Elke eenmanszaak doet er goed aan om zich te verdiepen in de boekhouding en de financiële gegevens van zijn bedrijf. Want, door de financiën te monitoren weet je of het wel of niet goed gaat met jouw bedrijf. En dàt wil je weten! Door de cijfers regelmatig te bekijken en juist te interpreteren, kun je eventueel bijsturen.

Ben je een eenmanszaak en weet je niet waaraan je de financiële gezondheid van je bedrijf moet afmeten? Hieronder geef ik je een aantal tips. Zodat je weet waaraan je kunt zien hoe gezond jouw bedrijf is.

1. Maak een jaarbegroting en controleer deze naderhand
2. Maak een begroting per opdracht en controleer deze naderhand
3. Kijk of je je kortlopende betaalverplichtingen kunt voldoen
4. De solvabiliteit van je bedrijf is van belang voor investeerders
5. Check jaarlijks de winstgevendheid van je bedrijf
6. Houd je boekhouding up-to-date

1. Maak een jaarbegroting en controleer deze naderhand

Bepaal elk jaar hoeveel je nodig hebt. Het gaat er natuurlijk wel om dat je geld verdient met je bedrijf. Daarbij heb je niet alleen inkomsten nodig om jezelf een behoorlijk netto salaris te kunnen geven, maar ook is er in elk bedrijf geld nodig om de bedrijfskosten te kunnen betalen. Denk aan: voorraad- en opslagkosten, administratiekosten (boekhouder en/of boekhoudprogramma), huur van een pand, kosten voor je zakelijke rekening, reiskosten, kosten voor bedrijfsmiddelen (pc, pinautomaat, printer, etc.), marketingkosten (website, folders), representatiekosten en verzekeringskosten. En misschien heb je ook nog wel plannen om te investeren zodat je zaak kan groeien? Bepaal hoeveel je wilt verdienen, hoeveel uren je declarabel (!) kunt en wilt werken, hoeveel geld je nodig hebt om de bedrijfskosten, eventuele investeringen en de belastingen te betalen. Aan het einde van het jaar controleer je of jouw eerder opgestelde begroting klopt. Zo niet, dan kun je de begroting voor het volgende jaar bijstellen.

Is je begroting te optimistisch geweest? Stel jezelf dan de volgende vragen:

• Was mijn omzet lager dan begroot?
  Het kan gebeuren dat je ‘echte’ uurtarief lager is dan dat het lijkt. Dat kan gebeuren als je minder declarabele uren hebt gewerkt dan dat je van te voren had bedacht. Bijvoorbeeld doordat je langer bezig bent geweest met één of meer opdrachten (voor dezelfde prijs), of omdat je gedurende het jaar minder opdrachten hebt verworven dan dat je van tevoren hoopte. (Tip om hier goed inzicht in te krijgen is een goede urenregistratie)
• Waren mijn kosten hoger dan begroot?
  Kijk dit goed na. Misschien kunnen bepaalde kosten omlaag. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om een kleinere voorraad aan te houden, dat scheelt misschien ook meteen aan opslagkosten. En kijk ook of bepaalde zaken (bijvoorbeeld verzekeringen) goedkoper kunnen.

2. Maak een begroting per opdracht en controleer deze naderhand

Je kunt naast een jaarlijkse begroting ook een begroting per opdracht, project, product of dienst maken. Voor opdrachten wordt vaak een offerte gevraagd. Om deze te kunnen opstellen, moet je heel goed weten welke werkzaamheden van jou verwacht worden. Houd bij het opstellen van een offerte rekening met ‘meerwerk’. Het kan zijn dat een opdrachtgever toch meer van je vraagt. Helemaal niet erg natuurlijk, maar voor de extra werkzaamheden wil je natuurlijk wél betaald worden. Stel elke begroting/offerte nauwkeurig op én controleer deze naderhand. Dan houd je grip op de kosten en het geeft je inzicht in hoe efficiënt je onderneemt. Hierdoor leer je elke nieuwe klus beter en realistischer in te schatten.

3. Kijk of je je kortlopende betaalverplichtingen kunt voldoen

De liquiditeit van je bedrijf geeft aan of je alle kortlopende betaalverplichtingen (tot maximaal een jaar) kan betalen. Je bedrijf is liquide als er voldoende geld in kas is of op de bankrekening staat om aan alle kortlopende financiële verplichtingen te voldoen. Denk daarbij aan schulden en openstaande rekeningen. Als betaling van de kortlopende verplichtingen een probleem is, dan is je bedrijf illiquide.

De kortlopende betaalverplichtingen (schulden) van je bedrijf moet je kunnen betalen met de vlottende activa; die bestaat uit cash, voorraden en debiteuren.

Je kunt je liquiditeit verbeteren door een kleinere voorraad te hanteren, of door klanten aan te sporen om te betalen.

