Als ondernemer ontkom je er niet aan: het betalen én versturen van facturen. Natuurlijk kun je zelf een prachtig exemplaar in Word in elkaar knutselen, maar er is ook een alternatief: een XML-factuur gebruiken.

Dikke kans dat bij het lezen van ‘XML’ even je wenkbrauwen fronste. Want tenzij je dagelijks in de financiële wereld werkt, heb je waarschijnlijk nog nooit van een XML-factuur gehoord. Dat is ook niet zo gek, want het gaat om een speciale manier van factureren. Gelukkig klinkt de term ingewikkelder dan het in werkelijkheid is.

Duidelijke taal met een XML factuur

XML staat namelijk voor eXtend Markup Language en heeft alles te maken met e-factureren. Misschien verstuur jij al jaren trouw je facturen in PDF per e-mail naar je klanten en is dat voor jou een prima manier. Maar wist je dat het nog gemakkelijker kan? Daarvoor zijn XML-facturen in het leven geroepen.

De term ‘XML’ heeft alles te maken met de weergave en opmaak van je factuur.  Alle ‘input’, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage is op een gestructureerde wijze vormgegeven. Je kunt het misschien nog het beste vergelijken met de programmeertaal HTML, met het grote verschil dat mensen (en dus niet alleen computers) XML ook gewoon kunnen lezen.

Efficiency dankzij een XML-factuur

Maar waarom zou je als ondernemer XML-facturen gebruiken als een ‘gewone’ factuur ook volstaat? Het grootste voordeel is efficiency. Maak je een factuur op in bijvoorbeeld PDF, dan voer je alle gegevens zelf handmatig in. Bovendien stuur je je klant niet alleen een bijlage, maar schrijf je waarschijnlijk ook een begeleidende e-mail. Op zijn beurt ontvangt jouw klant je mail met PDF en gaat – als het goed is – vervolgens over tot betaling.

Als je je facturen via XML verstuurt, zijn al die handelingen niet nodig. Bij XML verstuur én ontvang je facturen namelijk volledig elektronisch. Zonder tussenkomst van een persoon dus. Het enige dat je nodig hebt is een goed softwareprogramma.

Zo werkt het

Een goed boekhoudprogramma kan namelijk niet alleen zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren én verwerken. Dat scheelt dus niet alleen tijd (en dus geld), maar maakt de kans op fouten kleiner dan wanneer je het handmatig doet.  Want hoe goed je laptop ook is, een PDF-factuur foutloos ‘lezen’ en interpreteren is toch echt een brug te ver.

Betekent dit dan dat je voortaan alleen maar XML-facturen naar je klanten moet sturen? Nee, het kan namelijk gewoon allebei. Heb je klanten die geen softwareprogramma hebben? Dan betalen zij gewoon op de ‘ouderwetse’ manier en kunnen zij prima uit de voeten met een normale, zelfgemaakte factuur. Hebben zij wel een fijn boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld E-boekhouden of Ficsus? Dan zijn ze waarschijnlijk maar wat blij dat ze jouw XML-factuur met één druk op de knop kunnen inlezen en laten verwerken.