De administratie slim opzetten: hoe bewaren en registreren?

Geschreven door: Zakelijkgroeien.nl

Administratie opzetten

Bij het starten als ondernemer hoort ook het opzetten van de administratie van je bedrijf. Het opzetten en bijhouden van een administratie is niet alleen verplicht, het is ook voor jouzelf erg handig. Lees hieronder verder hoe je als startende zzp’er jouw administratie op een goede manier kunt opzetten.

Het opzetten van een administratie is een verplichting van de Belastingdienst waar je nu eenmaal niet onderuit komt. Het hebben van een volledige administratie vanaf dag 1 is essentieel omdat je belasting moet betalen: omzetbelasting, inkomstenbelasting en een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Daarnaast is het voor jezelf handig, omdat je makkelijk zaken kan terugzoeken en je met een goede administratie inzicht krijgt en houdt in de financiën van je bedrijf. Zo kun steeds beter inspelen op trends in de inkomsten en uitgaven. Kortom, een goed opgezette administratie is gewoon erg handig.

Voorbereiding voor het voeren van de administratie

Voordat je start met het werkelijk opzetten van de administratie is het handig om een aantal zaken aan te schaffen. Als je jouw administratie op papier gaat bijhouden dan heb je in ieder geval een aantal ordners (meestal 1 per belastingjaar) nodig en een setje tabbladen. Wil je je boekhouding volledig online doen, dan is dit minder van belang, maar het aanschaffen van minimaal 1 ordner kan wel handig zijn om de facturen en bonnen die jouw bedrijf aangaan in te bewaren. Als je alles digitaliseert, is dat niet nodig, maar maak dan hiervoor een map aan in je pc én zorg ervoor dat je deze zaken goed beveiligd bewaart.

De bedrijfsadministratie opzetten

Een volledige jaaradministratie bestaat uit verstuurde en ontvangen facturen, bonnetjes die je cash en/of privé betaald hebt, bankafschriften en een uren- en kilometerregistratie. Jouw administratie kun je als volgt opzetten:

  • Tab 1: Verstuurde facturen

Dit zijn alle facturen die je zelf hebt verstuurd in het desbetreffende jaar. Verstuurd betekent dat dit ook de facturen zijn die (nog) niet betaald zijn. Al deze facturen moet je uitprinten en bewaren in de administratie.

  • Tab 2: Ontvangen facturen

Onder tab 2 bewaar je al de ontvangen facturen. Zorg dat de ontvangen facturen op naam van het bedrijf staan. Zeker bij bedragen boven de 50 euro. Let er ook goed op dat de btw vermeld staat op de ontvangen factuur. Staat de btw er niet op? Dan mag je de btw niet terugvorderen.

  • Tab 3: Bonnetjes die je contant of privé betaald hebt

Dit is het zogenaamde kasboek, bewaar hierin alle betalingen waarvan je geen factuur hebt of die je met contant geld hebt betaald. Alle zakelijke bonnen die je cash of privé hebt betaald, tellen ook mee voor de boekhouding. De kosten zijn aftrekbaar van de winst en de btw kan je terugvorderen. Vergeet dit dus niet. Denk hierbij ook aan telefoon- en/of internetkosten die je privé betaalt en die gedeeltelijk zakelijk zijn.

  • Tab 4: Bankafschriften

Print regelmatig bankafschriften uit die je voor de zaak gebruikt, of download deze als PDF en sla ze op in je pc. Een goed moment hiervoor is als je de btw-aangifte doet (meestal elk kwaartaal). Controleer dan alles en koppel je bij- en afschrijvingen aan de facturen en bonnen. Zo kan je checken of alles daadwerkelijk betaald is en werk je meteen aan de boekhouding. Daarnaast staan er op bankafschriften soms ook kosten (waarvan je geen bon hebt) die aftrekbaar zijn.

Boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware is erg prettig om je administratie op orde te hebben en houden en bespaart veel tijd. Hieronder vind je de populairste boekhoudsoftware voor je administratie van dit moment. Uitgebreider vergelijken? Hier vind je een uitgebreid overzicht van boekhoudpakketten.

Heb je interesse in een programma?  Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het progrmama.

Urenregistratie als zzp’er

Wanneer je meer dan 1.225 uur aan je bedrijf besteedt heb je recht op ondernemersaftrek. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting over de winst. Je gewerkte uren kan je bijhouden in Excel, in een boekhoudprogramma of in apps die daar speciaal voor gemaakt zijn. Onderneem je fulltime? Dan is het bijhouden van je afspraken en uitgevoerde werkzaamheden in een agenda of een online agenda zoals Google Calendar voldoende.

Kilometerregistratie

Rij je met je privé auto of -fiets voor de zaak, dan mag je deze kilometers registeren als kosten van de zaak. De kosten van deze kilometers (19 cent per kilometer) zijn aftrekbaar van de winst. Hier moet je alle kosten van betalen. Denk hierbij aan benzine, onderhoud en parkeerkosten. Tip is om wel de bonnen van dit soort kosten te bewaren. Een deel van de btw is namelijk wel terug te vorderen (naar rato van het aantal gereden kilometers).

Met dit systeem creëer je voor jezelf makkelijk een goede administratie die aan alle eisen voldoet. Wees je ervan bewust dat hier ook een bewaartermijn van 7 jaar aan vast zit.

Nu alleen nog een goede boekhouder vinden die je administratie vertaalt naar een correcte aangifte. Gebruik onze boekhoudservice om direct een goede boekhouder te vinden:

  • Boekhouder offertes aanvragen

    Boekhouder nodig?

    Vraag direct 3 gratis offertes op van boekhouders uit jouw buurt:

  • Over deze site

    Over deze website

    De gemiddelde zzp'er maakt € 34.000,- winst per jaar en 55% van de startende ondernemers stopt alweer binnen 5 jaar.

    Die cijfers moeten beter!

    Daarvoor biedt zakelijkgroeien.nl inzicht, kennis en tools om de overlevingskans van startende ondernemers en de winst van zzp'ers te vergroten. Dit doen we vanuit onze eigen ervaringen als zzp'er.

    Wij zorgen dat je de belangrijke randzaken rondom jouw bedrijf of zzp-betaan beter begrijpt en goed opzet. Zodat je weet waar je potentiële groei zit en de juiste keuzes maakt. Met als resultaat dat je jouw bedrijf of zzp-betaan voor de lange termijn winstgevend maakt. En je door kan gaan om in vrijheid en naar eigen inzicht een impact te maken op de wereld en te bouwen aan jouw succes.

    Spreekt dit je aan? Word dan lid van onze LinkedIn groep!

  • Kenniscentrum