De boekhouding van jouw onderneming als zzp’er is het bewijs waaruit blijkt dat jouw opgegeven omzet, kosten en winst klopt. Het is een financieel naslagwerk voor de Belastingdienst en jezelf. De Belastingdienst zal deze opvragen als ze een keer je boekhouding komen controleren. Een kloppende boekhouding is dus belangrijk.
Maar hoe pak je dit als zzp’er nou het beste aan? Zodat jouw boekhouding altijd op orde is zonder dat je er teveel geld en tijd aan kwijt bent. Hiervoor zijn 3 mogelijkheden. Deze bespreken we in dit artikel.
Boekhouding zzp: 3 mogelijkheden
De 3 mogelijkheden om je boekhouding bij te houden zijn:
- De gehele boekhouding uitbesteden aan een boekhouder
- Een gedeelte van de boekhouding zelf doen en de rest uitbesteden aan een boekhouder
- De gehele boekhouding zelf doen
Voor welke optie je ook gaat, wees je er altijd van bewust dat jij eindverantwoordelijke bent voor de administratie. Ook als je een boekhouder hebt ingeschakeld. Alleen al daarom is het verstandig om goed na te denken over wat jij doet en wat je laat doen. Zorg ook dat je basiskennis hebt van de boekhouding en administratie. Dit geeft je waardevol inzicht en meer controle over je eigen cijfers en dus je zzp-schap.
Mogelijkheid 1: de boekhouding als zzp’er geheel uitbesteden aan een boekhouder
De gehele boekhouding uitbesteden aan een boekhouder gebeurt veel. Je besteedt dan alles uit aan een boekhouder of accountant. Dit is een goede keuze als je al je tijd nodig hebt voor je eigen onderneming. Immers verdien je daar jouw geld mee. Bovendien kan het uitbesteden veel frustratie en stress schelen. Veel zzp’ers vinden het bovendien een gerustellende gedachte dat iemand anders hun boekhouding bijhoudt en op tijd de aangiftes doet.
Nadeel van het uitbesteden van je boekhouding is dat je minder goed weet hoe je er financieel voorstaat als zzp’er. Je moet blind je boekhouder vertrouwen. Immers, diegene gaat over het juist voeren van de boekhouding waar jij eindverantwoordelijk voor bent. Tip is dan ook om ervoor te zorgen dat je wel enige basiskennis hebt van boekhouden. Zo begrijp je beter wat je boekhouder precies doet en hoe je er financieel voorstaat. Spreek ook af met je boekhouder dat hij je regelmatig bijpraat over de stand van zaken. Wat ook helpt om inzicht en overzicht te behouden is het gebruik van een boekhoudprogramma waar ook jij toegang tot hebt.
Voordelen zzp boekhouding uitbesteden:
- Scheelt tijd en stress
- Je hoeft je niet te verdiepen in de regels van de Belastingdienst
- Boekhouder kent mogelijk handige tips en trucs waardoor je minder belasting betaalt
Nadelen zzp boekhouding uitbesteden:
- Soms minder inzicht in je eigen cijfers
- Uitbesteden kost geld
Je administratie op orde, zonder jouw kostbare tijd? Besteed het nu uit!
Zakelijk Groeien en The Numbers people ontzorgen jou en geven je meer inzicht in je cijfers.
Mogelijkheid 2: boekhouding als zzp’er gedeeltelijk uitbesteden
Veel zzp’ers kiezen ervoor om de boekhouding gedeeltelijk uit te besteden aan een boekhouder. Een veel voorkomende verdeling is dat je als zzp’er zelf de boekhouding en de aangifte omzetbelasting doet. De boekhouder controleert op zijn beurt alles en stelt de aangifte inkomstenbelasting op.
Vaak is dit een prettige verdeling omdat de omzetbelasting niet heel erg ingewikkeld is. Met een beetje uitleg van de boekhouder kan je het prima zelf. Vergeet alleen niet dat je de aangifte en betaling elk kwartaal op tijd moet doen!
Voordeel hiervan is dat je elk kwartaal naar je financiën moet kijken. Je houdt zo elk kwartaal bij wat er in- en uitgaat en weet beter hoe je bedrijf er financieel voorstaat.
Om de boekhouding makkelijker te maken voor jezelf en de boekhouder is het aan te raden om goede boekhoudsoftware te gebruiken. Je kunt dan beiden met eigen inlogcodes de boekhouding beheren.
