Je droomt er misschien al jaren van en nu gaat er wat van komen. Je wil eigen baas zijn en een bedrijf starten of zzp’er worden. Er komt veel kijken bij de start van een eigen onderneming en je krijgt sowieso te maken met de Belastingdienst. Hoe kom je aan een btw-nummer, hoe vaak moet je btw-aangifte doen? Hoe zit het met aangifte inkomstenbelasting en aftrekposten? We spreken de belastingtechnische stappen die je moet nemen van eerste contact met de Belastingdienst tot jouw eerste btw-aangifte.

Naast het onderzoeken van de markt en je mogelijkheden, het bedenken van een unieke bedrijfsnaam, het schrijven van een ondernemingsplan, je inschrijving bij de Kamer van Koophandel en het eventueel zorgen voor een startkapitaal, krijg je als startende ondernemer of zzp’er in elk geval te maken met de Belastingdienst. Daarom dit stappenplan voor het starten van je eigen bedrijf. Waar moet je voor de Belastingdienst allemaal aan voldoen?

Check allereerst of je voor de Belastingdienst een ondernemer bent met de Ondernemerscheck. Dat is onder andere van belang om te weten of je in aanmerking komt voor ondernemersaftrek (startersaftrek, zelfstandigenaftrek) en MKB-winstvrijstelling.

1. Btw-nummer aanvragen

De meeste ondernemingsvormen zijn verplicht zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Let op: bij inschrijving van de KvK moet je aangeven Welke rechtsvorm je kiest voor je onderneming. Bij de inschrijving ontvang je van de KvK een tijdelijk btw-nummer. De Belastingdienst stuurt je binnen een week de bevestiging van je btw-nummer.

Het btw-nummer heb je nodig voor het doen van btw-aangifte (omzetbelasting). Je hebt het ook nodig als je in- en/of verkoopt binnen de EU en als de btw van leverancier naar afnemer verlegd moet worden. Op jouw facturen moet je altijd je btw-nummer vermelden. Je vindt je btw-nummer terug op correspondentie van de Belastingdienst.

Voor sommige ondernemingen en rechtspersonen geldt een uitzondering: zij kunnen een btw-nummer direct aanvragen bij de Belastingdienst zonder dat ze zich inschrijven bij de KvK. Dit geldt voor:

• stille maatschappen zonder onderneming
• informele verenigingen
• eenmanszaken met activiteiten die volgens het handelsregister geen onderneming zijn
• buitenlandse rechtsvormen zonder vestiging in Nederland
• open fondsen voor gemene rekening

In 2020 krijgen eenmanszaken een nieuw btw-nummer. De nieuwe btw-nummers hebben geen koppeling meer met het Burgerservicenummer (BSN), om de privacy beter te beschermen en identiteitsfraude tegen te gaan.

2. Je uurtarief bepalen

Het berekenen van je uurtarief is best ingewikkeld. Behalve dat je rekening moet houden met bedrijfskosten en niet-declarabele uren, is het ook verstandig om rekening te houden met het feit dat je belasting moet betalen over je omzet (btw of omzetbelasting) én over je winst. De btw die je ontvangt kun je het beste opzij zetten en liever niet uitgeven. De ontvangen btw moet je namelijk vroeg of laat aan de Belastingdienst kunnen betalen. Als ondernemer met een eenmanszaak moet je inkomstenbelasting betalen. Zet voor de veiligheid minimaal 20% van je omzet opzij om de aanslag inkomstenbelasting aan de Belastingdienst te kunnen voldoen. Wil je nu al weten hoeveel inkomstenbelasting je ongeveer moet betalen? Gebruik dan onze handige rekentool voor de inkomstenbelasting.

3. Zakelijke bankrekening openen

Een zakelijke rekening openen is niet verplicht, maar wel handig als je je privé en zakelijke transacties gescheiden wilt houden. Je houdt dan goed overzicht. Ook een eventuele boekhouder is er blij mee! Een zakelijke bankrekening heeft meer voordelen. Het bij het openen van een zakelijke rekening op de starterspakketten: soms is een zakelijke rekening het eerste jaar gratis.

