Wat is een inkoopfactuur?

Wat is een inkoopfactuur?

Als je als ondernemer (zzp’er) producten of diensten inkoopt, krijg je hiervoor een inkoopfactuur met daarop het bedrag dat je de leverancier verschuldigd bent. Een inkoopfactuur of aankoopfactuur omschrijft wat je hebt gekocht, hoeveel je daarvan hebt gekocht en wanneer je het hebt gekocht. Maar er staat nog veel meer op. Het is verstandig om te controleren of je inkoopfacturen kloppen voordat je ze betaalt en inboekt in de boekhouding. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over inkoopfacturen.

Wat hoort er eigenlijk op een inkoopfactuur te staan? Net als de facturen die je als ondernemer zelf verstuurt (de verkoopfacturen) moeten inkoopfacturen voldoen aan bepaalde voorwaarden. Voor facturen gelden de volgende eisen:

In de kop van de factuur

  • Volledige bedrijfsnaam en adres van de leverancier.
  • De volledige naam en adres van de klant (dit is jouw bedrijf in geval van een inkoopfactuur).
  • Het btw-identificatienummer.
  • Het KvK-nummer van de leverende onderneming bij de Kamer van Koophandel.
  • De factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.
  • Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.

Op de factuur zelf

  • Een omschrijving van de producten of diensten die zijn geleverd.
  • Het aantal geleverde producten of uren aan diensten.
  • De leverdatum van de producten of diensten.
  • Het bedrag exclusief btw.
  • Het btw-tarief (0%, 9%, 21%).
  • Het te betalen btw-bedrag: dit is van belang voor jou omdat je dit bedrag verrekent met de ontvangen btw.
  • Het totaal te betalen bedrag (inclusief btw).

De inkoopfacturen boek je als boekstuk in de boekhouding. Dit doe je ook met bonnetjes. Een bonnetje bewijst dat je iets betaald hebt. Op een bon kan staan: een omschrijving van de aankoop, de kosten per aankoop, het totaalbedrag, de btw, de betaalwijze, datum, tijd en plaats.

Wat is het verschil tussen bonnen en inkoopfacturen?

Maar wat is eigenlijk het verschil tussen bonnetjes en inkoopfacturen? Een inkoopfactuur is iets anders dan een bon, hoewel het verschil klein is. Een inkoopfactuur betaal je meestal achteraf en een bonnetje betaal je direct bij aankoop, contant of via een pin- of creditcardbetaling. Tegenwoordig is er sprake van een grijs gebied omdat we steeds vaker online kopen en deze goederen of diensten direct (met internetbankieren) betalen. Toch krijg je dan wel een inkoopfactuur. Let er daarbij wel op dat de inkoopfactuur aan jouw bedrijf is gericht en liever niet aan jou persoonlijk.

Administratie en boekhouding bijhouden

Verzamel alle bonnen en inkoopfacturen en bewaar deze op een vaste plek, bijvoorbeeld een map op je computer (voor digitale facturen) en/of een bakje op je bureau (voor de papieren exemplaren). Daarbij kun je onderscheid maken tussen de facturen die je al betaald hebt en de facturen die je nog moet voldoen. Na betaling voer je de inkoopfacturen als boekstukken op in de administratie. Kies hier een vast moment voor, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Door hier regelmatig tijd aan te besteden, loop je de minste kans dat je vergeet om de facturen te betalen en in te boeken.

Ik kies er zelf voor om dit wekelijks of tweewekelijks bij te werken; ik weet van twee maanden terug namelijk niet meer exact wat ik gekocht heb… En een volledige en sluitende financiële administratie is van belang: de inkoopfacturen zijn bewijzen voor de Belastingdienst dat je bepaalde producten of diensten hebt gekocht voor je bedrijf.

