De meeste zzp’ers vinden het doen van de administratie en boekhouding het minst leuke werkje dat aan het ondernemen vast zit. Geldt voor jou vast ook: je wilt natuurlijk het liefst alleen maar ondernemen en datgene doen waar jij goed in bent. Meestal is dat niet het bijhouden van de boeken en administratie. Heel begrijpelijk! Maar boekhouden moet nu eenmaal; de Belastingdienst verlangt dat van je. Hoe zorg je ervoor dat het je zo min mogelijk tijd kost? Ik geef je 9 tips om minder tijd kwijt te zijn aan de boekhouding.

1. Houd je administratie regelmatig bij, bijvoorbeeld wekelijks

Veel zzp’ers laten het bijwerken van de administratie liggen totdat het écht moet. Meestal is dat aan het einde van het kwartaal, als de btw-aangifte weer gedaan moet worden. Maar je kunt er ook voor kiezen om de administratie op regelmatige basis bij te houden, bijvoorbeeld elke week. Zo creëer je overzicht en stapelen de te verwerken bonnen en facturen zich niet enorm op. Als je elke week een klein stapeltje wegwerkt, is het veel beter te behappen. De btw-aangifte heb je dan aan het einde van het kwartaal ook binnen een mum van tijd voor elkaar. Het is handig om dagelijks of wekelijks je gemaakte uren bij te houden, bijvoorbeeld met een urenregistratie app of via Excel. Scan de facturen in en controleer of jouw facturen betaald zijn en of je zelf alles betaald hebt.

2. Maak je administratie volledig digitaal met een handige indeling

Het is super handig om je administratie digitaal te bewaren. Aangifte bij de Belastingdienst doe je immers ook digitaal, dus dat is mooi meegenomen. Ook zorgt het voor meer overzicht en dat scheelt tijd! Scan de facturen die je op papier ontvangt direct in; daar heb je handige apps voor, bijvoorbeeld ‘Scannable’. Maak op je pc of laptop een map voor je administratie en verdeel deze per kalenderjaar onder in diverse submappen. Zo weet je altijd precies hoe het ervoor staat met je administratie en kun je je bestanden makkelijk terugvinden. Zorg meteen dat de verkoopfacturen het volgnummer krijgen in de bestandsnaam. De indeling van je digitale map met de administratie voor 2020 zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

• Administratie
  • 2020
    • Inkoopfacturen
      • Zakelijk betaald
      • Privé betaald
    • Verkoopfacturen
    • Bank
      • Betaalrekening
      • Spaarrekening
    • BTW
    • Kilometers
    • Uren

3. Stuur minder facturen

Opdrachtgevers voor wie je langere tijd werkt, kun je het beste elke maand een factuur sturen in plaats van na elk klusje. Dat scheelt je alweer een hoop administratieve rompslomp. Ook vanuit professioneel oogpunt is het beter om maandelijks te factureren bij een langlopende opdracht. Je moet dan wel iets langer op je geld wachten, maar het scheelt je ook weer tijd (en dus geld… ) als je niet al die wekelijkse facturen hoeft in te boeken. Opdrachtgevers met wie je een langere relatie hebt, verwachten dit meestal ook van je. Spreek een vaste dag af dat je een factuur stuurt, bijvoorbeeld rond de 30e of rond de 15e van de maand. Zo weet de opdrachtgever ook waar hij aan toe is. Bovendien vergeet je zo minder makkelijk hoe het ook alweer zat met die opdracht en hoef je niet steeds uit te pluizen welke uren of deelklussen je nog moet declareren. Facturatieprogramma’s maken het makkelijk om dit soort zaken professioneel bij te houden en toe te sturen. Andersom kun je ook aan je leveranciers vragen om maandelijks te factureren; ook dat is tijdwinst.

4. Schakel een boekhouder in

Een boekhouder kan waarschijnlijk sneller boekhouden dan jij (als het je vak niet is) en hij is op de hoogte van alle regels en wetgeving rondom de boekhouding en administratie. Het inhuren van een goede boekouder scheelt je daardoor sowieso tijd. Jij hoeft daardoor niet alles over boekhouden, belastingen en andere wet- en regelgeving te weten. Sterker nog; als je ergens over twijfelt of iets niet precies weet, dan kan jouw boekhouder je meestal advies of informatie geven over bepaalde boekhoudkundige zaken. Maak goede afspraken met je boekhouder over wanneer jij iets moet aanleveren of doen en andersom wanneer hij iets moet aanleveren of doen. En spreek een vaste prijs af. Hoe duidelijker de afspraken, hoe meer tijdwinst!

