De eerste factuur versturen, de beloning voor jouw geleverde werk! Vaak is dit versturen best spannend als je voor jezelf start. Maar je zult er snel genoeg aan wennen 😉
Maar die eerste keer, dat is altijd wel een bijzonder moment. Zoals wel met meer in het leven.
Daarom leggen we in dit artikel stap voor stap uit hoe je jouw eerste factuur vlekkeloos verstuurt. Van een duidelijke opmaak tot het najagen van je geld. Met deze tips word jij gegarandeerd een facturatie koning! En dat wil je, want je maakt pas omzet als zzp’er als je het geld ook echt op de rekening hebt staan. Laat die euro’s maar jouw kant op rollen!
Tips voor het versturen van je eerste facturen
Tip 1 Automatiseer de boel
Bepaal voor jezelf hoeveel facturen je ongeveer verwacht te sturen per maand. Stuur je er een paar per maand? Dan kun je een simpel factuurprogramma gebruiken. Verwacht je binnen een jaar tientallen facturen per maand te sturen, of zelfs meer, zoek dan nu alvast een goed en compleet facturatieprogramma uit en zoek ook alvast een boekhouder uit.
Enkele goede facturatieprogramma’s zijn:
We hebben het hier niet over de optie om een factuur in Word of Excel maken, dat raden we namelijk af. Teveel geklooi en te snel maak je fouten of raak je het overzicht kwijt.
Het mag overigens wel. Dus ben je ervan overtuigd dat het voor jou de oplossing is, ga ervoor! Vanuit onze ervaring weten we , het is niet de moeite waard.
Tip 2 Bepaal je facturatie flow
Bedenk wanneer je jouw factuur eigenlijk stuurt en maak hier duidelijke afspraken over. Misschien denk je dat je jouw factuur pas achteraf mag toesturen, maar waarom eigenlijk? Je uren heb je dan al gemaakt en het risico van niet betalen ligt volledig bij jou. Overweeg daarom (deels) vooraf te facturen. Zeker als je veel uren erin moet steken en het lang duurt voor je jouw project oplevert.
Tip 3 Ken de letters van de wet
Stel jezelf op de hoogte van de wettelijke eisen voor een factuur.
Tip 4 Digital please!
Facturen worden tegenwoordig bijna altijd digitaal verstuurd. Verstuur daarom geen facturen meer per post tenzij je hier een hele goede reden voor hebt.
Tip 5 Ken je klant
Weet van tevoren van je klant de facturatiegegevens. Naar wie moet jij de factuur zo sturen en wat moet erop vermeld worden? Grote bedrijven / de overheid hebben vaak speciale regels, zoals vermelding van een kostenplaats of projectnummer.
Tip 6 Ken de betaalvoorwaarden
Sommige bedrijven en organisaties hanteren betaaltermijnen richting leveranciers. Ze betalen bijvoorbeeld standaard pas na 60 dagen. Wees hiervan op de hoogte. Als je jouw geld eerder wilt hebben, overweeg dan factoring.
Tip 7 BTW reken je mee
Weet welk btw tarief je moet hanteren; 0,9, 21% of misschien ben je wel vrijgesteld van btw? Ook als je verwacht aan mensen in het buitenland te leveren, bijvoorbeeld met een webshop, moet je weten wat dit betekent voor de btw op je facturen.
Tip 8 Maak het logisch
Bepaal de nummering van je facturen. Facturen moeten een eenduidige nummering hebben in je administratie. Vaak is het handig om een bepaald systeem hiervoor aan te houden. Zo wordt bijvoorbeeld het jaartal gebruik in een factuur: 2023001 is dan de eerste factuur van het jaar 2023, 2023002 de tweede. Begin 2024 begin je weer opnieuw en is de eerste factuur dan 2024001.
Tip 9 Maak het duidelijk
Specifieer in de factuur duidelijk en kort wat je hebt geleverd. Namelijk aantal, het product, de periode, bedrag ex btw / inc btw.
Benoem duidelijk de betaaltermijn en geef aan dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Vermeld ook je betaalgegevens; rekeningnummer, bank en tenaamstelling van de bankrekening.
Tip 10 Speel kort op de bal
Bepaal je betaaltermijn. Een lange betaaltermijn klinkt vaak heel sympathiek, maar is nadelig voor jou. Je moet langer op je geld wachten. Hanteer een termijn tussen de 14 en 21 dagen. De meeste klanten houden zich eraan.
Top 11 Najagen
Je zult snel genoeg geconfronteerd worden met klanten die je factuur niet direct betalen. Meestal is er niks aan de hand. Na een of twee herinneringen staat het geld op je rekening. Is het geld er nog niet? Bel dan eens op, misschien gaat er iets fout? Soms komen facturen niet bij de juiste persoon terecht. Onderneem dus actie en weet wat er aan de hand is.
Blijkt dat er niet betaald wordt start dan een incassotraject.
Pro tips voor het versturen van facturen
- Overweeg een korting van bijvoorbeeld 1% als mensen eerder betalen.
- Automatiseer je facturatieproces.
- Stuur een betaalverzoek of voeg een QR-code toe. Klanten betalen zo makkelijker en sneller.
- Overweeg automatisch incasso op te starten. Vooral bij terugkerende facturen.
- Hou bij hoelang het gemiddeld duurt voordat een factuur wordt betaald. Lange betaaltermijnen betekenen dat jij langer moet wachten op je geld en dus meer risico.
- Wees niet bang om op een gegeven moment streng te zijn voor je klanten. Als ze niet betalen sta je volledig in je recht om een incassotraject op te starten. Een klant die niet betaalt is geen klant.
- Gebruik je facturen voor inzichten in je financiën: wie zijn je grootste klanten, wat draagt elke klant bij aan je omzet, wat zijn de kenmerken van je belangrijkste klanten. Dit soort inzichten kun je gebruiken om bepaalde strategische keuzes te maken. Op wie focus jij je?
Voorbeeld factuur
Hieronder een goed voorbeeld van een complete factuur. Je kunt deze ook downloaden.
