Ben je ondernemer binnen het MKB en zoek je als mkb’er een manier om de boekhouding op orde te krijgen? Lees dan verder! Officieel zijn zzp’ers ook onderdeel van de sector die Midden en Kleinbedrijf (MKB) heet, maar dit artikel richt zich vooral op ondernemers van het MKB die personeel in dienst hebben (loonadministratie!) en/of te maken hebben met bijvoorbeeld voorraadbeheer. De boekhouding van dergelijke ondernemers is net wat ingewikkelder. Waar moet je op letten als je als mkb’er een boekhouding opzet?

De administratie omvat alle gegevens over je onderneming die je op papier of online vastlegt. Het vormt de basis om aangifte te kunnen doen voor de belasting. Je moet ervoor zorgen dat je boekhouding op orde en makkelijk te controleren is, omdat het tevens bewijsmateriaal vormt. Riskeer liever geen (hoge) boetes van de Belastingdienst! Behalve voor de Belastingdienst, is het ook voor jouzelf belangrijk dat je boekhouding goed georganiseerd is. Het zorgt er namelijk voor dat je kunt zien hoe je bedrijf ervoor staat. Mocht het (financieel) wat minder goed gaan, dan kun je met een boekhouding die op orde is, tijdig ingrijpen.

TIP: Ben je zzp’er? Lees dan hoe je een boekhouding als zzp’er opzet.

Hoe zet je de mkb boekhouding op?

Voordat je start met je bedrijf (als mkb’er), moet je een btw-nummer aanvragen. Daarna open je een zakelijke bankrekening (niet verplicht, maar wel handig!) en kun je beginnen aan je administratie. Om goed te kunnen boekhouden, moet je de volgende zaken bewaren:

• verkoopfacturen
• inkoopfacturen
• bonnen (digitaal of papieren kassabonnen)
• bankafschriften
• offertes/contracten/overeenkomsten
• urenregistratie
• reiskosten van jouzelf en van je personeel
• belastingaanslagen (gesplitst in omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)
• personeelsadministratie
• rittenadministratie
• voorraadadministratie

Heb je personeel in dienst, heb je een webshop, welke betaalmogelijkheden gebruik je voor de webshop, heb je een pinapparaat, heb je (wisselende) voorraden, ben je eigenaar of huurder van een of meerdere panden en/of heb je bedrijfsauto’s? Zorg ervoor dat je de administratie van deze zaken goed (en efficiënt!) inricht, want ze zijn horen allemaal bij je boekhouding.

Personeel aannemen als mkb’er

Neem je personeel in dienst? Dan moet je een loonadministratie bijhouden en loonheffingen op het salaris inhouden. Je moet deze loonheffingen afdragen aan de Belastingdienst. Om loonheffingen af te dragen, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer, jaarlijks ontvang je een aangiftebrief en je krijgt eventueel een sectoraansluiting als je premies werknemersverzekeringen moet betalen voor jouw werknemers(s). De loonheffingen zijn:

• loonbelasting en premie volksverzekeringen (zie hoofdstuk 7, Handboek loonheffingen)
• premies werknemersverzekeringen
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing Zvw en bijdrage Zvw)

Als je personeel aanneemt, zijn er nog veel meer zaken waarop je moet letten. Je hebt pas iemand in dienst wanneer hij of zij 3 opeenvolgende maanden voor je bedrijf werkt en iedere week of tenminste 20 uur per maand tegen betaling werkt. Verder moet er sprake zijn van een zekere gezagsverhouding, moet er loon worden betaald en moet er de verplichting zijn om arbeid te verrichten. Ook moet je je als werkgever bijvoorbeeld houden aan de Arbowet en je bent verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie voor je personeel op te stellen.

Zakelijke auto(‘s)

Heb je één of meer zakelijke auto’s? Dan moet je kunnen aantonen dat je daarmee in één kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Anders moet je een bijtelling toepassen. Gebruik hiervoor een programma dat het Keurmerk RitRegistratieSystemen heeft.

Een boekhouder kan je ook adviseren over wat je moet doen voor de loonadministratie, de voorraadadministratie, bedrijfsauto’s en rittenadministratie.

Archiveren bedrijfsadministratie

Al deze zaken kun je online archiveren met een boekhoudpakket, of op papier in mappen. Net wat jij prettig vindt, voor de Belastingdienst maakt het niet zoveel uit. Maar als je alles online archiveert, heeft dat wel een groot voordeel. Je kunt veel eenvoudiger boekhouden met een online boekhoudpakket. De boekhouder houdt de zaken bij die noodzakelijk zijn voor de belastingaangiftes en je kunt tegelijkertijd meekijken om de bedrijfsmatige en financiële gegevens te monitoren. Een ander voordeel is dat een online boekhoudpakket meestal automatische updates van het programma heeft, dus daar heb je dan geen omkijken meer naar. Bovendien is het eenvoudig om een groot deel van je administratie te bewaren in een boekhoudprogramma.

