Wanneer je een bedrijf begint, ben je natuurlijk vooral gefocust op het geld dat je binnenbrengt. Toch maak je uiteraard ook kosten binnen jouw bedrijf. Maar wat zijn kosten nou eigenlijk? Wat telt wel als kosten voor jouw bedrijf en wat niet? In dit artikel leggen wij je dit allemaal uit.
Boekhoudkundige kosten
Alle boekingen die je winst verlagen op de winst- en verliesrekening zijn boekhoudkundig kosten.
Je kan deze kosten op verschillende manieren indelen op je winst- en verliesrekening. Zoals per kostensoort of kostenplaats, of ze constant of variabel zijn en of ze direct of indirect zijn. Hoe je ze indeelt mag je in principe zelf bepalen. Kies hierbij vooral voor een structuur die het voor jezelf overzichtelijk houdt.
Enkele voorbeelden van kosten zijn:
• Inkoopkosten: hieronder valt de inkoop van producten, zoals materialen, en de vervoerskosten en accijns over de ingekochte grondstof. Uitbesteed werk door het inhuren van derden (zoals freelancers of een onderaannemer) valt hier ook onder.
• Personeelskosten: kosten voor personeel dat bij jouw bedrijf in dienst is. Hieronder vallen onder andere de netto loonkosten voor personeel dat direct bij jouw bedrijf in dienst is. Daarnaast vallen hier ook pensioenkosten, loonbelasting en ontvangen uitkeringen onder.
• Financiële kosten: kosten die je hebt om aan geld te komen, bewaren of uit te geven, zoals bankkosten, betaalde rente, hypotheekrente voor een bedrijfspand, transactiekosten en winstbelasting.
• Overige kosten: auto- en transportkosten, huisvestingkosten, onderhoudskosten, verkoopkosten, notariskosten, kantoorkosten en reiskosten.
Kosten inboeken
Het inboeken van kosten gebeurt dus, zoals hierboven al benoemd, op de winst- en verliesrekening. In de meeste gevallen doe je dit door een factuur in te boeken, maar als je geen factuur hebt ontvangen kan je ook bonnetjes of bankmutaties gebruiken. Op die manier heb je wel een (aankoop)bewijs. Bij het inboeken kies je de grootboekrekening waar het geld vandaan komt, bijvoorbeeld Bank of Kas, en kies je als tegenrekening een winst- en verliesrekening voor de kosten zoals in de voorbeelden hierboven. Kosten zijn dus van invloed op jouw winst. Hoe meer kosten je maakt, hoe lager de winst wordt.
Verschil tussen kosten en uitgaven
Op het eerste gezicht lijken kosten en uitgaven hetzelfde te zijn. Boekhoudkundig gezien gaat het hier echter over twee verschillende dingen. Een uitgave is de werkelijke geldtransactie. Dit zie je terug op de balansrekening. Deze uitgaven worden kosten op het moment dat je deze gaat inboeken voor de winst- en verliesrekening. Over het algemeen doe je dit inboeken over een bepaalde periode (per maand, kwartaal of jaar).
Zakelijke kosten
Je zou zeggen dat alles wat je voor jouw bedrijf koopt valt onder zakelijk kosten, maar dit is niet zo. Ten eerste is het zo dat niet alle kosten ook echt zakelijke kosten zijn. Als dit zo is mag je deze niet inboeken als kosten. Ten tweede zit er een verschil tussen kosten en investeringen.
Dit heeft invloed op jouw belasting. Jouw zakelijke kosten staan namelijk op de winst- en verliesrekening, wat wil zeggen dat deze kosten de winst drukken. Je betaalt dus over een lager bedrag belasting.
Wanneer je echter een bedrijfsmiddel, zoals een laptop of auto, of een immaterieel middel, zoals vergunningen en goodwill, van meer dan €450,- excl. btw aanschaft, wordt dit gezien als een investering. Dit wil zeggen dat je het middel over meerdere jaren af moet schrijven. Bij een laptop van €1000,- zijn de kosten bijvoorbeeld over 5 jaar €200,- per jaar. Het geld heb je dus al wel uitgegeven, maar mag je nog niet volledig meenemen op de winst- en verliesrekening.
Is mijn salaris een kostenpost?
Of jij voor de boekhouding een kostenpost bent binnen jouw bedrijf, is afhankelijk van de vorm van het bedrijf. Bij een eenmanszaak, maatschap, cv en vof wordt tussen zakelijk en privégeld geen onderscheid gemaakt. Wat jij als winst verdient is volledige van jou. Je kan dit zien als loon of salaris, maar feitelijk leef je van de winst. Je mag jouw loon hier dus niet aftrekken als kosten en het gaat dus ook niet af van jouw winst.
Wanneer jouw bedrijf een BV is, valt jouw loon wel onder kosten. Je bent namelijk in loondienst bij jouw eigen bedrijf en betaalt dus ook loonbelasting over jouw salaris.
Kosten samengevat
Kosten zijn dus terug te vinden in de boekhouding op de winst- en verliesrekening. Je mag zelf weten hoe je de kosten in jouw boekhouding onderverdeeld. In veel boekhoudprogramma’s zijn er al meerdere kostenrekeningen aangemaakt, maar je kan altijd zelf nog een indeling maken. Jouw salaris telt in principe niet mee als kostenpost, tenzij je een BV hebt. Boekhoudkundig is er een verschil kosten en uitgaven. In sommige gevallen worden gemaakte kosten gezien als een investering, waardoor je dit middel moet afschrijven. Je kan in dit geval dus niet de volledige kosten van de winst ineens aftrekken.
