Een voorziening is een bedrag dat je voor je bedrijf alvast in de boekhouding opneemt voor kosten die je in de toekomst voor je bedrijf denkt te gaan maken. Het is een soort boekhoudkundige reserve waarbij je de kosten van een grote uitgave evenredig verdeelt over de jaren. Dit doe je voor specifieke doelen zoals: groot onderhoud van gebouwen, oninbare vorderingen of pensioen in eigen beheer.
Voorzieningen zijn dus kosten die je nu alvast boekt, terwijl je ze later echt gaat betalen. Door een voorziening op te voeren, betaal je nu minder belasting. Een voorziening mag alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor het oorspronkelijk is gevormd. Kan dit doel niet (meer) worden bereikt, dan moet het saldo alsnog ten gunste van de belastbare winst worden gebracht.
Voorziening in de boekhouding opnemen
Een voorziening maakt deel uit van het vreemd vermogen en wordt gevormd door de winst in het betreffende jaar (of jaren) te verlagen door een kostenpost op te nemen op de winst- en verliesrekening. Voor hetzelfde bedrag wordt de voorziening op de balans geplaatst aan de creditzijde (passiva) als ‘verplichting’. Op het moment dat je daadwerkelijk de kosten dient te betalen, boek je deze tegen de voorziening op de balans en niet als kosten in de winst- en verliesrekening.
Om een voorziening in de boekhouding te kunnen opnemen, maak je vooraf een (onderbouwde!) schatting van de kosten die je denkt te moeten besteden aan het specifieke doel. De onderbouwing van deze schatting is verplicht.
3 soorten voorzieningen
Er zijn 3 soorten voorzieningen:
- Garantievoorzieningen: voorzieningen voor garantieverplichtingen die ontstaan uit verstrekte garanties bij geleverde producten of verrichte diensten.
- Stamrecht-, lijfrente-, en pensioenvoorziening: alle voorzieningen die betrekking hebben op stamrecht, lijfrente en pensioen.
- Overige voorzieningen: alle overige voorzieningen, zoals groot onderhoud (van gebouwen).
Voorbeeld
Stel dat je een voorziening opneemt in de boekhouding om het groot onderhoud van een bedrijfspand te kunnen betalen over 5 jaar. Het groot onderhoud kost bijvoorbeeld 50.000 euro ex btw. Als je geen gebruik zou maken van de voorziening voor groot onderhoud, dan zou je 4 jaar lang geen onderhoudskosten hebben en in het vijfde jaar opeens een kostenpost van 50.000 euro hebben. Door 5 jaar lang een voorziening van 10.000 euro op te nemen, worden de kosten evenredig verdeeld.
Schatten van de voorziening
Het kan lastig zijn om een voorziening op voorhand te berekenen. Klopt de schatting achteraf niet? Dan moet je dit boekhoudkundig herstellen. Was je schatting te laag, ofwel moet je meer betalen dan ingeschat? Dan boek je de extra kosten die je moet maken alsnog als kosten op de winst- en verliesrekening. Was de schatting te hoog, dus heb je meer gereserveerd dan dat je nodig hebt? Dan moet je het te veel gereserveerde bedrag boekhoudkundig weer vrij laten vallen. Het te veel gereserveerde komt weer terug op de winst- en verliesrekening als resultaat. Hierdoor valt de winst hoger uit.
Het verschil tussen voorzieningen en reserves
Let op, voorzieningen zijn niet hetzelfde als reserves. Reserves vrij te besteden en behoren tot het eigen vermogen, terwijl voorzieningen specifiek gereserveerd zijn voor bepaalde doelen en tot het vreemd vermogen behoren.
