Aan het einde van ieder kwartaal (uitzonderingen daargelaten) moet je als ondernemer de btw–aangifte (omzetbelasting) doen. Dit is voor veel ondernemers altijd een klein stressmoment, terwijl dat niet zo hoeft te zijn. Zeker niet als je weet hoe het allemaal werkt en je de administratie hierop inricht. Hoe je dat doet lees je in dit artikel.

Hoe werkt btw en wat is mijn btw-tarief?

Het hoge btw-tarief is in Nederland 21%. Over de meeste diensten en producten wordt deze 21% omzetbelasting geheven. Een camera die bijvoorbeeld € 121,- in de winkel kost, kost eigenlijk € 100,-. De overige € 21,- is omzetbelasting die door de ondernemer wordt geïnd namens de Belastingdienst.

Ondernemers ontvangen dus omzetbelasting (btw) over de verkochte goederen en diensten en zij betalen omzetbelasting over ingekochte diensten en goederen. De ontvangen omzetbelasting betaalt een ondernemer aan de Belastingdienst, maar de door hem betaalde omzetbelasting kan hij terugkrijgen van de Belastingdienst. Het totale bedrag aan betaalde btw wordt bij de btw-aangifte altijd in mindering gebracht op het totaal aan ontvangen btw.

De tarieven voor de btw zijn:

21%

Dit is sinds 2012 het hoge tarief voor de btw op goederen en diensten.

9% ( was 6% tot 2019)

Dit lage tarief geldt voor zogenaamde basisgoederen en -diensten. Denk hierbij aan voedsel, geneesmiddelen, de kapper en een aantal andere zaken. Per 1 januari 2019 is het lage tarief verhoogd van 6% naar 9%.

Vrijgesteld

Een aantal diensten zijn vrijgesteld van btw, dit zijn veelal diensten in de gezondheidszorg. Als je vrijgesteld bent van btw kan je betaalde btw niet terugvragen.

Verlegd

In sommige gevallen moeten ondernemers de btw verleggen. Meestal is er dan sprake van een leverancier (onderaannemer) die geen btw in rekening brengt, maar ‘verlegd’ naar de afnemer.

Makkelijk de btw berekenen?

Wij hebben een handige tool ontwikkeld waarmee je makkelijk de btw berekent.

Hoe vaak en wanneer je btw-aangifte doen als ondernemer?

Je kunt de btw-aangifte per maand, kwartaal of jaar doen. De Belastingdienst stuurt je 1 keer per jaar een brief over hoe vaak jij btw-aangifte moet doen. Op die brief  vind je ook het betalingskenmerk van elke btw-aangifte.

De meeste ondernemers vallen in de kwartaalaangifte en moeten de btw aangifte na elk kwartaal doen. Je hebt dan als ondernemer na afloop van het kwartaal een maand de tijd om de omzetbelasting te berekenen, in te vullen, te versturen en te betalen. Dit betekent dat uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal de btw betaald moet zijn en op de rekening van de Belastingdienst moet staan.  De btw aangifte over het eerste kwartaal (januari t/m maart) moet dus uiterlijk 30 april ingediend en betaald zijn.

Wil je op tijd betalen? Zorg dan dat je een paar dagen voor de uiterlijke betaaldatum je btw overmaakt. Een dag te laat betaald is ook echt te laat en dat kan je een boete opleveren.

Btw gemakkelijk bijhouden?

Omdat je vaak de btw moet betalen is het raadzaam je administratie hierop in te richten. Bij wat grotere administraties is het handig om een boekhoudprogramma te gebruiken. Voor je btw-boekhouding hebben wij handige boekhoudprogramma’s op een rijtje gezet die wij aanraden:

Heb je interesse in een programma?  Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het programma.

Factuurdatum is leidend voor de btw

Voor de aangifte omzetbelasting is de factuurdatum (van zowel je verstuurde als je ontvangen facturen) belangrijk. Deze datum is namelijk leidend voor het tijdvak van de aangifte. Het maakt hierbij niet uit of deze factuur wel of niet betaald is. Stuur je bijvoorbeeld op 31 maart een factuur dan moet deze meegenomen worden in de aangifte over het eerste kwartaal. Als de factuur dan niet binnen een paar weken wordt betaald, moet je zelf de btw voorfinancieren.

Doe je dit liever niet? Stuur de laatste weken van een kwartaal dan geen facturen meer, maar verstuur die in de eerste week van het volgende kwartaal. Het duurt meestal even voordat je facturen betaald worden, meestal pas de volgende maand.  Op deze manier hoef je geen btw aan de Belastingdienst ‘voor te schieten’.

Boete bij te laat btw betalen

De betaalverzuimboete is de eerste keer 3% (met een minimum van € 50,- en een maximum van € 4.290,-). Deze wordt meestal opgelegd de tweede keer dat je te laat hebt betaald of niet je btw-aangifte hebt ingediend. De eerste keer krijg je meestal een waarschuwing.

Iedere keer als er een betaalverzuim is, wordt de verzuimboete hoger. De boete voor het verzuimen van het doen van aangifte zelf bedraagt € 61,-. Daarnaast legt de belastingdienst vaak ook nog een geschat aangiftebedrag op, hier is bezwaar tegen te maken. De verzuimboete wordt echter nooit kwijtgescholden, daarnaast is deze niet aftrekbaar van de winst!

BtwApp voor ondernemers

Ben je bang dat je vergeet om btw-aangifte te doen? De Belastingdienst heeft een handige app ontwikkeld die je eraan herinnerd dat het tijd is om aangifte te doen. De app is beschikbaar voor zowel Android als iOS.

Tips voor een tijdige btw-aangifte

• Begin halverwege de maand na het kwartaal al met de btw-aangifte en wacht niet tot het laatste moment. Er kan altijd iets tussenkomen, daarnaast is de site van de Belastingdienst soms overbelast in de laatste dagen
• Wanneer er tijdig aangifte wordt gedaan kom je niet in de problemen en zullen er geen onnodige boetes volgen. Maak je gebruik van een boekhouder? Lever je administratie dan tijdig aan, of zorg dat dit voor je wordt gedaan
• Richt je administratie in op de btw-aangifte zodat je deze gemakkelijk kan doen als het zover is.
• Schakel een boekhouder in als je op zoek bent naar hulp met de btw-aangifte

Succes met de volgende btw-aangifte!