Ondernemers mogen zakelijke kosten aftrekken van de winst bij de aangifte Inkomstenbelasting. Zakelijke kosten zijn de kosten die (binnen redelijke grenzen) nodig zijn voor je onderneming; kosten dus die je maakt om je vak uit te kunnen oefenen. Je kunt echter niet zomaar alle kosten in zijn geheel aftrekken, want sommige kosten zijn niet of beperkt aftrekbaar. Hoe dat zit, leg ik uit in dit artikel.

Om je onderneming draaiende te houden, moet je meestal kosten maken. Veel zakelijke kosten mag je aftrekken van de winst bij de aangifte Inkomstenbelasting. Maar let op! Sommige kosten zijn beperkt of helemaal niet aftrekbaar. Een volledig overzicht van mogelijk aftrekbare zakelijke kosten vind je op de website van de Belastingdienst.

Wel aftrekbaar

De kosten die je maakt voor het reizen met openbaar vervoer, je kantoorkosten (printer, laptop, briefpapier, agenda) en vakliteratuur zijn volledig aftrekbaar. Maar ook het onderhoud van je website, het drukken van correspondentiematerialen, de inrichting van je kantoor, werkkleding, verzekeringen en zakelijke telefoonkosten mag je 100% aftrekken.

Niet aftrekbaar

Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar. Dat klinkt best logisch toch? Maar als je bijvoorbeeld zakelijke gesprekken voert met je privé telefoonabonnement dan mag je de kosten van deze gesprekken wel aftrekken. De kosten van het privé abonnement mag je niet aftrekken, de kosten van een zakelijk telefoonabonnement weer wel. Ook niet aftrekbaar zijn de kosten van bijvoorbeeld je eigen lunch, algemene literatuur, kleding die geen werkkleding is, persoonlijke verzorging, geldboetes en apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen horen.

Beperkt aftrekbaar

Sommige kosten die je maakt voor je onderneming, hebben gedeeltelijk een persoonlijk karakter; ze zijn deels privé en deels zakelijk. Dit noemen we gemengde kosten. Deze gemengde kosten zijn beperkt aftrekbaar; je mag alleen het zakelijk deel aftrekken. Onder de noemer ‘gemengde kosten’ vallen bijvoorbeeld de kosten van voeding, dranken en genotmiddelen en representatiekosten, deelname aan congressen, seminars, excursies of studiereizen. Verhuiskosten en dubbele huisvesting zijn ook beperkt aftrekbaar. Je werkruimte aan huis is meestal niet aftrekbaar, maar er zijn uitzonderingen.

Hoe trek je gemengde kosten af?

Voor gemengde kosten is er een drempelbedrag van € 5.600 (in 2024*). Onder deze drempel mag je de gemengde kosten niet van je winstsaldo aftrekken, erboven wel. Maar je kunt ook kiezen voor het wettelijk vastgestelde percentage van niet aftrekbare kosten. Soms is het voordeliger om daarvoor te kiezen. Als je hiervoor kiest, dan mag je tot 80% aftrekken als je door de Belastingdienst wordt aangemerkt als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Het percentage is 73,5% als je vennootschapsbelasting betaalt binnen een BV of NV.

* Het drempelbedrag voor 2023  is € 5.100. 

Wat kies je: vast bedrag of percentage?

Als je als ondernemer in een boekjaar meer uitgeeft dan € 23.500 aan gemengde kosten, dan kun je het beste voor het vaste bedrag kiezen. Zou je voor het percentage kiezen, dan is dat minder voordelig.

Een voorbeeld: Je geeft als ondernemer € 30.000 uit aan gemengde kosten in een boekjaar. Als je kiest voor het vaste bedrag, dan mag je € 30.000 – € 5.600 = € 24.400 aftrekken.
Kies je voor het percentage, dan is 20% NIET aftrekbaar. Dat betekent in dit voorbeeld dat 20% van € 30.000 NIET aftrekbaar is. Dan is € 6.000 niet aftrekbaar en mag je dus maar € 24.000 aftrekken (€ 30.000 – € 6.000).

Je kunt in dit voorbeeld dus het beste kiezen voor het vaste bedrag.

Interessante boekhoudsoftware

Jij bepaalt welke zakelijke kosten je maakt

De Belastingdienst bemoeit zich niet met de keuzes die je maakt om bepaalde zakelijke kosten te maken. Dat betekent dat het er puur om gaat dat er beoordeeld wordt of de kosten een zakelijk karakter hebben. Je bent als ondernemer dus vrij om te bepalen welke kosten je voor je onderneming maakt, maar als de kosten erg hoog zijn kan de Belastingdienst wél checken of de verhouding tussen kosten enerzijds en zakelijk belang anderzijds nog redelijk is.

Kosten in 1 keer aftrekken of spreiden

Veel kosten mag je in één keer aftrekken in het jaar waarop ze betrekking hebben, zoals kleine kantoorartikelen, zakelijke telefoonkosten en vakliteratuur. Maar sommige kosten moet je wat betreft aftrek verdelen over meerdere jaren. Dit geldt voor grote machines, auto’s en inventaris. Deze kosten moet je gespreid over meerdere jaren aftrekken: dat heet afschrijven. De reden hiervoor is, dat de Belastingdienst dit soort uitgaven ziet als investeringen waar je onderneming meerdere jaren profijt van heeft.

Investeringen

Vraag je je af of een bepaalde aankoop een investering is of niet? Stel jezelf dan deze twee vragen:

1. Zijn de kosten hoger dan € 450?
2. Gebruik ik het aangekochte langer dan 1 jaar?

Als het antwoord op beide vragen “ja” is, dan heb je te maken met een investering en schrijf je de kosten dus over meerdere jaren af. Is het antwoord op één van de vragen “nee”? Dan kun je de kosten in het betreffende jaar aftrekken.

Nog 3 tips

1. Zakelijke kosten trek je in de meeste gevallen zónder de btw af van de winst. Alleen als de btw voor de gemaakte kosten niet aftrekbaar was als voorbelasting, mag je de zakelijke kosten inclusief btw aftrekken.
2. Kosten die je in de aanloop naar je onderneming hebt gemaakt, kunnen ook aftrekbaar zijn. Lees meer op de website van de Belastingdienst.
3. Bewaar altijd alle bonnen van zakelijke kosten. Daarmee kun je achteraf bewijzen dat je de kosten écht gemaakt hebt en dat je ze voor je onderneming hebt gemaakt.

Vraag je boekhouder om advies

Sommige regels, bijvoorbeeld hoe je omgaat met zakelijk en privégebruik van een auto van de zaak, kunnen ingewikkeld zijn. Laat je boekhouder de juiste berekening van kostenaftrek maken. Het is uiteraard goed om de regels zelf een beetje te kennen zodat je weet waar je aan toe bent, maar je boekhouder is echt gespecialiseerd in dit soort zaken. Maak daar dus zeker gebruik van!