Als zzp’er of zelfstandig ondernemer kun je er veel baat bij hebben om een boekhouder in de arm te nemen. Iedereen die onderneemt moet namelijk een boekhouding bijhouden of laten bijhouden. Heb je affiniteit met financiële zaken en administratie? Dan kun je natuurlijk overwegen zelf de boekhouding (gedeeltelijk) te doen. Een boekhouder kan echter veel voordelen opleveren. Vraag je je af hoe? Lees dan verder. We leggen uit wat een boekhouder voor je doet of zou kunnen doen en wat de voordelen zijn.
Tip: via onze website kun je 3 offertes aanvragen van geselecteerde boekhouders bij jou in de regio.
Een boekhouder houdt de inkomsten en uitgaven van je onderneming bij: hij of zij regelt de administratie. Elke ondernemer is nu eenmaal verplicht om een administratie te voeren of dit te laten doen. Wees ervan bewust dat er een bewaartermijn van 7 jaar aan vast zit. Met de administratie of boekhouding moet je kunnen bewijzen dat jouw aangiften voor btw en inkomstenbelasting kloppen en dat je recht hebt op bepaalde aftrekposten. Je kunt alles uit handen geven aan een boekhouder, alles zelf doen of een gedeelte zelf doen. Meer hierover vind je in ons artikel administratie zelf doen of uitbesteden? Hoe je het ook inricht, wees je ervan bewust dat je er te allen tijde zélf verantwoordelijk voor bent dat de boekhouding klopt.
Maar goed, wat zijn nu de (mogelijke) taken van een boekhouder? Wat doet hij of zij? Het ligt er natuurlijk aan wat jullie afspreken: misschien doe je zelf ook een deel.
Voor deze taken kun je een boekhouder inhuren:
1. Administratie bijhouden
Ben jij het type dat alle bonnetjes en facturen in een schoenendoos mikt, om aan het eind van het kwartaal te bedenken dat je daar iets mee moet doen? Dan is het verstandig om je gehele administratie door een boekhouder te laten bijhouden. Dat houdt in dat hij alle financiële transacties bijhoudt, inboekt en deze controleert op nauwkeurigheid. Onder financiële transacties vallen alle inkomende en uitgaande facturen, zakelijke banktransacties en bonnen. Bij de administratie horen ook: andere vermogensdocumenten (effectenportefeuille, investeringen, hypotheekgegevens), voorraadadministratie, contracten, urenadministratie en je agenda. Maar die laatste twee houd je natuurlijk zelf bij. 😉
2. Facturen opstellen
De meeste ondernemers factureren zelf, maar je kunt dit ook door je boekhouder laten doen. Er zijn ook boekhouders die een online facturatieprogramma aanbieden waarin je gemakkelijk zelf facturen kunt opstellen. Je hoeft dan alleen maar een aantal gegevens in te vullen, waarna de factuur automatisch wordt opgesteld, inclusief berekening van BTW, volgnummer, betalingstermijn en bedrijfsgegevens.
3. BTW-aangifte opstellen
Een boekhouder kan voor jou de BTW-aangifte opstellen (maandelijks, jaarlijks of vaak: per kwartaal). Als je een kleine onderneming hebt en weinig facturen verstuurt, kun je dit ook gemakkelijk zelf verzorgen. Je hoeft eigenlijk alleen maar na te gaan hoeveel BTW je hebt ontvangen en hoeveel je hebt betaald. Trek de betaalde BTW af van de ontvangen BTW en je weet hoeveel omzetbelasting je moet betalen of terug krijgt. Een boekhouder geeft je vaak een seintje als het weer tijd is om BTW-aangifte te doen: dat is een goede stok achter de deur. Verder kan een boekhouder controleren of jouw eigen BTW-opstelling klopt.