De voordelen van gedeeltelijk uitbesteden:
- Meer betrokken bij je eigen financiën
- Moeilijke onderdelen boekhouding uitbesteedt
- Boekhouder controleert jouw boekingen
De nadelen van gedeeltelijk uitbesteden:
- Onduidelijkheid over wie wat doet ligt op de loer
- Boekhouding bijhouden kost je tijd
- Je zult zelf kennis moeten hebben van boekhouding (meestal de btw)
Mogelijkheid 3: de boekhouding als zzp’er zelf doen
Het zelf bijhouden van je boekhouding is best een kunst. Niet voor niets hebben de meeste zzp’ers een boekhouder die ze hier (gedeeltelijk) bij helpt. Maar dit betekent niet dat je een boekhouder moet inschakelen. Het hebben van een boekhouder is niet verplicht en het zelf voeren van de boekhouding heeft ook voordelen.
De voordelen van zelf je boekhouding voeren zijn:
- Je hebt goed inzicht in de financiën van je onderneming
- Het kost je geen geld
Als je zelf de boekhouding voert heeft dit wel de volgende nadelen:
- Het kost (veel) tijd
- Je moet op de hoogte zijn van de belastingregels
- Je maakt snel fouten
Volledig zelf je boekhouding uitvoeren als zzp’er is alleen aan te raden als je minder dan € 20.000,- omzet draait op jaarbasis en enkele facturen stuurt per maand. Waarbij we ervan uitgaan dat je enige kennis en interesse hebt in boekhouden en belastingen. In alle andere gevallen is het aan te raden om in ieder geval een gedeelte van je boekhouding uit te besteden aan een boekhouder.
In de praktijk zie je namelijk dat de boekhouding vaak onderaan het lijstje belandt van zaken die moeten worden gedaan. Hierdoor loop je al snel achter en wordt het een rommeltje. Zeker als je in de loop van de tijd groeit in opdrachten. Bovendien kost het veel tijd om (naderhand) fouten te herstellen.
Ben je van plan om zelf de administratie als zzp’er te voeren?
Een tip is om dan een online boekhoudprogramma aan te schaffen. De Belastingdienst raadt dit zelfs aan! En niet voor niets, een boekhoudprogramma scheelt veel tijd, verkleint de kans op fouten en geeft je meer inzicht in je financiën.
Download als naslagwerk ook het handboek ondernemen van de Belastingdienst. Hier staan alle belastingregels in die je moet weten om correct je boekhouden en belastingaangiftes te doen. Het handboek is gemaakt voor startende en kleine ondernemers. Je vindt er informatie in over belastingen, bijdragen en sociale verzekeringspremies.
Met een boekhouder profiteer je van tijdwinst. Zo heb je meer tijd voor andere bedrijfsaspecten. Ook weet je zeker dat de expert de administratie volgens de regels bijhoudt. Als het goed is zijn boekhouders op de hoogte van alle fiscale voordelen voor een zzp’er. Samen kunnen jullie kijken of je hier in aanmerking voor komt. Mogelijk valt je belastingaangifte hierdoor lager uit.
Je kunt kiezen voor het afnemen van diverse diensten, zoals de basisadministratie laten uitvoeren en uitgebreide adviezen over het doen van je belastingaangifte. Op basis van de dienst die je kiest, wordt een uurtarief vastgesteld. De kosten kunnen hoger uitvallen als je administratie complex is. Ook als je in een stad een boekhouder zoekt, zijn de tarieven hier duurder dan in een dorp.
Welke boekhouder het beste past bij jouw situatie, hangt af van je eigen voorkeur. Het is wel te adviseren om referenties en reviews door te nemen om ervaringen van anderen te bekijken. Er zijn boekhouders die gespecialiseerd zijn in een bepaald type onderneming of branche. Lees je hier goed over in. Vergeet ook niet om te checken of de boekhoudexpert die je in wilt huren beschikt over de benodigde kwalificaties en certificeringen.
Om de samenwerking tussen jou en de boekhouder zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het handig om wat voorbereidend werk te doen. Zo voorkom je tijdverspilling voor beide partijen. Verzamel bijvoorbeeld belangrijke financiële documenten en gegevens. Stel ook duidelijk doelen en verwachten vast om de samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen.
Tot slot, boekhouding zzp: verplichtingen
De enige verplichting die je hebt als zzp’er voor de Belastingdienst is het voeren van een kloppende boekhouding. Deze ben je verplicht 7 jaar te bewaren. Mocht de Belastingdienst een keer langskomen dan vragen ze je boekhouding altijd tot 7 jaar terug op. Zorg daarom voor een overzichtelijke boekhouding als zzp’er. Een boekhouding die ook nog na 7 jaar nog door jezelf te begrijpen is.
Zelf de boekhouding doen? Vergelijk software voor je boekouding als zzp’er
Dit zijn 3 van de populairste boekhoudprogramma’s van dit moment. Je kan ook uitgebreid boekhoudprogramma’s vergelijken
Heb je interesse in een programma? Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het programma.