Voor een gezonde liquiditeit geldt:

vlottende activa + liquide middelen    = 1,5 x kortlopende betaalverlichtingen 

(= cash + voorraden + debiteuren)       (= kort vreemd vermogen)

Het werkkapitaal wordt ook wel de statische liquiditeit genoemd; het werkkapitaal geeft aan in hoeverre een bedrijf kan voldoen aan de kortlopende betaalverplichtingen. Het werkkapitaal berekent de beschikbare middelen (geld) om de rekeningen (op korte termijn) te kunnen betalen.

Het bruto werkkapitaal geeft de beschikbare middelen (geld) van je bedrijf weer op de korte termijn. Er is in het bruto werkkapitaal geen rekening gehouden met kort vreemd vermogen. Het zegt dus nog niks over de “betalingscapaciteit” van je bedrijf.

Bruto werkkapitaal = vlottende activa + liquide middelen

Het netto werkkapitaal betrekt wel de kortlopende verplichtingen in de berekening. Een positief netto werkkapitaal geeft aan in hoeverre er nog beschikbare middelen zijn om kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen of aan te gaan.

Netto werkkapitaal = (vlottende activa + liquide middelen) – kort vreemd vermogen

Als het werkkapitaal negatief is, dan zul je dus maatregelen moeten treffen om jouw kortlopende betaalverplichtingen te kunnen voldoen. Dat hoeft niet altijd, want het kan zijn dat er op korte termijn toch weer verkopen worden gedaan, waardoor het werkkapitaal positief wordt.

Beste manieren om je werkkapitaal te verbeteren:

• verkorten betalingstermijn debiteuren
• laag houden voorraad
• niet te vroeg betalen aan leveranciers

Je zou ook een langlopende lening kunnen afsluiten, maar dat raad ik niet aan (geld lenen kost geld). De liquide middelen van je bedrijf nemen dan toe, want je banksaldo gaat omhoog. Het kort vreemd vermogen gaat niet omhoog, omdat je een langlopende schuld aangaat.

4. De solvabiliteit van je bedrijf is van belang voor investeerders

De solvabiliteit zegt iets over de manier waarop je bedrijf gefinancierd is. Dit cijfer is eigenlijk alleen van belang als je op zoek bent naar (nieuwe) investeerders. Investeerders kunnen aan de solvabiliteit namelijk zien in welke mate jouw bedrijf afhankelijk is van vreemd vermogen. Het biedt inzicht in hoe jouw bedrijf aan verplichtingen op de langere termijn kan voldoen.  Er zijn twee manieren om de solvabiliteit uit te drukken:

solvabiliteit = ( eigen vermogen :  vreemd vermogen ) x 100%

of

solvabiliteit = ( totaal vermogen : vreemd vermogen ) x 100%

5. Check jaarlijks de winstgevendheid van je bedrijf

De winstgevendheid van je bedrijf is natuurlijk ook van belang als je wilt blijven monitoren hoe gezond je bedrijf is. Kort gezegd: je bekijkt of je bedrijf rendabel is. Bereken hiervoor de rentabiliteit. Je kunt de rentabiliteit van een onderneming op drie manieren berekenen:

rentabiliteit van het totale vermogen = (bedrijfsresultaat : gem. totaal geïnvesteerd vermogen) x 100%

rentabiliteit van het eigen vermogen = (winst na aftrek van interest en belastingen : gemiddeld geïnvesteerd eigen vermogen) x 100%

rentabiliteit van het vreemde vermogen = (betaalde interest : gemiddeld geïnvesteerd vreemd vermogen) x 100%

6. Houd je boekhouding up-to-date

De boekhouding of administratie geeft je heel veel informatie over de stand van zaken van je onderneming. Ook als je de boekhouding niet zelf doet, maar uitbesteedt aan een boekhouder is het belangrijk dat de boekhouding regelmatig wordt bijgewerkt. De financiën van je bedrijf kunnen je veel inzicht geven. Als je een online boekhoudprogramma gebruikt, kun je bijvoorbeeld snel zien wat jouw beste klanten of opdrachtgevers zijn, welke diensten en/of producten de meeste omzet opleveren en bij welke klanten de omzet groeit. Als je (eventueel samen met je boekhouder) werkt aan een boekhouding die altijd up-to-date is, heb je meer grip op je financiën omdat je overzicht houdt en tijdig kunt bijsturen.

Tot slot over je financiële gezondheid als eenmanszaak

Zeker voor eenmanszaken is het belangrijk om te zorgen voor een buffer. En dat is dus naast het geld dat je al opzij zet om de omzetbelasting (btw), inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringwet te kunnen betalen. Het kan altijd gebeuren dat je toch (net) te weinig opdrachten binnenhaalt of te weinig verkoopt. Of je wordt ziek en hebt geen arbeidsongeschiktheidsvoorziening. Dan is het echt heel fijn om een potje geld te hebben waar je 1. van kunt leven én 2. je bedrijfskosten kunt blijven betalen. Hoe hoog die buffer moet zijn, is voor iedereen anders. Ik raad vooral startende eenmanszaken aan om meteen al vanaf het begin geld opzij te zetten voor ‘you never know’.