4. Aangifte Inkomstenbelasting
De aangifte Inkomstenbelasting is voor veel zelfstandig ondernemers al wat ingewikkelder: je bent niet de enige als je hier (zacht uitgedrukt) de kriebels van krijgt. Wil je daar je handen niet aan branden? Lekker overlaten aan je boekhouder, hij kan namens jou de gehele aangifte Inkomstenbelasting verzorgen! Hij of zij is op de hoogte van alle actuele regels en wetten t.a.v. de inkomstenbelasting. Wel moet jij elk jaar alle stukken aanleveren. De meeste boekhouders hebben hiervan een handig lijstje.
5. Opstellen van Jaarrekening, Balans, Winst- en Verliesrekening
Uiteindelijk valt uit al je financiële transacties en gegevens op te maken hoeveel winst je hebt gemaakt in het afgelopen kalenderjaar. Bij het afsluiten van het boekjaar kan de boekhouder voor het overzicht een jaarrekening opstellen. Dit is voor een eenmanszaak niet verplicht, maar bijvoorbeeld wel voor een BV. Wil je inzicht in de financiële situatie van jouw bedrijf hebben en houden, dan is het verstandig om toch jaarlijks een jaarrekening te laten opstellen. Die bestaat meestal uit een Balans en een Winst- en Verliesrekening en soms ook een liquiditeitsprognose (overzicht van hoeveel geld er in je bedrijf beschikbaar is). Je boekhouder weet – als het goed is – bovendien alles van jouw kolommenbalans en hoe je bijvoorbeeld de bedrijfsmiddelen moet afschrijven (op de Balans).
Tegenwoordig werken veel boekhouders met een (online) boekhoudprogramma waarin je op elk moment kunt zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Mits natuurlijk alles direct wordt bijgewerkt. Dit ligt natuurlijk wel aan de werkwijze: stuur je al je inkoopfacturen en verkoopfacturen direct (online) in? Dan heb je altijd een actueel overzicht.
6. Adviseren over belastingen en financiële bedrijfsvoering
Een boekhouder is als het goed is, volledig op de hoogte van de regels rondom belastingen en de wetgeving voor ondernemers. Hij weet wanneer het gunstig voor jou is om te investeren en hij weet voor welke aftrekposten je in aanmerking komt. En of het aan te raden is om de oudedagsreserve te laten toenemen: dat betekent dat je een bedrag van de winst aftrekt (en opzij legt) voor je oudedagsvoorziening met een bealstingvoordeel. Mocht je ingewikkelde financiele vraagstukken hebben, dan is het geen gek idee om een accountant in te huren in plaats van een boekhouder. Lees meer over het verschil tussen een boekhouder en accountant.
Voordelen van een boekhouder inhuren
De twee grote voordelen van het inhuren van een boekhouder zijn:
- Een boekhouder ontzorgt
Hij ontzorgt door alles te controleren en je tijdig te laten weten wanneer welke stukken nodig zijn voor btw-aangiftes en aangiften inkomstenbelasting. Een boekhouder inhuren scheelt jou tijd én stress. Jij kunt je focus leggen op jouw onderneming én je weet dat je boekhouding op orde is als de belastingdienst ooit eens komt controleren. Hoef je daar in elk geval niet van wakker te liggen!
- Een boekhouder kan zichzelf ‘terugverdienen’ met goede adviezen
Een goede boekhouder heeft up-to-date kennis van alle zaken die van belang zijn voor het voeren van een goede administratie en wat wel/niet mag binnen de huidige belastingregels. Dus kan hij ook goed adviezen geven over jouw financiële bedrijfsvoering. Met dit soort adviezen verdient een boekhouder zichzelf snel terug. Bovendien scheelt het jou tijd als je een boekhouder inhuurt. Die tijd kun je gebruiken om geld te verdienen met dat waar jíj goed in bent.
Een boekhouder inhuren heeft dus al snel veel voordelen, daarom kiezen de meeste zzp’ers vaak voor het inschakelen van een boekhouder.
