Je eerste opdracht afgerond… en dan is het zo ver: je kunt je eerste factuur sturen! Superspannend en een moment om te vieren. Let wel op dat jouw factuur aan alle voorwaarden voldoet. Weet je wat er allemaal op je factuur moet staan? Je leest het in deze blog.

Administreren is voor veel ondernemers een zorg die ze liever kwijt dan rijk zijn. Logisch, je wilt je immers richten op je vakgebied en papierwerk hoort daar niet bij. Toch is het van belang om voldoende aandacht te besteden aan de btw, projectregistratie, facturatie, klantgegevens en gegevens voor belastingaangifte. De basis van een gezond bedrijf is een transparante administratie en je facturen zijn daar een belangrijk onderdeel van.

Grotere bedrijven besteden administratie en facturatie uit, maar kleinere ondernemingen en startende zzp’ers doen dit vaak (deels) zelf. Als je zonder boekhouder of specifieke boekhoudkennis aan de slag gaat met het versturen van facturen, houdt dan in de gaten dat een factuur een aantal vaste elementen moet bevatten.

De eisen voor een rechtsgeldige factuur zijn:

• gegevens crediteur (de gegevens van jouw bedrijf)
• gegevens debiteur (de gegevens van jouw klant of opdrachtgever)
• KvK-nummer
• btw-identificatienummer
• doorlopend factuurnummer
• factuurdatum
• datum levering of dienst
• omschrijving werkzaamheden in hoeveelheid (aantallen, uren, afspraak volgens briefing)
• factuurbedrag: exclusief btw, inclusief kortingen en aanvullingen, btw-tarief, btw-bedrag, totaalbedrag inclusief btw
• bij vooruitbetaling: de exacte datum van betaling

Hoe zet je een goede factuur op?

Start met de output: wat ontvangt je klant? Stel je je (verkoop)factuur op in Excel, of gebruik je een facturatieprogramma? Krijgt je klant een smetteloze pdf of papieren brief voorzien van jouw logo en bedrijfsgegevens? Staan alle gegevens overzichtelijk, duidelijk en begrijpelijk bij elkaar? Hoe kijkt de ontvanger naar je factuur?

Goede facturatieprogramma’s

Voorbeeldfactuur

Om je hierbij te helpen gaan we alles wat op de factuur staat nader bespreken. We hebben ook een handige voorbeeldfactuur gemaakt zodat je ook ziet hoe dit eruit ziet in de praktijk.

Gegevens crediteur

In de voorbeeldfactuur zie je aan het logo duidelijk wie de afzender is. Daarbij staan de adresgegevens van jouw bedrijf. Bij voorkeur in een ander cluster zet je btw-nummer en bankgegevens die de klant nodig heeft om te kunnen betalen.

Zorg dat de afzender (bedrijfsnaam, contactpersoon en adresgegevens) van de factuur duidelijk is. Een logo of huisstijl is niet verplicht, maar het staat wel verzorgd. Heb je geen bedrijfsnaam? Gebruik dan je eigen naam.

Gegevens debiteur

Aan wie is de factuur gericht? Opdrachtgevers of klanten die jouw facturen betalen noem je debiteuren. De klantgegevens houd je bij en het specifieke debiteurennummer staat op elke factuur voor die klant. Vermeld daarnaast de bedrijfsnaam en het adres van de klant en de datum van de geleverde dienst. Voor de volledigheid kun je een kenmerk of onderwerp noemen, specifiek verwijzend naar die opdracht of dienst.

Vaak maak je afspraken met de opdrachtgever hoe je een en ander aangeeft op de factuur. Als je bijvoorbeeld op uurbasis een project doet voor een klant, dan is het gebruikelijk dat je maandelijks een factuur verstuurt en daarop per week aangeeft hoeveel uren je hebt gewerkt aan het project. Vermeld dan ook het afgesproken uurtarief en de totaalbedragen per week. Voor het goed bijhouden van je uren is een goede urenregistratie als zzp’er essentieel.

KvK-nummer, btw-nummer en btw-id

Elk bedrijf dat officieel is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel krijgt een KvK-nummer en een nummer van de Belastingdienst. Vermeld deze nummers op je facturen.

De nummers van de Belastingdienst zijn het bewijs voor de fiscus dat je een ondernemer voor de omzetbelasting bent. Op dit moment zijn er twee nummers: een btw-nummer voor de communicatie met de Belastingdienst (omzetbelastingnummer) en een btw-identificatienummer (btw-id) – dit is je btw-nummer met de letters NL er voor – voor communicatie naar je klanten. Na 2020 blijft alleen het btw-id over.

Op je factuur reken je btw (omzetbelasting) over bedragen die je bij klanten / opdrachtgevers in rekening brengt.

