Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Als ondernemer ontkom je er niet aan: het betalen én versturen van facturen. Natuurlijk kun je zelf een prachtig exemplaar in Word in elkaar knutselen, maar er is ook een alternatief: een XML-factuur gebruiken.

Dikke kans dat bij het lezen van ‘XML’ even je wenkbrauwen fronste. Want tenzij je dagelijks in de financiële wereld werkt, heb je waarschijnlijk nog nooit van een XML-factuur gehoord. Dat is ook niet zo gek, want het gaat om een speciale manier van factureren. Gelukkig klinkt de term ingewikkelder dan het in werkelijkheid is.

Duidelijke taal met een XML factuur

XML staat namelijk voor eXtend Markup Language en heeft alles te maken met e-factureren. Misschien verstuur jij al jaren trouw je facturen in PDF per e-mail naar je klanten en is dat voor jou een prima manier. Maar wist je dat het nog gemakkelijker kan? Daarvoor zijn XML-facturen in het leven geroepen.

De term ‘XML’ heeft alles te maken met de weergave en opmaak van je factuur.  Alle ‘input’, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage is op een gestructureerde wijze vormgegeven. Je kunt het misschien nog het beste vergelijken met de programmeertaal HTML, met het grote verschil dat mensen (en dus niet alleen computers) XML ook gewoon kunnen lezen.

Efficiency dankzij een XML-factuur

Maar waarom zou je als ondernemer XML-facturen gebruiken als een ‘gewone’ factuur ook volstaat? Het grootste voordeel is efficiency. Maak je een factuur op in bijvoorbeeld PDF, dan voer je alle gegevens zelf handmatig in. Bovendien stuur je je klant niet alleen een bijlage, maar schrijf je waarschijnlijk ook een begeleidende e-mail. Op zijn beurt ontvangt jouw klant je mail met PDF en gaat – als het goed is – vervolgens over tot betaling.

Als je je facturen via XML verstuurt, zijn al die handelingen niet nodig. Bij XML verstuur én ontvang je facturen namelijk volledig elektronisch. Zonder tussenkomst van een persoon dus. Het enige dat je nodig hebt is een goed softwareprogramma.

Zo werkt het

Een goed boekhoudprogramma kan namelijk niet alleen zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren én verwerken. Dat scheelt dus niet alleen tijd (en dus geld), maar maakt de kans op fouten kleiner dan wanneer je het handmatig doet.  Want hoe goed je laptop ook is, een PDF-factuur foutloos ‘lezen’ en interpreteren is toch echt een brug te ver.

Betekent dit dan dat je voortaan alleen maar XML-facturen naar je klanten moet sturen? Nee, het kan namelijk gewoon allebei. Heb je klanten die geen softwareprogramma hebben? Dan betalen zij gewoon op de ‘ouderwetse’ manier en kunnen zij prima uit de voeten met een normale, zelfgemaakte factuur. Hebben zij wel een fijn boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld E-boekhouden of Ficsus? Dan zijn ze waarschijnlijk maar wat blij dat ze jouw XML-factuur met één druk op de knop kunnen inlezen en laten verwerken.

Janet Freriks

Als freelance journalist en (commercieel) tekstschrijver, werkt Janet Freriks zowel voor als achter de schermen in medialand. Zo schrijft ze voor (landelijke) online media en helpt met liefde andere ondernemers aan ijzersterke webteksten, persberichten of blogs. Haar bedrijf Thuis in Teksten bestaat sinds 2016, dus inmiddels heeft Janet de nodige ervaring op het gebied van zakelijk ondernemen. Daarnaast heeft ze met haar blogs voor zakelijkgroeien.nl een helder doel voor ogen: ingewikkelde materie omtoveren tot laagdrempelige en lekker leesbare teksten. Meer over Janet weten? bezoek haar linkedin profiel: Janet Freriks

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Tips voor een vacaturetekst

Als HR-professional of recruiter is het je vast niet ontgaan: de arbeidsmarkt is momenteel heel krap. We moeten veel meer moeite doen ...
Gepost op: 24 mei 2022

Vijf zaken om op orde te hebben als startende onderneming

Als je een startende ondernemer bent, is het belangrijk dat je voorbereid bent op alle uitdagingen die je kunt verwachten. Er zijn ...
Gepost op: 22 maart 2023

Klanten aan je binden? Zo doe je dat!

‘Word ook een klantmagneet’, of ‘Verhoog vandaag nog je omzet met dit XYZ-stappenplan!’ Je hoeft maar even over Facebook te struinen en ...
Gepost op: 21 september 2021

5 tips om je facturen sneller uitbetaald te krijgen

Ik vind het één van de leukste aspecten aan het ondernemerschap: het versturen van facturen. Want als je je best hebt gedaan ...
Gepost op: 21 september 2021

Een goede boekhouding als MKB’er: zo zet je hem slim op

Ben je ondernemer binnen het MKB en zoek je als mkb’er een manier om de boekhouding op orde te krijgen? Lees dan ...
Gepost op: 23 maart 2021

Wat je van boekhouden moet weten als ondernemer

Als ondernemer (of zzp’er) is het niet per se noodzakelijk om boekhoudkundige kennis te hebben. Maar het is wél handig als je ...
Gepost op: 2 februari 2021

Wat doet een boekhouder eigenlijk?

Als zzp’er of zelfstandig ondernemer kun je er veel baat bij hebben om een boekhouder in de arm te nemen. Iedereen die ...
Gepost op: 1 maart 2019

Hoe kies je een goede boekhouder?

Als ondernemer kan het bijhouden van de administratie een hele klus zijn en veel tijd in beslag nemen. Tijd die je misschien ...
Gepost op: 26 oktober 2021

Checklist boekjaar 2021 afsluiten als ondernemer

Het jaar 2021 is (bija) voorbij en 2022 ga je natuurlijk zo goed mogelijk van start! Toch moet je ook nog even ...
Gepost op: 16 januari 2019

Zo monitor je de financiële gezondheid van je eenmanszaak

Elke eenmanszaak doet er goed aan om zich te verdiepen in de boekhouding en de financiële gegevens van zijn bedrijf. Want, door ...
Gepost op: 19 februari 2020

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Geef je hieronder op 👇

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.