Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn klanten die producten en/of diensten hebben afgenomen bij jouw bedrijf maar de daarbij behorende betaling nog niet hebben voldaan. Jij staat dus toe dat deze klanten bij jou op krediet kunnen kopen. Maar dat doe je uiteraard niet zomaar. De debiteur moet wel aan een aantal eisen voldoen. Zodoende kan gezegd worden dat de betekenis van debiteuren is; het hebben van een vordering op een afnemer (schuldenaar) onder door jou opgestelde voorwaarden (het debiteurenbeheer) gedurende een vooraf bepaalde tijd (de betalingstermijn).

Debiteuren op de balans

Debiteuren staan op de debetzijde van de balans (links). Je kunt dit eenvoudig onthouden omdat het woord ‘debet’ erin zit. Het is een vorm van activa (bezittingen). Je ontvangt het bedrag later nog op de bankrekening van jouw bedrijf. Omdat het snel om te zetten is in geld behoort het tot de vlottende activa op de balans. Een voorbeeld maakt het duidelijk:

  • Debetzijde van de balans (links)
    • VASTE ACTIVA
      • gebouwen 125.000 euro
    • VLOTTENDE ACTIVA
      • debiteuren 4.350 euro
      • voorraad goederen 12.500 euro
      • banksaldo 1.400 euro
      • kasgeld 575 euro
  • TOTAAL VAN DE ACTIVA
    • het totaal van de activa 143.825 euro

Extra informatie over debiteuren op de balans

We gaan nog een stapje verder. In het voorbeeld hierboven zie je dat de post debiteuren dikgedrukt staat. Het geeft het gehele debiteurensaldo weer inclusief omzetbelasting (Btw). Het zijn dus op de eerste plaats alle verkopen op rekening en niet de klanten die bijvoorbeeld direct contant betalen bij het afhalen van de goederen. Op de tweede plaats zijn het klanten die de goederen en/of diensten eerst ontvangen en ze pas later betalen. Wanneer er blijkt dat een of meer debiteuren niet het volledige factuurbedrag gaan voldoen zal er een voorziening moeten worden opgenomen. Het bedrag van de voorziening wordt afgetrokken van het debiteurensaldo om zo het werkelijke saldo van de post debiteuren weer te geven op de balans. In een vereenvoudigd voorbeeld ziet het er zo uit op de balans:

  • VLOTTENDE ACTIVA
  • debiteuren 4.350 euro
  • voorziening dubieuze debiteuren 450 euro (exclusief omzetbelasting)
  • saldo debiteuren 3.900 euro
  • TOTAAL VAN DE VLOTTENDE ACTIVA
  • het totaal van de vlottende activa 3.900 euro

Het verschil tussen debiteuren en crediteuren

Debiteuren zijn klanten die op krediet mogen kopen bij jouw bedrijf. Er ontstaat op dat moment een vordering. Debiteuren staan op de debetzijde van de balans (links) omdat het een onderdeel van de bezittingen is (activa). Je ontvangt nog geld van hen en je gaat er niet vanuit dat ze niet zullen betalen. De crediteuren daarentegen zijn leveranciers die aan jou op krediet hebben geleverd. Precies het omgekeerde dus. Zij vormen een betalingsverplichting en komen zodoende op de creditzijde van de balans (rechts) te staan. Het verschil debiteuren crediteuren is dus respectievelijk geld ontvangen of geld betalen.

Wat zijn openstaande debiteuren?

Openstaande debiteuren zijn debiteuren die nog niet hebben betaald. De goederen en/of diensten, en de factuur, hebben zij inmiddels ontvangen maar de betaling nog niet verricht. Het geld staat nog niet op de bankrekening van jouw bedrijf. Hier is op zich weinig mis mee zolang de debiteur binnen de door jou opgestelde voorwaarden blijft. Zoals bijvoorbeeld een betalingstermijn van twee weken waarbinnen de openstaande factuur betaald moet zijn. Ze vormen pas een risico wanneer ze deze voorwaarden schenden. Het is dan belangrijk om direct actie te ondernemen.

Wat is het debiteuren risico?

Zojuist werd al een beetje zichtbaar wat het debiteuren risico is. Het debiteuren risico is in feite het risico op het niet tijdig betalen, niet volledig betalen of een gehele wanbetaling. Bij al deze situaties worden er extra kosten gemaakt om te proberen het gehele bedrag nog binnen te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan het inschakelen van een deurwaarder als alle andere pogingen zijn mislukt. Het debiteuren risico is vaak een percentage van de totale debiteurenstand binnen een bedrijf of een branche. Hoe beter jouw debiteurenbeheer is hoe lager dit percentage over het algemeen zal zijn. Zit er dus kort bovenop en laat geen geld liggen.

Wat is debiteurenbeheer?

Dat klanten goederen en/of diensten ontvangen voordat ze daarvoor hebben betaald gaat dus niet zomaar. Dit werd zojuist al even opgemerkt. Het debiteurenbeheer staat hierbij centraal en het is van cruciaal belang. Geen enkele ondernemer wilt namelijk dat vorderingen onbetaald blijven, omdat het de continuïteit van het bedrijf ernstig in gevaar kan brengen.

Het debiteurenbeheer wordt vormgegeven in het beleid dat geldt voor alle debiteuren. Bij dit beleid kun je denken aan diverse voorwaarden en controles. Bijvoorbeeld een check van de NAW-gegevens van de aspirant debiteur, een check in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK), een check op het btw-identificatienummer bij de Belastingdienst, een naam-nummer controle bij de bank of een check op hoe eerdere bestellingen zijn verlopen. Dit noemt men het betalingsgedrag of de kredietwaardigheid van een debiteur. Maar ook wordt vooraf bepaald welke betalingstermijn wordt gehanteerd, welke eventuele korting bij snel betalen van de factuur wordt gegeven, en wanneer welke activiteiten worden georganiseerd als een debiteur niet betaalt. Al deze voorwaarden en controles vormen het debiteurenbeheer dat in eerder opgemaakt beleid is vastgelegd. Het zorgt ervoor dat het risico op wanbetaling zoveel mogelijk wordt voorkomen.

De debiteurenadministratie

De debiteurenadministratie an sich is niet veel meer dan een (digitale) lijst met nummers en namen van debiteuren, bedragen en de afzonderlijke betalingstermijnen. Als het openstaande bedrag is voldaan door de debiteur dan verdwijnt deze debiteur weer van de lijst. Deze lijst wordt daarom vaak uitgedraaid om te kunnen bepalen of de debiteuren tijdig betalen. Aan de debiteurenadministratie worden ook eisen gesteld. Het gehele proces van inboeken tot het afletteren (afvinken als betaald) moet als een geoliede machine lopen. Het mag nergens haperen. Enkele voorwaarden zijn dat er gebruik wordt gemaakt van een doorlopend debiteurennummer, functiescheiding tussen degene die registreert en degene die controleert, het tijdstip dat een debiteur als dubieuze debiteur wordt aangezien, en wie de maandelijkse totale debiteurenpositie bepaalt en doorgeeft aan het hoofd van de boekhouding.

Boekhoudprogramma van de maand

Tot 15 maanden gratis

4.6/5