk, snap ik wat erin staat. Het zou tenslotte wel een beetje gek zijn als ik verwacht dat mijn klant akkoord gaat met mijn algemene voorwaarden, terwijl ik zelf niet begrijp wat er in staat.

Dit moet er in je algemene voorwaarden staan

Als je in dit gedeelte van het artikel een kant-en-klare opsomming verwacht van hetgeen er in jouw algemene voorwaarden moet staan, moet ik je helaas teleurstellen. Het is namelijk net als met chocolade: zoveel mensen, zoveel wensen. Bovendien hangt het er vanaf hoe je onderneming in elkaar steekt. Werk je business to business of doe je vooral zaken met consumenten? Verkoop je (online) diensten of producten? En als je producten verkoopt, zijn dat dan producten die tot in de eeuwigheid goed blijven, of kunnen producten ook ‘over de datum’ gaan en daardoor bederven? Je snapt ’t al: het is van groot belang dat de algemene voorwaarden passen bij jouw onderneming en jouw werkzaamheden. 

Hoewel er dus niet één dichtgetimmerd pakket aan algemene voorwaarden bestaat, is er in zijn algemeenheid wel iets te zeggen over de inhoud van algemene voorwaarden. Ze omvatten namelijk altijd de rechten en plichten die ondernemers en klanten naar elkaar hebben, of het nou zakelijke klanten of consumenten zijn. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over:

• Toepasselijkheid: waarop zijn je algemene voorwaarden precies van toepassing? Mag je als ondernemer de algemene voorwaarden op enig moment wijzigen? Hoe zit het met de algemene voorwaarden van je klant, in het geval van business-to-business zakendoen?
• De offerte: hoe lang is je offerte geldig? Geldt de offerte eenmalig of is ‘ie ook van toepassing op eventuele vervolgopdrachten bij dezelfde klant?
• Uitvoering van de overeenkomst: in hoeverre ben je als ondernemer aansprakelijk voor het resultaat dat de klant voor ogen heeft? En – in het geval van een creatief beroep – hoeveel revisierondes zijn er bij de prijs inbegrepen?
• Betaling: welke betalingstermijn hanteer je? Wat zijn je rechten als ondernemer wanneer je klant te laat betaalt? Mag je een aanbetaling vragen?
• Wijziging of annulering van de overeenkomst: wanneer ben je als ondernemer gerechtigd om de overeenkomst te wijzigen of annuleren? En hoe kun je als klant een overeenkomst opzeggen?
• Overmacht: in welke situaties kun je je als ondernemer of klant beroepen op overmacht? Wat gebeurt er in zo’n situatie met betalingsverplichtingen?
• Levering: wat is de levertermijn van jouw product of dienst? Hoe wordt het product of de dienst (aan)geleverd?
• Aansprakelijkheid: in hoeverre ben je als ondernemer verantwoordelijk voor eventuele schade die voortvloeit uit de gesloten overeenkomst? Wat is de rol van een klant hierin?
• Omgang met klachten: op welke wijze en wanneer moeten klachten kenbaar gemaakt worden? Waar wordt een onderlinge rechtszaak afgehandeld, mochten jullie er onderling niet uitkomen?

En dit juist niet…

De prijs die je onderling hebt afgesproken. Het aantal coachingsuren dat je als nieuwbakken slaapcoach denkt nodig te hebben om je lieve, nogal slecht slapende buurjongetje in slaap te krijgen. Of de kleur van dat te gekke lampje, dat je op een of andere markt in China hebt ingekocht. Kortom: alle specifieke kenmerken die van toepassing zijn op het product of de dienst zelf. Algemene voorwaarden zijn namelijk niet voor een enkele situatie bij een klant, maar ‘kleine lettertjes’ die voor al je klanten gelden. Dat scheelt dus onderhandelen over bijvoorbeeld betalingstermijnen of leveringsvoorwaarden.

Wat uiteraard ook niet in je algemene voorwaarden mag staan, zijn bepalingen die in strijd zijn met het Nederlandse recht. Daarbij is het goed om te weten dat consumentenbescherming in Nederland een groot goed is. Niet voor niets is er in het Burgerlijk Wetboek een ‘grijze’ en ‘zwarte’ lijst opgenomen van onredelijke bezwarende (zwarte) of mogelijke onredelijke bezwarende (grijze) bepalingen in algemene voorwaarden.

Wat kosten algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn per bedrijf verschillend, dus de kosten kunnen voor jou hoger of lager zijn dan voor iemand anders. Online heb je veel aanbieders die vanaf ongeveer € 100,- jou zelf (gecontroleerd) algemene voorwaarden laten maken. Wil je ze laten opstellen? Reken dan minimaal op € 200,-.

Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?

Het lijkt misschien een open deur, maar voor de zekerheid vermeld ik ‘m hier toch: je hebt he-le-maal niks aan algemene voorwaarden als je ze niet op tijd ter beschikking stelt aan je klanten. Natuurlijk kun je (toekomstige) klanten niet dwingen om je algemene voorwaarden te lezen, maar ze moeten wel openlijk beschikbaar en aanvaardbaar zijn, voordat je de overeenkomst met elkaar sluit. Daarom doe je er goed aan om je algemene voorwaarden mee te sturen met je offerte. Verstuur je geen offertes, maar verkoop je bijvoorbeeld producten via een webshop? Dan moeten je algemene voorwaarden niet alleen op je website staan, maar moeten klanten ze ook kunnen downloaden en op kunnen slaan. Bij het afrekenen van het product kunnen ze dan aangeven of ze akkoord gaan met de algemene voorwaarden.

PS: Kies je ervoor om je algemene voorwaarden zelf te maken, kopieer ze dan in ieder geval nooit zomaar van iemand anders. Er rust namelijk auteursrecht op algemene voorwaarden die op maat gemaakt zijn. Dit geldt niet voor voorbeelddocumenten (met toestemming openbaar gemaakt) of algemene voorwaarden die je met een generator kunt samenstellen.