Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Als ondernemer ontkom je er niet aan: het betalen én versturen van facturen. Natuurlijk kun je zelf een prachtig exemplaar in Word in elkaar knutselen, maar er is ook een alternatief: een XML-factuur gebruiken.

Dikke kans dat bij het lezen van ‘XML’ even je wenkbrauwen fronste. Want tenzij je dagelijks in de financiële wereld werkt, heb je waarschijnlijk nog nooit van een XML-factuur gehoord. Dat is ook niet zo gek, want het gaat om een speciale manier van factureren. Gelukkig klinkt de term ingewikkelder dan het in werkelijkheid is.

Duidelijke taal met een XML factuur

XML staat namelijk voor eXtend Markup Language en heeft alles te maken met e-factureren. Misschien verstuur jij al jaren trouw je facturen in PDF per e-mail naar je klanten en is dat voor jou een prima manier. Maar wist je dat het nog gemakkelijker kan? Daarvoor zijn XML-facturen in het leven geroepen.

De term ‘XML’ heeft alles te maken met de weergave en opmaak van je factuur.  Alle ‘input’, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage is op een gestructureerde wijze vormgegeven. Je kunt het misschien nog het beste vergelijken met de programmeertaal HTML, met het grote verschil dat mensen (en dus niet alleen computers) XML ook gewoon kunnen lezen.

Efficiency dankzij een XML-factuur

Maar waarom zou je als ondernemer XML-facturen gebruiken als een ‘gewone’ factuur ook volstaat? Het grootste voordeel is efficiency. Maak je een factuur op in bijvoorbeeld PDF, dan voer je alle gegevens zelf handmatig in. Bovendien stuur je je klant niet alleen een bijlage, maar schrijf je waarschijnlijk ook een begeleidende e-mail. Op zijn beurt ontvangt jouw klant je mail met PDF en gaat – als het goed is – vervolgens over tot betaling.

Als je je facturen via XML verstuurt, zijn al die handelingen niet nodig. Bij XML verstuur én ontvang je facturen namelijk volledig elektronisch. Zonder tussenkomst van een persoon dus. Het enige dat je nodig hebt is een goed softwareprogramma.

Zo werkt het

Een goed boekhoudprogramma kan namelijk niet alleen zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren én verwerken. Dat scheelt dus niet alleen tijd (en dus geld), maar maakt de kans op fouten kleiner dan wanneer je het handmatig doet.  Want hoe goed je laptop ook is, een PDF-factuur foutloos ‘lezen’ en interpreteren is toch echt een brug te ver.

Betekent dit dan dat je voortaan alleen maar XML-facturen naar je klanten moet sturen? Nee, het kan namelijk gewoon allebei. Heb je klanten die geen softwareprogramma hebben? Dan betalen zij gewoon op de ‘ouderwetse’ manier en kunnen zij prima uit de voeten met een normale, zelfgemaakte factuur. Hebben zij wel een fijn boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld E-boekhouden of Ficsus? Dan zijn ze waarschijnlijk maar wat blij dat ze jouw XML-factuur met één druk op de knop kunnen inlezen en laten verwerken.

Janet Freriks

Als freelance journalist en (commercieel) tekstschrijver, werkt Janet Freriks zowel voor als achter de schermen in medialand. Zo schrijft ze voor (landelijke) online media en helpt met liefde andere ondernemers aan ijzersterke webteksten, persberichten of blogs. Haar bedrijf Thuis in Teksten bestaat sinds 2016, dus inmiddels heeft Janet de nodige ervaring op het gebied van zakelijk ondernemen. Daarnaast heeft ze met haar blogs voor zakelijkgroeien.nl een helder doel voor ogen: ingewikkelde materie omtoveren tot laagdrempelige en lekker leesbare teksten. Meer over Janet weten? bezoek haar linkedin profiel: Janet Freriks

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Handige websites voor (startende) zzp’ers en ondernemers

Als startende ondernemer of zzp’er is het belangrijk dat je zo veel mogelijk op de hoogte bent en blijft van alle informatie ...
Gepost op: 31 oktober 2018

Knab: de bank voor zzp’ers. Ik ben fan

Als startend zzp’er moet je een aantal zaken regelen. Zodra je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, vraag je je wellicht ...
Gepost op: 26 mei 2023

Wat is Marketing?

Als je denkt dat jouw producten zo goed zijn dat ze zichzelf wel verkopen, dan heb je het mis! Je hebt marketing ...
Gepost op: 21 mei 2015

Zo regel je de administratie van een event goed

Evenementen organiseren is niet alleen super leuk, maar het verbindt ook potentiële nieuwe klanten aan je bedrijf. Evenementen zijn er in allerlei ...
Gepost op: 14 april 2023

BTW Calculator: de makkelijkste manier om je BTW te berekenen

Nooit meer nadenken over BTW(-facturen)? Onze toptips voor boekhoudsoftware: e-Boekhouden.nl: complete boekkhoudtool voor ZZP SnelStart: complete boekkhoudtool voor ZZP Exact: de bekendste ...
Gepost op: 30 april 2021

Auto leasen of kopen als zzp’er?

Overweeg je een auto te leasen of te kopen als zzp’er? Dan is het handig om te bepalen wat verstandiger is. In ...
Gepost op: 6 oktober 2015

Zakelijke rekening openen: wel of niet doen en waarom?

Ben je startende ondernemer, freelancer of wil je zzp’er worden en vraag je je af of het verstandig is om een zakelijke ...
Gepost op: 21 maart 2019

Wat kost een boekhouder of accountant?

Als zzp’er ben je wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren. Boekhouden móet, of je het nou leuk vindt of niet. Met ...
Gepost op: 19 december 2018

ZZP of BV? Dit is wat je als ondernemer moet weten

Heb je de knoop doorgehakt en ga je als ondernemer aan de slag?  Of loop je al wat langer mee in het ...
Gepost op: 14 mei 2021

Van plan om voor jezelf te beginnen? 5 redenen om eerst een traineeship te overwegen

Als beginnend ondernemer kan de weg naar succes soms intimiderend zijn. Je weet niet wat je kunt verwachten en bent voornamelijk op ...
Gepost op: 8 juni 2023

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Ontvang onze handige budgettool + tips en tricks voor gezond financieel ondernemen!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.