Urenregistratie als zzp’er, zo doe je dat slim

Urenregistratie als bewijs voor fiscale voordelen

Ondanks dat het voor de Belastingdienst niet verplicht is om je uren bij te houden, is dit wel aan te raden. Wanneer je jouw uren goed bijhoudt en meer dan 1225 uur in een jaar werkt voldoe je aan het urencriterium. Je komt dan in aanmerking voor verschillende voordeelregelingen. Zo kan je met behulp van een goede urenregistratie aantonen dat je in aanmerking komt voor de startersaftrek en zelfstandigenaftrek.  Hierom kan namelijk gevraagd worden als je wordt gecontroleerd door de Belastingdienst. 

Voordeelregelingen: Startersaftrek & Zelfstandigenaftrek

Als zzp’er met een eenmanszaak kom je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek zodra je dus voldoet aan het urencriterium. Je betaalt dan minder inkomstenbelasting en die besparing kan voor jou fors oplopen. Daarnaast kom je mogelijk ook in aanmerking voor de startersaftrek, dit is een bedrag dat bovenop de zelfstandigenaftrek komt op het moment dat je starter bent. De startersaftrek mag je 3 x toepassen in de eerste 5 jaar van je onderneming. Kortom, het bijhouden van je uren kan je heel veel voordeel opleveren. 

Urenverantwoording richting klanten (en jezelf)

Het kan goed zijn dat klanten een verantwoording willen van de uren die ze jou betalen. Als dit zo is dan is een goede urenregistratie als zzp’er een must. Niet alleen voor de verantwoording richting klanten, maar ook voor een verantwoording richting jezelf.  Het is namelijk niet erg als je af en toe een uurtje meer kwijt bent dan gepland voor een klant. Maar als je erachter komt dat je structureel te weinig uren rekent voor je werk dan moet je hier iets aan doen.

Urenregistratie zzp voor inzicht: weet zelf waar je tijd aan opgaat

Naast de hierboven genoemde redenen geeft een gedegen urenadministratie jou als zzp’er héél veel inzicht. Zo kan je voor jezelf achterhalen waar eigenlijk je uren aan opgaan. Want als zzp’er zal je jezelf af en toe echt afvragen waar de tijd blijft. Er is namelijk altijd wel wat te doen.

Emails beantwoorden, een afspraak, een offerte schrijven, je social media, zaken uitwerken, de administratie, voor klanten werken en ga zo maar door. En net als je ergens voor gaat zitten belt of mailt een klant of leverancier. Kortom, voor je het weet ben je een dag verder en is je dag heel anders gelopen dan je had gepland. Wat voor een dag geldt, geldt ook voor een week, een maand en een jaar. Zonder urenregistratie kan je het gevoel hebben dat je geen flauw idee hebt wat je nou al die tijd hebt gedaan.

Door je uren bij te houden voorkom je dit en  krijg je inzicht in waar je tijd naartoe gaat. Wat kost meer tijd dan je dacht en wat juist minder? Hierop kan je vervolgens anticiperen. Misschien kan je bepaalde zaken beter uitbesteden omdat ze te veel tijd kosten en moet je juist meer tijd vrijmaken voor andere belangrijke zaken. Waar je nu maar niet aan toe lijkt te komen.

Een goede urenregistratie geeft jou inzicht in:

Projecten

• Weet na afloop van je project waar je tijd aan op is gegaan
• Zie of je te veel (of te weinig) uren hebt gemaakt op het project. Afgezet tegen het gefactureerde bedag
• Stel je offertes bij als je erachter komt dat bepaalde projecten je structureel meer tijd kosten dan je zelf dacht

Taken 

• Weet welke taken je uitvoert en hoeveel tijd je hieraan (bijvoorbeeld maandelijks) besteedt 
• Kom erachter aan welke taken je te weinig tijd besteedt
• Bedenk oplossingen om dit te veranderen

Administratie 

• Zie hoeveel uren je gewerkt hebt in een bepaalde periode
• Krijg inzicht in hoeveel procent van je tijd je declarabel werkt
• Kom er gedurende het jaar achter of  je gaat voldoen aan het urencriterium

Hoe kun je als zzp’er je uren bijhouden?

Nu je weet waarom je uren bij zou moeten houden is de volgende vraag hoe je dit het beste kan gaan doen. Je hebt als opties:

• Uren bijhouden in Excel of je agenda
• Uren bijhouden in een urenregistratie app

Uren bijhouden in Excel of in je agenda?

Als je het simpel wilt houden kun je een agenda gebruiken of Excel. Hiermee kan je eenvoudig uren bijhouden, maar echt van deze tijd is het niet meer. Bovendien zitten er allemaal nadelen aan. Ga maar na, de kans is groot dat je een fout maakt in je agenda of je agenda simpelweg niet bij je hebt en… misschien heb je wel helemaal geen agenda meer. Ook Excel heeft als nadeel dat je er snel een fout in maakt. Bovendien zijn beide opties niet ‘real time’, ze hebben geen timer functie. Dit moet je dan weer zelf doen. Klinkt als een klein klusje, maar in de praktijk vergeet je dit snel. Geloof ons maar.

De tijd van je uren bijhouden in een agenda of in Excel is daarom echt voorbij. Er zijn gewoonweg veel betere alternatieven.

Uren bijhouden in een app 

Tegenwoordig zijn er namelijk tal van online oplossingen (desktop of via mobiele app) die het voor jou als zzp’er heel makkelijk maken om je uren bij te houden. Vaak kan dat al tegen een laag bedrag of zelfs gratis. 

Het voordeel van deze urenregistratiesoftware is dat de meeste urenregistratie combineren met allemaal andere handige features. Zo zijn de meeste ook een boekhoudpakket of juist een handige projectmanagementtool. Hierdoor klopt je urenadministratie als zzp’er beter, ben je er minder tijd aan kwijt en heb je een betere verantwoording richting klanten, jezelf en indien nodig de Belastingdienst.

Voor het goed bijhouden van je uren vind je hieronder enkele van de populairste apps van dit moment.