3 populaire paketten voor mkb’ers zijn:

 

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. De volgende zaken moet je bewaren:

• het grootboek
  Aan de hand van bepaalde waarden in het grootboek kan de financiële situatie van een bedrijf op het betreffende moment worden bepaald. Belangrijke waarden zijn: activa, passiva, eigen vermogen, omzet, kosten, opbrengsten en verliezen.
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
  Dit is de administratie van hetgeen je als ondernemer inkoopt (crediteuren) en wat je verkoopt (debiteuren).
• de voorraadadministratie
• de kasadministratie en kassabonnen
• de loonadministratie
• bankafschriften
• contracten en overeenkomsten (met leveranciers of klanten)
• contracten, loonstaten, loonstroken en jaaropgaves (personeel)
• agenda’s en overzichten van zakelijke afspraken
• correspondentie (ook zakelijke e-mails)

Voor sommige gegevens is de bewaartermijn 10 jaar. Dit geldt voor gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand en de rechten van je bedrijfspand. Als je elektronische diensten, telecommunicatiediensten of radio- en televisieomroepdiensten levert, is de bewaarplicht ook 10 jaar. Omdat deze diensten makkelijk aan het buitenland kunnen worden geleverd, is hierop de  Europese wetgeving van kracht.

Controle Belastingdienst

Het is mogelijk dat de Belastingdienst meer wil weten over jouw administratie. Maar de kans dat je een controle krijgt, is vrij klein. De controles van de Belastingdienst gebeuren over het algemeen steekproefsgewijs. Daarnaast werkt de Belastingdienst ook elk jaar met een specifieke focus op bepaalde branches of thema’s.

 Online boekhoudprogramma aanschaffen als mkb’er

Je hoeft niet meteen een boekhoudpakket aan te schaffen bij de start, maar het is voor mkb’ers vaak wel aan te raden. Je hebt zo namelijk vanaf dag 1 je boekhouding op orde. Dit bespaart je in de nabije toekomst veel tijd en uitzoekwerk. Bovendien is een boekhoudpakket niet heel duur, voor een paar tientjes in de maand ben je als starter klaar.

Wil je dit niet uitgeven? In de eerste jaren bij de opbouw van je bedrijf heb je dan wellicht voldoende aan een Excel-document waarin je alles bijhoudt. Maar zodra je personeel hebt, een of meerdere winkels hebt, een of meerdere bedrijfswagens hebt rijden en te maken hebt met voorraadbeheer: dan wordt het echt tijd voor een online boekhoudpakket. Hieronder staan 3 veel gebruikte boekhoudprogramma’s:

 

Waarop letten bij de aanschaf van boekhoudsoftware als MKB’er?

Let bij een boekhoudpakket op of bepaalde functies aanwezig zijn. Je zult niet altijd alle functies nodig hebben, dus wees hier selectief in. Want hoe meer functies je gebruikt, des te duurder het boekhoudpakket. Denk aan de volgende mogelijkheden:

• beschikbaarheid van een app (voor het inscannen van facturen en bonnen)
• bankenkoppeling (dit scheelt veel boekhoudwerk!)
• automatische incasso
• elektronische btw-aangifte
• facturatieprogramma om facturen te maken
• offerteprogramma om offertes te maken
• voorraadbeheer
• projectmanagement
• relatiebeheer
• webshopkoppelingen
• kassakoppelingen (automatische uploads van bonnen)
• goede (gratis) helpdesk voor het boekhoudpakket

Wat doet een boekhouder dan voor mij als mkb’er?

Een goede boekhouder kan je helpen met jouw boekhouding. Een groot voordeel van een goede boekhouder is dat hij alle regels, wetten en fiscale voordelen (voor jouw situatie) kent. Dat is zijn/haar vak. Het scheelt jou een hoop werk; jij kunt je dan volledig richten op het ondernemen zelf.  Je kunt je mappen, facturen en bonnen (digitaal) laten ordenen door je boekhouder, maar als je een deel van het werk zelf doet, is de uiteindelijke rekening van je boekhouder ook lager. Maak hierin een goede keuze. Uitbesteden kost misschien wat meer, maar geeft wel veel rust en scheelt vooral tijd.

Voordat je een boekhoudpakket aanschaft, is het zinnig om bijvoorbeeld te kijken of je jouw webshop (als je die hebt) kunt koppelen aan de boekhouding in het pakket. Verder komt het nogal eens voor dat een boekhouder standaard al met een bepaald boekhoudpakket werkt. Vraag vooraf welk pakket dit is en kijk of dat boekhoudpakket past bij jouw onderneming (webshop, kassakoppeling, bankkoppeling, mogelijkheden voor loonadministratie, e.d.).

Spreek verder goed af welke taken de boekhouder precies voor je doet. Het maakt voor de rekening van de boekhouder natuurlijk uit of je je héle administratie uitbesteedt, of dat je alleen je belastingaangiftes door de boekhouder laat doen.

Als (startend) mkb’er komt er al veel op je af. Daarbovenop komt dus ook nog de boekhouding, die al snel best ingewikkeld wordt. Realiseer je goed dat de administratie in de praktijk bijna altijd ongelegen komt. Alleen daarom al is het gebruik van boekhoudsoftware en het uitbesteden van je boekhouding vaak een wijs besluit.