4. Jouw administratie inrichten volgens de eisen

Elke ondernemer is verplicht om een administratie op te zetten, bij te houden en te bewaren (in verband met controle van de Belastingdienst). De Belastingdienst heeft een aantal eisen opgesteld waar elke administratie van een ondernemer aan moet voldoen. Zo moet je administratie de volgende zaken bevatten:

• inkoopfacturen en verkoopfacturen (zie ook punt 4)
• overzichten van banktransacties
• kasboek
• voorraadadministratie (indien er sprake is van voorraad; de producten die je verkoopt)
• contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers (ook e-mail)
• urenadministratie
• kilometerregistratie auto
• belastingaangiften: btw en inkomstenbelasting
• modelovereenkomsten (vroeger de VAR)
• alle zakelijke correspondentie; brieven, e-mails, offertes, contracten.

Jouw facturen opstellen volgens de eisen

De Belastingdienst stelt eisen waaraan je verkoopfacturen moeten voldoen. Op alle facturen moet het volgende staan:

• je btw-nummer
• het bedrag zonder btw, btw-bedrag en totaalbedrag
• de factuurdatum
• het factuurnummer (let op: facturen moet je opeenvolgend nummeren)
• je eigen bedrijfsnaam, naam en adres
• je KvK-nummer
• naam en adres van de afnemer
• welke goederen of diensten je levert
• om hoeveel goederen of diensten het gaat
• je (zakelijke) rekeningnummer

Gebruik een facturatieprogramma om makkelijk facturen te sturen die aan deze eisen voldoen.

6. Btw-aangifte doen en btw betalen/terug ontvangen

Als ondernemer moet je digitaal btw-aangifte doen. De btw die je als ondernemer hebt betaald (inkoop), trek je af van de btw die je hebt ontvangen (verkoop). Voor het doen van de btw-aangifte log je in op het beveiligde gedeelte voor ondernemers dat je vindt op de site van de Belastingdienst. Je kunt dit ook laten verzorgen door je boekhouder of administratiekantoor. Zij doen meestal aangifte via administratiesoftware en vragen jou een toestemmingsverklaring te ondertekenen om in jouw naam de aangifte te verzorgen. Startende ondernemers ontvangen van de Belastingdienst een 1e aangifte btw voor startende ondernemers. Deze krijg je digitaal of op papier. Het standaard btw-tarief is eigenlijk altijd 21% (hoge tarief) en slechts in uitzonderlijke gevallen 6% (lage tarief) of vrijgesteld.

De meeste ondernemers moeten per kwartaal aangifte doen, sommigen doen dit jaarlijks. Je btw-aangifte over het eerste kwartaal van een jaar (januari, februari, maart), moet je versturen vóór 30 april. De betaling van de btw van het eerste kwartaal moet ook vóór 30 april op de rekening van de Belastingdienst staan. Let op dat je op tijd aangifte doet en op tijd betaalt. Voor niet op tijd betalen van de btw of te laat btw-aangifte doen, moet je een boete betalen. Mocht je in een kwartaal geen zakelijke transacties hebben gedaan, dan doe je wél btw-aangifte. Uit je aangifte blijkt dan voor de Belastingdienst dat je niet hoeft te betalen. Vermeld bij betaling van de btw altijd het betalingskenmerk van de Belastingdienst.

7. Aangifte inkomstenbelasting doen

Als ondernemer / zzp’er met een eenmanszaak doe je elk jaar aangifte inkomstenbelasting over het voorgaande jaar. Hiervoor is het noodzakelijk dat je eerst jouw boekhouding van het voorgaande jaar ook correct afsluit. Ondernemers moeten – net als privé personen – aangifte inkomstenbelasting doen vóór 1 mei. Je kunt als ondernemer wel uitstel aanvragen. Of je laat je boekhouder dit voor je doen. Meestal krijg je uitstel tot 1 september van hetzelfde jaar. Reserveer minimaal 20% van je omzet voor het betalen van inkomstenbelasting, dan ben je altijd ‘safe’.

Tot slot

Veel succes met je nieuwe bedrijf als startende ondernemer. Houd rekening met de regels en eisen van de Belastingdienst; binnen deze kaders ben jij toch echt zelf de baas! 😉