5. Gebruik een online boekhoudprogramma

Online boekhoudprogramma’s zijn zo ingericht dat jouw gemak ermee gediend is. Ze hebben daarvoor diverse handige functies. Vaak kun je zelf je facturen opmaken en versturen, herinneringen kunnen (soms) automatisch gedaan worden en grootboekrekeningen zijn vaak al ‘vooringevuld’. Ook kun je vaak je uren bijhouden met boekhoudsoftware. De meeste boekhoudprogramma’s genereren meteen overzichten waarmee je de financiën van je bedrijf kunt monitoren. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel liquide middelen je hebt, welke facturen nog betaald moeten worden en hoeveel winst je hebt gemaakt. De meeste online boekhoudprogramma’s geven ook de mogelijkheid om inloggegevens te verstrekken aan je boekhouder, zodat jullie beiden in het systeem kunnen.

6. Koppel programma’s aan je boekhoudprogramma

Veel online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om de transacties van je zakelijke bankrekening, je kassasysteem en je voorraadsysteem te synchroniseren. Dat betekent dat deze automatisch worden ingelezen en verwerkt in het boekhoudprogramma zonder dat je daar ook maar iets voor hoeft te doen. Behalve dan dat je slechts één keer je gegevens moet invoeren en koppelen. Sommige boekhoudprogramma’s kun je ook koppelen aan het systeem van bepaalde leveranciers. Dat is heel handig bij terugkerende facturen van bijvoorbeeld de telefoon- of internetprovider, de energieleverancier of leveranciers die jouw voorraden aanvullen. De facturen worden dan digitaal naar je boekhoudprogramma verstuurd.

7. Stuur automatische herinneringen

Veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om je facturen vanuit het programma zelf te versturen. Daarbij is er vaak ook de mogelijkheid om voor niet-betaalde facturen een automatische betaalherinnering aan te maken. Dan heb je daar dus zelf (bijna) geen omkijken meer.

8. Houd zakelijke uitgaven en privé uitgaven gescheiden

Alhoewel een zakelijke bankrekening niet verplicht is voor zzp’ers, is het wel heel handig om een zakelijke bankrekening te openen. Het scheelt namelijk heel veel uitzoekwerk bij het boekhouden. Als je één bankrekening gebruikt voor zowel zakelijke als privé inkomsten en uitgaven, dan loopt alles op die bankrekening door elkaar. Met een zakelijke bankrekening creëer je overzicht. En houdt dat ook zo: betaal dus geen privé-uitgaven met je zakelijke bankpas. Daarmee voorkom je dat je achteraf bedragen moet gaan overboeken. Want dat is een vervelend en tijdrovend klusje. Ook hoef je daar dan niet over te communiceren met je boekhouder, want hij zal bij jou navraag doen over elke uitgave die hij zakelijk niet kan plaatsen.

9. Monitor de financiën van je bedrijf

Eén van de grote voordelen van werken met een online boekhoudprogramma is dat je via de overzichten de financiën van je bedrijf kunt monitoren. Je kunt zien hoeveel omzet, winst en kosten je hebt gemaakt. Ook kun je vaak aflezen hoe het staat met de liquiditeit van je bedrijf, dus hoeveel geld er (op dat moment) uitgegeven kan worden. En dat is hartstikke handig, want het is natuurlijk niet de bedoeling dat het geld op is als je nog allerlei betalingen moet doen. Het voorkomt veel gedoe als je weet hoe het ervoor staat.

Tot slot

Ik kijk wel eens naar die overzichten in mijn online boekhoudprogramma, maar ik kijk vaker naar mijn eigen Excel. In die Excel heb ik namelijk een overzicht gemaakt met verwachte inkomsten en uitgaven. Dit heet een rolling forecast. Bovendien bereken ik in die Excel meteen hoeveel ik van mijn omzet opzij moet zetten voor de btw en de inkomstenbelastingen (ik reken voor de inkomstenbelasting standaard 1/3 en kom altijd uit). Zo weet ik dus op elk moment precies hoeveel ‘salaris’ ik maandelijks naar mijn privérekening kan storten en hoeveel ik daarna (zakelijk) overhoud. Ik besef dat dit juist weer iets meer tijd kost, maar ik slaap er wel beter van en dat is ook wat waard! ????