Ik vind het één van de leukste aspecten aan het ondernemerschap: het versturen van facturen. Want als je je best hebt gedaan voor een klant, wil je de beloning daarvoor natuurlijk binnen afzienbare tijd terugzien op je zakelijke bankrekening. Alleen… nemen niet álle klanten het zo nauw met tijdig betalen. Wat kun je daar nou zelf aan doen? Wij geven je zeven tips om je digitale facturen sneller betaald te krijgen.

1 Communiceer een duidelijke betaaltermijn op je facturen

Zoals je waarschijnlijk weet, stelt de Belastingdienst bepaalde eisen waar je factuur voor de btw-administratie aan moet voldoen. Verrassend genoeg staat het vermelden van een betalingstermijn daar niet tussen. Maar dat wil niet zeggen dat het niet mag…
Sterker nog, we raden het je juist aan. Zo weten jij én je opdrachtgever waar je aan toe bent. Vaak hanteren zzp’ers een betalingstermijn van 14 of 30 dagen. Waar je ook voor kiest: zorg dat je er van tevoren transparant in bent en neem de betalingstermijn op in je zakelijke overeenkomst en/of algemene voorwaarden.

2 Maak het je klanten zo makkelijk mogelijk om te betalen

Ik durf het hier bijna niet op te biechten, maar ik maak mijn facturen… nog in Excel. Toen ik in 2016 begon met ondernemen, had ik allesbehalve zin en geduld om me te verdiepen in de verschillende facturatieprogramma’s. Maar – en hier komt nog een biecht – zelf vind ik het ideaal om facturen via iDeal te voldoen. Geen gedoe met het overtypen van rekeningnummers of ingewikkelde betaalkenmerken, maar gelijk dat doen waar een factuur om vraagt: betalen.

Eén van de bedrijven die snapt hoe ondernemers het graag zien, is WeFact. Zoals de naam al impliceert, nemen ze je alles rondom digitale facturering (én het maken van offertes) uit handen. Dat gaat dus ietsje verder dan alleen een factuur maken. Zo kun je in een handomdraai inkoopfacturen verwerken en krijg je een seintje als de betaaltermijn van een uitgaande factuur is verstreken. Uiteraard kunnen je klanten je online factuur met o.a. iDeal betalen. En, ook fijn, aan het eind van het kwartaal krijg je ook nog eens een overzicht voor je BTW-aangifte. Het enige dat je hoeft te doen, is eenmalig je huisstijl, producten, klanten en leveranciers uploaden. Ik ben nog geen klant, maar misschien is het de moeite van het uitproberen eens waard

3 Zorg ervoor dat je factuur meteen op de juiste plek terecht komt

Inkoppertje misschien, maar zeker in een grote organisatie is het belangrijk dat jouw factuur zo snel mogelijk op het bureau van de juiste persoon ligt. Werk je regelmatig voor een groot bedrijf? Vraag dan gelijk aan jouw contactpersoon aan wie je je facturen mag richten en sla het betreffende mailadres meteen op in je (digitale) adresboek. Want uhmm.. ik hoef je niet te vertellen dat factureren per post(duif) niet meer echt van deze tijd is, toch?

4 Wees vriendelijk, maar zakelijk

Waar de tips hierboven vooral praktisch zijn, wil ik je ook graag een mindsettip meegeven. Ik merk namelijk – zeker bij starters – dat sommige ondernemers het moeilijk vinden om bij hun klanten over geld te beginnen. Ze zijn al snel bang dat het opdringerig overkomt of dat hun prijs te hoog of te laag is. Zonde! Want als je (hard) werkt om jouw opdrachtgever goed van dienst te zijn, is een fijne financiële vergoeding niet meer dan normaal. Om jezelf en je klant een zetje in de goede richting te geven, kun je bij je digitale factuur steevast de volgende begeleidende tekst meesturen: ‘Hierbij ontvang je mijn factuur. De betaaltermijn is 14 dagen. Alvast bedankt en fijne dag!’

Mocht hij of zij nou tóch te laat betalen, dan stuur je uiteraard een vriendelijke reminder. ‘Op <datum> stuurde ik je mijn factuur. Volgens mijn administratie is deze factuur nog niet betaald. Mag ik ervan uit gaan dat je het bedrag deze week overmaakt? Bedankt!’

5 Kies voor een aanbetaling

Voordat ik mijn algemene voorwaarden liet maken, had ik er eigenlijk nooit zo over nagedacht. Ik deed mijn ding, stuurde de nota naar mijn klant en… wachtte. En wachtte… En… raakte geïrriteerd als hij of zij pas op de laatste dag van mijn betaaltermijn de rekening overmaakte. Of het gewoon vergat. Dat heeft er enerzijds mee te maken dat ik openstaande facturen meestal gelijk voldoe, maar er speelt nog iets. Ik vind het namelijk best een dingetje dat je soms weken voor een klant werkt en daarna nóg een maand moet wachten op je beloning. Herken je dat? Overweeg dan eens om een aanbetaling te vragen. ‘Mijn’ juriste vroeg erom voor ze mijn juridische documenten schreef en ik dacht gelijk: dat is best een goed idee. Dus je raadt het al: in mijn algemene voorwaarden is daarover een bepaling opgenomen. Want mocht een klant stiekem toch (te) laat betalen, heb ik de helft alvast in the pocket.