Heb je besloten om zzp’er te worden? Gefeliciteerd! Maar met alleen een goed voornemen ben je er natuurlijk niet. Om goed voorbereid van start te gaan, is het verstandig om te weten welke zakelijke kosten je als zzp’er moet incalculeren en welke kosten aftrekbaar zijn. In dit artikel vind je een overzicht én handige tips.

Bedrijfskosten voor zzp’ers die aftrekbaar zijn

Alle kosten die je als zzp’er voor je onderneming maakt, zijn aftrekbaar. De Belastingdienst heeft met regels bepaalt welk deel aftrekbaar is. Maak daarom een overzicht van al je zakelijke kosten en vergeet daarbij niet de opstartkosten die je al maakt vóórdat je met je bedrijf begint. Ook die zijn aftrekbaar. Verwerk de kosten in je administratie en vraag altijd om een btw-factuur. Heb je een boekhouder of ga je die nemen? Dan zal hij of zij ervoor zorgen dat al je opstartkosten correct worden ingeboekt in je administratie.

Tip op voorhand is om zo snel mogelijk een boekhoudprogramma aan te schaffen. Hierin kan je namelijk direct je administratie goed opzetten. Enkele tips:

Waarom is het bijhouden van je zakelijke kosten belangrijk?

Het geld dat je verdient met je bedrijf is de omzet. De winst is het bedrag dat overblijft na aftrek van alle zakelijke kosten. Over de winst betaal je belasting. Hoe meer kan aftrekken, des te minder winst je overhoudt. En minder winst betekent: minder belasting betalen.

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn alle kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van jouw onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar. De meest voorkomende zakelijke kosten waarmee je als zzp’er te maken kunt krijgen, zijn:

• kosten die je voor je onderneming maakt in de aanloopfase
• inschrijfkosten Kamer van Koophandel
• kosten voor huisvesting of werkplek (huur bedrijfspand)
• inrichting van een kantoor of werkplaats
• kosten voor het (laten) maken van reclame-uitingen (website, social media, flyers)
• briefpapier en ander correspondentiemateriaal
• verzekeringen (bijv. bedrijfsaansprakelijkheid)
• reiskosten met het openbaar vervoer
• auto of fiets van de zaak
• kantoorkosten: bijv. voor internet en telefoon
• inhuur van derden
• trainingen en opleidingen
• lunches en representatie
• werkkleding
• administratiekosten (boekhouder of account en boekhoudsoftware)

Kosten die je voor je onderneming maakt in de aanloopfase

Goed om te weten: kosten die je maakt in de aanloopfase van je onderneming kunnen ook aftrekbaar zijn. Als je bijvoorbeeld een marktonderzoek laat doen om erachter te komen hoe levensvatbaar jouw bedrijf is, dan zijn dat kosten die je maakt in de aanloopfase van je onderneming. Maar ook als je alvast een laptop koopt of kosten maakt voor de inrichting van je werkruimte. Om deze kosten te kunnen aftrekken, moet je wel aantonen dat je deze kosten hebt gemaakt. Bewaar facturen en bonnetjes van daarom goed.

Inschrijfkosten Kamer van Koophandel

Vraag je je af of je je moet inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel? Er zijn drie voorwaarden om je te kunnen inschrijven voor de Kamer van Koophandel (KVK):

1. Je levert diensten en/of producten.
2. Je vraagt hiervoor een (commerciële) prijs of uurtarief. Oftewel: je verdient er geld aan.
3. Je doet zaken met andere mensen dan alleen vrienden of familie en gaat ook de concurrentie aan met ondernemers die dezelfde of gelijkwaardige diensten of producten verkopen.

Kortom: je moet ondernemer zijn. Dus als je zeker weet dat je het ondernemerspad op gaat, bedenk dan een toffe naam voor jouw bedrijf (en voor jouw product of dienst) en schrijf je in bij de Kamer van Koophandel in jouw regio. Bij de KVK moet je aangeven welke rechtsvorm jouw bedrijf heeft. De meeste zzp’ers starten met een ‘eenmanszaak’. Je betaalt eenmalig € 51,95 aan inschrijfkosten. Wil je gelijk een gewaarmerkt KVK-uittreksel mee naar huis nemen? Dan betaal je daarvoor € 15,60 extra.