Tip: leg je transacties naast je facturen

Bij het boekhouden is het handig om aan de hand van de transacties op je bankafschriften te checken of je inderdaad alle bonnen, inkoopfacturen en verkoopfacturen hebt. Deze check heeft mij al vaak geholpen om facturen op te snorren die ik anders vergeten was (en niet op de juiste plek had bewaard…). Ik doe zelf bijna geen contante betalingen, maar als jij dat wel doet, tel dan het contante geld dat je in kas hebt. Ook daar valt een en ander uit af te leiden: als je een bedrag “mist”, kan dat je wellicht leiden naar die ene uitgave (en dus factuur) die nog in je administratie ontbreekt.

Betaal op tijd en binnen de betaaltermijn

Op de inkoopfactuur staat een betalingstermijn waarbinnen je het totaalbedrag moet voldoen. Veel voorkomende betalingstermijnen zijn 8, 15, 30 of 60 dagen. Overschrijd de gestelde betalingstermijn bij voorkeur niet; je zit immers niet op betalingsherinnering en/of boetes te wachten. Een andere reden om alles tijdig te betalen, is dat je administratie dan altijd bijgewerkt is. En met een bijgewerkte administratie kun je makkelijker monitoren hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Je brengt je geldstromen in kaart: doordat je overzicht hebt in de zaken die je hebt ingekocht (en hoeveel) weet je waar je (zakelijke) geld naartoe gaat. Het helpt om te bepalen of je de juiste beslissingen hebt genomen en het helpt om met dat inzicht vooruit te kijken.

Inkopen in het buitenland

Doe je zaken met het buitenland? Dan gelden er andere tarieven voor btw en vaak ook andere regels voor het verrekenen van de omzetbelasting (btw).

  • Goederen kopen uit een ander EU-land
    Als je goederen (of diensten) koopt uit een ander EU-land, is de btw op de inkoopfactuur 0%. Je berekent zelf het btw-bedrag en geeft dat aan in de Nederlandse btw-aangifte. Als je de goederen gebruikte voor belaste omzet, trek je deze btw tegelijkertijd ook weer af als voorbelasting (verrekening). Per saldo betaal je dan dus niets.
  • Btw betaald in een ander EU-land
    Als je over goederen of diensten btw hebt betaald in een ander EU-land, dan kun je die btw niet aftrekken in je Nederlandse btw-aangifte. Je kunt het mogelijk wel terugvragen in het land waar je de goederen of diensten hebt gekocht.
  • Btw betaald in een land buiten de EU
    Heb je btw betaald in een land dat niet bij de EU hoort, vraag dan aan de Belastingdienst in het betreffende land of je die btw kunt terugvragen.

Meer informatie over btw aftrekken bij zaken doen met het buitenland vind je op de website van de Belastingdienst.

Inkoopfacturen in de boekhouding

Doe je zelf de boekhouding? Let er dan op dat je alle inkoopfacturen inboekt. Het is een verantwoording van de uitgaven die je voor je bedrijf doet. Bij het inboeken van inkoopfacturen administreer je ook de btw die je hebt betaald. Bij de btw-aangifte (die je meestal per kwartaal doet) kun je de door jou betaalde btw verrekenen met de ontvangen btw.

Boekhouder en/of boekhoudsoftware

Als je veel en vaak producten of diensten inkoopt, kan het best een hele klus zijn om alle inkoop- en verkoopfacturen in te boeken. Is dat bij jou het geval? Denk dan eens na over het inhuren van een boekhouder of het automatiseren van de boekhoudprocessen: schaf een online boekhoud- of facturatieprogramma aan! Zo is er software waarbij je:

  • makkelijk relaties toevoegt dankzij koppeling met handelsregister Kamer van Koophandel.
  • koppelingen kunt maken met de systemen van leveranciers, zodat terugkerende inkoopfacturen of andere gegevens (aders e.d.) automatisch worden ingelezen en verwerkt in jouw boekhoudprogramma. Zelf hoef je alleen de gegevens te bevestigen, de rest gebeurt helemaal automatisch.
  • een app kunt gebruiken om bonnetjes te scannen.

Bovendien worden in de meeste boekprogramma’s de inkoopfacturen en verkoopfacturen automatisch ondergebracht in de btw-aangifte.