Tip: zzp’ers die jaarlijks minder dan 20.000 euro omzet hebben, kunnen vrijstelling voor de btw aanvragen. De nieuwe Kleineondernemersregeling (KOR) is namelijk per 1 januari 2020 vervangen door de OVOB (omzet gerelateerde vrijstelling omzetbelasting). Onder de OVOB krijgt een natuurlijk persoon (zzp’ers en vof’s) of een rechtspersoon als verenigingen, stichtingen en bv’s vrijstelling van de btw indien de omzet jaarlijks niet meer dan €20.000,- is. Dit betekent dat je geen btw-aangifte meer hoeft te doen. Je hoeft dan geen btw te factureren en je kunt ook geen btw meer terugvragen. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp!

Factuurnummer

Elke factuur die je verstuurt, heeft een factuurnummer, bij voorkeur opeenvolgend. Het is slim om ook het jaartal in het factuurnummer te verwerken. Bijvoorbeeld 2020.001, 2020.002 etc. En vanaf 1 januari 2021: 2021.001, 2021.002, etc. Je mag ook doortellen in het volgende jaar, dus als je laatste factuur in dit jaar nummer 2020.0050 was, dan tel je in 2021 verder met: 2021.051, 2021.052, etc.

Factuurdatum

Voor elke factuur geldt een afgesproken betalingstermijn. De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen, de maximale betalingstermijn is 60 dagen. Het is gangbaar om op je factuur aan te geven binnen welke termijn je de betaling op je rekening wilt hebben. Gangbare termijnen zijn 8 dagen, 14 dagen en 30 dagen. De termijn geldt vanaf de factuurdatum. Vermeld deze duidelijk op je factuur.

Wordt een betalingstermijn overschreden? Stuur dan een herinnering met daarin de vermelding dat er vanaf het moment van overschrijding wel of geen rente wordt berekend. Blijft betaling uit? Geef het dan eerst aan bij je klant; misschien is hij de factuur vergeten te betalen? Na meerdere herinneringen schakel je pas een incassobureau in.

Het kan zowel crediteur als debiteur beter uitkomen om een factuurdatum aan te passen of naar wens in te vullen. Maak hier vooraf duidelijke afspraken over. De factuurdatum en niet de leverdatum bepaalt of je de factuur meeneemt in de btw-aangifte van een bepaald kwartaal. Dus als je op 15 juni iets levert maar de factuur op 2 juli pas verstuurt, dan gaat deze factuur mee in de btw-aangifte van het derde kwartaal (juli, augustus, september).

Btw-tarief

Je las al iets over btw maar nog niet over het btw-tarief dat je over het totaalbedrag moet rekenen. Onder dit bedrag zet je het te rekenen btw-percentage, bijvoorbeeld ‘btw 21% over € 35,00’. Tel deze € 7,35 op bij het factuurbedrag en zet het totaalbedrag van € 42,35 daar als ‘totaal inclusief btw’ onder.

Wees duidelijk over het gehanteerde btw-tarief en noem het toegepaste percentage.

Eventuele kortingen, verrekeningen, tegemoetkomingen of andere vergoedingen horen bij het bedrag exclusief btw.

Rekeningnummer

We zijn er bijna! Het enige dat nog ontbreekt is jouw bankrekeningnummer (volledige IBAN) gevolgd door de vestigingsplaats. Vermeld deze bijvoorbeeld in de zin met het ‘totaalbedrag inclusief btw’, de betalingstermijn en het factuurnummer. Zo kan jij aan je bankafschriften zien wie er welk bedrag heeft voldaan. Klopt dit? Dan is de facturatie compleet en kun je dit bijhouden in je financiële administratie.

Zelf factuur opmaken en versturen

In Word of Excel kun je prima een factuur maken. Als je de factuur klaar hebt, sla je hem op als pdf-bestand. Die pdf stuur je naar de klant. Deze manier van factureren kost tijd. Heb je die tijd, bijvoorbeeld omdat je niet veel facturen per jaar verstuurt? Prima, controleer dan goed wat je naar je opdrachtgevers stuurt. Want als je zelf je facturen opstelt, ontstaat de kans op fouten. En er is niets zo vervelend als een factuur waarop je moet terugkomen vanwege een fout.

Een facturatieprogramma gebruiken

Zodra je meer facturen per jaar gaat versturen, is het handig om een facturatieprogramma te gebruiken waarbij de meeste zaken geautomatiseerd zijn. Bij hoeveel facturen schakel je over naar facturatiesoftware? Dat ligt een beetje aan jou zelf: hoe lang ben je met 1 factuur bezig, hoe leuk vind je het om een factuur te maken, hoe handig ben je er in (telkens weer de btw berekenen, niet vergeten door te nummeren, alles netjes en overzichtelijk onder elkaar zetten, etc.), hoeveel tijd wil je er in steken? Bij meer dan 24 facturen per jaar (dat zijn er gemiddeld 2 per maand) zou ik toch echt een programma overwegen. Bij een facturatieprogramma is het slecht een kwestie van het invullen van velden en het programma doet de rest voor je. Hartstikke handig en het scheelt je veel tijd.

Succes met factureren!

Factureren is een gestandaardiseerd proces. Niet iedereen vindt het een leuk klusje. Maar het is wel belangrijk, want het is de afronding van een zakelijk proces. Nu weet je waar een factuur aan moet voldoen, kun je factureren als een baas 😉! Succes!