De administratie opzetten is voor ondernemers een verplichting van de Belastingdienst. Of je het nu leuk vindt of niet, als ondernemer of zzp’er kom je er niet onderuit. Het hebben, bijhouden en bewaren van een volledige bedrijfsadministratie is vanaf dag één essentieel voor je belastingzaken.

Daarnaast is een goed administratie voor jouzelf erg handig. Met een goede administratie kun je eenvoudig zaken terugzoeken en heb je inzicht in de financiën van je bedrijf. Zo kun je steeds beter monitoren hoeveel winst je maakt en wat je kosten zijn, je kunt inspelen op trends in de inkomsten en uitgaven en je kunt steeds beter (financieel) plannen en bijvoorbeeld een goede begroting maken. Kortom, een goed opgezette administratie is erg handig.

Administratie opzetten

In dit artikel leg ik uit hoe je een goede administratie opzet en slim bijhoudt aan de hand van een aantal stappen:

1. Wat moet je bewaren (voor als je controle krijgt)
2. Wat wil je bewaren (voor je eigen inzicht)
3. Hoe moet je dat bewaren?
4. Hoe bewaar je zaken digitaal?
5. Hoe bewaar je zaken op papier / offline?

Wat moet je bewaren in je administratie (voor als je controle krijgt)?

De Belastingdienst verplicht je om een aantal zaken in de administratie te bewaren. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete bij een controle van de Belastingdienst. Sommige ondernemers maken zich geen zorgen om een bezoekje van de belastinginspecteur, omdat zij inschatten dat de kans op controle klein is. De kans is ook klein, maar ik wil hier toch wel gewaarschuwd hebben dat het toch zeker kan gebeuren.

Dit zijn de zaken die jouw administratie minstens moet bevatten:

• software en databestanden (boekhoudsoftware, digitale bankafschriften, etc.)
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda’s en afsprakenboeken
• correspondentie
• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• rittenregistratie over het aantal zakelijke kilometers dat je hebt gereden met een zakelijke auto

Wat wil je bewaren (voor je eigen inzicht)

De zaken die handig zijn om te bewaren voor je eigen inzicht:

• Urenregistratie van alle uren (declarabele en niet-declarabele) die je aan je onderneming besteedt.

Het is geen verplichting, maar het bijhouden van de uren die je voor je bedrijf maakt, is zeker handig. Een van de voorwaarden om als ondernemer te worden aangemerkt door de Belastingdienst, is dat je in een kalenderjaar minimaal 1225 uren maakt voor je bedrijf. Het gaat daarbij om declarabele (in opdracht, dus betaalde uren) en niet-declarabele uren (uren die je bijvoorbeeld besteedt aan je administratie of zakelijke e-mail). Voor het bijhouden van je uren bestaan er allerlei apps waarmee je dagelijks op je mobiel je uren kunt invullen. En ook veel boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om een (gekoppelde) app op je mobiel te zetten om je uren bij te houden.

Voor jouzelf is het handig dat je, door je uren bij te houden, eenvoudig kunt uitrekenen hoeveel je écht per uur verdient. Gebruik hiervoor onze handige rekentool.

• Overzichten van alle (betaalde en niet-betaalde) facturen, eventuele herinneringen en aanmaningen

Niet-betaalde facturen, herinneringen en aanmaningen: die moet je altijd bewaren, zodat je – indien nodig – de hele handel naar het incassobureau kan sturen!

• Overzichten van opbrengst en kosten over de producten die je aanbiedt (per product)

Het is voor je eigen inzicht handig om te weten op welke producten en diensten je het meest verdient en op welke het minst. Per product of dienst trek je de kosten van de opbrengst af en dan weet je wat je echt verdient per product of dienst. Bij de kosten neem je ook de uren mee die je nodig hebt om je product of dienst te kunnen leveren en bijvoorbeeld de vervoers- of reiskosten. Ook kun je trends ontdekken, bijvoorbeeld wanneer bepaalde producten of diensten het populairst zijn (wanneer is er veel vraag naar jouw werk).

Het is handig om oudere prijslijsten te bewaren, zeker bij regelmatige wijzigingen daarin. Stel dat je prijzen elk kwartaal wijzigen dan is dat heel handig, wat het heeft natuurlijk invloed op de marges (en dus wat jij eraan verdient).

• Jaarrekeningen

Die zijn belangrijk als je een hypotheek of andere lening aanvraagt bij een geldverstrekker.

Hoe moet je dat bewaren in je bedrijfsadministratie?