Kosten voor huisvesting of werkplek

Of je nou een pand huurt in een winkelstraat of vanuit huis een webshop runt: vaak vraagt het wel een (kleine) investering om je eenmanszaak op te starten. Werk je vooral online? Zorg dan in ieder geval voor een fijne laptop, (zakelijke) telefoon, een goed bureau en bijpassende (instelbare) bureaustoel. Een uurtje aan de keukentafel kan echt geen kwaad, maar op de langere termijn doet dat je werkhouding geen goed. Als je als zzp’er gebruik maakt van een werkruimte thuis, dan kunnen de kosten daarvan onder bepaalde (strenge!) voorwaarden zakelijk aftrekbaar zijn. Check met de tool van de Belastingdienst of de kosten van jouw werkruimte aftrekbaar zijn.

Telefoonkosten aftrekken als zzp’er

Je mag als zzp’er alleen de zakelijke telefoon- en internetkosten aftrekken. Dat betekent dat je de telefoon en internetverbinding zakelijk moet gebruiken. Een privé telefoon- en internetabonnement mag je niet aftrekken, maar de meerkosten die je zakelijk maakt mag je wél aftrekken. Omdat het lastig vast te stellen is wat die meerkosten voor zakelijk gebruik zijn, mag je rekenen met een percentage voor zakelijk gebruik. Een tweede abonnement voor internet en/of telefonie dat je alleen zakelijk gebruikt is altijd volledig aftrekbaar. Een mobiele telefoon en de telefoonkosten zijn als zzp’er aftrekbaar als je daar minimaal 10 procent zakelijk gebruik van maakt.

Kosten van pc, laptop, tablet en smartphone

De kosten van een pc, laptop, tablet en smartphone zijn aftrekbaar als het apparaat noodzakelijk is om je werk te kunnen doen. De kosten van een dergelijk apparaat zijn aftrekbaar als minimaal 90% van de tijd dat je het apparaat gebruikt, voor zakelijk gebruik is.

Let op: apparaten die meer dan 450 euro kosten (ex btw), worden gezien als een investering. Daarom moet jet het op de balans zetten en in jaarlijkse termijnen afschrijven.

Kosten van auto, taxi en openbaar vervoer

Reiskosten die je maakt om naar een klant te reizen, mag je (gedeeltelijk) aftrekken. Reis je met het OV of een taxi, dan mag je die kosten volledig aftrekken. Rijd je een auto, zakelijk of privé? In de beide gevallen kun je reiskosten aftrekken. Voor de zakelijke reiskosten die je met je privé auto maakt, geldt dat je een vast bedrag van 19 ent per kilometer mag aftrekken. Deze kilometervergoeding gaat binnenkort omhoog: het kabinet heeft afgesproken dat in 2023 de onbelaste kilometervergoeding 21 cent per kilometer wordt en in 2024 gaat de vergoeding naar 23 cent per kilometer. Welke kosten aftrekbaar zijn bij een zakelijke auto hangt af van de manier waarop je er gebruik van maakt voor jouw onderneming.  Lees hierover meer op de website van de Belastingdienst.

Reclame- en websitekosten

Je kunt nog zo’n tof plan hebben, maar als de buitenwereld niet weet dat jouw onderneming bestaat… dan heb je er niet zo veel aan. Zorg er dus voor dat je zichtbaar bent. Dat begint vaak met een website. Hoeveel je dat gaat kosten, hangt er vanaf wat je precies wilt. Huur je een professionele webbouwer en tekstschrijver in? Dan zit je al gauw aan minimaal € 1.000,- tot € 2.000,-. Uiteraard kun je het ook zelf doen, maar zorg dan wel dat je genoeg kennis en kunde in huis hebt.

