Urenregistratie als zzp’er, hoe doe je dat slim?

Geschreven door: Jasper Runneboom

urenregistratie zzpUrenregistratie is als zzp’er niet verplicht. Op het moment dat de Belastingdienst langskomt is het geen eis van ze dat je een urenregistratie kan laten zien. Wat dat betreft is het anders dan bij de boekhouding. Waarbij je echt een factuur moet kunnen tonen op het moment dat de Belastingdienst je controleert. Urenregistratie doe je dus niet direct voor de Belastingdienst. Toch is een urenadministratie als zzp’er wel handig.

Waarom? Wij geven je 3 belangrijke redenen: 

  • Fiscaal: betaal minder belasting doordat je voldoet aan het urencriterium
  • Inzicht:  Weet waar je jouw uren aan besteed
  • Klanten: Verantwoord voor klanten waar je jouw uren aan besteed

Urenregistratie als bewijs voor fiscale voordelen

Ondanks dat het voor de Belastingdienst dus niet verplicht is om je uren op te schrijven is dit wel aan te raden. Wanneer je uren namelijk goed bijhoudt en meer dan 1225 uur in een jaar aan je onderneming besteedt voldoe je aan het urencriterium en kom je in aanmerking voor verschillende voordeelregelingen. Zo kan je met behulp van een goede urenadministratie aantonen dat je in aanmerking komt voor de startersaftrek en zelfstandigenaftrek

Voordeelregelingen: Startersaftrek & Zelfstandigenaftrek

Als zzp’er met een eenmanszaak kom je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek zodra je meer dan 1225 uur aan je onderneming hebt besteed in een kalenderjaar. Je betaalt dan minder inkomstenbelasting en die besparing kan voor jou fors oplopen. Daarnaast kom je mogelijk ook in aanmerking voor de startersaftrek, dit is een bedrag dat bovenop de zelfstandigenaftrek komt op het moment dat je starter bent. De startersaftrek mag je 3 x toepassen in de eerste 5 jaar van je onderneming. 

Maar om hieraan te voldoen moet je dus wel aan het urencriterium voldoen. En om dit aan te kunnen tonen is het bijhouden van je uren aan te raden.

Urenregistratie voor inzicht: weet zelf waar je tijd aan opgaat

Naast het hierboven genoemde fiscale voordeel geeft een gedegen urenadministratie jou als zzp’er héél veel inzicht. Zo kan je voor jezelf achterhalen waar eigenlijk je uren aan opgaan. Want als zzp’er zal je af en toe echt afvragen waar de tijd blijft. Er is namelijk altijd wel wat te doen. Een emailtje beantwoorden, een afspraak, een offerte schrijven. je social media, zaken uitwerken, je administratie. En net als je ergens voor gaat zitten belt of mailt een klant. Kortom voor je het weet ben je een dag verder en is er niks terecht gekomen van wat je wilde doen.

Door je uren bij te houden krijg je hier inzicht in. Je gaat doorkrijgen waar je jouw tijd aan kwijtbent. Wat kost meer tijd dan je dacht en wat juist minder? Hierop kan je vervolgens anticiperen.

Een goede urenadministratie geeft jou o.a. inzicht in:

Projecten

  •  Weet na afloop van je project wat je marge is
  • Zie of je teveel of te weinig uren hebt gemaakt op het project

Taken

  • Weet exact welke taken je uitvoert en hoeveel tijd je aan een taak hebt besteedt
  • Inzicht of taken wel of niet declarabel zijn

Uren

  • Zie hoeveel uren je gewerkt hebt
  • Tussentijds zicht of je dit jaar voldoet aan het urencriterium.

Dit is maar een kleine opsomming, er zijn nog veel meer voordelen om je gewerkte uren bij te houden. 

Verantwoording van je uren voor klanten (en jezelf)

Het ligt een beetje aan je werkzaamheden en de branche waarin je werkt maar het kan goed zijn dat klanten een verantwoording willen voor de uren die ze betalen. Als dit zo is dan is een goede urenregistratie een must. Niet alleen voor de verantwoording richting klanten maar ook voor een verantwoording richting jezelf.  Het is namelijk niet erg als je af en toe een uurtje meer kwijt bent dan gepland voor een klant. Maar als je erachter komt dat je structureel te weinig uren rekent voor je werk dan moet je hier iets mee doen.

Hoe kun je als zzp’er je uren makkelijk bijhouden?

Nu je weet waarom je uren bij zou moeten houden is de volgende vraag hoe je dit kan gaan doen.

Als je het simpel wilt houden kan je een agenda gebruiken of Excel. Hierin kan je relatief eenvoudig uren bijhouden. Maar echt van deze tijd is het niet meer. Bovendien kleven er allemaal nadelen aan. Zo is de kans groot dat je een fout maakt in je agenda of je agenda simpelweg niet bij je hebt en… misschien heb je wel helemaal geen agenda meer. Ook Excel heeft als nadeel dat je nogal snel een fout in maakt.

De tijd van je uren bijhouden op een papiertje of in Excel is daarom gelukkig voorbij. Het is weliswaar nog steeds een populaire methode maar er zijn veel betere alternatieven.

Tegenwoordig zijn er tal van online oplossingen (desktop of via mobiele app) die het voor jou als zzp’er makkelijker maken om je uren bij te houden. Vaak kan dat al tegen een relatief kleine vergoeding of zelfs gratis.  Hieronder vind je 3 oplossingen voor je urenregistratie als zzp’er: 


 

Het voordeel van deze software is dat de meeste pakketten urenregistratie combineren met allemaal andere handige features. Zo zijn de meeste ook een boekhoudpakket of juist een handige projectmanagementtool. Wil je uitgebreid vergelijken? Kijk dan hier.

Kenniscentrum