Voor de Belastingdienst ben je verplicht om je administratie in originele vorm te bewaren: digitaal of op papier. Tegenwoordig gaan de meeste administratieve zaken digitaal. Je mag alleen computerbestanden afdrukken en deze hierna verwijderen, en de gegevens alleen op papier bewaren, als je een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Als je je gegevens digitaal bewaart, moet je ervoor zorgen dat de Belastingdienst de programma’s en bestanden bij een controle kan gebruiken. Als een programma niet meer bestaat óf je stapt over naar een ander (boekhoud)programma, dan ben je verplicht om de digitale bestanden over te zetten naar een ander digitaal systeem dat de Belastinginspecteur kan gebruiken om de digitale bestanden te lezen. Het is dus in een dergelijke situatie niet voldoende om al je bestanden te printen en bij een controle de ordner aan de Belastingdienst over te dragen.

Digitale administratie opzetten

Het makkelijkste is om een boekhouder te hebben die een online boekhoudsysteem gebruikt waar jij ook in kunt. De boekhouder (en/of de leverancier van de boekhoudsoftware) zorgt voor updates en het bewaren van de bestanden in het programma – óf buiten het programma maar dan in een leesbare vorm.

Doe je zelf (voornamelijk) de administratie, dan raad ik je aan om gebruik te maken van boekhoudsoftware. Veel zaken (facturen, bonnen, bankafschriften) worden daarin al opgeslagen; die hoef je dan niet ook nog eens apart op je eigen laptop of pc op te slaan.

Wil je toch zelf de administratie doen zónder gebruik te maken van boekhoudsoftware? Zorg er dan voor je eigen gemak en overzicht voor dat je een logische digitale mappenstructuur binnen je laptop of pc aanlegt:

• Maak voor elk kalenderjaar een map administratie aan (bijvoorbeeld met het jaartal erachter): Administratie [bedrijfsnaam] – 2022. In die map Administratie zet je dan deze mappen:
  • Inkoop

Facturen van de producten en diensten die je inkoopt. Van de facturen die je op papier krijgt, maak je een scan of foto en deze zet je in de map. De papieren facturen bewaar je in een ordner voor dat jaar.

• • Verkoop

Facturen van de producten en diensten die je verkoopt.

• • Kas (en/of Privé)

Hierin (kopieën) van bonnen die je contant of privé hebt betaald. Dit kunnen ook twee aparte mappen zijn.

• • Voorraad

Hierin hou je bij hoeveel voorraad ofwel inventaris je hebt.

• • Bank

Bankafschriften (zakelijk) en jaaroverzichten.

• • Belastingen
    Onderverdeling in:
    • BTW / Omzetbelasting
    • Inkomstenbelasting en bijdrage Zvw
  • Urenregistratie
  • Kilometeradministratie

Maak vervolgens met jezelf de afspraak dat je alles bijwerkt op gezette tijden. Het is natuurlijk wel even een werkje! ???? De aangifte omzetbelasting is daar een goed moment voor; deze moeten de meeste zelfstandig ondernemers elk kwartaal doen.

Gebruik je boekhoudsoftware? Dan worden veel zaken daarin al opgeslagen en hoef je dus niet op je eigen laptop of pc bestanden op te slaan. Ook je banktransacties kunnen vaak gekoppeld worden aan de boekhoudsoftware. Dan hoef je de afschriften niet apart te bewaren; ze staan immers al in het boekhoudsysteem.

Veilig bewaren van de digitale administratie

Zet je bestanden elk kwartaal of elk jaar over op een externe harde schijf. Mocht je pc of laptop het begeven, dan heb je deze bestanden nog. Werk je liever in de cloud? Dat kan handig zijn, omdat je je bestanden dan online kunt bereiken. Let wel op dat je je bestanden veilig opslaat:

• Inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord is de basisbeveiliging. Kies voor inloggen in de cloud een sterk wachtwoord.
• Gebruik als het kan tweestapsverificatie om het cybercriminelen moeilijker te maken toegang te kunnen krijgen tot je opgeslagen bestanden bij de clouddienst.
• Maak verbinding met de cloud via een veilig netwerk, geen openbaar wifi-netwerk. Gebruik sowieso nooit een openbaar wifi-netwerk als je aan je zakelijke administratie werkt.
• Bewaar in de cloud geen bestanden met daarin wachtwoorden of identiteitsgegevens, en geen kopieën van identiteitsdocumenten.

Hoe bewaar je je administratie op papier / digitaal?

Als je jouw administratie op papier wilt bijhouden dan heb je in elk geval een aantal ordners (meestal 1 per belastingjaar) nodig en een setje tabbladen. Wil je puur en alleen online boekhouden, dan is dit minder van belang, maar het aanschaffen van minimaal 1 ordner kan wel handig zijn: daar bewaar je dan de facturen en bonnen van je bedrijf in. Let wel op dat de belastingdienst van je verlangt dat je alle bestanden in originele vorm bewaart. Dus als je jouw facturen digitaal verstuurt, ben je verplicht om die in digitale vorm (ook) te bewaren. Maar als jij meer overzicht met een volledige papieren administratie, dan kun je die dus wel ernaast aanleggen.