Hoe je precies reclame maakt, hangt natuurlijk ook af van je vakgebied en wat het beste werkt. Flyers, visitekaartjes of een berichtje in de lokale krant werken voor een zelfstandige glazenwasser misschien wel beter dan een complete website. Een timmerman kiest voor het beletteren van zijn werkbus. En de verkoper van ingewikkelde software is wellicht meer gebaat bij een vlotte uitleg video op social media. Ook de kosten voor het laten maken van flyers, visitekaartjes, advertenties in het plaatselijke huis-aan-huisblad en uitlegvideo’s zijn aftrekbaar.

Zakelijke bankrekening

Het hoeft niet, maar is wel een stuk makkelijker: een zakelijke bankrekening openen voor je eigen onderneming. Zo weet je zeker dat je zakelijk en privé gescheiden blijft en dat je winst niet opgaat aan boodschappen of ander privé aankopen. Om het jezelf nog gemakkelijker te maken, kun je bij veel banken ook verschillende potjes/rekeningen aanhouden. Bijvoorbeeld eentje voor de btw, eentje voor de inkomstenbelasting, eentje voor investeringen en eentje voor je pensioen. Handig! Wist je trouwens ook dat veel banken een rechtstreekse koppeling hebben met meerdere boekhoudpakketten?

Een boekhoudprogramma of boekhoudsoftware

Moet je als zzp’er per se een boekhoudprogramma aanschaffen? Nee, zeker niet. Maar het is wél wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. En waarom zou je het dan niet gelijk goed aanpakken? Het fijne van een (online) boekhoudprogramma is dat je gelijk ziet hoe je er precies voor staat. Want naast het inboeken van in- en verkoopfacturen, zie je onder meer welke facturen er nog open staan, welke terugkerende kosten je hebt en hoeveel winst of verlies je maakt. Ook fijn: vanuit een online boekhoudprogramma verstuur je je belastingaangifte met één druk op de knop. Als zzp’er kun je kiezen uit verschillende boekhoudprogramma’s. Weet je niet welke je moet kiezen? Wij maakten een overzicht van de tien beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers.

Verzekeringen voor zzp’ers

Als je net hebt besloten om zzp’er te worden, komt er veel op je af. Je moet je inschrijven bij de KVK, je wilt zo snel mogelijk een website in de lucht hebben en natuurlijk datgene doen waar je het beste in bent: jouw product of dienst verkopen. Het is dan ook logisch dat je er niet gelijk bij stilstaat om een zakelijke verzekering af te sluiten. Sterker nog: misschien vind je het niet eens nodig om een verzekering af te sluiten, ‘omdat je toch alleen maar achter de laptop zit.’  Maar wat nou als je arbeidsongeschikt raakt en daardoor je werk niet meer uit kunt voeren? Of dat je onder werktijd met je auto tegen een paaltje aanrijdt? Welke verzekeringen je het beste af kunt sluiten en hoeveel je dat kost, lees je in dit artikel. Uiteraard kun je ook even vrijblijvend informeren bij een financieel adviseur bij jou in de buurt.

Pensioenopbouw zelf regelen

Als iets een ver-van-je-bedshow is, dan is het pensioen wel. Dat is ook niet zo gek, want bij pensioen denk je vaak aan ‘later’. Toch doe je er goed aan om je te verdiepen in de mogelijkheden om als zzp’er pensioen op te bouwen. Als zzp’er houd je namelijk wel het recht op AOW op je pensioendatum, maar moet je andere pensioenvoorzieningen echt zelf regelen. Gelukkig zijn daar tegenwoordig genoeg mogelijkheden voor. Het kost je misschien een paar tientjes in de maand, maar zorgt er wel voor dat je straks met een gerust hart kunt genieten van je oude dag.

