Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Wat is een XML factuur en waarvoor gebruik ik het?

Als ondernemer ontkom je er niet aan: het betalen én versturen van facturen. Natuurlijk kun je zelf een prachtig exemplaar in Word in elkaar knutselen, maar er is ook een alternatief: een XML-factuur gebruiken.

Dikke kans dat bij het lezen van ‘XML’ even je wenkbrauwen fronste. Want tenzij je dagelijks in de financiële wereld werkt, heb je waarschijnlijk nog nooit van een XML-factuur gehoord. Dat is ook niet zo gek, want het gaat om een speciale manier van factureren. Gelukkig klinkt de term ingewikkelder dan het in werkelijkheid is.

Duidelijke taal met een XML factuur

XML staat namelijk voor eXtend Markup Language en heeft alles te maken met e-factureren. Misschien verstuur jij al jaren trouw je facturen in PDF per e-mail naar je klanten en is dat voor jou een prima manier. Maar wist je dat het nog gemakkelijker kan? Daarvoor zijn XML-facturen in het leven geroepen.

De term ‘XML’ heeft alles te maken met de weergave en opmaak van je factuur.  Alle ‘input’, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage is op een gestructureerde wijze vormgegeven. Je kunt het misschien nog het beste vergelijken met de programmeertaal HTML, met het grote verschil dat mensen (en dus niet alleen computers) XML ook gewoon kunnen lezen.

Efficiency dankzij een XML-factuur

Maar waarom zou je als ondernemer XML-facturen gebruiken als een ‘gewone’ factuur ook volstaat? Het grootste voordeel is efficiency. Maak je een factuur op in bijvoorbeeld PDF, dan voer je alle gegevens zelf handmatig in. Bovendien stuur je je klant niet alleen een bijlage, maar schrijf je waarschijnlijk ook een begeleidende e-mail. Op zijn beurt ontvangt jouw klant je mail met PDF en gaat – als het goed is – vervolgens over tot betaling.

Als je je facturen via XML verstuurt, zijn al die handelingen niet nodig. Bij XML verstuur én ontvang je facturen namelijk volledig elektronisch. Zonder tussenkomst van een persoon dus. Het enige dat je nodig hebt is een goed softwareprogramma.

Zo werkt het

Een goed boekhoudprogramma kan namelijk niet alleen zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren én verwerken. Dat scheelt dus niet alleen tijd (en dus geld), maar maakt de kans op fouten kleiner dan wanneer je het handmatig doet.  Want hoe goed je laptop ook is, een PDF-factuur foutloos ‘lezen’ en interpreteren is toch echt een brug te ver.

Betekent dit dan dat je voortaan alleen maar XML-facturen naar je klanten moet sturen? Nee, het kan namelijk gewoon allebei. Heb je klanten die geen softwareprogramma hebben? Dan betalen zij gewoon op de ‘ouderwetse’ manier en kunnen zij prima uit de voeten met een normale, zelfgemaakte factuur. Hebben zij wel een fijn boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld E-boekhouden of Ficsus? Dan zijn ze waarschijnlijk maar wat blij dat ze jouw XML-factuur met één druk op de knop kunnen inlezen en laten verwerken.

Remko van Buuren

Met meer dan 20 jaar ervaring in finance en projectmanagement, heb ik mijn sporen verdiend bij verschillende multinationals. De afgelopen jaren heb ik mijn eigen ondernemersavontuur beleefd en veel geleerd onderweg. Nu sta ik klaar om jou te helpen bij het starten en laten groeien van jouw bedrijf!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Andere interessante artikelen

Knab: de bank voor zzp’ers. Ik ben fan

Als startend zzp’er moet je een aantal zaken regelen. Zodra je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, vraag je je wellicht ...
Gepost op: 26 mei 2023

Marktonderzoek

Wil je weten hoe jouw markt eruit ziet, hoe groot die is (en of die er eigenlijk wel is) en wie jouw ...
Gepost op: 9 december 2019

De Rol Van Lean Six Sigma in Teameffectiviteit Verhogen

Elk bedrijf met een visie weet dat effectieve teams de ruggengraat vormen van succesvolle organisaties. Uitstekende teamverbanden werken samen, delen kennis en ...
Gepost op: 27 juni 2023

Investeringsaftrek: nog investeren voor het eind van het jaar?

Het einde van het jaar nadert. Dan zou het wel eens handig kunnen zijn om te zien hoeveel je dit jaar geïnvesteerd ...
Gepost op: 2 december 2015

Review DigiBTW boekhoudprogramma

Voor zelfstandige ondernemers is het van levensbelang dat ze een goede boekhouding voeren. Dat is niet alleen belangrijk om inzicht te krijgen ...
Gepost op: 9 oktober 2018

Eenmanszaak of bv starten? Hier zijn de feiten

Als je overweegt een eigen bedrijf te beginnen, staat je meteen voor een belangrijke beslissing: kies je voor een eenmanszaak of een ...
Gepost op: 25 oktober 2023

Hoe werkt de Belastingdienst voor mij als starter?

Je droomt er misschien al jaren van en nu gaat er wat van komen. Je wil eigen baas zijn en een bedrijf ...
Gepost op: 26 maart 2019

Wat is een inkoopfactuur?

Als je als ondernemer (zzp’er) producten of diensten inkoopt, krijg je hiervoor een inkoopfactuur met daarop het bedrag dat je de leverancier ...
Gepost op: 18 mei 2020

Hoeveel kun je lenen als zzp’er?

Werk jij voor jezelf als zzp’er? Dan werkt het aanvragen van een persoonlijke lening anders dan hoe het voor een consument in ...
Gepost op: 15 maart 2024

Wat doet een boekhouder eigenlijk?

Als zzp’er of zelfstandig ondernemer kun je er veel baat bij hebben om een boekhouder in de arm te nemen. Iedereen die ...
Gepost op: 1 maart 2019

Handig

Top 3

Boekhoudsoftware

4.5/5
4.5/5
4.5/5

Dit zijn gesponsorde resultaten

Inschrijf je in voor onze nieuwsbrief & ontvang onze handige budgettool in jouw mailbox!

Je ontvangt max. 2 mails per maand.

Handige budgettool voor zzp'ers

Altijd genoeg geld voor de belasting, je bedrijf en jezelf.