Als zzp’er ben je voor de Belastingdienst niet verplicht om je uren bij te houden. Maar je moet wel aannemelijk kunnen maken dat je voldoende uren aan je onderneming hebt besteed. Een urenregistratie is daarom wel aan te raden. En nee, ik weet het: dat is niet het leukste klusje om je mee bezig te houden. Maar wél handig om te doen! Het hoort niet alleen bij je administratie, het levert je ook wat op. Voor de Belastingdienst moet je voldoen aan het urencriterium van 1.225 werkuren per jaar om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek (lees: belastingvoordeel). Maar voor jezelf heeft het ook voordelen om je uren bij te houden. Waar moet je op letten, hoe en waarom moet je je uren registreren en op welke manier kun je je urenregistratie het beste aanpakken? In dit artikel ga ik op deze vragen in.

Urenregistratie bijhouden is belastingvoordeel

In 2019 levert het toepassen van zelfstandigenaftrek en startersaftrek een belastingvoordeel op van 9.403 euro op. De Belastingdienst stelt daarom als voorwaarde dat je je uren bijhoudt, want je moet wel kunnen bewijzen dat je in het betreffende jaar minimaal 1.225 uren gewerkt hebt. Kijk voor de exacte voorwaarden en bedragen van andere jaren op de website van de Belastingdienst.

Voldoe je ruimschoots aan het urencriterium? Dan is het bijhouden van je uren voor de Belastingdienst minder belangrijk. Als je bijvoorbeeld het hele jaar door een winkel runt die 40 uur per week open is, dan is het heel gemakkelijk aan te tonen dat je voldoende uren hebt gemaakt voor het urencriterium. Voor jezelf kan het wél handig zijn om je uren bij te houden.

Zelfstandigenaftrek

Je komt in aanmerking voor ondernemersaftrek als je voldoet aan het urencriterium van 1.225 werkuren in een kalenderjaar en nog niet de AOW-leeftijd hebt bereikt. De zelfstandigenaftrek in 2019 bedraagt 7.280 euro. Het kabinet maakte onlangs bekend dat de zelfstandigenaftrek (helaas!) wordt verlaagd naar 5.000 euro in 9 jaar tijd. De verlaging begint in 2020 en verloopt in stapjes van 250 euro (behalve in 2020, dan is het 280 euro):

Startersaftrek

De startersaftrek mag je bovenop de zelfstandigenaftrek toepassen als je in 1 of meer van de 5 voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer was en je in die periode niet meer dan 2 keer zelfstandigenaftrek toepaste. Startende ondernemers kunnen de startersaftrek dus (over het algemeen) over 3 jaren toepassen. De startersaftrek is een bedrag van 2.123 euro in 2019 en hiervoor geldt dus ook dat je minimaal 1.225 uren gewerkt moet hebben.

Urenregistratie: voordelen voor jezelf als zzp’er

Het registreren van je uren is mijns inziens niet alleen iets wat je voor de Belastingdienst doet. Het is zeker ook handig als je meer inzicht in je onderneming wil krijgen. Als je je diensten per uur aanbiedt, moet je sowieso je uren bijhouden voor de opdrachtgever. Je ziet dan ook snel hoeveel je omzet bedraagt voor de opdracht. Maar bij zzp’ers komt het ook vaak voor dat ze een vaste prijs rekenen voor een bepaalde dienst of een bepaald product. Als je je uren bijhoudt, kun je snel berekenen wat jouw werk daadwerkelijk kost en oplevert. En dat zorgt er weer voor dat je nieuwe opdrachten beter kunt inschatten en betere offertes maakt.

Een voorbeeldje. Stel, je bent meubelmaker en je maakt en verkoopt een stoel voor 500 euro. Je hebt voor 200 euro aan materialen gekocht om de stoel te kunnen maken. Dan is je omzet dus 300 euro. Als je 10 uur bezig bent met het kopen van de materialen, het vervaardigen van de stoel en het verkopen van de stoel, dan heb je dus een omzet van 30 euro per uur. Misschien wil je meer per uur verdienen? Dan kun je bij een volgende opdracht een aantal dingen doen: de verkoopprijs verhogen, met goedkopere materialen werken of sneller werken (als dat überhaupt mogelijk is natuurlijk).

Bovendien kun je op jaarbasis jouw directe (declarabele) uren afzetten tegen je indirecte uren en nagaan of je over het hele jaar voldoende verdiend hebt in de directe uren. Je ziet meteen of het percentage indirecte uren niet te hoog is. Overzicht maakt bijsturen mogelijk!

De ondernemersaftrek is een aftrekpost op de winst en bestaat uit zelfstandigenaftrek, startersaftrek, startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid, aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, meewerkaftrek en stakingsaftrek. De bestanddelen van de ondernemersaftrek waar de meeste zzp’ers mee te maken krijgen, zijn de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Daarom ga ik op deze bestanddelen iets verder in.

Welke uren moet je bijhouden in je urenregistratie?

Alle uren die je voor je onderneming maakt, mag je optellen voor het urencriterium. Dus de declarabele uren én de niet-declarabele uren. Dus ook de uren die je nodig hebt om je e-mail bij te werken, de administratie bij te houden, je website bij te houden, aan marketing en acquisitie te doen (offertes schrijven), om te reizen naar je klanten, planningen te maken, trainingen te volgen en voorraden te kopen. Al deze uren vallen onder je urenadministratie.

