Wanneer je een eigen bedrijf bent begonnen, of dit nou een startende onderneming is of dat je zzp’er bent, uiteindelijk krijg je er mee te maken: afschrijvingen. Het is vaak een bron van verwarring en daarom zullen wij in dit artikel de betekenis van afschrijven uitleggen, voorbeelden geven van het afschrijven van verschillende middelen en hoe de afschrijving boeken in boekhouding.

Betekenis van afschrijven

Als eerste: wat is een afschrijving? In jouw bedrijf heb je zowel verdiensten als kosten. Deze kosten gaan af van jouw winst. Sommige middelen die je nodig hebt voor jouw bedrijf hebben echter hoge kosten, zoals een laptop, een bedrijfspand of een auto. Deze middelen gaan ook nog eens voor meerdere jaren mee. Om te voorkomen dat in één kalenderjaar je hele winst naar beneden gedrukt wordt door deze grote aankoop, verspreid je de kosten over meerdere jaren. Dat heet afschrijven.

Voorbeelden en regels van afschrijven

Goed, nu weet je wat een afschrijving is. Maar hoe gaat dat dan in zijn werk? Hiervoor moet je drie dingen bepalen:

• de aanschafkosten;

• de gebruiksperiode;

• de restwaarde.

Je mag dan een maximale afschrijving per jaar doen van 20% van de aanschafkosten (behalve bij goodwill, dat is 10%). In de meeste gevallen schrijf je lineair af, maar als starter mag je ook willekeurig afschrijven. Dit wil zeggen dat je niet elk jaar evenveel hoeft af te schrijven, maar dat je dit zelf mag bepalen. Je kan dus kiezen om het eerste jaar meer af te schrijven, zodat je minder belasting over je winst hoeft te betalen. Controleer wel eerst of het bedrijfsmiddel minstens €450,- heeft gekost (exclusief btw). Als de kosten onder dit bedrag liggen, dan kan je gewoon het volledige bedrag aftrekken als kosten.

Afschrijven auto

Stel, je hebt een auto gekocht. Voor de aanschafwaarde kijk je niet alleen naar wat je betaald hebt, maar ook naar eventuele kortingen en subsidies. Voor een elektrische auto geldt bijvoorbeeld voor bedrijven een subsidie van maximaal €5000,-.

Voor het rekenvoorbeeld gaan we even uit van een aangekochte tweedehands personenauto op benzine. Stel, deze auto kostte €15.000,-. Van de belastingdienst moet je een bedrijfsauto in vijf jaar afschrijven, dus ieder jaar 20% van het bedrag. Vervolgens bepaal je de restwaarde van jouw auto. Dit kun je navragen bij de verkoper of zelf inschatten met behulp van het internet. In ons voorbeeld gaan we ervan uit dat de auto na vijf jaar ongeveer €8000,- is. Je afschrijving is dan: (€15.000 – €8000)/5 = €1400,-.

Afschrijven goodwill

Goodwill is de waardebepaling van jouw onderneming. Dit is bijvoorbeeld belangrijk om te weten als jij je bedrijf wilt verkopen of jij een bedrijf hebt overgenomen. Voor veel startende zzp’ers zal dit niet gelden. Een manier om toch een inschatting van de goodwill te kunnen maken is door eerst de activa en passiva samen te pakken, als ook de huidige voorraad en aanwezige middelen. Eén van de meest gebruikte methodes is vervolgens om de overwinst te berekenen. Dit bereken je door de winst van de afgelopen drie jaar als startpositie te nemen. Daarna trek je hier de buitengewone baten en lasten, het salaris, en de rente op het eigen vermogen af. Dit bedrag vermenigvuldig je vervolgens met een factor van drie, vier of vijf. Dan heb je de goodwill. De goodwill schrijf je af binnen en periode van vijf tot tien jaar, met een maximum van 10%.

Afschrijven bedrijfspand

Belangrijk is dat je afschrijft voor het deel van het pand dat je voor jouw onderneming gebruikt. Als eerste bepaal je de aanschafwaarde van het pand: de koopsom inclusief aankoopkosten, zoals kosten voor de notaris en makelaar. Bepaal vervolgens de waarde van de grond die bij dit pand hoort en haal dit van de aanschafwaarde af. De gebruiksduur van een pand ligt over het algemeen ergens tussen de dertig en vijftig jaar.

Bijvoorbeeld, de aanschafwaarde voor het pand was €330.000,- en de grond is €30.000 waard. De restwaarde is €50.000,- en je denk het voor 50 jaar te gebruiken. Hiermee is de jaarlijkse afschrijving 2%, oftewel €250.000 / 50 = €5000,- per jaar. Hierbij moet je wel opletten dat je niet onder de bodemwaarde gaat afschrijven. Dit is 50% van de WOZ-waarde. Is deze bijvoorbeeld €396.000,-, dan is de bodemwaarde €198.000,-. Op het moment dat je deze bodemwaarde bereikt hebt, mag je geen afschrijving meer doen.

Afschrijven laptop en inventaris

Om een laptop of andere inventaris af te schrijven, kijk je naar de aanschafwaarde zonder btw. Het aantal afschrijfjaren voor een laptop is vijf jaar. De restwaarde wordt meestal op €0,- gezet, maar je kan ook kiezen voor een restwaarde van 25% voor duurdere en 10% voor goedkopere laptops. Als voorbeeld: je koopt een laptop van €750,- exclusief btw. Je schat in dat de restwaarde €75,- zal zijn. Over vijf jaar schrijf je dan €675 / 5 = €135,- af.

Afschrijving boeken in de boekhouding

In je boekhouding moet je als eerste de aanschaf zelf inboeken als een factuur op een balansrekening. Dit houdt in dat het dus niet van invloed is op jouw winst, maar wel te zien is op de balans. Vervolgens boek je de afschrijving in als een memoriaal boeking. Dit betekent dat je geld binnen je bedrijf verplaatst tussen een balans- en een winst- en verliesrekening. Deze boeking is dan voor het bedrag van je afschrijving van dit boekjaar. Dit bedrag is dan dus terug te zien als een kostenpost. In veel boekhoudprogramma’s kan je de afschrijving invoeren, zodat het automatisch ieder jaar wordt afgeschreven.

Afschrijvingen en economische waarde

Uiteindelijk heb je met de afschrijving een inschatting gemaakt van de levensduur en de restwaarde. Deze kan onjuist zijn. In dit geval moet je de toekomstige afschrijvingen aanpassen. Als je bijvoorbeeld merkt dat jouw printer een jaar minder lang meegaat, berekenen je de afschrijving opnieuw voor de komende jaren. Wanneer jouw laptop na twee jaar stuk gaat, mag je deze ook in één keer afschrijven voor de waarde die in de boeken staat.