Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Als ondernemer ontkom je er niet aan: het betalen én versturen van facturen. Natuurlijk kun je zelf een prachtig exemplaar in Word in elkaar knutselen, maar er is ook een alternatief: een XML-factuur gebruiken.

Dikke kans dat bij het lezen van ‘XML’ even je wenkbrauwen fronste. Want tenzij je dagelijks in de financiële wereld werkt, heb je waarschijnlijk nog nooit van een XML-factuur gehoord. Dat is ook niet zo gek, want het gaat om een speciale manier van factureren. Gelukkig klinkt de term ingewikkelder dan het in werkelijkheid is.

Duidelijke taal met een XML factuur

XML staat namelijk voor eXtend Markup Language en heeft alles te maken met e-factureren. Misschien verstuur jij al jaren trouw je facturen in PDF per e-mail naar je klanten en is dat voor jou een prima manier. Maar wist je dat het nog gemakkelijker kan? Daarvoor zijn XML-facturen in het leven geroepen.

De term ‘XML’ heeft alles te maken met de weergave en opmaak van je factuur.  Alle ‘input’, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage is op een gestructureerde wijze vormgegeven. Je kunt het misschien nog het beste vergelijken met de programmeertaal HTML, met het grote verschil dat mensen (en dus niet alleen computers) XML ook gewoon kunnen lezen.

Efficiency dankzij een XML-factuur

Maar waarom zou je als ondernemer XML-facturen gebruiken als een ‘gewone’ factuur ook volstaat? Het grootste voordeel is efficiency. Maak je een factuur op in bijvoorbeeld PDF, dan voer je alle gegevens zelf handmatig in. Bovendien stuur je je klant niet alleen een bijlage, maar schrijf je waarschijnlijk ook een begeleidende e-mail. Op zijn beurt ontvangt jouw klant je mail met PDF en gaat – als het goed is – vervolgens over tot betaling.

Als je je facturen via XML verstuurt, zijn al die handelingen niet nodig. Bij XML verstuur én ontvang je facturen namelijk volledig elektronisch. Zonder tussenkomst van een persoon dus. Het enige dat je nodig hebt is een goed softwareprogramma.

Zo werkt het

Een goed boekhoudprogramma kan namelijk niet alleen zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren én verwerken. Dat scheelt dus niet alleen tijd (en dus geld), maar maakt de kans op fouten kleiner dan wanneer je het handmatig doet.  Want hoe goed je laptop ook is, een PDF-factuur foutloos ‘lezen’ en interpreteren is toch echt een brug te ver.

Betekent dit dan dat je voortaan alleen maar XML-facturen naar je klanten moet sturen? Nee, het kan namelijk gewoon allebei. Heb je klanten die geen softwareprogramma hebben? Dan betalen zij gewoon op de ‘ouderwetse’ manier en kunnen zij prima uit de voeten met een normale, zelfgemaakte factuur. Hebben zij wel een fijn boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld E-boekhouden of Ficsus? Dan zijn ze waarschijnlijk maar wat blij dat ze jouw XML-factuur met één druk op de knop kunnen inlezen en laten verwerken.

Janet Freriks

Als freelance journalist en (commercieel) tekstschrijver, werkt Janet Freriks zowel voor als achter de schermen in medialand. Zo schrijft ze voor (landelijke) online media en helpt met liefde andere ondernemers aan ijzersterke webteksten, persberichten of blogs. Haar bedrijf Thuis in Teksten bestaat sinds 2016, dus inmiddels heeft Janet de nodige ervaring op het gebied van zakelijk ondernemen. Daarnaast heeft ze met haar blogs voor zakelijkgroeien.nl een helder doel voor ogen: ingewikkelde materie omtoveren tot laagdrempelige en lekker leesbare teksten. Meer over Janet weten? bezoek haar linkedin profiel: Janet Freriks

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Andere interessante artikelen

Zakelijke lening berekenen

Hieronder kan je gemakkelijk zelf berekenen of het aangaan van een lening voor jou financieel verstandig is. De tool geeft inzicht in ...
Gepost op: 30 april 2021

Wat je van boekhouden moet weten als ondernemer

Als ondernemer (of zzp’er) is het niet per se noodzakelijk om boekhoudkundige kennis te hebben. Maar het is wél handig als je ...
Gepost op: 2 februari 2021

Review Freshsales CRM

Om leads en klantcontacten goed bij te houden schakelen steeds meer bedrijven over op een CRM systeem. Het voordeel hiervan is namelijk ...
Gepost op: 7 januari 2020

5 redenen om als ZZP’er te kiezen voor factoring

Factoring wordt vaak nog steeds gezien als iets voor grotere bedrijven, maar het voorfinancieren van facturen kan erg handig zijn voor zzp’ers. ...
Gepost op: 25 mei 2021

Zo krijg je financieel inzicht in je onderneming

Inzicht in je financiën is natuurlijk meer dan je banksaldo in de gaten houden. Goed financieel inzicht in je bedrijf geeft je ...
Gepost op: 24 juli 2015

Review Informer boekhoudsoftware

Boekhoudprogramma’s, er is veel over geschreven en het aanbod is erg groot. In dit artikel reviewen we Informer. Een partij die al sinds ...
Gepost op: 25 oktober 2017

Boekhouding als zzp’er: zelf doen of een boekhouder inschakelen?

De zzp boekhouding is het bewijs waaruit blijkt dat jouw opgegeven omzet, kosten en winst klopt. Het is als het waren een ...
Gepost op: 22 mei 2015

Inkomstenbelasting zzp berekenen

Bereken met onderstaande tool gemakkelijk hoeveel inkomstenbelasting je als zzp’er (met een eenmanszaak) ongeveer betaalt. Je kan de inkomstenbelasting berekenen over de ...
Gepost op: 28 oktober 2021

Review Teamleader CRM

Als MKB-er of ZZP-er houd je natuurlijk een administratie bij. Het klantenbestand is hiervan een belangrijk onderdeel. Vroeger deed je dat misschien ...
Gepost op: 22 februari 2019

Review Rompslomp boekhoudprogramma

Als zzp’er of kleine ondernemer word je geconfronteerd met een grote stapel administratie en papieren. Die rompslomp wil je zo snel mogelijk ...
Gepost op: 17 oktober 2018

Handig

boekhoudservice
Boekhouder nodig?

Ontvang tot 3 offertes van geselecteerde boekhouders!

Wat een mooie spontane foto he? 

welkom licht
Welkom op mijn website!

Ik heb deze website opgericht omdat ik weet dat de boekhouding een van de grootste struikelblokken voor ondernemers is. Mijn kennis hierover dankzij 10 jaar zelf ondernemen en mijn werk bij de Kamer van Koophandel deel ik hier. 

Je boekhouding de baas worden? Een goede eerste stap is dan onze adviestool voor je boekhouding in te vullen. 

Jasper 

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
5/5
4.5/5

Boekhoudprogramma van de maand

Tot 15 maanden gratis

4.6/5