Als je als ondernemer (zzp’er) producten of diensten inkoopt, krijg je hiervoor een inkoopfactuur met daarop het bedrag dat je de leverancier verschuldigd bent. Een inkoopfactuur of aankoopfactuur omschrijft wat je hebt gekocht, hoeveel je daarvan hebt gekocht en wanneer je het hebt gekocht. Maar er staat nog veel meer op. Het is verstandig om te controleren of je inkoopfacturen kloppen voordat je ze betaalt en inboekt in de boekhouding. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over inkoopfacturen.

Wat hoort er eigenlijk op een inkoopfactuur te staan? Net als de facturen die je als ondernemer zelf verstuurt (de verkoopfacturen) moeten inkoopfacturen voldoen aan bepaalde voorwaarden. Voor facturen gelden de volgende eisen:

In de kop van de factuur

• Volledige bedrijfsnaam en adres van de leverancier.
• De volledige naam en adres van de klant (dit is jouw bedrijf in geval van een inkoopfactuur).
• Het btw-identificatienummer.
• Het KvK-nummer van de leverende onderneming bij de Kamer van Koophandel.
• De factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.
• Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.

Op de factuur zelf

• Een omschrijving van de producten of diensten die zijn geleverd.
• Het aantal geleverde producten of uren aan diensten.
• De leverdatum van de producten of diensten.
• Het bedrag exclusief btw.
• Het btw-tarief (0%, 9%, 21%).
• Het te betalen btw-bedrag: dit is van belang voor jou omdat je dit bedrag verrekent met de ontvangen btw.
• Het totaal te betalen bedrag (inclusief btw).

De inkoopfacturen boek je als boekstuk in de boekhouding. Dit doe je ook met bonnetjes. Een bonnetje bewijst dat je iets betaald hebt. Op een bon kan staan: een omschrijving van de aankoop, de kosten per aankoop, het totaalbedrag, de btw, de betaalwijze, datum, tijd en plaats.

Wat is het verschil tussen bonnen en inkoopfacturen?

Maar wat is eigenlijk het verschil tussen bonnetjes en inkoopfacturen? Een inkoopfactuur is iets anders dan een bon, hoewel het verschil klein is. Een inkoopfactuur betaal je meestal achteraf en een bonnetje betaal je direct bij aankoop, contant of via een pin- of creditcardbetaling. Tegenwoordig is er sprake van een grijs gebied omdat we steeds vaker online kopen en deze goederen of diensten direct (met internetbankieren) betalen. Toch krijg je dan wel een inkoopfactuur. Let er daarbij wel op dat de inkoopfactuur aan jouw bedrijf is gericht en liever niet aan jou persoonlijk.

Administratie en boekhouding bijhouden

Verzamel alle bonnen en inkoopfacturen en bewaar deze op een vaste plek, bijvoorbeeld een map op je computer (voor digitale facturen) en/of een bakje op je bureau (voor de papieren exemplaren). Daarbij kun je onderscheid maken tussen de facturen die je al betaald hebt en de facturen die je nog moet voldoen. Na betaling voer je de inkoopfacturen als boekstukken op in de administratie. Kies hier een vast moment voor, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Door hier regelmatig tijd aan te besteden, loop je de minste kans dat je vergeet om de facturen te betalen en in te boeken.

Ik kies er zelf voor om dit wekelijks of tweewekelijks bij te werken; ik weet van twee maanden terug namelijk niet meer exact wat ik gekocht heb… En een volledige en sluitende financiële administratie is van belang: de inkoopfacturen zijn bewijzen voor de Belastingdienst dat je bepaalde producten of diensten hebt gekocht voor je bedrijf.