Een volledige jaaradministratie bestaat uit:

• tab 1: verkoopfacturen
• tab 2: inkoopfacturen
• tab 3: bonnetjes die je contant of privé hebt betaald
• tab 4: bankafschriften
• tab 5: urenregistratie en/of kilometerregistratie

• Tab 1: Verkoopfacturen

  Dit zijn alle facturen die je zelf hebt verstuurd in het desbetreffende jaar, dus ook de facturen die wel verstuurd maar nog niet betaald zijn. Print alle verstuurde facturen uit of maak een kopie en berg je ze op in je ordner bij tab 1.

• Tab 2: Inkoopfacturen

  Onder tab 2 bewaar je al de inkoopfacturen, oftewel de ontvangen facturen. Zorg dat de ontvangen facturen op naam van het bedrijf Zeker bij bedragen boven de 50 euro. Let er ook goed op dat de btw op de ontvangen factuur staat. Alleen btw die op de factuur staat mag je terugvorderen. Tip: vraag bij aankopen voor je bedrijf om een btw-factuur als je die niet automatisch krijgt. Meestal kan dat gewoon. Laat deze factuur dan op je bedrijfsnaam zetten (als koper).

• Tab 3: Bonnetjes die je contant of privé hebt betaald

  Deze bonnetjes vormen samen het zogenaamde kasboek. Bewaar onder deze tab alle betalingen waarvan je geen factuur hebt of die je met contant geld hebt betaald. Alle zakelijke bonnen die je contant of privé hebt betaald, tellen ook mee voor de boekhouding. De kosten zijn aftrekbaar van de winst en de btw mag je terugvorderen. Beter vergeet je dit dus niet. Denk ook aan tankbonnen of telefoon- en/of internetkosten die je privé betaalt en die gedeeltelijk zakelijk zijn.

• Tab 4: Bankafschriften

  Print regelmatig bankafschriften uit die je voor de zaak gebruikt, of download deze als PDF en sla ze op in je pc. Een goed moment hiervoor is als je aangifte doet voor de btw (meestal elk kwartaal). Controleer dan alles en koppel je bij- en afschrijvingen aan de facturen en bonnen. Zo kan je checken of alles daadwerkelijk betaald is en werk je meteen aan de boekhouding. Daarnaast staan er op bankafschriften soms ook kosten (waarvan je geen bon hebt) die aftrekbaar zijn.

• Tab 5: Kilometerregistratie

  Rijd je met je privéauto of je eigen fiets voor de zaak, dan mag je deze kilometers registeren als kosten van de zaak. De kosten van deze kilometers (19 cent per kilometer) zijn aftrekbaar van de winst. Hiervan moet je alle kosten betalen. Denk aan benzine, onderhoud en parkeerkosten. Tip is om wel de bonnen van dit soort kosten te bewaren. Een deel van de btw is namelijk wel terug te vorderen (naar rato van het aantal gereden kilometers).

Voor de inkomstenbelasting is je auto ondernemersvermogen en daardoor verplicht auto van de zaak als je:

• • ondernemer bent voor de inkomstenbelasting
  • de auto gebruikt voor je onderneming
  • per jaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt

Met een auto van de zaak mag je de autokosten in zijn geheel aftrekken. Autokosten zijn: afschrijvingen, onderhoudskosten, parkeerkosten, verzekeringspremies en motorrijtuigenbelasting. Als je speciaal voor de zaak een auto aanschaft, dan mag je ook de aanschafkosten aftrekken. Dat mag niet in 1 keer, maar dit doe je over meerdere jaren met behulp van afschrijvingen.

• Tab 5: urenregistratie

  Besteed je jaarlijks meer dan 1.225 uur aan je bedrijf? Dan ziet de Belastingdienst je als ondernemer en daardoor heb je recht op ondernemersaftrek (zelfstandigenaftrek en startersaftrek zijn de bekendste). Door de ondernemersaftrek toe te passen, betaal je minder inkomstenbelasting. Het is daarbij wel verplicht om aannemelijk te maken dat je voldoet aan het urencriterium. Je moet dus kunnen het aantal gewerkte uren kunnen aantonen en daarvoor moet je je een urenregistratie bijhouden. Je kunt dit bijvoorbeeld als aantekening opnemen in je agenda of op een apart vel papier bijhouden.

Met dit systeem creëer je voor jezelf makkelijk een goede administratie die aan alle eisen voldoet. Wees je ervan bewust dat hier ook een bewaartermijn van 7 jaar aan vast zit.