Mijn tip: maak een indeling in directe en indirecte uren (per opdracht) en maak ook een onderverdeling in de indirecte uren (algemeen, administratie, acquisitie, reistijd, training/cursus, marketing, voorraad inkopen). Het is handig als je je uren indeelt per opdracht, zodat je achteraf kunt zien welke opdrachten het meest opleveren en welke minder.

Urenregistratie als zzp’er, hoe pak je het handig aan?

Hoe jij je uren bijhoudt en registreert, dat mag je zelf weten. Grofweg zijn er 3 manieren om je uren te registreren:

1. Je houdt het zelf bij (in Excel of op papier)
2. Met aparte software voor urenregistratie
3. Via een boekhoudprogramma met ingebouwde software voor urenregistratie

1. Je houdt het zelf bij (in Excel of op papier)

Als startende zzp’er wil je wellicht zo min mogelijk kosten maken; het starten van een eigen bedrijf zorgt al voor veel kosten (opstartkosten). In het begin zijn jouw uren misschien ook vrij gemakkelijk bij te houden. Dan kun je ervoor kiezen om zelf je uren bij te houden. Bijvoorbeeld in Excel of zelfs op papier (of in je papieren agenda). Dat is de goedkoopste oplossing. Maar ik moet er wel bij zeggen dat dat niet altijd de handigste oplossing is. Het is namelijk arbeidsintensief én je moet er zelf aan denken om regelmatig je uren op te schrijven of in je Excel-document te zetten. Maar het kan natuurlijk wel.

2. Met aparte software voor urenregistratie

Er is ruime keuze in het aanschaffen van software voor urenregistratie, ook wel time tracking software genoemd. Kijk online naar de mogelijkheden. Voor een klein bedrag per maand schaf je een abonnement aan en heb je handige mogelijkheden om je uren bij te houden. Het gebruiken van urenregistratie software heeft een aantal voordelen:

• De software helpt je bij de indeling van de uren in categorieën
• Bepaalde programma’s gebruik je (ook) als app op je mobiel, waardoor je dagelijks en direct je uren in het systeem kunt zetten (bijvoorbeeld als je in de trein naar huis zit)
• De software heeft vaak mogelijkheden om rapporten te maken per week, maand, kwartaal of jaar om zo direct inzicht in je geregistreerde (directe én indirecte) uren te krijgen
• Er is software beschikbaar waarbij je een timer kunt aanzetten op het moment dat je start met een taak. Je zet de timer weer uit als je klaar bent. Zo weet je op de minuut nauwkeurig hoeveel tijd een bepaalde taak kost
• Bij sommige softwareprogramma’s kun je instellen dat je een seintje krijgt (bijvoorbeeld op je mobiel) dat je je uren moet invullen. Zo vergeet je het nooit.

Onze urenregistratie software top 3:

3. Via een boekhoudprogramma met ingebouwde software voor urenregistratie

Er zijn ook boekhoudprogramma’s waarin je je uren kunt bijhouden. Je kunt de uren dan vaak ook koppelen aan een opdracht of opdrachtgever én je facturen er aan koppelen. Dat moet je dan wel eerst zo inrichten, maar dat is vaak niet al te ingewikkeld. Je hebt dan alles overzichtelijk in 1 programma: handig! Verder werkt dit soort software over het algemeen hetzelfde als de urenregistratiesoftware die niet is ingebouwd in een boekhoudprogramma. Deze ingebouwde mogelijkheden kunnen dus dezelfde voordelen hebben als genoemd bij punt 2.

Tip uit de eigen ervaring: maak het jezelf makkelijk

Toen ik in 2010 begon met zzp’en, was er veel minder software beschikbaar voor het bijhouden van je uren. Ik koos voor een Amerikaans online urenregistratieprogramma dat (inmiddels) alle voordelen heeft als hierboven genoemd in punt 2. Ik ben nooit van programma geswitcht, want het is alleen maar beter geworden (nog een voordeel van online software: het wordt doorontwikkeld).

Nu houd ik nog steeds dagelijks mijn uren bij via de app op mijn mobiel. Dat vind ik een fijne manier en het werkt voor mij perfect. Toen ‘mijn’ urenregistratieprogramma die app nog niet had, moest ik telkens op mijn laptop inloggen en dat werkte voor mij dus veel minder goed. Als ik er aan dacht, was ik niet in de gelegenheid om in te loggen en dan was het: “Oh, dat doe ik straks thuis wel”. Wat niet gebeurde… waardoor ik op een later moment een hele maand “terug moest halen”! De kans dat je op zo’n moment gemaakte uren vergeet, is natuurlijk groot.

Zelf een lijstje bijhouden: ook dat vind ik niet fijn. Mijn hele administratie en boekhouding is online, dus het bijhouden van mijn uren op papier heeft sowieso niet mijn voorkeur. En ik vind het maken van rapporten ‘met 1 druk op de knop’ super handig: iets dat in Excel misschien wel kan, maar ik houd van het gemak van de software die hierop ingericht is.

Je moet het jezelf niet te moeilijk maken. En dat is ook mijn advies aan anderen: maak het jezelf makkelijk. Zeker in geval van een dergelijk klusje dat op zichzelf minder leuk is, maar je wel degelijk iets kan opleveren.

Urenregistratiesoftware gebruiken?

Vind hier de beste urenregistratiesoftware voor jouw bedrijf!