De administratie slim opzetten: hoe bewaren en registreren?

Geschreven door: Zakelijkgroeien.nl

Administratie opzettenHet opzetten van een administratie is een verplichting van de Belastingdienst waar je nu eenmaal niet onderuit komt. Daarom is het hebben van een volledige administratie vanaf dag 1 essentieel. Daarnaast is het voor jezelf handig. Met een goede administratie kan je makkelijk zaken terugzoeken en heb je inzicht in de financiën van je bedrijf. Zo kun je steeds beter inspelen op trends in de inkomsten en uitgaven. Kortom, een goed opgezette administratie is erg handig.

Voorbereiding voor het voeren van de administratie

Voordat je start met het werkelijk opzetten van de administratie is het handig om een aantal zaken aan te schaffen. Als je jouw administratie op papier gaat bijhouden dan heb je in elk geval een aantal ordners (meestal 1 per belastingjaar) nodig en een setje tabbladen. Wil je online boekhouden, dan is dit minder van belang, maar het aanschaffen van minimaal 1 ordner kan wel handig zijn om de facturen en bonnen die jouw bedrijf aangaan in te bewaren. Als je alles digitaliseert, is dat niet nodig, maar maak dan hiervoor een map aan in je pc én zorg ervoor dat je deze zaken goed beveiligd bewaart.

De bedrijfsadministratie opzetten

Een volledige jaaradministratie bestaat uit verstuurde en ontvangen facturen, bonnetjes die je cash en/of privé betaald hebt, bankafschriften en een uren- en kilometerregistratie. Jouw administratie kun je als volgt opzetten:

  • Tab 1: Verstuurde facturen / verkoopfacturen 

Dit zijn alle facturen die je zelf hebt verstuurd in het desbetreffende jaar. Verstuurd betekent dat dit alle facturen zijn die je hebt gegeven en gestuurd aan klanten die jouw producten en/of diensten hebben afgenomen. Dus ook als deze (nog) niet betaald zijn. Al deze facturen moet je bewaren in de administratie. Bij een papieren administratie print je alle verstuurde facturen uit en berg je ze op in je ordner. Bij een digitale administratie hoeft dat niet; dan volstaat het om de verstuurde facturen op te bergen in de map “Verkoop(facturen)” die je aanmaakt op je pc. Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan staan daar je facturen al in opgeslagen. Je hoeft ze dan niet nogmaals zelf op te slaan.

  • Tab 2: Ontvangen facturen

Onder tab 2 bewaar je al de ontvangen facturen. Zorg dat de ontvangen facturen op naam van het bedrijf staan. Zeker bij bedragen boven de 50 euro. Let er ook goed op dat de btw vermeld staat op de ontvangen factuur. Staat de btw er niet op? Dan mag je de btw niet terugvorderen. Tip: vraag bij (online) aankopen voor je bedrijf om een btw-factuur als je die niet automatisch krijgt; meestal kan dat gewoon. Laat deze factuur dan op je bedrijfsnaam zetten (als koper). Bij een digitale administratie maak je een map “Inkop(facturen)” aan.

  • Tab 3: Bonnetjes die je contant of privé betaald hebt

Dit is het zogenaamde kasboek, bewaar hierin alle betalingen waarvan je geen factuur hebt of die je met contant geld hebt betaald. Alle zakelijke bonnen die je cash of privé hebt betaald, tellen ook mee voor de boekhouding. De kosten zijn aftrekbaar van de winst en de btw kan je terugvorderen. Vergeet dit dus niet. Denk hierbij ook aan tankbonnen of telefoon- en/of internetkosten die je privé betaalt en die gedeeltelijk zakelijk zijn.

  • Tab 4: Bankafschriften

Print regelmatig bankafschriften uit die je voor de zaak gebruikt, of download deze als PDF en sla ze op in je pc. Een goed moment hiervoor is als je de btw-aangifte doet (meestal elk kwartaal). Controleer dan alles en koppel je bij- en afschrijvingen aan de facturen en bonnen. Zo kan je checken of alles daadwerkelijk betaald is en werk je meteen aan de boekhouding. Daarnaast staan er op bankafschriften soms ook kosten (waarvan je geen bon hebt) die aftrekbaar zijn. Bij boekhoudsoftware kan je middels een speciaal bankbestand meestal direct je facturen koppelen aan je bankbetalingen. Dit scheelt veel tijd.

Boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware is erg prettig om je administratie op orde te hebben en houden en bespaart je veel tijd. Ook kan een goed boekhoudprogramma je helpen om inzicht en overzicht te krijgen in jouw omzet en kosten: de bedrijfsmatige inkomsten en uitgaven. Hieronder vind je de populairste boekhoudsoftware voor je administratie van dit moment. Uitgebreider vergelijken? Hier vind je een uitgebreid overzicht van boekhoudpakketten.

  •  

  • Heb je interesse in een programma?  Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode of demo-account aan op de website van het progrmama.

    Urenregistratie als zzp’er

    Wanneer je meer dan 1.225 uur aan je bedrijf besteedt, wordt je door de Belastingdienst gezien als ondernemer en heb je recht op ondernemersaftrek. Door de ondernemersaftrek toe te passen, betaal je minder inkomstenbelasting. Het is daarbij wel verplicht om aannemelijk te maken dat je echt dat aantal uren hebt gewerkt in het betreffende kalenderjaar. Hiervoor moet je een urenregistratie bijhouden. Je kunt je gewerkte uren bijhouden in Excel, in een boekhoudprogramma of in apps op je mobiel die daar speciaal voor gemaakt zijn. Onderneem je fulltime? Dan is het bijhouden van je afspraken en uitgevoerde werkzaamheden in een agenda of een online agenda zoals Google Calendar voldoende. Je moet deze dan wel 7 jaar bewaren; dat is de verplichte bewaartermijn.

    Kilometerregistratie

    Rijd je met je privé auto of -fiets voor de zaak, dan mag je deze kilometers registeren als kosten van de zaak. De kosten van deze kilometers (19 cent per kilometer) zijn aftrekbaar van de winst. Hier moet je alle kosten van betalen. Denk hierbij aan benzine, onderhoud en parkeerkosten. Tip is om wel de bonnen van dit soort kosten te bewaren. Een deel van de btw is namelijk wel terug te vorderen (naar rato van het aantal gereden kilometers).

    Met dit systeem creëer je voor jezelf makkelijk een goede administratie die aan alle eisen voldoet. Wees je ervan bewust dat hier ook een bewaartermijn van 7 jaar aan vast zit.

    Nu alleen nog een goede boekhouder vinden! Die kan jouw administratie vertalen naar een correcte aangifte (voor omzetbelasting en inkomstenbelasting). Gebruik onze service om direct een goede boekhouder te vinden.

    Kenniscentrum