Een laptop. Een mobiele telefoon van de zaak en misschien nog wel een elektrische fiets om vliegensvlug bij je klanten te zijn. Als je ondernemer bent, schaf je – zeker in het begin – vaak producten aan die langere tijd binnen je bedrijf meegaan. Natuurlijk wil je die kosten graag zo verwerken in je boekhouding, dat je onder de streep minder belasting hoeft te betalen. Dat doe (en moet) je door jaarlijks een deel van die kosten af te schrijven. Maar hoe gaat zo’n afschrijving eigenlijk in de praktijk? En waar moet je rekening mee houden?

Zoals ik in de inleiding al schreef, investeer je als ondernemer in producten of goederen die je nodig hebt voor je bedrijf. Denk aan die laptop, een mobiele telefoon, een auto of een andere must have voor jouw onderneming. Dit soort producten noemen we ook wel bedrijfsmiddelen of kapitaalgoederen. Goed om te weten: het zijn producten die je gebruikt in je bedrijf en die je nodig hebt om je product te maken of dienst te verlenen. Het gaat dus niet om je voorraad zelfgebreide mutsen of met de mond geblazen vazen bedoeld voor de verkoop, maar bijvoorbeeld wel om gereedschap, machines en inventaris.

Afschrijven

Als het goed is gaan die bedrijfsmiddelen een aantal jaar mee. Daarom mag je in het jaar van aanschaf niet alle kosten in één keer van je winst aftrekken. In plaats daarvan moet je de investering afschrijven. Je smeert de gemaakte kosten uit over de periode dat je er gebruik van maakt. Elk jaar schrijf je hierdoor dus een gedeelte van de kosten af. Dit drukt in de jaren van afschrijving je winst bij de aangifte inkomstenbelasting.

Let op: niet alle producten die je aanschaft voor je bedrijf, worden als investering gezien. De belastingdienst hanteert hierbij een ondergrens van 450 euro (excl. btw). Heb je iets gekocht wat minder dan 450 euro kost? Dan mag je dit namelijk in één keer aftrekken. Het wordt dan namelijk niet gezien als een duurzaam bedrijfsmiddel.

Aanschafkosten, restwaarde & vermoedelijke gebruiksduur

Allemaal leuk en aardig natuurlijk, maar hoe bereken je nou de hoogte van zo’n afschrijving? Daarvoor heb je drie ingrediënten nodig:

De aanschafkosten

Onder de aanschafkosten vallen – je raadt ’t niet – alle kosten die te maken hebben met de aanschaf van het middel. Dat is dus in ieder geval de prijs die je ervoor betaalt, maar kunnen bijvoorbeeld ook installatiekosten of aankoopkosten zijn. Denk bijvoorbeeld aan een machine die bedrijfsklaar moet worden gemaakt of notariskosten in het geval van een bedrijfspand. In sommige situaties heb je recht op kortingen en/of subsidies. Die reken je niet mee.

De restwaarde

Hoe zuinig je ook op je spullen bent, in de loop van de tijd worden ze minder waard. Die waardevermindering leidt uiteindelijk tot de restwaarde: de waarde die je bedrijfsmiddel nog heeft op het moment dat je het niet meer kunt gebruiken voor je onderneming. En nu hoor ik je denken: hoe weet ik nou wat de restwaarde van – pak ‘m beet – mijn laptop is? Het antwoord is vrij simpel: vraag het gewoon even aan je leverancier. Hij of zij kan vaak prima inschatten wat jouw product na verloop van tijd nog waard is.

De vermoedelijke gebruiksduur (in hele jaren)

Last but not least: de vermoedelijke gebruiksduur van je bedrijfsmiddel. Want je kunt natuurlijk weten hoe duur iets was en hoeveel het na verloop van tijd nog waard is, maar als je niet weet hoe lang je er mee doet, kun je nog steeds geen berekening maken. Als het gaat over de gebruiksduur van zo’n middel, zijn er twee termen van belang: de technische en economische levensduur.

Technische en economische levensduur

Technische levensduur klinkt misschien ingewikkeld, maar is eigenlijk heel simpel: het is de periode dat een product functioneert. Aan het einde van de technische levensduur is een product dus versleten of kapot. De economische levensduur is – zoals het al impliceert – de periode dat het economisch van nut is voor je bedrijf. Zo kan de economische levensduur ‘op’ zijn omdat de kosten hoger zijn van de baten óf omdat je product qua technologie inmiddels achterloopt. Belangrijk om te onthouden: als de economische levensduur van je bedrijfsmiddel korter is dan de technische levensduur, dan mag je uitgaan van de economische levensduur.

De formule voor het berekenen van je jaarlijkse afschrijving

Nu je weet welke ‘ingrediënten’ je nodig hebt voor het berekenen van een afschrijving, is het tijd om echt aan de slag te gaan. De formule die hiervoor het meest gebruikt wordt, staat bekend als de lineaire methode. Hij gaat als volgt: aanschafkosten – restwaarde : vermoedelijke gebruiksduur = jaarlijkse afschrijving per jaar.

Je hebt bijvoorbeeld een prachtige Macbook Pro gekocht van € 1.200,- met een vermoedelijke gebruiksduur van 5 jaar. Na die 5 jaar is ‘ie (bijvoorbeeld) nog € 100,- waard. De berekening gaat dan als volgt:  (1200-100): 5 = € 220,-. Die € 220,- is dus je jaarlijkse afschrijving.

Een maximale afschrijving voor je laptop, telefoon of computer

‘Appeltje, eitje’, denk je nu misschien. Toch is er één addertje onder het gras: voor de meeste investeringen geldt een maximale afschrijving van 20 % van de aanschafkosten per jaar. Dat betekent dus dat je je laptop, telefoon, computer of elektrische fiets in minimaal vijf jaar af moet schrijven. Bovendien geldt: koop je zo’n gebruiksmiddel pas halverwege het jaar? Dan mag je dus ook maar de helft van het maximale bedrag afschrijven.

Ben je een startende ondernemer? Dan mag je mogelijk ook willekeurig afschrijven. Daarvoor moet je wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Afschrijven? Maak het jezelf gemakkelijk

Als je net zo’n boekhoudkundig wonder bent als ik, kan ik me voorstellen dat je het berekenen van zo’n afschrijving maar gedoe vindt. Maar eerlijk is eerlijk: door op deze manier (grote) investeringen administratief te verwerken, krijg je een realistischer beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf dan wanneer je een grote kostenpost in één jaar zou verwerken. Bovendien is dit zoals het hoort. En niet voor niks, zeker als je bedrijf wat groter wordt en je investeringen meegroeien worden afschrijvingen steeds belangrijker.

Echter klinkt het misschien moeilijker dan het is: boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden.nl en Rompslomp.nl zijn hier goed op ingericht en helpen je op weg. Wil je er geen tijd aan kwijt zijn en het goed geregeld hebben? Schakel dan een boekhouder in, bijvoorbeeld via ons.