Een goede offerte maken is meer dan alleen een overzicht opstellen van wat jouw dienst een klant gaat kosten. Een goede offerte helpt je om de klant voor je te winnen. Door hem net dat zetje te geven dat misschien nodig is om voor jou te gaan. Bovendien zijn er een aantal wettelijke eisen waar jouw offerte aan moet voldoen.
Extra aandacht besteden aan de offerte is dan ook een slimme manier om meer klanten te krijgen. Daarom delen we met jou naast de wettelijke regels ook extra tips voor een offerte die echt klanten scoort.
Wettelijke eisen aangaande offertes
Wat moet er minimaal op een offerte staan?
- De adresgegevens van de potentiële klant
- De eigen gegevens zoals naam, adres en het Kamer van Koophandel nummer
- Een offertenummer
- Een datum en een geldigheidstermijn (bijvoorbeeld 4 weken)
- Een omschrijving van de dienst waar het om gaat. Splits hierbij de werkzaamheden uit zodat jouw klant kan kiezen wat hij wel en niet laat doen
- De totale prijs exclusief btw, de btw (met percentage) en de prijs inclusief btw
- De belangrijkste voorwaarden waaronder je de offerte verstrekt. Het is verstandig om daarbij te verwijzen naar jouw algemene voorwaarden
- Hoe de klant akkoord kan geven op de offerte. Wettelijk is een handtekening verplicht voor de geldigheid. Zodra de klant ondertekent, is jouw offerte een juridische overeenkomst
Populaire offerteprogramma’s
Extra tips voor een goede offerte
Naast de wettelijke eisen is het de bedoeling dat de offerte je potentiële klant aanspoort tot het verlenen van de opdracht aan jou. Je moet dit niet op een schreeuwerige manier doen. Maar de volgende subtiele tips helpen:
- Maak de offerte persoonlijk, laat erin terugkomen dat je naar de klant hebt geluisterd en aan de hand daarvan de offerte hebt gemaakt
- Gebruik de woorden van de klant zelf die hij hanteerde bij het bespreken van de opdracht. De klant moet zijn eigen situatie, wensen en eisen herkennen in de offerte
- Zorg dat de offerte er netjes uitziet met jouw logo en huisstijl en een goede uitlijning van de tekst
- Verwijder onnodige teksten
- Vermijd enorme lappen tekst zonder alinea’s. Gebruik bij grote opdrachten tussenkopjes om de werkzaamheden overzichtelijk te sorteren
- Omschrijf helder wat je levert en geef de kosten puntsgewijs aan
- Vermeld ook eventuele extra zaken of werkzaamheden die je kunt leveren en wat de meerprijs daarvan is
- Vermeld een levertijd en/of planning in de offerte
- Probeer de potentiële klant subtiel aan te sporen tot actie. Geef korting, of lever iets gratis als ze akkoord gaan
- Stuur de offerte zo snel mogelijk toe, net na je gesprek is de potentiële klant enthousiast, de kans is daardoor groter dat hij ja zegt
- Gebruik een offerte template of slimme tools om je offerte snel en professioneel te maken
Na het versturen van de offerte
Gun je potentiële klant of opdrachtgever enige bedenktijd zodra je de offerte hebt verstuurd. Maar wees niet té afwachtend! Komt er geen reactie, neem dan zelf contact op.
Je kunt ook bij verzending van de offerte alvast aankondigen wanneer je contact opneemt om de offerte te bespreken. Tijdens dit contactmoment kun je eventuele drempels wegnemen.
Misschien wil jouw potentiële klant dat je alleen een deel van de werkzaamheden gaat doen. Of hij wil onderhandelen over de prijs, of afspraken maken over de planning. In dat geval kun je een aangepaste offerte maken en dat maakt de kans dat je de opdracht krijgt alleen maar groter.
Goede tools voor het maken van offerte’s
Je kan offertes zelf maken in Word of Excel, je kan er ook voor kiezen om hier een offerteprogramma voor te gebruiken. Deze programma’s hebben als voordeel dat er veel geautomatiseerd is en je offertes bijvoorbeeld niet kwijt raakt of foutief opmaakt. Daarnaast bieden deze programma’s veel extra’s. Denk hierbij aan te versturen herinneringen en het voeren van de boekhouding.
Dit zijn de populaire offerteprogramma’s van dit moment:
Heb je interesse in een programma? Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het programma.