Tip: leg je transacties naast je facturen

Bij het boekhouden is het handig om aan de hand van de transacties op je bankafschriften te checken of je inderdaad alle bonnen, inkoopfacturen en verkoopfacturen hebt. Deze check heeft mij al vaak geholpen om facturen op te snorren die ik anders vergeten was (en niet op de juiste plek had bewaard…). Ik doe zelf bijna geen contante betalingen, maar als jij dat wel doet, tel dan het contante geld dat je in kas hebt. Ook daar valt een en ander uit af te leiden: als je een bedrag “mist”, kan dat je wellicht leiden naar die ene uitgave (en dus factuur) die nog in je administratie ontbreekt.

Betaal op tijd en binnen de betaaltermijn

Op de inkoopfactuur staat een betalingstermijn waarbinnen je het totaalbedrag moet voldoen. Veel voorkomende betalingstermijnen zijn 8, 15, 30 of 60 dagen. Overschrijd de gestelde betalingstermijn bij voorkeur niet; je zit immers niet op betalingsherinnering en/of boetes te wachten. Een andere reden om alles tijdig te betalen, is dat je administratie dan altijd bijgewerkt is. En met een bijgewerkte administratie kun je makkelijker monitoren hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Je brengt je geldstromen in kaart: doordat je overzicht hebt in de zaken die je hebt ingekocht (en hoeveel) weet je waar je (zakelijke) geld naartoe gaat. Het helpt om te bepalen of je de juiste beslissingen hebt genomen en het helpt om met dat inzicht vooruit te kijken.

Inkopen in het buitenland

Doe je zaken met het buitenland? Dan gelden er andere tarieven voor btw en vaak ook andere regels voor het verrekenen van de omzetbelasting (btw).

• Goederen kopen uit een ander EU-land
  Als je goederen (of diensten) koopt uit een ander EU-land, is de btw op de inkoopfactuur 0%. Je berekent zelf het btw-bedrag en geeft dat aan in de Nederlandse btw-aangifte. Als je de goederen gebruikte voor belaste omzet, trek je deze btw tegelijkertijd ook weer af als voorbelasting (verrekening). Per saldo betaal je dan dus niets.
• Btw betaald in een ander EU-land
  Als je over goederen of diensten btw hebt betaald in een ander EU-land, dan kun je die btw niet aftrekken in je Nederlandse btw-aangifte. Je kunt het mogelijk wel terugvragen in het land waar je de goederen of diensten hebt gekocht.
• Btw betaald in een land buiten de EU
  Heb je btw betaald in een land dat niet bij de EU hoort, vraag dan aan de Belastingdienst in het betreffende land of je die btw kunt terugvragen.

Meer informatie over btw aftrekken bij zaken doen met het buitenland vind je op de website van de Belastingdienst.

Inkoopfacturen in de boekhouding

Doe je zelf de boekhouding? Let er dan op dat je alle inkoopfacturen inboekt. Het is een verantwoording van de uitgaven die je voor je bedrijf doet. Bij het inboeken van inkoopfacturen administreer je ook de btw die je hebt betaald. Bij de btw-aangifte (die je meestal per kwartaal doet) kun je de door jou betaalde btw verrekenen met de ontvangen btw.

Boekhouder en/of boekhoudsoftware

Als je veel en vaak producten of diensten inkoopt, kan het best een hele klus zijn om alle inkoop- en verkoopfacturen in te boeken. Is dat bij jou het geval? Denk dan eens na over het inhuren van een boekhouder of het automatiseren van de boekhoudprocessen: schaf een online boekhoud- of facturatieprogramma aan! Zo is er software waarbij je:

• makkelijk relaties toevoegt dankzij koppeling met handelsregister Kamer van Koophandel.
• koppelingen kunt maken met de systemen van leveranciers, zodat terugkerende inkoopfacturen of andere gegevens (aders e.d.) automatisch worden ingelezen en verwerkt in jouw boekhoudprogramma. Zelf hoef je alleen de gegevens te bevestigen, de rest gebeurt helemaal automatisch.
• een app kunt gebruiken om bonnetjes te scannen.

Bovendien worden in de meeste boekprogramma’s de inkoopfacturen en verkoopfacturen automatisch ondergebracht in de btw-aangifte.