Studiekosten gedeeltelijk aftrekbaar voor ondernemers

Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor je verdere ontwikkeling. Het is natuurlijk belangrijk dat je je kennis op peil houdt en bijblijft in je vak. Je kunt hiervoor cursussen, trainingen, workshops of opleidingen volgen. Het fijne is dat je zelf de richting bepaalt, maar het kan wel een flinke duit kosten. Als jouw studiekosten zakelijk zijn, zijn ze aftrekbaar. Maar dan moet de studie, cursus of opleiding in het belang van jouw onderneming zijn. Let op: de studiekosten zijn alleen aftrekbaar als je ze maakt om bestaande vakkennis uit te breiden. Studie- of opleidingskosten die je maakt voor het verwerven van nieuwe kennis zijn niet aftrekbaar. De grens tussen ‘uitbreiden van bestaande kennis’ en ‘verwerven van nieuwe kennis’ is lastig aan te geven. Laat je goed adviseren.

STAP-budget gebruiken voor niet-aftrekbare studiekosten

Voor werknemers (en werkzoekenden) zijn studiekosten en andere scholingsuitgaven sinds 1 januari 2022 niet meer aftrekbaar. In plaats daarvan  is er een subsidieregeling: STAP-budget voor werkenden en werkzoekenden. STAP staat voor Stimulering Arbeidsmarktpositie. Het STAP-budget is maximaal € 1.000 per persoon per jaar en het geldt niet voor ondernemers. Maar als jouw studiekosten niet aftrekbaar zijn omdat het gaat om het verwerven van nieuwe kennis, dan kun je natuurlijk wel kijken of er wel STAP-budget voor jou beschikbaar is in de privésfeer.

Netwerkbijeenkomsten en businessclubs

Een goede manier om in contact te komen met interessante partijen bij jou in de buurt is deelname aan netwerk- en businessclubs. Deze clubs zijn er in allerlei soorten en maten. Voor sommigen betaal je een paar euro per maand, voor anderen ben je minimaal 1.000 euro per jaar kwijt.  De kosten zeggen soms iets over de kwaliteit. Vaak kan je een keer komen kijken voordat je besluit deel te nemen of niet. Kijk hier zakelijk naar en weeg kosten af tegen potentiële opbrengsten.

Lunches, representatie en verblijfkosten

De kosten voor lunches en representatie zijn gedeeltelijk aftrekbaar voor zzp’ers. Het kan gaan om zakenlunches*, zakendiners en consumpties tijdens een dienstreis of tijdens overwerk. Je hebt de keuze uit twee systemen. Je mag 80% aftrekken van alle kosten voor voedsel, drank, genotmiddelen, etc. Als je 100% wilt aftrekken mag dat vanaf een bedrag van € 4.500 per jaar. Zakelijke verblijfkosten zijn volledig aftrekbaar. Het moet dan gaan om kosten voor overnachtingen, want consumptiekosten zijn beperkt en alleen onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar.

* Let op: een broodje of lunch tussen de middag geldt als privékosten. Deze kosten zijn dus niet aftrekbaar. Dat is dus iets anders dan een zakenlunch.

Werkkleding

Als aan jouw werkkleding duidelijk te zien is dat het gaat om zakelijke kleding van je bedrijf, dan is de werkkleding volledig aftrekbaar voor zowel de btw als de inkomstenbelasting. Denk aan bijvoorbeeld de timmerman die een overall met bedrijfslogo draagt. Nette kleding of een maatpak voor zakelijke gelegenheden is geen werkkleding en is dus niet aftrekbaar.

Om de kosten goed te verwerken in je administratie is een boekhoudprogramma aan te raden. Enkele tips hiervoor zijn:

Goed om te weten over je zakelijke kosten:

1. De kosten voor je onderneming zijn (meestal) aftrekbaar van je winst. Dit betekent in de praktijk dat je door kosten minder winst hebt en dus minder belasting hoeft te betalen.
2. De btw is aftrekbaar. Dus een stoel die inclusief btw € 121,- kost, kost jou zakelijk maar € 100,-. Je betaalt overigens wel gewoon de btw. Maar deze vraag je (achteraf) terug tijdens het doen van btw-aangifte. Vraag daarom altijd een btw-factuur en bewaar deze facturen goed in je administratie. Bewaren = bewijzen!
3. Er zijn kosten die specifiek als niet-aftrekbaar worden vermeld, zoals: het maatpak voor zakelijke representatieve gelegenheden en verkeersboetes of boetes van de Belastingdienst.