Interessante facturatie software

 

Doe de dingen waar je goed in bent

Is administratie niet je ding? Kies dan zeker een online boekhoud- of facturatieprogramma dat bij je past. Daarnaast raad ik je aan iemand met kennis van zaken in de arm te nemen. Het kost een paar tientjes extra in de maand, maar dat is het volgens mij wel waard. Je hebt dan namelijk wel de rust in je hoofd om te weten dat jouw administratie voor een groot deel in orde is/geregeld wordt. En die rust in je hoofd heb je hard nodig voor je ondernemerschap: om scherp te blijven en te focussen op de zaken waar jij (wél) goed in bent.

Lilian Havermans

Lilian Havermans is content specialist / senior webredacteur. Opgeleid als journalist houdt zij zich sinds 2005 bezig met het vak webredactie. Schrijven is haar absolute passie. Lilian heeft een brede interesse en publiceert over tal van onderwerpen. Sinds 2010 is Lilian zzp’er en heeft daardoor de nodige ervaring opgedaan met ondernemen, boekhouding en financiële zaken rondom het ondernemerschap. Ze weet inmiddels haar weg te vinden in de wirwar van wetgeving, belastingregels en allerlei andere voorwaarden en eisen die gelden voor ondernemers in het algemeen en zzp’ers in het bijzonder. Lilian wil – net als Jasper – graag haar ervaring inzetten om andere ondernemers te helpen met groeien. Ze publiceert regelmatig artikelen op zakelijkgroeien.nl. Meer over Lilian weten? lilianhavermans.nl

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Starten met Importeren & Exporteren

Het klinkt aantrekkelijk, en natuurlijk is het op dit moment ook heel hip. Importeren, en dan vooral uit China. Het land van ...
Gepost op: 22 mei 2015

5 tips voor de perfecte zakelijke smartphone: veilig, functioneel en altijd up-to-date

Bent u op zoek naar een nieuwe zakelijke smartphone en heeft u al een favoriet in gedachten? Wij hebben een overzicht opgesteld ...
Gepost op: 21 augustus 2019

Wat is Marketing?

Als je denkt dat jouw producten zo goed zijn dat ze zichzelf wel verkopen, dan heb je het mis! Je hebt marketing ...
Gepost op: 21 mei 2015

Inkomstenbelasting en de eenmanszaak, zo zit het

Ben je ondernemer en heb je een eenmanszaak? Dan moet je over elk jaar aangifte voor de inkomstenbelasting doen. Hier ben je ...
Gepost op: 22 november 2021

Waar bestaat de boekhouding als zzp’er uit?

Als zzp-er ben je vanaf dag 1 van je onderneming verplicht een boekhouding te voeren. In deze boekhouding hou je bij welke ...
Gepost op: 14 december 2015

Wat is mijn marge en waarom is dat zo belangrijk?

Ze vliegen je regelmatig om de oren: de succesverhalen over gigantische omzetten die ondernemers gedraaid hebben. En natuurlijk kunnen ze jou dat ...
Gepost op: 25 januari 2022

Incontrol: Review

Veel bedrijven werken nog op papier. Formulieren moeten met pen en papier worden ingevuld, worden teruggestuurd naar een afdeling en moeten vervolgens ...
Gepost op: 12 mei 2020

Een ongevallenverzekering voor zzp’ers: dit is wat je moet weten

Als zzp’er zit een ongeluk in een klein hoekje. Echter kan een klein ongeluk grote gevolgen hebben. In het ergste geval houd ...
Gepost op: 24 mei 2022

Facturen in bitcoin verwerken in je boekhouding

2013 was het jaar dat de bitcoin de digitale valutamarkt begon over te nemen. De munt heeft sindsdien dalen en pieken gehad. ...
Gepost op: 7 juni 2021

Zakelijk lening aanvragen? Tips en vergelijking van aanbieders

Een zakelijke lening is een goede manieren om de start van je bedrijf, de groei, een investering of tijdelijk tekort aan geld ...
Gepost op: 22 mei 2019

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Geef je hieronder op 👇

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.