Als jij goederen verkoopt, dan heb je een voorraad. Dit is namelijk gewoon de goederen die klaar staan voor productie, verkoop of levering, zoals grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Ben je bijvoorbeeld bakker, dan zal je een voorraad hebben van onder andere bloem, spuitmonden, fondant en gebakdozen. In de boekhouding staat jouw voorraad op de balans.

Waar staat voorraad op de balans?

De voorraad staat op de balans onder de vlottende activa. Dit wil zeggen dat de voorraad activa is die je in principe in een jaar gebruikt. Dit is anders dan de vaste activa, wat posten zijn die langer dan een jaar aan jouw onderneming zijn gebonden, zoals een bedrijfspand en inventaris. Een uitzondering hierop is de ijzeren voorraad. Dit is de minimale voorraad die altijd in een bedrijf aanwezig is om te kunnen produceren. Als deze voorraad is vastgesteld, behoort deze ijzeren voorraad niet tot de vlottende activa, maar de vaste activa.

Hoe moet je de voorraad waarderen?

Om jouw voorraad te waarderen, kan je verschillende methodes gebruiken, afhankelijk van wat jouw voorraad is. In het voorbeeld van de bakker, zijn ingrediënten en verpakkingsdozen bijvoorbeeld onderdeel van de voorraad. De bakker kan ervoor kiezen om enkel de waarde van deze materialen, oftewel wat de bakker aan spullen heeft ingekocht, als waarde te gebruiken. Stel bijvoorbeeld dat de ingrediënten en de verpakkingsdozen samen €2000,- kosten, dan is de waarde van de voorraad datzelfde bedrag. Een andere optie is dat de bakker de inkoopprijs van het product als voorraadwaarde neemt. De bakker weet bijvoorbeeld hoeveel taarten te maken zijn van de ingrediënten. In plaats van de ingrediënten als voorraad te benoemen, neemt hij de kostprijs van de taarten. Dit kan hij bijvoorbeeld berekenen door de prijs van de ingrediënten per taart op te tellen bij productiekosten (hoe lang het hem kost de taart te maken maal zijn uurtarief). Dit is dus niet hetzelfde als de prijs waar hij de taart voor verkoopt, waar nog winstmarge en btw boven zit. Wanneer je een ijzeren voorraad hebt, mag je ook gebruik maken van het ijzeren voorraadstelsel. Dit is een vorm van voorraadwaardering waarbij pas van winst wordt gesproken als de gemeten voorraad een overschot is ten opzichte van de voorraad waarmee je begint. Deze ijzeren voorraad word je naar een vaste basisprijs waarderen, om te voorkomen dat de winst wordt gedrukt. Andere manieren zijn het lifo-systeem (last-in-first-out) en het fifo-systeem (first-in-first-out). In het eerste geval ga je ervan uit dat laatst ingekochte zaken het eerst verkocht worden, terwijl bij het tweede systeem je ervan uitgaat dat eerst ingekochte zaken het eerst worden verkocht.

Wanneer en hoe schrijf je voorraad af?

Zoals gezegd, kan je de voorraad terugvinden op de balansrekening. Maar hoe werkt dit precies? In principe hoef je jouw voorraad slechts aan het einde van het jaar te bepalen op jouw balansrekening. Dit kan over het algemeen op twee manieren, afhankelijk van hoe je jouw voorraad waardeert. Indien je de voorraad waardeert enkel op basis van inkopen, heb je jouw voorraad gedurende het boekjaar ingeboekt op een winst- en verliesrekening als inkoop. Aan het einde van het boekjaar doe je een memoriaalboeking van deze winst- en verliesrekening naar een balansrekening (voorraad). Op deze manier is jouw voorraad dan te zien op de balans. Het is ook mogelijk om jouw voorraad direct in te boeken met een voorraadmutatie. Dit is handig wanneer je jouw voorraad niet waardeert op basis van inkoop, maar bijvoorbeeld op kostprijs. Afhankelijk van wat je verkoopt, kan je te maken krijgen met zogenaamde incourante goederen. Dit zijn producten die nog moeilijk te verkopen zijn. Denk hierbij aan verouderde computers, kleding die uit de mode is of brood dat over de datum is. Voor deze producten mag je een lagere waardering aanhouden, het zogenaamde afwaarderingspercentage. Dit percentage is per artikelgroep vastgelegd. Kledingstoffen hebben bijvoorbeeld na 12 tot 18 maanden een afwaarderingspercentage van 70%. In het geval van bijvoorbeeld brood dat over de datum is, mag je deze geheel van de voorraadwaarde afboeken. De btw over het incourante product mag je hierbij terugvragen aan de Belastingdienst.

Betaal je belasting over jouw voorraad?

Over jouw voorraad betaal jij geen belasting. De belasting betaal je namelijk over de winst. Het kopen van voorraad is onderdeel van hoe jij jouw activa verdeelt en heeft dus niet met winst te maken, het staat immers ook op jouw balansrekening, niet op de winst- en verliesrekening. Als je bijvoorbeeld €2000,- euro winst maakt en daar vervolgens €2000,- aan voorraad mee koopt, dan veranderd op de balans niks.

Voorraad in de boekhouding

De voorraad is dus vlottende activa die je terug kan vinden op de balans. De voorraad kan je op verschillende manieren waarderen, zoals met inventaris, kostprijs of het ijzeren voorraadstelsel. Het inboeken van jouw voorraad kan je aan het eind van ieder boekjaar doen met een memoriaalboeking. Wanneer je te maken krijgt met incourante goederen, kan je dit afschrijven van de waarde van jouw voorraad met het afwaarderingspercentage. Over jouw voorraad betaal je geen belasting.